Top 7 phần mềm quản lý công ty giáo dục đáng tham khảo

Phía sau mỗi lớp học là hàng loạt nghiệp vụ từ marketing, tuyển sinh, chăm sóc học viên, quản lý giáo viên, lịch học, thu học phí đến kế toán, nhân sự, công việc và báo cáo điều hành. Khi quy mô tăng, việc sử dụng Excel hoặc nhiều phần mềm riêng lẻ dễ khiến dữ liệu phân tán giữa các bộ phận. Phần mềm quản lý công ty giáo dục vì vậy cần được nhìn rộng hơn một phần mềm quản lý lớp học hay học viên. Bài viết dưới đây review một số giải pháp quản lý giáo dục phổ biến, đồng thời gợi ý hướng xây dựng hệ thống quản trị phù hợp cho doanh nghiệp giáo dục tại Việt Nam.

1. Phần mềm quản lý công ty giáo dục là gì?

Phần mềm quản lý công ty giáo dục là hệ thống hỗ trợ số hóa các hoạt động quản lý và vận hành của doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực giáo dục, đào tạo như trung tâm ngoại ngữ, trung tâm kỹ năng, công ty đào tạo, hệ thống giáo dục, EdTech hoặc doanh nghiệp cung cấp dịch vụ đào tạo.

Tùy từng giải pháp, phần mềm có thể tập trung vào một hoặc nhiều nhóm nghiệp vụ:

• Quản lý khách hàng tiềm năng và tuyển sinh.
• Quản lý hồ sơ học viên.
• Quản lý khóa học, lớp học và lịch học.
• Quản lý giáo viên, giảng viên.
• Theo dõi học phí, thanh toán và công nợ.
• Quản lý nội dung và quá trình học tập.
• Chăm sóc học viên, phụ huynh.
• Quản trị nhân sự và công việc nội bộ.
• Quản lý tài chính – kế toán.
• Báo cáo hoạt động và hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định.

Điểm cần lưu ý là phần mềm quản lý giáo dục và phần mềm quản trị công ty giáo dục không hoàn toàn giống nhau.

Phần mềm chuyên môn giáo dục thường tập trung vào học viên, lớp học, chương trình đào tạo, điểm danh, học phí hay LMS. Trong khi đó, ở cấp độ doanh nghiệp, ban lãnh đạo còn phải quản trị doanh thu, chi phí, dòng tiền, nhân sự, tuyển dụng, marketing, sales, KPI, công việc và hiệu quả của từng cơ sở.

Đây cũng là lý do doanh nghiệp giáo dục càng phát triển càng cần quan tâm đến khả năng kết nối dữ liệu giữa nghiệp vụ giáo dục và hệ thống quản trị doanh nghiệp.

Tham khảo bài viết: Căn cứ phân công nhân sự trong nhà trường và tổ chức giáo dục

2. Top phần mềm quản lý công ty giáo dục đáng tham khảo

2.1. MISA AMIS – Hướng tiếp cận quản trị tổng thể cho công ty giáo dục

Khi doanh nghiệp chỉ có một vài lớp học, nhu cầu quan trọng có thể đơn giản là quản lý lịch, học viên và học phí.

Nhưng khi phát triển thành một công ty giáo dục có nhiều phòng ban, hàng chục nhân sự, nhiều cơ sở hoặc hàng nghìn học viên, câu hỏi của người quản lý sẽ thay đổi:

• Nguồn tuyển sinh nào đang mang lại doanh thu tốt nhất?
• Bao nhiêu lead đang nằm trong pipeline tuyển sinh?
• Cơ sở nào đạt doanh thu nhưng biên lợi nhuận thấp?
• Học phí nào chưa thu được?
• Chi phí nhân sự đang chiếm bao nhiêu phần trăm doanh thu?
• Bộ phận nào đang có công việc quá hạn?
• Doanh thu, chi phí và dòng tiền thực tế hiện tại ra sao?
• CEO có thể xem dữ liệu mà không cần chờ các phòng ban tổng hợp Excel hay không?

Đây là lớp bài toán mà một phần mềm quản lý lớp học đơn thuần khó giải quyết đầy đủ.

