Hướng dẫn kế toán chi tiết khoản chi phí thuê nhà của cá nhân

Thuê nhà của cá nhân để làm văn phòng, địa điểm bán hàng, kho bãi… là chi phí phí thường phát sinh ở nhiều doanh nghiệp. Kế toán làm sao để tập hợp được đầy đủ hồ sơ, chứng từ cũng như kê khai và nộp thuế đầy đủ theo đúng quy định của pháp luật thuế để đảm bảo bảo vệ cho các khoản chi phí thực tế phát sinh này và tránh bị phạt cho doanh nghiệp của mình.

MISA AMIS Kế toán hiểu rõ những băn khoăn của các bạn nên chia sẻ đến các bạn nội dung  “Hướng dẫn kế toán chi tiết khoản chi phí thuê nhà của cá nhân”. Bài viết tổng hợp đầy đủ các quy định của pháp luật thuế hiện hành, cách tính và xác định những nghĩa vụ thuế phát sinh theo quy định của pháp luật cũng như hướng dẫn các bạn cách tập hợp hồ sơ chứng từ và hạch toán đầy đủ cho doanh nghiệp đối với các khoản chi phí thuê nhà phát sinh.

1. Hồ sơ để xác định chi phí được trừ đối với chi phí thuê nhà của cá nhân

Căn cứ khoản 13, Điều 3, Thông tư 20/2026/TT-BTC quy định về hồ sơ để xác định chi phí được trừ đối với chi phí thuê nhà của cá nhân như sau:

Chi tiết quy định về hồ sơ xác định chi phí được trừ như sau:

• Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản.
• Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thoả thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân) và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.

 Lưu ý:

• Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân) và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân.
• Hợp đồng thuê tài sản nếu trong hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận bên đi thuê là người nộp thuế thì doanh nghiệp các bạn phải thực hiện kê khai thuế thay, và nộp thuế thay cho cá nhân cho thuê tài sản mới được tính vào chi phí được trừ với khoản chi phí thuê nhà của cá nhân này.

Nội dung này được quy định chi tiết tại khoản đ Điều 22 Nghị định 252/2026/NĐ-CP:

2. Các trường hợp khai thuế thay, nộp thay thuế:

….

đ) Tổ chức thuê bất động sản của cá nhân mà trong hợp đồng cho thuê quy định tổ chức là người nộp thay thuế cho cá nhân thì tổ chức có trách nhiệm khai thuế thay và nộp thay thuế cho cá nhân;

Còn nếu ghi là “Cá nhân là người nộp thuế” thì cá nhân cho thuê tài sản sẽ trực tiếp đi kê khai, nộp thuế.

2. Hướng dẫn doanh nghiệp kê khai thuế và nộp thuế thay cho chủ nhà cá nhân

Khi doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân, việc kê khai và nộp thuế thay cho chủ nhà cần căn cứ vào doanh thu cho thuê tài sản trong năm và nội dung thỏa thuận tại hợp đồng thuê. Theo quy định mới, mốc doanh thu quan trọng cần xác định là 01 tỷ đồng/năm.

Trường hợp hợp đồng thuê có thỏa thuận doanh nghiệp là bên khai thay, nộp thay thuế cho cá nhân thì doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế thay theo quy định. Đồng thời, doanh nghiệp cần xác định rõ doanh thu cho thuê tài sản có thuộc ngưỡng chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập cá nhân (TNCN) hay không.

2.1. Doanh thu cho thuê tài sản của cá nhân từ 01 tỷ đồng/năm trở xuống

Trường hợp doanh thu cho thuê tài sản của cá nhân từ 01 tỷ đồng/năm trở xuống, cá nhân thuộc trường hợp không chịu thuế GTGT và không phát sinh thuế TNCN đối với hoạt động cho thuê tài sản theo ngưỡng doanh thu quy định.

Theo quy định tại Nghị định 68/2026/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng thuộc đối tượng chịu thuế GTGT. Đồng thời, thu nhập từ cho thuê bất động sản của cá nhân chỉ phải tính thuế TNCN đối với phần doanh thu vượt trên mức doanh thu được quy định.

