4 mẫu thông báo cắt giảm nhân sự trong công ty

Cắt giảm nhân sự luôn là quyết định khó khăn với mọi doanh nghiệp, nhưng trong một số trường hợp đây lại là lựa chọn bắt buộc để đảm bảo hoạt động và định hướng phát triển lâu dài. Để hỗ trợ bộ phận nhân sự truyền thông vấn đề này một cách tinh tế và tôn trọng, MISA AMIS sẽ tổng hợp các mẫu thông báo cắt giảm nhân sự. Các văn bản này để doanh nghiệp gửi tới người lao động, nhằm giảm bớt tác động tiêu cực và giữ được sự thấu hiểu, đồng hành trong tổ chức.

1. Khi nào doanh nghiệp ra thông báo cắt giảm nhân sự?

Doanh nghiệp nên ra thông báo cắt giảm nhân sự khi rơi vào các trường hợp được pháp luật ghi nhận và đã chuẩn bị đầy đủ phương án sử dụng lao động. Các trường hợp chính gồm:

• Thay đổi cơ cấu tổ chức, tổ chức lại lao động, sáp nhập hoặc giải thể một số bộ phận khiến nhiều vị trí không còn phù hợp.
• Thay đổi quy trình, công nghệ, máy móc, thiết bị sản xuất kinh doanh làm giảm nhu cầu sử dụng lao động ở một số vị trí.
• Thay đổi sản phẩm hoặc cơ cấu sản phẩm dẫn tới việc phải điều chỉnh mô hình nhân sự.
• Bị tác động bởi khủng hoảng, suy thoái kinh tế hoặc chính sách, pháp luật của Nhà nước, cam kết quốc tế khiến doanh nghiệp buộc phải thu hẹp, cơ cấu lại hoạt động.
• Thực hiện chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản, làm thay đổi tình hình sử dụng lao động.

Trong mọi trường hợp, trước khi ra thông báo cắt giảm nhân sự, doanh nghiệp cần xây dựng phương án sử dụng lao động, xem xét khả năng bố trí, đào tạo lại cho vị trí mới và thực hiện đúng quy trình trao đổi, thông báo, chi trả chế độ theo quy định.

2. Các mẫu thông báo cắt giảm nhân sự 

Mẫu thông báo cắt giảm nhân sự 1 

Mẫu thông báo với lý do cắt giảm nhân sự do khó khăn về tài chính

TẢI MẪU THÔNG BÁO CẮT GIẢM NHÂN SỰ TẠI ĐÂY

Mẫu thông báo cắt giảm nhân sự 2 

Mẫu thông báo với lý do cắt giảm nhân sự do sự thay đổi chiến lược kinh doanh

TẢI MẪU THÔNG BÁO CẮT GIẢM NHÂN SỰ TẠI ĐÂY

Mẫu thông báo cắt giảm nhân sự 3 

Mẫu thông báo với lý do cắt giảm nhân sự do thế chấp tài sản

TẢI MẪU THÔNG BÁO CẮT GIẢM NHÂN SỰ TẠI ĐÂY

Mẫu thông báo cắt giảm nhân sự 4

Mẫu thông báo cắt giảm nhân sự chung, nhà quản lý HR có thể chỉnh sửa lý do sao cho phù hợp với tình huống của doanh nghiệp mình.

TẢI MẪU THÔNG BÁO CẮT GIẢM NHÂN SỰ TẠI ĐÂY

3. Quyền lợi mà người lao động được hưởng khi bị cắt giảm

Theo quy định tại Điều 48 của Bộ luật lao động 2019, khi tiến hành cắt giảm nhân sự, người sử dụng lao động phải tuân thủ các trách nhiệm sau:

• Trong vòng 14 ngày làm việc tính từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động (trừ trường hợp đặc biệt không quá 30 ngày), người lao động sẽ được thanh toán các khoản tiền liên quan tới quyền lợi của mình. Bao gồm: Tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, trợ cấp thôi việc và các quyền lợi khác theo thỏa thuận lao động tập thể hoặc hợp đồng lao động.
• Người sử dụng lao động có trách nhiệm hoàn thành các thủ tục thời gian đóng BHXH, BHTN và trả sổ bảo hiểm xã hội để người lao động có thể xử lý chế độ trợ cấp thất nghiệp theo quy định của Luật Việc làm. Điều này đồng nghĩa với việc công ty hoặc doanh nghiệp phải đảm bảo người lao động có thể rút và chốt sổ BHXH.
• Ngoài ra, phía người sử dụng lao động cũng có trách nhiệm trả lại các giấy tờ khác và cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động khi có yêu cầu.