Vì vậy, thay vì đặt câu hỏi “phần mềm nào quản lý học viên tốt?”, doanh nghiệp giáo dục đang mở rộng quy mô nên đặt thêm câu hỏi: “Hệ thống nào giúp dữ liệu từ tuyển sinh – vận hành – nhân sự – tài chính đi xuyên suốt để lãnh đạo có thể quản trị toàn công ty?”

Khác với các phần mềm chuyên sâu vào quản lý lớp học hay LMS, MISA AMIS hướng tới lớp bài toán quản trị doanh nghiệp tổng thể.

Dùng thử miễn phí

Trên một nền tảng, doanh nghiệp có thể từng bước số hóa các nhóm nghiệp vụ:

• Kinh doanh và tuyển sinh: Quản lý khách hàng tiềm năng, lịch sử tư vấn, cơ hội tuyển sinh và hoạt động chăm sóc trên AMIS CRM.

• Tài chính – kế toán: Quản lý doanh thu, chi phí, công nợ và dữ liệu kế toán, hỗ trợ lãnh đạo theo dõi tình hình tài chính thay vì chờ tổng hợp Excel cuối kỳ.

• Nhân sự: Quản lý hồ sơ nhân viên, giáo viên, tuyển dụng, chấm công, tiền lương và các quy trình HR trên AMIS HRM.

• Điều hành công việc: Giao việc, phối hợp giữa các phòng ban, quản lý quy trình, đề xuất và phê duyệt trên môi trường số.

• Báo cáo quản trị: Dữ liệu từ nhiều hoạt động được kết nối để nhà quản lý có góc nhìn tổng thể hơn về tình hình vận hành doanh nghiệp.

Một công ty giáo dục vẫn có thể cần LMS, hệ thống quản lý lớp học, xếp lịch, thi cử hoặc các phần mềm chuyên ngành khác. Do đó, doanh nghiệp không nhất thiết phải thay toàn bộ hệ thống đang sử dụng.

MISA AMIS phù hợp với hướng tiếp cận xây dựng lớp quản trị doanh nghiệp tổng thể, giúp Sales, Kế toán, Nhân sự, Công việc và Điều hành không tiếp tục trở thành những hệ thống độc lập.

Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ nghiệp vụ đang gặp vấn đề lớn nhất, sau đó từng bước mở rộng các phân hệ khi quy mô và nhu cầu quản trị tăng lên.

Nếu công ty đang gặp tình trạng dữ liệu tuyển sinh nằm ở CRM, nhân sự quản lý bằng Excel, kế toán sử dụng một hệ thống riêng, công việc trao đổi qua nhóm chat và CEO vẫn phải chờ báo cáo tổng hợp cuối kỳ, đây là thời điểm phù hợp để đánh giá lại kiến trúc quản trị hiện tại.

Doanh nghiệp có thể đăng ký dùng thử MISA AMIS để trực tiếp trải nghiệm các giải pháp quản trị Kinh doanh, Nhân sự, Tài chính – Kế toán và Văn phòng số trên cùng một nền tảng.

Hơn 400.000 doanh nghiệp và hộ kinh doanh đã tin chọn MISA AMIS, trong đó có hệ thống giáo dục Ban Mai, Đại học Công nghệ Đồng Nai, Công ty Cổ phần Giáo dục Con Tự Học (CTH),.. và nhiều đơn vị khác.

Trải nghiệm Full tính năng

2.2. Arlo – Phần mềm quản lý công ty đào tạo

Arlo là Training Management System hướng tới các tổ chức cung cấp dịch vụ đào tạo.

Nền tảng tập trung vào quản lý khóa học, đăng ký trực tuyến, lịch đào tạo, thanh toán và dữ liệu khách hàng. Doanh nghiệp có thể quản lý nhiều hình thức đào tạo như trực tiếp, trực tuyến hoặc kết hợp.

Một số chức năng nổi bật:

• Quản lý khóa học và lịch đào tạo.
• Đăng ký khóa học trực tuyến.
• Quản lý thông tin khách hàng.
• Quản lý thanh toán.
• Theo dõi học viên.
• Quản lý chứng nhận.
• Hỗ trợ nhiều địa điểm đào tạo.

