Khi thiếu mẫu báo cáo tồn kho thống nhất, số liệu nhập, xuất, tồn rất dễ không khớp với thực tế, khiến doanh nghiệp gặp tình trạng thiếu hàng để bán, tồn kho cao, thất thoát khó truy nguyên hoặc mua bổ sung không đúng thời điểm.
Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ chia sẻ miễn phí mẫu báo cáo tồn kho 2026, kèm hướng dẫn cách lập báo cáo tồn kho chính xác.
| [Tải ngay] MẪU BÁO CÁO TỒN KHO CHO DOANH NGHIỆP 2026 |
1. Báo cáo tồn kho là gì?
Báo cáo tồn kho, còn được gọi là báo cáo hàng tồn kho, là một tài liệu quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, đặc biệt trong các lĩnh vực sản xuất, thương mại và dịch vụ có liên quan đến hàng hóa vật chất hữu hình.
Báo cáo tồn kho là bản ghi chi tiết về số lượng, giá trị và tình trạng của tất cả các loại hàng hóa, vật tư, nguyên vật liệu… mà doanh nghiệp đang nắm giữ tại một thời điểm cụ thể.
Báo cáo này không chỉ giới hạn ở các hàng hóa thành phẩm mà còn bao gồm nguyên vật liệu, bán thành phẩm, công cụ, dụng cụ và các loại vật tư khác đang trong quá trình sản xuất hoặc chờ tiêu thụ. Các loại báo cáo tồn kho thường gặp:
| Loại báo cáo | Mô tả | Mục đích |
| 1. Báo cáo Tổng hợp tồn kho | Cung cấp cái nhìn tổng quan về số lượng và giá trị hàng tồn kho hiện tại của doanh nghiệp tại một thời điểm cụ thể. | Giúp nhà quản lý nắm bắt nhanh chóng tình hình tồn kho chung, đánh giá tổng giá trị tài sản đang nằm trong kho. |
| 2. Báo cáo Chi tiết tồn kho | Đi sâu vào chi tiết từng mặt hàng, bao gồm số lượng tồn kho, đơn giá, giá trị tồn kho, vị trí lưu kho, và các thông tin chi tiết khác (lô sản xuất, hạn sử dụng…). | Hỗ trợ quản lý kho chi tiết, kiểm soát từng loại hàng hóa, phát hiện hàng tồn kho chậm luân chuyển hoặc có vấn đề. |
| 3. Báo cáo Nhập – xuất – tồn kho (Báo cáo lưu chuyển kho) | Theo dõi biến động hàng tồn kho trong một khoảng thời gian nhất định, thể hiện rõ số lượng hàng nhập kho, xuất kho và tồn kho cuối kỳ. | Phân tích tình hình nhập xuất hàng hóa, kiểm soát dòng chảy hàng tồn kho, phát hiện các bất thường trong quá trình nhập xuất. |
| 4. Báo cáo Kiểm kê kho (Báo cáo thực tế tồn kho) | Bản ghi kết quả kiểm kê thực tế số lượng hàng hóa tồn kho tại kho, thường đi kèm biên bản kiểm kê kho. | Đối chiếu số liệu thực tế với số liệu trên sổ sách, đảm bảo tính chính xác của dữ liệu tồn kho, phát hiện sai lệch và điều chỉnh kịp thời. |
| 5. Báo cáo Hàng tồn kho dưới định mức/vượt định mức | Liệt kê các mặt hàng có số lượng tồn kho thấp hơn mức tối thiểu hoặc vượt quá mức tối đa đã thiết lập. | Cảnh báo tình trạng thiếu hụt hàng hóa (dưới định mức) hoặc tồn kho quá nhiều (vượt định mức). |