Do đó, nếu doanh thu cho thuê tài sản của cá nhân trong năm không vượt quá 01 tỷ đồng, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Không phát sinh thuế GTGT đối với hoạt động cho thuê tài sản do doanh thu chưa vượt ngưỡng 01 tỷ đồng/năm.
• Không phát sinh thuế TNCN đối với phần doanh thu cho thuê tài sản trong phạm vi 01 tỷ đồng.
• Trường hợp doanh nghiệp là bên khai thay, nộp thay thì cần xác định đúng doanh thu để thực hiện thủ tục thuế theo quy định.
• Về phía doanh nghiệp, nếu khoản tiền thuê tài sản đáp ứng đầy đủ điều kiện về chi phí được trừ, hồ sơ chi phí gồm hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản theo quy định.

2.2. Doanh thu cho thuê tài sản của cá nhân trên 01 tỷ đồng/năm

Trường hợp doanh thu cho thuê tài sản của cá nhân trên 01 tỷ đồng/năm, hoạt động cho thuê tài sản thuộc ngưỡng phát sinh nghĩa vụ thuế GTGT và thuế TNCN theo quy định.

• Đối với thuế GTGT, cá nhân có hoạt động kinh doanh với doanh thu năm trên 01 tỷ đồng thuộc đối tượng chịu thuế GTGT và áp dụng phương pháp tính trực tiếp trên doanh thu. Đối với hoạt động cho thuê tài sản, giá tính thuế GTGT là số tiền cho thuê chưa có thuế GTGT, trong đó giá thuê được xác định theo hợp đồng cho thuê tài sản.
• Đối với thuế TNCN, cá nhân cho thuê bất động sản, trừ hoạt động kinh doanh lưu trú, phải nộp thuế TNCN đối với phần doanh thu vượt trên 01 tỷ đồng, với thuế suất 5%. Trường hợp cá nhân có nhiều bất động sản cho thuê tại các địa điểm khác nhau, khi xác định thuế thu nhập cá nhân (TNCN), cá nhân được lựa chọn một hoặc một số hợp đồng cho thuê bất động sản để áp dụng mức giảm trừ 01 tỷ đồng trước khi tính thuế.
  • Cá nhân được tự lựa chọn một hoặc một số hợp đồng cho thuê bất động sản để áp dụng mức giảm trừ 01 tỷ đồng.
  • Tổng số tiền được giảm trừ đối với tất cả các hợp đồng cho thuê bất động sản trong năm không vượt quá 01 tỷ đồng.
  • Trường hợp hợp đồng đã lựa chọn nhưng chưa sử dụng hết mức giảm trừ 01 tỷ đồng, phần còn lại được tiếp tục áp dụng cho một hoặc một số hợp đồng cho thuê bất động sản khác.
  • Việc lựa chọn hợp đồng để giảm trừ có thể được thực hiện theo phương án phù hợp với tình hình doanh thu của từng hợp đồng, nhưng tổng mức giảm trừ tối đa vẫn là 01 tỷ đồng/năm.

Như vậy, khi doanh thu cho thuê tài sản của cá nhân trên 01 tỷ đồng/năm, doanh nghiệp cần thực hiện các công việc sau:

• Xác định tổng doanh thu cho thuê tài sản trong năm để xác định nghĩa vụ thuế.
• Xác định số thuế GTGT phải nộp theo tỷ lệ % trên doanh thu theo quy định.
• Xác định thuế TNCN trên phần doanh thu vượt 01 tỷ đồng với thuế suất 5%.
• Trường hợp hợp đồng quy định doanh nghiệp khai thay, nộp thay thuế cho cá nhân, doanh nghiệp thực hiện kê khai và nộp số thuế phát sinh theo quy định.
• Lưu giữ hợp đồng thuê tài sản, chứng từ thanh toán tiền thuê và chứng từ nộp thuế thay để làm căn cứ xác định chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Lưu ý:

• Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà hợp đồng quy định giá thuê chưa bao gồm thuế GTGT, thuế TNCN và doanh nghiệp có trách nhiệm nộp thuế thay cho cá nhân thì phần thuế nộp thay có thể được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, với điều kiện doanh nghiệp có đầy đủ chứng từ nộp thuế theo quy định tại điểm d khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC.
• Nếu cá nhân cho thuê bất động sản tại nhiều địa điểm khác nhau và bên thuê khai, nộp thuế thay, cá nhân và bên thuê phải quy định rõ trong hợp đồng về việc khai, nộp thuế thay và số tiền được trừ khi tính thuế TNCN đối với hợp đồng được lựa chọn áp dụng mức trừ 01 tỷ đồng. Trường hợp hợp đồng được lựa chọn chưa trừ hết 01 tỷ đồng, phần còn lại được tiếp tục trừ vào doanh thu của một hoặc một số hợp đồng cho thuê bất động sản khác cho đến khi đủ 01 tỷ đồng/năm.