Arlo phù hợp với doanh nghiệp có sản phẩm chính là khóa học hoặc chương trình đào tạo thương mại, đặc biệt khi số lượng chương trình và lịch đào tạo lớn.

2.3. Teachworks – Quản lý trung tâm và doanh nghiệp đào tạo

Teachworks được phát triển cho các doanh nghiệp giáo dục như trung tâm gia sư, trung tâm ngoại ngữ, trường âm nhạc và đơn vị đào tạo.

Nền tảng tập trung vào bốn đối tượng chính: học viên – giáo viên – lịch học – thanh toán.

Các chức năng đáng chú ý gồm:

• Quản lý hồ sơ học viên.
• Quản lý giáo viên.
• Xếp lịch lớp cá nhân và lớp nhóm.
• Theo dõi giờ làm của giáo viên.
• Lập hóa đơn.
• Quản lý thanh toán.
• Nhắc lịch học.
• Báo cáo hoạt động.

Teachworks phù hợp với trung tâm vừa và nhỏ có quy trình vận hành xoay quanh lịch học, giáo viên, học viên và thu phí.

2.4. Classter – Nền tảng quản lý giáo dục toàn diện

Classter có phạm vi tương đối rộng khi kết hợp nhiều nhóm chức năng như SIS, LMS, CRM và các nghiệp vụ quản trị giáo dục.

Hệ thống hướng tới trường học, academy, trung tâm đào tạo, cơ sở giáo dục đại học và các tổ chức đào tạo.

Các chức năng tiêu biểu:

• Quản lý hồ sơ học viên.
• Quản lý hoạt động học tập.
• CRM giáo dục.
• Billing và thanh toán.
• Quản lý chương trình đào tạo.
• Portal cho các nhóm người dùng.
• Kết nối với các ứng dụng khác.

Classter đáng tham khảo với tổ chức muốn xây dựng một hệ thống quản lý giáo dục tương đối toàn diện thay vì triển khai riêng từng LMS, CRM hay SIS.

2.5. Salesforce Education Cloud – Quản lý tuyển sinh và hành trình người học

Salesforce Education Cloud tiếp cận bài toán giáo dục từ góc độ CRM và dữ liệu.

Hệ thống hỗ trợ các tổ chức giáo dục quản lý nhiều giai đoạn trong hành trình người học, từ tiếp cận, tuyển sinh đến chăm sóc và duy trì mối quan hệ.

Các nhóm chức năng đáng chú ý:

• Quản lý khách hàng tiềm năng.
• Recruitment & Admissions.
• Theo dõi hành trình người học.
• Quản lý tương tác.
• Workflow.
• Phân tích dữ liệu.
• Quản lý quan hệ với cựu học viên.

Thế mạnh của Salesforce nằm ở khả năng CRM, tự động hóa và quản trị dữ liệu quy mô lớn. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cân nhắc yêu cầu triển khai và mức độ tùy chỉnh trước khi lựa chọn.

2.6. Zoho CRM/Zoho Creator

Zoho cung cấp một cách tiếp cận linh hoạt hơn đối với các doanh nghiệp giáo dục.

Zoho CRM có thể được sử dụng để quản lý:

• Lead tuyển sinh.
• Thông tin khách hàng.
• Quá trình tư vấn.
• Workflow chăm sóc.
• Pipeline.
• Báo cáo kinh doanh.

Trong khi đó, Zoho Creator cho phép doanh nghiệp xây dựng các ứng dụng tùy chỉnh phục vụ những quy trình đặc thù như tuyển sinh, học phí, quản lý chương trình hoặc portal.

Điểm mạnh của Zoho là khả năng tùy chỉnh. Tuy nhiên, Zoho CRM về bản chất vẫn là CRM đa ngành, vì vậy doanh nghiệp có thể cần cấu hình thêm để phù hợp với quy trình giáo dục cụ thể.

2.7. Moodle Workplace – Quản lý đào tạo và học tập

Moodle Workplace tập trung vào Learning Management, phù hợp với tổ chức có nhu cầu triển khai chương trình đào tạo trực tuyến hoặc đào tạo trên quy mô lớn.

