Hành trình chuyển đổi số của Trường Sinh cùng MISA AMIS: Phần mềm giúp ghi nhận công sức của nhân viên minh bạch và chính xác hơn

Sau hơn 20 năm phát triển, Công ty TNHH Phát triển Khoa học Quốc tế Trường Sinh đang từng bước mở rộng hoạt động và hoàn thiện năng lực quản trị. Với định hướng phát triển dài hạn, doanh nghiệp đứng trước một yêu cầu thiết thực: làm thế nào để thông tin được truyền đạt đầy đủ, công việc được theo dõi xuyên suốt và nỗ lực của mỗi nhân viên có cơ sở để ghi nhận?

Đó cũng là những bài toán Trường Sinh từng bước giải quyết trong hành trình ứng dụng nền tảng quản trị hợp nhất MISA AMIS.

Thành lập năm 2004, Trường Sinh khởi đầu với các sản phẩm dược dành cho thủy sản, sau đó mở rộng sang sản phẩm phục vụ sức khỏe con người. Hiện sản phẩm của công ty đã có mặt tại nhiều hệ thống bệnh viện. Với mục tiêu dài hạn trở thành doanh nghiệp dược, Trường Sinh từng bước phát triển sản phẩm và hoàn thiện hoạt động vận hành.

Sau hơn 20 năm phát triển, Trường Sinh đang ở giai đoạn chuyển mình mạnh mẽ từ mô hình nhỏ để trở nên lớn mạnh và phát triển hơn. Hiện tại công ty đã xây dựng được một chuỗi giá trị gắn với vùng trồng: từ bao tiêu nguyên liệu, sản xuất, phát triển mạng lưới kinh doanh nhiều kênh, đến tận dụng phụ phẩm làm phân bón. Bối cảnh này yêu cầu công ty cần cải tiến quy trình để các bộ phận phối hợp chặt chẽ, triển khai công việc thông suốt giữa sản xuất và kinh doanh.

Theo cách quản lý trước đây, nhiều thông tin tại Trường Sinh còn bị bỏ sót hoặc sai lệch khi truyền đạt qua các cấp nhân sự. Thông tin chưa có nơi lưu trữ tập trung khiến nhân viên mất thời gian hỏi lại; khi có người nghỉ việc, dữ liệu và kinh nghiệm đôi khi chưa được bàn giao đầy đủ.

Những khoảng trống đó không chỉ ảnh hưởng đến sự phối hợp trong công việc mà còn khiến quản lý khó theo dõi quá trình thực hiện. Khi thiếu dữ liệu xuyên suốt, doanh nghiệp cũng khó có đủ căn cứ để đánh giá nỗ lực và đóng góp của từng nhân viên.

Từ nhu cầu giảm phụ thuộc vào thông tin do mỗi cá nhân nắm giữ, Trường Sinh đã tìm hiểu và thử nghiệm nhiều giải pháp quản trị. Sau quá trình đó, doanh nghiệp lựa chọn MISA AMIS để từng bước chuẩn hóa quy trình làm việc, hoạt động kinh doanh và tài chính.

Bắt đầu từ việc ghi nhận đầy đủ hoạt động kinh doanh

Với Trường Sinh, việc ứng dụng phần mềm bắt đầu từ những công việc cụ thể hằng ngày. Sau khoảng sáu tháng sử dụng MISA AMIS CRM, doanh nghiệp từng bước đưa quy trình và hoạt động kinh doanh lên hệ thống.

Thông tin về các cuộc gặp khách hàng được cập nhật cụ thể hơn: nhân viên đã gặp ai, trao đổi nội dung gì, cơ hội bán hàng đang ở giai đoạn nào và cần quản lý hỗ trợ ra sao. Từ những thông tin được ghi nhận, quản lý có thêm cơ sở để theo sát hoạt động chăm sóc khách hàng, nhận diện các vướng mắc và hỗ trợ đội ngũ kinh doanh kịp thời hơn, thay vì chỉ dựa vào những báo cáo khái quát.

Việc theo dõi cũng được mở rộng sang các hoạt động liên quan. Công nợ được quản lý theo từng đơn hàng, nhân viên có thể biết khách hàng nào đang vượt quá công nợ, đâu là công nợ xấu để sớm thu hồi.

Hoạt động tặng quà khách hàng được ghi nhận rõ hơn, bổ sung thông tin để theo dõi quá trình chăm sóc và tương tác. Lãnh đạo có thể biết rằng từng đồng chi cho hoạt động chăm sóc khách hàng đã mang lại hiệu quả ra sao.

Nhờ đó, dữ liệu về công việc từng bước được tập hợp trên hệ thống, tạo cơ sở để quản lý nắm bắt cả quá trình thực hiện và kết quả.

Ghi nhận đóng góp của nhân sự công bằng và minh bạch hơn

Khi hoạt động được cập nhật thường xuyên, Trường Sinh có thêm căn cứ để nhìn nhận đóng góp của nhân viên. Những thông tin về chăm sóc khách hàng, tiến triển cơ hội, doanh số và công nợ đều giúp quản lý ghi nhận đúng hiệu suất làm việc của nhân viên.

Đây cũng là cơ sở để doanh nghiệp đánh giá hiệu quả công việc và xem xét lương thưởng minh bạch hơn, chứ không phụ thuộc vào sự cảm tính. Đồng thời, dữ liệu giúp quản lý nhận diện những vấn đề cần điều chỉnh: chính sách nào cần xem xét, công việc nào đang vướng và nhân viên nào cần được hỗ trợ thêm.

Bài học kinh nghiệm

Từ những lần triển khai phần mềm chưa đạt kỳ vọng, Trường Sinh nhận ra rằng lựa chọn giải pháp phù hợp mới chỉ là bước khởi đầu. Để ứng dụng hiệu quả, doanh nghiệp cần sự chuẩn bị quy trình, dữ liệu và sự đồng hành của lãnh đạo, đội ngũ dự án và nhân sự trực tiếp sử dụng.

Các phòng ban cần thống nhất quy trình, cách cập nhật thông tin và trách nhiệm thực hiện. Nếu mỗi người vẫn làm theo một cách riêng, dữ liệu sẽ khó liền mạch và phần mềm cũng khó phát huy đầy đủ giá trị.

Chị My chia sẻ chuyển đổi số là một hành trình dài mà cả ban lãnh đạo và nhân viên đều có thể mắc sai lầm, nhưng đây là quá trình không thể từ chối, vậy nên cần sự đồng lòng cùng thử – sai – sửa của toàn đội ngũ. Thay vì kỳ vọng phần mềm hoàn toàn vận hành theo cách làm cũ, công ty cần nỗ lực cải tiến và thích nghi.

Với Trường Sinh, hành trình cùng MISA AMIS đang được xây dựng từ những thay đổi cụ thể: thông tin được lưu trữ rõ ràng hơn, hoạt động kinh doanh được theo dõi sát hơn và đóng góp của nhân viên có thêm cơ sở để ghi nhận. Những thay đổi ấy từng bước tạo nền tảng quản trị cho mục tiêu phát triển dài hạn của doanh nghiệp.