Hướng dẫn tính tiền thuế GTGT, TNCN phải nộp cho cá nhân cho thuê nhà

– Công thức tính thuế giá trị gia tăng cho thuê tài sản của cá nhân:

– Công thức tính thuế thu nhập cá nhân cho thuê tài sản của cá nhân:

Doanh thu để tính thuế TNCN cho thuê tài sản:

Theo điểm đ khoản 2 Điều 5 Nghị định 68/2026/NĐ-CP, doanh thu để xác định thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đối với hoạt động cho thuê tài sản được xác định căn cứ vào số tiền thuê mà bên thuê thanh toán theo hợp đồng.

Điều 5. Doanh thu để xác định thuế thu nhập cá nhân

…

2. Doanh thu đối với một số trường hợp được quy định cụ thể như sau:

…

c) Trường hợp giao hàng hóa cho các đại lý là tổng số tiền bán hàng hóa;

d) Trường hợp nhận làm đại lý bán hàng đúng giá quy định của bên giao đại lý là tiền hoa hồng được hưởng theo hợp đồng đại lý;

đ) Đối với hoạt động cho thuê tài sản là số tiền bên thuê trả từng kỳ theo hợp đồng thuê. Trường hợp bên thuê trả tiền trước cho nhiều năm thì doanh thu để tính thu nhập chịu thuế được phân bỗ cho số năm trả tiền trước hoặc được xác định theo doanh thu trả tiển một lần;

e) Đối với hoạt động kinh doanh dịch vụ khác mà khách hàng trả tiền trước cho nhiều năm thì doanh thu để tính thu nhập chịu thuế được phân bổ cho số năm trả tiền trước hoặc xác định theo doanh thu trả tiền một lần;

…

Theo đó, cách xác định doanh thu tính thuế TNCN được thực hiện như sau:

• Trường hợp bên thuê thanh toán tiền thuê theo từng kỳ: Doanh thu tính thuế TNCN là số tiền bên thuê trả từng kỳ theo hợp đồng thuê. Kỳ thanh toán có thể được thỏa thuận theo tháng, quý, năm hoặc theo kỳ hạn khác phù hợp với hợp đồng.
• Trường hợp bên thuê trả tiền thuê trước cho nhiều năm: Doanh thu tính thuế TNCN được xác định theo một trong hai phương pháp:
  • Phân bổ doanh thu: Số tiền thuê trả trước được phân bổ cho từng năm tương ứng với số năm mà bên thuê đã trả tiền trước.
  • Xác định doanh thu một lần: Toàn bộ số tiền thuê trả trước được xác định là doanh thu tính thuế tại thời điểm bên cho thuê nhận tiền.

Như vậy, khi doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân, doanh nghiệp cần căn cứ vào phương thức thanh toán thực tế và thỏa thuận trong hợp đồng để xác định đúng doanh thu tính thuế TNCN. Đặc biệt, trường hợp trả tiền thuê trước nhiều năm, việc lựa chọn phương pháp phân bổ doanh thu hoặc xác định doanh thu một lần có thể ảnh hưởng trực tiếp đến thời điểm xác định nghĩa vụ thuế của cá nhân.

Thời hạn kê khai và nộp thuế khi cá nhân cho thuê bất động sản

Theo điểm d khoản 3 Điều 8 Nghị định 68/2026/NĐ-CP, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cho thuê bất động sản được lựa chọn một trong hai phương thức khai thuế là khai thuế 02 lần trong năm tính thuế hoặc khai thuế 01 lần theo năm tính thuế.

Trường hợp cá nhân lựa chọn khai thuế 02 lần trong năm tính thuế, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế được thực hiện như sau:

• Lần thứ nhất: Chậm nhất là ngày 31/7 của năm tính thuế.
• Lần thứ hai: Chậm nhất là ngày 31/01 của năm dương lịch tiếp theo năm tính thuế.

Trường hợp cá nhân lựa chọn khai thuế 01 lần theo năm tính thuế, thời hạn nộp hồ sơ khai thuế chậm nhất là ngày 31/01 của năm dương lịch tiếp theo năm tính thuế.