Một số chức năng chính:

• Quản lý chương trình đào tạo.
• Xây dựng learning path.
• Theo dõi quá trình học.
• Quản lý chứng nhận.
• Tái chứng nhận.
• Phân chia môi trường đào tạo theo đơn vị.

Moodle Workplace mạnh ở lớp quản lý hoạt động học tập. Nếu doanh nghiệp muốn quản lý thêm sales, tài chính, kế toán, nhân sự hay công việc, hệ thống thường cần kết nối với các giải pháp khác.

3. Vì sao công ty giáo dục nên ưu tiên nền tảng có khả năng liên thông dữ liệu?

Khi quy mô nhỏ, việc nhân viên xuất dữ liệu từ phần mềm này rồi nhập sang phần mềm khác có thể chưa tạo ra áp lực lớn.

Nhưng khi doanh nghiệp có hàng nghìn học viên, hàng trăm nhân sự hoặc nhiều chi nhánh, mỗi điểm nhập liệu thủ công đều có thể trở thành điểm phát sinh sai lệch.

Ví dụ:

• Tư vấn viên chốt học viên nhưng kế toán chưa nhận được thông tin.
• HR cập nhật thay đổi nhân sự nhưng dữ liệu chi phí chưa được phản ánh kịp thời.
• Một khoản chi đã được duyệt qua nhóm chat nhưng kế toán phải tìm lại nội dung để xác minh.
• CEO muốn xem tình hình kinh doanh nhưng phải chờ từng phòng ban gửi báo cáo.

Vì vậy, khi lựa chọn phần mềm quản lý công ty giáo dục, ngoài tính năng riêng lẻ, doanh nghiệp nên đặt câu hỏi:

“Dữ liệu sau khi được tạo ra sẽ đi đâu và bộ phận nào có thể tiếp tục sử dụng dữ liệu đó?”

Một hệ thống tốt không chỉ giúp từng nhân viên làm việc nhanh hơn mà còn cần giúp toàn bộ tổ chức vận hành liền mạch hơn.

4. Khi nào công ty giáo dục nên chuyển sang nền tảng quản trị tổng thể?

Doanh nghiệp nên cân nhắc nâng cấp hệ thống khi xuất hiện một hoặc nhiều dấu hiệu:

• Mỗi phòng ban đang sử dụng một phần mềm riêng.
• Nhân viên phải nhập lại cùng một dữ liệu trên nhiều hệ thống.
• Báo cáo quản trị vẫn phụ thuộc Excel.
• CEO phải hỏi từng bộ phận mới biết tình hình hoạt động.
• Dữ liệu tuyển sinh và dữ liệu doanh thu thường xuyên chênh lệch.
• Công ty mở thêm cơ sở nhưng khó kiểm soát tập trung.
• Quy trình phê duyệt, giao việc vẫn thực hiện qua chat/email.
• Quy mô nhân sự tăng nhanh khiến HR khó quản lý thủ công.

Đây là thời điểm doanh nghiệp cần chuyển câu hỏi từ “nên mua thêm phần mềm nào?” sang “làm thế nào để các hệ thống và dữ liệu cùng vận hành như một thể thống nhất?”

Kết luận

Nhìn chung, phần mềm quản lý công ty giáo dục giữ vai trò không thể phủ nhận trong việc đảm bảo sự linh hoạt, hiệu quả và phát triển bền vững. Trong một ngành công nghiệp đang chứng kiến sự thay đổi nhanh chóng và liên tục như giáo dục, việc nắm bắt và áp dụng công nghệ mới là yếu tố quyết định để đạt được thành công lâu dài.

MISA AMIS cung cấp nền tảng quản trị doanh nghiệp với nhiều giải pháp được kết nối trên cùng hệ sinh thái, giúp doanh nghiệp từng bước số hóa hoạt động kinh doanh và quản trị mà không tạo thêm những điểm đứt gãy dữ liệu mới.

Doanh nghiệp giáo dục có thể đăng ký demo MISA AMIS 1:1 cùng chuyên gia, từ đó khảo sát quy trình hiện tại, xác định các điểm dữ liệu đang phân mảnh và lựa chọn những phân hệ phù hợp để triển khai theo từng giai đoạn.