Để quản lý tình hình nhân sự, theo dõi biến động lao động và đảm bảo các chế độ, phúc lợi được thực hiện đúng quy định, doanh nghiệp cần một hệ thống dữ liệu tập trung, rõ ràng và dễ tra cứu. MISA AMIS HRM hỗ trợ HR nắm bắt đầy đủ thông tin hợp đồng, lương thưởng, bảo hiểm, lịch sử làm việc và các quyết định nhân sự, từ đó xử lý các tình huống như cắt giảm, điều chuyển hay chấm dứt hợp đồng một cách bài bản, hạn chế rủi ro tranh chấp.

Nhận tư vấn ngay

4. Phương án hạn chế cắt giảm nhân sự

Cắt giảm thường là điều không ai mong muốn. Thay vì đi thẳng đến việc cắt giảm, ban lãnh đạo và bộ phận nhân sự có thể chủ động xây dựng một lộ trình quản trị nhân sự và tài chính linh hoạt hơn, nhằm giữ chân đội ngũ, ổn định vận hành và tạo dư địa cho doanh nghiệp vượt qua giai đoạn khó khăn. Một số hướng xử lý thường được áp dụng là:

• Tận dụng nguồn tài chính, hỗ trợ bên ngoài: Xem xét các gói vay ưu đãi, chương trình hỗ trợ từ Nhà nước, tổ chức tài chính hoặc đối tác chiến lược để tăng dòng tiền ngắn hạn, có thêm thời gian tái cấu trúc hoạt động thay vì cắt giảm người ngay lập tức.
• Siết chặt chi phí vận hành không thiết yếu: Rà soát ngân sách marketing, văn phòng phẩm, chi phí thuê ngoài, công tác phí, hạ tầng ít sử dụng… và ưu tiên cắt giảm các khoản không ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu cốt lõi và phúc lợi tối thiểu của người lao động.
• Tối ưu năng suất trước khi tối ưu “đầu người”: Đánh giá lại quy trình làm việc, loại bỏ các khâu trùng lặp, tăng ứng dụng công nghệ để nâng cao hiệu quả mỗi vị trí, từ đó giảm áp lực phải thu hẹp số lượng nhân sự.
• Điều chỉnh chính sách đãi ngộ theo giai đoạn: Trao đổi minh bạch với người lao động về khả năng tạm hoãn tăng lương, giảm thưởng, chuyển một phần thu nhập sang biến số gắn với kết quả kinh doanh, áp dụng làm việc bán thời gian hoặc luân chuyển nội bộ thay cho chấm dứt hợp đồng.
• Tập trung vào chiến lược tăng doanh thu: Đẩy mạnh khai thác tệp khách hàng hiện hữu, mở thêm gói dịch vụ, cải tiến sản phẩm hoặc tái cơ cấu danh mục kinh doanh để tạo thêm nguồn thu, giúp doanh nghiệp có thêm nguồn lực duy trì nhân sự trong giai đoạn khó khăn.

5. Câu hỏi thường gặp về cắt giảm nhân sự

Doanh nghiệp có bắt buộc cần phải ra thông báo cắt giảm nhân sự?

Theo khoản 1 Điều 45 của Bộ luật Lao động hiện hành, người sử dụng lao động có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho người lao động về việc chấm dứt hợp đồng lao động. Do đó, khi cắt giảm nhân sự thì doanh nghiệp cũng bắt buộc phải ra thông báo văn bản và gửi đến người lao động về việc này. 

Trách nhiệm thông báo chấm dứt hợp đồng lao động chỉ được loại trừ trong 5 trường hợp sau đây:

• Người lao động bị kết án phạt tù mà không được hưởng án treo, không thuộc trường hợp được tự do, thi hành án tử hình hoặc bị cấm thực hiện các công việc theo quy định trong hợp đồng lao động.
• Người lao động nước ngoài bị trục xuất khỏi Việt Nam.
• Người lao động đã qua đời, bị tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, mất tích, hoặc đã chết.
• Người sử dụng lao động là cá nhân đã qua đời, tuyên bố mất khả năng hành vi dân sự, mất tích hoặc đã chết. Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động hoặc bị cơ quan có thẩm quyền thông báo rằng không có người đại diện hợp pháp.
• Người lao động bị sa thải sau khi bị xử lý kỷ luật.

Không thông báo việc cắt giảm nhân sự thì doanh nghiệp có bị phạt?

Nếu không đưa ra thông báo văn bản về việc cắt giảm nhân sự để thông báo cho nhân viên, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo khoản 1 của Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.

Theo đó, cá nhân sẽ bị phạt từ 1 đến 3 triệu đồng, trong khi trường hợp tổ chức vi phạm sẽ bị áp dụng mức phạt gấp đôi, từ 2 đến 6 triệu đồng (theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).

Có được cắt giảm nhân sự với người lao động nữ đang mang thai không?