Đối với trường hợp tổ chức, doanh nghiệp thuê bất động sản của cá nhân và trong hợp đồng thuê có thỏa thuận tổ chức là bên khai thuế, nộp thuế thay cho cá nhân thì thời hạn thực hiện nghĩa vụ thuế có quy định riêng. Theo đó, tổ chức thực hiện khai và nộp thuế theo kỳ thanh toán tiền thuê được quy định trong hợp đồng.

2.3 Hồ sơ khai thuế thay cho cá nhân cho thuê nhà

Trường hợp doanh nghiệp thuê nhà của cá nhân và hợp đồng thuê có thỏa thuận doanh nghiệp khai thuế, nộp thuế thay cho cá nhân, hồ sơ khai thuế cần chuẩn bị gồm các tài liệu sau:

• Tờ khai theo Mẫu số 01/TCKT.
  • Đối với các kỳ tính thuế trước ngày 01/07/2026: sử dụng Mẫu số 01/TCKT ban hành kèm theo Thông tư 18/2026/TT-BTC.
  • Đối với các kỳ tính thuế từ ngày 01/07/2026 trở đi: sử dụng Mẫu số 01/TCKT ban hành kèm theo Thông tư 89/2026/TT-BTC.
• Phụ lục Bảng kê chi tiết cá nhân cho thuê bất động sản theo Mẫu số 02/BK-CTBĐS, ban hành kèm theo Thông tư 50/2026/TT-BTC, được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư 18/2026/TT-BTC.

Như vậy, khi doanh nghiệp khai thuế thay cho cá nhân cho thuê nhà, bộ hồ sơ cơ bản cần có Tờ khai Mẫu số 01/TCKT và Phụ lục Mẫu số 02/BK-CTBĐS. Doanh nghiệp cần lưu ý lựa chọn đúng mẫu biểu căn cứ vào kỳ tính thuế trước hay từ ngày 01/07/2026 để tránh sử dụng sai biểu mẫu khi thực hiện kê khai.

Kết luận

Trên đây là toàn bộ nội dung hướng dẫn kế toán chi tiết khoản chi phí thuê nhà của cá nhân. MISA AMIS Kế toán hy vọng qua bài viết sẽ giúp các bạn và quý doanh nghiệp hiểu được những quy định có liên quan về khoản chi phí thuê nhà của cá nhân, cũng như biết cách tập hợp đầy đủ hồ sơ chứng từ theo quy định để bảo vệ khoản chi phí này được tính vào chi phí được trừ cho doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp các bạn cũng kịp thời nắm bắt các quy định của luật thuế để kê khai và nộp các khoản thuế phát sinh nếu có cho Nhà nước tránh bị phạt.

Bên cạnh tổng hợp các kiến thức hữu ích về kế toán để giúp kế toán doanh nghiệp dễ dàng tìm hiểu trong quá trình công tác, MISA đồng thời phát triển phần mềm kế toán mang đến giải pháp quản trị tài chính kế toán tổng thể vừa đơn giản, thông minh vừa an toàn chính xác. Anh/Chị kế toán doanh nghiệp hãy đăng ký phần mềm kế toán online MISA AMIS để thực tế trải nghiệm một giải pháp với nhiều tính năng, tiện ích như:

• Hệ sinh thái kết nối:
  • Ngân hàng điện tử – cho phép lấy sổ phụ, đối chiếu và chuyển tiền ngay trên phần mềm
  • Cơ quan Thuế – cổng mTax cho phép nộp tờ khai, nộp thuế ngay trên phần mềm
  • Hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự…
• Đầy đủ các nghiệp vụ kế toán: Đầy đủ 20 nghiệp vụ kế toán theo TT133 & TT99, từ Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Hóa đơn, Thuế, Giá thành,…
• Tự động nhập liệu: Tự động nhập liệu từ hóa đơn điện tử, nhập khẩu dữ liệu từ Excel giúp rút ngắn thời gian nhập chứng từ, tránh sai sót.
• Tự động tổng hợp số liệu và kết xuất báo cáo tài chính với hàng trăm biểu mẫu có sẵn giúp kế toán đáp ứng kịp thời yêu cầu của lãnh đạo ….

Mời anh/chị đăng ký đăng ký dùng thử miễn phí 15 ngày bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS để trải nghiệm công cụ tài chính tối ưu nhất!