Quản lý theo lô hàng là gì? Các thông tin cần theo dõi khi quản lý theo lô

Khi cùng một mặt hàng được nhập về nhiều đợt với số lô, hạn sử dụng, nhà cung cấp, nếu chỉ theo dõi tổng tồn, doanh nghiệp rất dễ xuất nhầm lô, bỏ sót hàng cận hạn, khó kiểm kê và mất thời gian truy xuất khi phát sinh sự cố.

Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ quản lý theo lô hàng là gì, những ngành hàng nên áp dụng và quy trình quản lý lô hàng hiệu quả.

[Tải miễn phí] Trọn bộ file Quy trình quản lý kho hàng chuẩn

1. Quản lý theo lô hàng là gì?

Quản lý theo lô hàng là quá trình theo dõi và kiểm soát hàng hóa theo từng lô nhập, lô sản xuất hoặc đợt hàng cụ thể, thay vì chỉ quản lý tổng số lượng tồn của một mã hàng.

Mỗi lô hàng thường được gắn với các thông tin như số lô, ngày nhập kho, ngày sản xuất, nhà cung cấp, vị trí lưu kho… Nhờ đó, doanh nghiệp có thể biết chính xác từng lô hàng đang nằm ở đâu, còn bao nhiêu, cần xuất trước lô nào và có phát sinh vấn đề gì không.

Ví dụ, cùng một sản phẩm sữa được nhập về kho trong 3 đợt khác nhau, mỗi đợt có số lô và hạn sử dụng riêng. Nếu doanh nghiệp chỉ theo dõi tổng tồn là 1.000 hộp, nhân viên kho có thể xuất nhầm lô có hạn sử dụng xa trước, trong khi lô gần hết hạn vẫn nằm lại trong kho. Điều này làm tăng rủi ro hàng cận date, hết hạn hoặc phải xử lý hủy bỏ.

Ngược lại, khi quản lý theo lô hàng, doanh nghiệp có thể kiểm soát được:

• Lô nào còn nhiều hàng, lô nào còn ít hàng.
• Lô nào nhập trước, lô nào nhập sau.
• Lô nào sắp hết hạn hoặc cần ưu tiên xuất trước.
• Lô nào đang ở kho, kệ hoặc vị trí nào.
• Lô nào đã xuất cho khách hàng, chi nhánh hoặc bộ phận nào.
• Lô nào cần cách ly, trả lại, kiểm tra hoặc xử lý.

2. Những ngành hàng nên quản lý theo lô

Không phải doanh nghiệp nào cũng bắt buộc phải quản lý theo lô, nhưng với các ngành có hàng hóa nhập nhiều đợt, có hạn sử dụng, yêu cầu kiểm soát chất lượng hoặc cần truy xuất nguồn gốc, việc quản lý theo lô là rất cần thiết. Một số ngành hàng nên áp dụng gồm:

• Dược phẩm, vaccine, vật tư y tế: Cần kiểm soát chặt số lô, hạn sử dụng, chứng từ chất lượng và lịch sử xuất nhập để phục vụ kiểm tra, thu hồi hoặc truy xuất khi phát sinh sự cố.
• Thực phẩm, đồ uống: Các mặt hàng như sữa, bánh kẹo, thực phẩm đóng gói, đồ uống thường có nhiều đợt nhập và hạn dùng khác nhau, cần quản lý theo lô để ưu tiên xuất hàng gần hết hạn trước.
• Mỹ phẩm, hóa mỹ phẩm: Cần theo dõi theo lô sản xuất, hạn dùng, nhà cung cấp và tình trạng chất lượng, giúp doanh nghiệp dễ xử lý hàng lỗi, hàng đổi trả hoặc truy xuất theo từng đợt nhập.
• Hóa chất và nguyên vật liệu sản xuất: Nhiều loại hóa chất, phụ gia, nguyên liệu có yêu cầu riêng về điều kiện bảo quản, hạn sử dụng và chất lượng từng lô, nên cần quản lý chặt để kiểm soát cấp phát và sử dụng.
• Hàng tiêu dùng nhanh: Với tần suất nhập xuất lớn, nhiều mã hàng và nhiều hạn dùng khác nhau, quản lý theo lô giúp hạn chế nhầm lẫn khi xuất kho, kiểm kê hoặc điều chuyển giữa các kho.