| 6. Báo cáo dự báo tồn kho | Dựa trên dữ liệu lịch sử, xu hướng thị trường để dự đoán nhu cầu hàng hóa và lượng tồn kho cần thiết trong tương lai. | Hỗ trợ lập kế hoạch nhập hàng, sản xuất và quản lý tồn kho hiệu quả, giảm thiểu rủi ro thiếu hụt hoặc dư thừa. |
| 7. Báo cáo tình trạng kho | Đánh giá tình trạng chung của kho hàng, bao gồm hiệu suất sử dụng kho, chi phí lưu kho, tỷ lệ hàng tồn kho lỗi thời… | Đánh giá hiệu quả quản lý kho, xác định các vấn đề tồn tại và đề xuất giải pháp cải thiện. |
| 8. Báo cáo bán hàng và nhu cầu | Phân tích mối liên hệ giữa doanh số bán hàng và mức tồn kho, xác định các mặt hàng bán chạy, bán chậm, và dự báo nhu cầu thị trường. | Tối ưu hóa cơ cấu hàng tồn kho, tập trung vào các mặt hàng có nhu cầu cao, giảm thiểu hàng tồn kho chậm luân chuyển. |
| 9. Báo cáo tồn kho theo tuổi tồn kho | Theo dõi tuổi đời của hàng tồn kho, xác định các mặt hàng có nguy cơ bị lỗi thời, hư hỏng hoặc giảm giá trị do lưu kho lâu ngày. | Đưa ra các quyết định xử lý hàng tồn kho chậm luân chuyển (giảm giá, thanh lý, hủy bỏ) để giảm thiểu tổn thất. |
| 10. Báo cáo theo nhóm hàng | Phân loại và tổng hợp số liệu tồn kho theo các nhóm hàng hóa khác nhau (nguyên vật liệu, thành phẩm, chủng loại…). | Phân tích tình hình tồn kho theo từng nhóm hàng, hỗ trợ đưa ra các quyết định quản lý và kinh doanh phù hợp cho từng nhóm. |
2. Tải miễn phí bộ mẫu báo cáo tồn kho
Để giúp doanh nghiệp theo dõi hàng hóa chính xác hơn, MISA AMIS đã tổng hợp bộ mẫu báo cáo tồn kho Excel miễn phí gồm nhiều biểu mẫu phục vụ kế toán kho, thủ kho và nhà quản lý.
2.1. Mẫu báo cáo nhập – xuất – tồn kho chi tiết
Đây là mẫu quan trọng nhất trong bộ mẫu báo cáo tồn kho, giúp doanh nghiệp theo dõi biến động hàng hóa theo từng kỳ, từng mã vật tư hoặc từng kho.
Mẫu thường bao gồm các thông tin như:
- Mã hàng hóa, vật tư
- Tên hàng hóa, vật tư
- Đơn vị tính
- Tồn đầu kỳ
- Số lượng nhập trong kỳ
- Số lượng xuất trong kỳ
- Tồn cuối kỳ
- Đơn giá, thành tiền
- Ghi chú đối chiếu nếu có
2.2. Mẫu báo cáo tổng hợp tồn kho
Mẫu báo cáo tổng hợp tồn kho giúp doanh nghiệp nhìn nhanh tình hình tồn kho tại một thời điểm hoặc trong một kỳ báo cáo. Thay vì theo dõi chi tiết từng giao dịch nhập xuất, mẫu này tập trung tổng hợp số lượng và giá trị hàng còn lại theo mã hàng, nhóm hàng hoặc kho.
Mẫu báo cáo thường dùng để:
- Theo dõi tổng số lượng hàng tồn
- Kiểm soát giá trị hàng tồn kho
- So sánh tồn kho giữa các kho hoặc nhóm hàng
- Xác định hàng tồn cao, tồn thấp hoặc cần bổ sung
- Phục vụ báo cáo nhanh cho quản lý
2.3. Mẫu báo cáo tồn kho theo đơn vị tính
Mẫu báo cáo tồn kho theo đơn vị tính giúp doanh nghiệp theo dõi số lượng hàng tồn theo từng đơn vị quản lý như cái, thùng, hộp, kg, mét, lít, cuộn, bộ… Mẫu này đặc biệt hữu ích với các doanh nghiệp có hàng hóa được nhập, xuất hoặc quy đổi theo nhiều đơn vị tính khác nhau.