Theo quy định tại Điều 37 của Bộ luật Lao động năm 2019, người sử dụng lao động không được đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trong các trường hợp sau đây:

• Người lao động bị ốm đau hoặc bị tai nạn đang điều trị, chăm sóc theo hướng dẫn của cơ sở y tế có thẩm quyền, trừ trường hợp được quy định tại điểm b khoản 1 Điều 36 của Bộ luật Lao động này.
• Người lao động đang trong thời gian nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng, và trong các trường hợp nghỉ khác mà đã được người sử dụng lao động đồng ý.

• Người lao động nữ đang mang thai, đang nghỉ thai sản hoặc đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi. Do đó, theo quy định trên, đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động đối với lao động nữ vì lý do mang thai là không hợp pháp.

Doanh nghiệp khi cắt giảm nhân sự cần báo trước cho người lao động bao nhiêu ngày?

Theo khoản 2 Điều 36 của Bộ luật Lao động 2019, quy định về việc thông báo cắt giảm nhân sự cho người lao động “Khi thực hiện đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trong các trường hợp quy định tại các điểm a, b, c, d và g khoản 1 của Điều này, người sử dụng lao động phải thông báo trước cho người lao động theo các khoảng thời gian sau:

• Tối thiểu 45 ngày với hợp đồng lao động không được xác định thời hạn.
• Tối thiểu 30 ngày với hợp đồng lao động được xác định thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng.
• Tối thiểu 3 ngày làm việc với hợp đồng lao động được xác định thời hạn dưới 12 tháng và với trường hợp quy định tại điểm b khoản 1 của Điều này.
• Đối với một số ngành, nghề, công việc đặc thù, thời gian thông báo trước sẽ được quy định theo quy định của Chính phủ.”

Dựa trên quy định trên, khi cắt giảm nhân sự, người sử dụng lao động phải thông báo trước tối thiểu 45 ngày đối với hợp đồng không xác định thời hạn và tối thiểu 30 ngày đối với hợp đồng xác định thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng.

6. Ra quyết định nhân sự chính xác, thực hiện thủ tục nhân sự dễ dàng hơn với MISA AMIS HRM

Khi doanh nghiệp đứng trước bài toán cắt giảm nhân sự, áp lực đặt lên bộ phận HR và ban lãnh đạo thường nằm ở hai phía: một bên là yêu cầu tối ưu chi phí, bên kia là trách nhiệm tuân thủ pháp luật, đảm bảo công bằng và giữ được sự ổn định nội bộ.

Nếu dữ liệu nhân sự phân tán, thiếu cập nhật, việc quyết định ai ở lại, ai phải dừng hợp đồng dễ rơi vào cảm tính, thiếu căn cứ, kéo theo nguy cơ khiếu nại và tranh chấp. Đây là lúc một hệ thống phần mềm quản trị nhân sự như MISA AMIS HRM phát huy vai trò hỗ trợ ra quyết định.

Nhận tư vấn ngay

 

Một số tính năng của MISA AMIS HRM giúp doanh nghiệp nắm bắt tình hình và định biên, xem xét cắt giảm hợp lý:

• Tổng hợp dữ liệu nhân sự theo nhiều chiều: Hồ sơ, hợp đồng, phòng ban, vị trí, thâm niên, lịch sử thay đổi, giúp nhìn rõ bức tranh nhân sự hiện tại.
• Theo dõi chi phí nhân sự và quỹ lương: Hỗ trợ phân tích cơ cấu chi phí theo bộ phận, chức danh, từ đó xác định khu vực cần tối ưu thay vì cắt giảm dàn trải.
• Quản lý hiệu suất và đánh giá nhân viên: Ghi nhận kết quả đánh giá theo kỳ, KPI/OKR, nhận xét của quản lý để làm căn cứ khách quan khi xem xét phương án nhân sự.
• Theo dõi biến động lao động: báo cáo nhân viên mới, luân chuyển, nghỉ việc, giúp doanh nghiệp chủ động lên kế hoạch sử dụng lao động, hạn chế phải cắt giảm đột ngột.

Trong trường hợp buộc phải cắt giảm, MISA AMIS HRM hỗ trợ HR xử lý thủ tục trên phần mềm một cách gọn: cập nhật trạng thái hợp đồng, ghi nhận lý do chấm dứt, theo dõi các khoản phải thanh toán, thời gian đóng bảo hiểm, chốt và bàn giao hồ sơ, tạo báo cáo phục vụ làm việc với cơ quan quản lý và nội bộ lãnh đạo. Nhờ đó, quy trình giảm bớt thủ công, hạn chế sai sót, giúp HR tập trung vào truyền thông, hỗ trợ người lao động thay vì loay hoay với giấy tờ.

Nếu bạn muốn tìm một phần mềm đồng hành trong quản trị nhân sự, từ lúc vận hành bình thường đến giai đoạn nhạy cảm như cắt giảm, hãy đăng ký ngay dưới đây để đội ngũ MISA AMIS HRM tư vấn chi tiết.