Xem thêm: Quản lý kho hàng là gì? Các phương pháp và quy trình quản lý cần biết

3. Các thông tin cần theo dõi khi quản lý theo lô hàng

Để quản lý theo lô hàng chính xác, doanh nghiệp cần ghi nhận đầy đủ thông tin ngay từ khi hàng nhập kho và cập nhật xuyên suốt quá trình lưu trữ, xuất kho, điều chuyển, kiểm kê. Một số thông tin quan trọng gồm:

• Mã hàng, tên hàng và đơn vị tính: Đây là thông tin cơ bản để nhận diện chính xác từng sản phẩm, tránh nhầm lẫn giữa các mặt hàng có tên gọi, bao bì hoặc quy cách tương tự nhau.
• Số lô hoặc mã lô hàng: Đây là thông tin cốt lõi khi quản lý theo lô, giúp phân biệt các đợt nhập hoặc đợt sản xuất khác nhau của cùng một mặt hàng.
• Ngày nhập kho: Giúp doanh nghiệp biết lô hàng được đưa vào kho từ thời điểm nào, đã lưu kho bao lâu và có cần ưu tiên xuất trước theo nguyên tắc FIFO hay không.
• Ngày sản xuất và hạn sử dụng: Rất quan trọng với các ngành như thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm, hóa chất, vật tư y tế. Thông tin này giúp doanh nghiệp phát hiện hàng cận hạn, hết hạn và áp dụng nguyên tắc FEFO khi xuất kho.
• Nhà cung cấp hoặc nguồn nhập: Giúp doanh nghiệp truy xuất nguồn gốc lô hàng khi phát sinh khiếu nại, lỗi chất lượng, đổi trả hoặc yêu cầu thu hồi.
• Số lượng nhập, số lượng đã xuất và số lượng còn tồn: Doanh nghiệp cần theo dõi tồn kho theo từng lô, thay vì chỉ theo dõi tổng tồn của một mã hàng, để biết lô nào còn nhiều, lô nào sắp hết và lô nào cần xử lý trước.
• Vị trí lưu kho: Cần ghi nhận lô hàng đang nằm ở kho nào, khu vực nào, kệ nào hoặc vị trí nào để nhân viên dễ tìm đúng hàng khi xuất kho, kiểm kê hoặc điều chuyển.
• Trạng thái lô hàng: Doanh nghiệp nên phân biệt rõ hàng đạt chất lượng, hàng chờ kiểm, hàng lỗi, hàng trả lại, hàng cách ly, hàng chờ hủy để tránh xuất nhầm hàng không đủ điều kiện sử dụng hoặc bán ra thị trường.
• Lịch sử nhập, xuất, điều chuyển: Việc lưu lại lịch sử luân chuyển giúp doanh nghiệp biết lô hàng đã được nhập khi nào, xuất cho ai, điều chuyển đến kho nào và còn tồn bao nhiêu.
• Chứng từ liên quan: Bao gồm phiếu nhập, phiếu xuất, hóa đơn, biên bản giao nhận, chứng từ kiểm nghiệm, chứng nhận chất lượng hoặc các hồ sơ chuyên ngành nếu có.

Tải miễn phí trọn bộ File Excel quản lý kho hàng để bắt đầu áp dụng quản lý kho khoa học ngay hôm nay.

4. Quy trình quản lý theo lô hàng chi tiết

Để quản lý theo lô hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình thống nhất, minh bạch. Dưới đây là quy trình cơ bản doanh nghiệp có thể áp dụng.

4.1. Ghi nhận thông tin lô hàng khi nhập kho

Khi hàng được đưa về kho, nhân viên cần kiểm tra và ghi nhận đầy đủ thông tin của từng lô như mã hàng, tên hàng, số lô, ngày nhập, số lượng, nhà cung cấp, ngày sản xuất, hạn sử dụng và chứng từ liên quan.

Đây là bước nền tảng vì nếu thông tin lô hàng bị thiếu hoặc nhập sai ngay từ đầu, doanh nghiệp sẽ rất khó kiểm soát trong các bước sau như xuất kho, kiểm kê, đổi trả hoặc truy xuất.

Với cùng một mặt hàng nhưng được nhập thành nhiều lô khác nhau, doanh nghiệp cần tách riêng dữ liệu theo từng lô, không gộp chung thành một dòng tồn kho duy nhất.