Ví dụ: vải nhập theo cuộn nhưng xuất theo mét, hàng tiêu dùng nhập theo thùng nhưng bán theo hộp hoặc cái, nguyên vật liệu nhập theo kg nhưng cấp phát theo gói hoặc túi.
Mẫu báo cáo thường bao gồm các thông tin như:
- Mã hàng, tên hàng
- Đơn vị tính chính
- Đơn vị tính quy đổi nếu có
- Tỷ lệ quy đổi
- Tồn đầu kỳ
- Nhập trong kỳ
- Xuất trong kỳ
- Tồn cuối kỳ
- Kho hoặc vị trí lưu trữ
- Ghi chú chênh lệch/quy đổi
2.4. Mẫu báo cáo tồn kho theo hạn sử dụng
Mẫu báo cáo tồn kho theo HSD giúp doanh nghiệp theo dõi hàng hóa còn tồn theo từng hạn sử dụng, số lô hoặc ngày nhập kho. Mẫu này đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp kinh doanh thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm, vật tư y tế, hóa chất hoặc các mặt hàng có yêu cầu kiểm soát hạn dùng.
Mẫu thường bao gồm các thông tin như:
- Mã hàng, tên hàng
- Số lô nếu có
- Ngày nhập kho
- Hạn sử dụng
- Số lượng tồn theo từng hạn
- Kho/vị trí lưu trữ
- Ghi chú hàng sắp hết hạn hoặc cần xử lý
Báo cáo này giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng hàng quá hạn, hỗ trợ xuất kho theo nguyên tắc FEFO và chủ động xử lý các mặt hàng sắp hết hạn.
2.5. Hướng dẫn lập báo cáo nhập – xuất – tồn kho
Ngoài các file Excel, bộ tài liệu còn có phần hướng dẫn lập báo cáo nhập – xuất – tồn kho để kế toán kho và thủ kho sử dụng mẫu đúng cách. Nội dung hướng dẫn giúp doanh nghiệp nắm rõ:
- Cách chuẩn bị dữ liệu đầu vào
- Cách ghi nhận tồn đầu kỳ
- Cách cập nhật số lượng nhập, xuất trong kỳ
- Cách tính tồn cuối kỳ
- Cách đối chiếu số liệu giữa kho và kế toán
- Các lỗi thường gặp khi lập báo cáo tồn kho bằng Excel
Đây là tài liệu hữu ích cho nhân sự mới phụ trách kho hoặc doanh nghiệp muốn chuẩn hóa lại cách lập mẫu báo cáo tồn kho theo kỳ.
3. Báo cáo tồn kho cần có những thông tin gì?
Một báo cáo tồn kho hiệu quả không chỉ ghi nhận số lượng hàng còn lại trong kho, mà cần thể hiện đầy đủ dữ liệu về tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ, giá trị tồn kho và các thông tin nhận diện hàng hóa.
Các thông tin quan trọng nên có trong mẫu báo cáo tồn kho gồm:
- Kỳ báo cáo: Thời gian lập báo cáo theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc kỳ kế toán.
- Mã hàng/mã vật tư: Mã định danh của từng hàng hóa, vật tư hoặc nguyên vật liệu để tránh nhầm lẫn khi tổng hợp.
- Tên hàng hóa, vật tư: Tên đầy đủ của mặt hàng cần theo dõi trong báo cáo.
- Đơn vị tính: Đơn vị quản lý như cái, hộp, thùng, kg, mét, lít, bộ, cuộn…
- Kho hoặc vị trí lưu trữ: Thể hiện hàng đang nằm ở kho nào, chi nhánh nào hoặc khu vực lưu trữ nào nếu doanh nghiệp có nhiều kho.
- Tồn đầu kỳ: Số lượng và giá trị hàng hóa còn lại từ kỳ trước chuyển sang.
- Nhập trong kỳ: Số lượng và giá trị hàng hóa phát sinh nhập kho trong kỳ.
