Xây dựng quy trình nghỉ việc và xử lý chấm dứt hợp đồng là nhiệm vụ quan trọng đối với Phòng Nhân sự. Nếu quá trình giải quyết nghỉ việc không được thực hiện đầy đủ, đúng quy định, doanh nghiệp có thể đối mặt với nhiều rủi ro liên quan đến tài chính, dữ liệu, tài sản và uy tín thương hiệu.
Dưới đây là quy trình nghỉ việc kèm 21 biểu mẫu cần thiết, hỗ trợ nhà quản trị nhân sự chuẩn hóa nghiệp vụ và kiểm soát hiệu quả quá trình nhân viên rời khỏi doanh nghiệp.
1. Bộ biểu mẫu nghiệp vụ nghỉ việc gồm những gì?
Bộ biểu mẫu nghiệp vụ nghỉ việc giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát quá trình bàn giao, thu hồi tài sản, bảo mật dữ liệu và hoàn tất các thủ tục liên quan khi người lao động nghỉ việc. Việc áp dụng đầy đủ biểu mẫu giúp hạn chế tình trạng bàn giao thiếu, thất thoát tài sản hoặc xóa mất dữ liệu, tài nguyên nội bộ sau khi nhân viên nghỉ.
Dựa trên các giai đoạn chính của quy trình nghỉ việc, đội ngũ MISA AMIS HRM đã xây dựng Bộ biểu mẫu nghiệp vụ nghỉ việc, bao gồm:
- Quy trình chuẩn 8 bước giải quyết nghỉ việc cho người lao động
- 5 Mẫu đơn xin nghỉ việc dành cho người lao động
- 5 Mẫu đơn xin nghỉ không lương do: Gia đình, cá nhân, sức khỏe người lao động,…
- Bản cam kết nghỉ việc chuẩn – Mẫu quyết định cho thôi việc
- 4 Biểu mẫu bàn giao đầy đủ trước khi nhân viên nghỉ gồm: Bàn giao công việc, thu hồi tài sản và tài nguyên, bàn giao công nợ
- Biên bản thanh lý hợp đồng – Thanh lý nghỉ việc
- Đơn đề nghị hưởng trợ cấp BHXH 1 lần
Phòng Nhân sự có thể sử dụng trực tiếp bộ biểu mẫu này hoặc điều chỉnh nội dung theo quy mô, cơ cấu và quy định riêng của doanh nghiệp.
2. Cập nhật hồ sơ nhân sự nghỉ việc nhanh chóng với AMIS Thông tin nhân sự
Biến động nhân sự trong các doanh nghiệp là điều không tránh khỏi, tuy nhiên nếu không có quy trình chuẩn chỉnh và công cụ hỗ trợ hợp lý, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro liên quan đến thất thoát thông tin.
AMIS Thông tin nhân sự là phần mềm quản lý hồ sơ, giấy tờ đặc thù dành cho doanh nghiệp từ 100 nhân sự trở lên. Với nhiều tính năng chuyên biệt, phòng nhân sự sẽ dễ dàng quản lý hồ sơ, giấy tờ và tài liệu nội bộ trong công ty.
Cụ thể, khi xử lý mẫu đơn xin nghỉ việc, quản lý HR có thể sử dụng phần mềm để tạo quy trình thôi việc và danh sách công việc cần làm tránh rủi ro thất thoát thông tin. Ngoài ra phần mềm còn thiết lập sẵn thông tin lý do nghỉ việc thường hay gặp phải giúp tiết kiệm thời gian cho nhân sự khi làm thủ tục.
Một số chức năng nổi bật của AMIS Thông tin nhân sự bao gồm:
| Quản lý giấy tờ nhân sự thủ công | Quản lý trên AMIS Thông tin nhân sự |
| Phân quyền bảo mật kém.
Dễ gặp phải tình trạng thất thoát, ăn cắp dữ liệu nội bộ |
Phân quyền chi tiết cho từng chức vụ.
Dễ dàng truy xuất các hoạt động đăng nhập tài liệu nội bộ trong công ty. |
| Quy trình xử lý nghỉ việc lâu, rề rà. Gây trải nghiệm kém cho nhân sự nghỉ việc. | Quy trình xử lý nghỉ việc nhanh, cập nhật thông tin mới dễ dàng trong nội bộ tổ chức. |
| Đơn từ, hồ sơ của hàng trăm nhân sự nhưng chỉ lưu trữ thủ công trên Excel. Lúc cần đều mất hàng giờ tìm | Đơn từ hồ sơ lưu trữ bản mềm trên Nền tảng đám mây. Có lịch sử tài liệu và dễ dàng truy xuất. |
| Cập nhật thông tin mới cho nhân sự tốn nhiều thời gian do phải nhập liệu thủ công. | Nhân sự tự tổng hợp thông tin mới trên hệ thống. HR chỉ cần đối chiếu và quản lý. |
Lưu ý: Nội dung bài viết được biên soạn dựa trên quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm đăng tải, nhằm mục đích cung cấp thông tin tham khảo, không thay thế hoàn toàn tư vấn pháp lý, thuế hoặc kế toán chuyên biệt cho từng trường hợp cụ thể. Do quy định pháp luật có thể thay đổi hoặc áp dụng khác nhau tùy tình huống thực tế, MISA khuyến nghị người đọc đối chiếu văn bản pháp luật gốc (MISA có đính kèm căn cứ pháp lý gốc ở trên bài viết) hoặc liên hệ cơ quan thuế/chuyên gia tư vấn trước khi áp dụng. MISA không chịu trách nhiệm đối với thiệt hại phát sinh từ việc áp dụng thông tin trong bài viết mà không có sự xác minh phù hợp.