4.2. Kiểm tra chất lượng và phân loại lô hàng

Sau khi tiếp nhận, doanh nghiệp cần kiểm tra thực tế tình trạng hàng hóa trước khi đưa vào khu vực lưu trữ chính thức. Các nội dung cần kiểm tra gồm số lượng, bao bì, tem nhãn, hạn sử dụng, chứng từ, điều kiện vận chuyển và tình trạng chất lượng.

Nếu lô hàng đạt yêu cầu, có thể chuyển sang khu vực lưu kho phù hợp. Nếu phát hiện hàng lỗi, sai thông tin, bao bì hư hỏng hoặc cần kiểm nghiệm thêm, doanh nghiệp nên phân loại sang trạng thái riêng như hàng trả lại, hàng chờ xử lý.

4.3. Sắp xếp lô hàng theo vị trí lưu kho rõ ràng

Mỗi lô hàng cần được sắp xếp vào vị trí lưu kho cụ thể như kho, khu vực, dãy, kệ, tầng, ô hoặc vị trí định danh. Với hàng có hạn sử dụng, doanh nghiệp nên bố trí lô gần hết hạn ở vị trí dễ nhận diện để ưu tiên xuất trước.

Khi sắp xếp lô hàng, cần đảm bảo:

• Không gộp lẫn nhiều lô khác hạn dùng nếu không có ký hiệu rõ ràng.
• Tách riêng hàng chờ kiểm, hàng lỗi, hàng trả lại với hàng đạt chất lượng.
• Ghi nhận đúng vị trí lưu kho trên hệ thống hoặc bảng theo dõi.
• Đảm bảo điều kiện bảo quản phù hợp với từng nhóm hàng.

4.4. Theo dõi tồn kho theo từng lô

Trong quá trình lưu kho, doanh nghiệp cần theo dõi thường xuyên số lượng nhập xuất, số còn tồn, hạn sử dụng, vị trí và trạng thái của từng lô hàng.

Không nên chỉ theo dõi tổng tồn của một mã hàng, vì cách này dễ khiến doanh nghiệp bỏ sót lô cận hạn, lô tồn lâu hoặc lô cần xử lý. Ví dụ, tổng tồn của sản phẩm A còn 500 đơn vị, nhưng nếu không tách theo lô, doanh nghiệp sẽ không biết trong đó có bao nhiêu hàng thuộc lô gần hết hạn.

Theo dõi tồn kho theo lô giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc xuất hàng, điều chuyển, khuyến mại, trả hàng hoặc xử lý hàng tồn.

4.5. Xuất kho theo nguyên tắc FIFO/FEFO

Khi xuất kho, doanh nghiệp cần xác định rõ lô nào được ưu tiên xuất trước để tránh tồn hàng lâu hoặc hết hạn trong kho. Thông thường, có thể áp dụng:

• FIFO: Hàng nhập trước được xuất trước, phù hợp với nhiều loại hàng hóa thông thường.
• FEFO: Hàng có hạn sử dụng gần hơn được xuất trước, đặc biệt phù hợp với thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm, hóa chất, vật tư y tế.

Trước khi xuất kho, nhân viên cần đối chiếu mã hàng, số lô, hạn sử dụng, số lượng, vị trí lưu kho và chứng từ xuất để đảm bảo xuất đúng hàng, đúng lô, đúng trạng thái.

4.6. Kiểm kê, đối chiếu và truy xuất lô hàng

Doanh nghiệp cần kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất theo mã hàng, số lô, hạn sử dụng, số lượng tồn, vị trí lưu kho. Việc kiểm kê theo lô giúp phát hiện nhanh các vấn đề như sai lệch tồn kho, hàng sai vị trí, lô gần hết hạn, hàng lỗi hoặc chứng từ chưa được cập nhật.

Khi phát sinh khiếu nại, thu hồi hoặc lỗi chất lượng, dữ liệu quản lý theo lô giúp doanh nghiệp truy xuất nhanh:

• Lô hàng nhập từ nhà cung cấp nào.
• Nhập vào thời điểm nào.
• Đã xuất cho khách hàng, chi nhánh hoặc bộ phận nào.
• Hiện còn tồn ở kho nào.
• Số lượng còn lại bao nhiêu.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xử lý sự cố nhanh hơn, khoanh vùng đúng phạm vi ảnh hưởng và giảm rủi ro trong vận hành kho.