- Xuất trong kỳ: Số lượng và giá trị hàng hóa đã xuất kho trong kỳ.
- Tồn cuối kỳ: Số lượng và giá trị hàng hóa còn lại sau khi cộng nhập và trừ xuất.
- Đơn giá và thành tiền: Giúp doanh nghiệp theo dõi không chỉ số lượng mà cả giá trị hàng tồn.
- Số lô, hạn sử dụng nếu có: Cần thiết với thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm, vật tư y tế hoặc hàng hóa cần truy xuất nguồn gốc.
- Ghi chú/chênh lệch kiểm kê: Ghi nhận hàng hư hỏng, thiếu hụt, thừa hàng, hàng chờ xử lý hoặc nguyên nhân sai lệch nếu có.
4. Hướng dẫn cách lập báo cáo tồn kho chính xác
Để báo cáo tồn kho phản ánh đúng tình hình hàng hóa, doanh nghiệp cần tổng hợp đầy đủ dữ liệu tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ. Quy trình lập báo cáo có thể thực hiện theo 7 bước sau:
Bước 1: Xác định kỳ báo cáo và phạm vi kho
Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định báo cáo được lập theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc một khoảng thời gian cụ thể. Đồng thời, cần làm rõ phạm vi báo cáo áp dụng cho một kho, nhiều kho, chi nhánh, nhóm hàng hóa hay toàn doanh nghiệp.
Bước 2: Tổng hợp danh mục hàng hóa, vật tư
Doanh nghiệp cần lập danh sách đầy đủ các mặt hàng cần theo dõi, bao gồm mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, nhóm hàng, kho lưu trữ, quy cách, số lô, hạn sử dụng nếu có.
Danh mục hàng hóa càng rõ ràng, việc đối chiếu số liệu nhập, xuất, tồn càng thuận tiện và hạn chế nhầm lẫn giữa các mặt hàng tương tự nhau.
Bước 3: Ghi nhận tồn đầu kỳ
Tồn đầu kỳ là số lượng và giá trị hàng hóa còn lại từ kỳ trước chuyển sang. Dữ liệu này thường được lấy từ báo cáo tồn kho kỳ trước, sổ kho, phần mềm quản lý kho hoặc kết quả kiểm kê đã được xác nhận.
Công thức cơ bản: Tồn đầu kỳ = Tồn cuối kỳ trước
Nếu có chênh lệch giữa số liệu sổ sách và kiểm kê thực tế, doanh nghiệp cần điều chỉnh và ghi rõ nguyên nhân trước khi lập báo cáo kỳ mới.
Bước 4: Cập nhật số lượng nhập và xuất trong kỳ
Doanh nghiệp cần tổng hợp toàn bộ phát sinh nhập kho và xuất kho trong kỳ dựa trên phiếu nhập, phiếu xuất, đơn mua hàng, đơn bán hàng, biên bản giao nhận, hàng sản xuất hoàn thành, hàng trả lại hoặc điều chuyển kho. Các thông tin cần ghi nhận gồm:
- Số lượng nhập, xuất
- Đơn giá
- Thành tiền
- Ngày phát sinh
- Nguồn nhập hoặc mục đích xuất
- Chứng từ liên quan
Bước 5: Tính tồn cuối kỳ
Sau khi có dữ liệu tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ và xuất trong kỳ, doanh nghiệp tính tồn cuối kỳ theo công thức:
Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ – Xuất trong kỳ
Nếu theo dõi cả giá trị hàng tồn, có thể tính thêm:
Giá trị tồn cuối kỳ = Giá trị tồn đầu kỳ + Giá trị nhập trong kỳ – Giá trị xuất trong kỳ
Kết quả này là cơ sở để doanh nghiệp lập kế hoạch mua hàng, bán hàng, sản xuất và kiểm soát dòng tiền.
Bước 6: Đối chiếu với kiểm kê thực tế
Trước khi chốt báo cáo, doanh nghiệp nên đối chiếu số liệu trên báo cáo với kết quả kiểm kê thực tế tại kho. Nếu phát sinh chênh lệch, cần xác định nguyên nhân như nhập xuất chưa cập nhật, ghi sai mã hàng, nhầm kho, sai đơn vị tính, hàng hư hỏng hoặc mất mát.
Sau khi xác minh, doanh nghiệp cần ghi nhận điều chỉnh theo quy định nội bộ và lưu lại biên bản để phục vụ kiểm tra, đối chiếu sau này.
Bước 7: Phân tích, phê duyệt và lưu trữ báo cáo
Cuối cùng, người phụ trách cần phân tích các chỉ số quan trọng như mặt hàng tồn kho cao, hàng sắp hết, hàng bán chậm, hàng gần hết hạn, chênh lệch tồn kho bất thường hoặc giá trị tồn kho theo từng nhóm hàng.
Sau đó, báo cáo cần được kế toán kho, thủ kho hoặc quản lý liên quan kiểm tra, phê duyệt và lưu trữ cùng các chứng từ như phiếu nhập, phiếu xuất, biên bản kiểm kê, biên bản điều chỉnh. Việc lưu trữ theo từng kỳ sẽ giúp doanh nghiệp dễ tra cứu và lập kế hoạch cho các kỳ tiếp theo.
Tham khảo: Bảng giá phần mềm quản lý kho cho doanh nghiệp 2026
5. Những lưu ý khi lập báo cáo tồn kho
Để báo cáo tồn kho chính xác và có giá trị sử dụng trong quản lý, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:
- Cập nhật nhập, xuất kịp thời: Mọi nghiệp vụ nhập kho, xuất kho, điều chuyển, trả hàng hoặc hủy hàng cần được ghi nhận ngay khi phát sinh để tránh lệch số liệu tồn kho.
- Thống nhất mã hàng và đơn vị tính: Cần dùng thống nhất mã vật tư, tên hàng, quy cách, đơn vị tính giữa các bộ phận để hạn chế nhầm lẫn khi tổng hợp báo cáo.
- Đối chiếu với kiểm kê thực tế: Doanh nghiệp nên kiểm kê định kỳ và đối chiếu với số liệu trên báo cáo. Nếu có chênh lệch, cần xác định nguyên nhân và lập biên bản điều chỉnh.
- Theo dõi hàng theo lô, hạn dùng nếu cần: Với hàng hóa có hạn sử dụng hoặc yêu cầu truy xuất, cần quản lý thêm số lô, hạn dùng, ngày nhập, vị trí lưu kho để tránh hư hỏng, hết hạn hoặc khó kiểm soát.
- Phân tích hàng tồn bất thường: Ngoài số lượng tồn cuối kỳ, doanh nghiệp nên theo dõi thêm hàng tồn lâu, hàng bán chậm, hàng sắp hết, hàng vượt định mức tồn kho để có kế hoạch xử lý kịp thời.
- Sử dụng mẫu báo cáo thống nhất: Các kho, chi nhánh hoặc bộ phận liên quan nên dùng cùng một biểu mẫu để dữ liệu dễ tổng hợp, so sánh và theo dõi qua từng kỳ.
6. Quản lý kho toàn diện và tự động hóa báo cáo với AMIS Kho hàng
Nếu lập báo cáo tồn kho bằng Excel hoặc sổ sách, doanh nghiệp thường mất nhiều thời gian tổng hợp từ phiếu nhập, phiếu xuất, kiểm kê và các bộ phận liên quan. Khi số lượng mã hàng lớn, có nhiều kho hoặc phát sinh nhập xuất liên tục, báo cáo dễ bị chậm, sai lệch và khó phản ánh đúng lượng tồn thực tế.
AMIS Kho hàng giúp doanh nghiệp quản lý tồn kho trên một nền tảng tập trung, hỗ trợ theo dõi hàng hóa từ nhập kho, xuất kho, điều chuyển, kiểm kê, lưu trữ theo vị trí đến báo cáo tồn kho. Nhờ dữ liệu được cập nhật liên tục, bộ phận kho và nhà quản lý có thể nắm rõ số lượng hàng còn lại, hàng đang vận chuyển, hàng trả lại hoặc hàng cần bổ sung.