5. Quản lý theo lô hàng hiệu quả với AMIS Kho hàng

Khi doanh nghiệp có nhiều mã hàng, nhiều đợt nhập, nhiều kho hoặc hàng hóa cần kiểm soát theo số lô, hạn sử dụng và vị trí lưu kho, việc quản lý bằng Excel hoặc sổ sách rất dễ phát sinh sai sót. Nhân viên kho có thể xuất nhầm lô, bỏ sót hàng cận hạn, khó kiểm kê hoặc mất nhiều thời gian truy xuất khi có khiếu nại, thu hồi.

Phần mềm AMIS Kho hàng giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa theo từng lô trên một hệ thống tập trung, từ khâu nhập kho, lưu trữ, xuất kho, điều chuyển, kiểm kê đến báo cáo. Nhờ đó, doanh nghiệp kiểm soát tồn kho chi tiết hơn, hạn chế nhầm lẫn và truy xuất nhanh khi phát sinh vấn đề.

Dùng thử miễn phí ngay

Cụ thể, AMIS Kho hàng hỗ trợ:

• Quản lý hàng hóa theo đặc tính chi tiết: Mỗi mặt hàng được theo dõi theo mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, quy cách, số lô, ngày nhập, hạn dùng, kho lưu trữ và vị trí lưu kho. Nhờ đó, doanh nghiệp biết chính xác từng lô hàng đang ở đâu, còn bao nhiêu và cần ưu tiên xử lý lô nào.

• Theo dõi tồn kho chi tiết theo từng lô/date: Với cùng một mã hàng nhưng có nhiều đợt nhập khác nhau, hệ thống giúp tách riêng từng lô để doanh nghiệp không chỉ biết tổng tồn, mà còn nắm rõ tồn kho theo từng số lô, từng hạn sử dụng và từng vị trí lưu trữ.
• Kiểm soát nhập, xuất, điều chuyển và trả hàng tập trung: Các nghiệp vụ như nhập xuất kho, điều chuyển, trả hàng… được ghi nhận trên cùng một hệ thống. Mỗi giao dịch có thông tin về thời gian, số lượng, chứng từ, người thực hiện và lô hàng liên quan, giúp doanh nghiệp dễ đối chiếu khi phát sinh chênh lệch.

• Truy xuất nhanh lịch sử nhập xuất theo số lô: Khi có khiếu nại, thu hồi hoặc kiểm tra chất lượng, doanh nghiệp có thể tra cứu từng lô hàng nhập từ nhà cung cấp nào, nhập ngày nào, đã xuất cho kho, chi nhánh, khách hàng nào và hiện còn tồn ở đâu.
• Quản lý đa kho, đa chi nhánh trên một nền tảng: Doanh nghiệp có thể theo dõi từng lô hàng đang lưu tại kho nào, chi nhánh nào và số lượng còn lại bao nhiêu. Nhà quản lý dễ điều phối hàng giữa các kho, hạn chế tồn cục bộ hoặc hết hàng cục bộ.

• Liên thông dữ liệu với các bộ phận liên quan: Dữ liệu kho được kết nối với mua hàng, bán hàng, kế toán, sản xuất trong hệ sinh thái MISA AMIS, giúp giảm nhập liệu trùng lặp, hạn chế sai lệch số liệu và đảm bảo các phòng ban cùng làm việc trên một nguồn dữ liệu thống nhất.

Nhận BÁO GIÁ & DEMO miễn phí

Hơn 400.000+ doanh nghiệp & hộ kinh doanh đã tin chọn MISA AMIS, trong đó có các công ty đã sử dụng AMIS Kho hàng như Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu KingFish, Công ty cổ phần XNK May Hải Anh, Công ty cổ phần TICO Việt Nam, Công ty TNHH Mira Tav… và nhiều doanh nghiệp khác.

6. Kết luận

Quản lý theo lô hàng giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa chi tiết hơn, đặc biệt với các mặt hàng có nhiều đợt nhập, hạn sử dụng hoặc yêu cầu truy xuất nguồn gốc. Khi quản lý tốt số lô, hạn dùng, vị trí lưu kho và lịch sử nhập xuất, doanh nghiệp có thể hạn chế xuất nhầm lô, giảm hàng tồn cận hạn, kiểm kê nhanh hơn và vận hành kho hiệu quả hơn.