Cụ thể, AMIS Kho hàng hỗ trợ doanh nghiệp:
- Theo dõi tồn kho theo thời gian thực: Cập nhật nhanh số lượng hàng hóa sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất, điều chuyển hoặc kiểm kê, giúp hạn chế chênh lệch giữa báo cáo và thực tế.
- Quản lý hàng hóa chi tiết: Theo dõi hàng theo mã sản phẩm, mã vạch/QR code, đơn vị tính, quy cách đóng gói, số lô, hạn sử dụng và vị trí lưu kho, phù hợp với doanh nghiệp có nhiều mã hàng hoặc yêu cầu kiểm soát chi tiết.
- Quản lý đa kho tập trung: Doanh nghiệp có thể theo dõi tồn kho tại nhiều kho, chi nhánh hoặc điểm lưu trữ trên cùng hệ thống, dễ dàng kiểm soát số lượng và điều chuyển hàng khi cần.
- Hỗ trợ kiểm kê và đối chiếu số liệu: Phần mềm giúp ghi nhận kết quả kiểm kê, phát hiện chênh lệch và hỗ trợ đối chiếu dữ liệu kho nhanh hơn so với tổng hợp thủ công.
- Cảnh báo thiếu, dư hoặc tồn kho bất thường: Dữ liệu tồn kho được cập nhật thường xuyên giúp doanh nghiệp phát hiện sớm nguy cơ thiếu hàng, dư hàng, hàng tồn lâu hoặc hàng sắp hết hạn.
- Báo cáo kho trực quan: Hệ thống cung cấp các báo cáo tồn kho tổng hợp, tồn kho chi tiết theo số lô, hạn dùng, vị trí lưu kho và báo cáo kiểm kê, giúp nhà quản lý có cơ sở ra quyết định nhanh hơn.
- Liên thông với Mua hàng, Bán hàng, Sản xuất và Kế toán: AMIS Kho hàng kết nối dữ liệu với các phân hệ liên quan trong hệ sinh thái MISA AMIS, giúp số liệu nhập xuất, tồn kho, đơn hàng và hạch toán được đồng bộ, giảm nhập liệu trùng lặp.
Hơn 400.000+ doanh nghiệp & hộ kinh doanh đã tin chọn MISA AMIS, trong đó có các công ty đã sử dụng AMIS Kho hàng như Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu KingFish, Công ty cổ phần XNK May Hải Anh, Công ty cổ phần TICO Việt Nam, Công ty TNHH Mira Tav… và nhiều doanh nghiệp khác.
7. Kết luận
Báo cáo tồn kho là công cụ không thể thiếu trong quản lý doanh nghiệp hiện đại. Việc lập báo cáo tồn kho chính xác và hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa, tối ưu chi phí mà còn hỗ trợ đắc lực cho việc ra quyết định và nâng cao năng lực cạnh tranh. MISA AMIS hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích để xây dựng hệ thống báo cáo tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp của mình.
Lưu ý: Nội dung bài viết được biên soạn dựa trên quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm đăng tải, nhằm mục đích cung cấp thông tin tham khảo, không thay thế hoàn toàn tư vấn pháp lý, thuế hoặc kế toán chuyên biệt cho từng trường hợp cụ thể. Do quy định pháp luật có thể thay đổi hoặc áp dụng khác nhau tùy tình huống thực tế, MISA khuyến nghị người đọc đối chiếu văn bản pháp luật gốc (MISA có đính kèm căn cứ pháp lý gốc ở trên bài viết) hoặc liên hệ cơ quan thuế/chuyên gia tư vấn trước khi áp dụng. MISA không chịu trách nhiệm đối với thiệt hại phát sinh từ việc áp dụng thông tin trong bài viết mà không có sự xác minh phù hợp.
