Quy trình quản lý kho bằng QR code: 5 bước giúp kiểm soát hàng hoá chính xác

Quản lý kho bằng QR Code đang trở thành giải pháp thiết yếu giúp doanh nghiệp loại bỏ rủi ro thất thoát và sai lệch tồn kho trong thời đại số. Việc tiếp tục dùng Excel hay ghi chép thủ công dễ dẫn đến lệch số liệu, mất kiểm soát hàng hóa và tốn nhiều thời gian đối soát. QR Code giúp tự động hóa nhập – xuất – tồn, giảm sai sót và tối ưu vận hành, mang lại khả năng quản lý kho nhanh, chính xác và hiệu quả hơn cho mọi quy mô doanh nghiệp.

[Tải miễn phí] Trọn bộ file Excel Quản lý kho hàng chuẩn

1. Quản lý kho bằng QR code là gì?

1.1. Khái niệm quản lý kho bằng QR code

Quản lý kho bằng QR Code là phương pháp ứng dụng mã phản hồi nhanh (Quick Response Code) để nhận diện, lưu trữ và quản lý thông tin của hàng hóa trong toàn bộ quá trình nhập kho, lưu kho, điều chuyển, kiểm kê và xuất kho.

Mỗi sản phẩm, lô hàng hoặc vị trí lưu trữ được gắn một mã QR riêng, giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất dữ liệu chỉ với một thao tác quét bằng điện thoại hoặc máy quét chuyên dụng.

1.2. QR Code được ứng dụng trong quản lý kho như thế nào?

QR Code có thể được triển khai ở hầu hết các nghiệp vụ trong kho nhằm tự động hóa quy trình và giảm thao tác thủ công.

• Quản lý nhập kho: Quét/tạo QR khi nhập hàng, ghi nhận sản phẩm, số lượng, nhà cung cấp, lô hàng, NSX, HSD, vị trí và tự động cập nhật dữ liệu không cần nhập tay.
• Quản lý xuất kho: Quét QR khi xuất hàng để xác nhận đúng sản phẩm, số lượng, đơn hàng, giúp giảm sai sót giao nhầm hoặc xuất sai.
• Kiểm kê kho: Quét QR bằng điện thoại hoặc máy quét, đối chiếu tự động với dữ liệu hệ thống, phát hiện chênh lệch nhanh và rút ngắn thời gian kiểm kê.
• Quản lý vị trí lưu trữ: Gắn QR cho kệ, ô, khu vực kho, quét để xác định vị trí hàng hóa, giúp tối ưu tìm kiếm và lấy hàng.
• Quản lý lô hàng, serial và hạn sử dụng: Theo dõi lô sản xuất, serial, HSD, phù hợp ngành thực phẩm, dược, mỹ phẩm, điện tử, hỗ trợ truy xuất nguồn gốc và thu hồi sản phẩm.
• Truy xuất lịch sử hàng hóa: Ghi nhận toàn bộ lượt quét QR, theo dõi hành trình từ nhập đến xuất, hỗ trợ phân tích, kiểm soát thất thoát và tối ưu quản lý kho.

Dùng thử miễn phí

1.3. Doanh nghiệp nào nên áp dụng quản lý kho bằng QR Code?

Quản lý kho bằng QR Code phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp có nhu cầu kiểm soát hàng hóa thường xuyên, đặc biệt là những đơn vị sở hữu nhiều mã hàng hoặc quy trình nhập xuất phức tạp.

Một số mô hình doanh nghiệp nên ưu tiên triển khai gồm:

• Doanh nghiệp sản xuất: Quản lý nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm, số lô và truy xuất nguồn gốc trong toàn bộ quá trình sản xuất.
• Doanh nghiệp thương mại và phân phối: Kiểm soát lượng hàng nhập – xuất – tồn nhanh chóng, giảm sai sót khi xử lý đơn hàng.
• Doanh nghiệp bán lẻ và chuỗi cửa hàng: Đồng bộ dữ liệu tồn kho giữa nhiều chi nhánh, hỗ trợ kiểm kê và bổ sung hàng hóa kịp thời.
• Doanh nghiệp logistics và kho vận: Theo dõi vị trí hàng hóa, luồng di chuyển và trạng thái xử lý trong kho một cách trực quan.
• Doanh nghiệp thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm: Quản lý theo lô sản xuất, hạn sử dụng và đáp ứng yêu cầu truy xuất nguồn gốc.
• Doanh nghiệp thương mại điện tử: Xử lý số lượng lớn đơn hàng mỗi ngày với tốc độ nhanh, giảm nhầm lẫn trong quá trình lấy hàng và đóng gói.

2. Quản lý kho bằng QR Code mang lại lợi ích gì?

Việc ứng dụng QR Code trong quản lý kho không chỉ giúp doanh nghiệp số hóa quy trình vận hành mà còn tạo ra giá trị cho nhiều đối tượng, từ nhà quản lý, nhân viên kho đến khách hàng cuối cùng.

2.1. Đối với doanh nghiệp

• Kiểm soát hàng hóa chặt chẽ hơn, giảm thất thoát, mất mát và sai lệch tồn kho
• Chuẩn hóa quy trình nhập kho, xuất kho, kiểm kê và điều chuyển hàng hóa
• Giảm phụ thuộc vào thao tác thủ công, hạn chế sai sót
• Cập nhật dữ liệu theo thời gian thực, theo dõi tồn kho chính xác
• Ra quyết định nhập hàng, phân phối hoặc sản xuất nhanh chóng và kịp thời

2.2. Đối với nhân viên kho

• Chỉ cần quét mã QR để thực hiện các nghiệp vụ kho
• Giảm khối lượng công việc ghi chép và nhập liệu thủ công
• Hạn chế nhầm lẫn mã hàng và số lượng hàng hóa
• Tăng tốc độ xử lý đơn hàng và kiểm kê
• Nâng cao năng suất làm việc, đặc biệt trong kho lớn

2.3. Đối với khách hàng

• Nhận đúng sản phẩm và đúng số lượng
• Giảm thiểu tình trạng giao nhầm hàng
• Quy trình xử lý đơn hàng minh bạch và chính xác hơn
• Dễ dàng truy xuất nguồn gốc sản phẩm
• Kiểm tra thông tin xuất xứ, lô sản xuất và hạn sử dụng, tăng độ tin cậy đối với doanh nghiệp

3. Quy trình quản lý kho bằng QR Code từ A-Z

Để quản lý kho bằng QR Code phát huy tối đa hiệu quả, doanh nghiệp cần triển khai theo một quy trình thống nhất từ khâu tạo dữ liệu đến theo dõi tồn kho. Chỉ với 7 bước dưới đây, toàn bộ hoạt động nhập – xuất – kiểm kê sẽ được số hóa, giúp giảm sai sót, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản trị.

Bước 1. Chuẩn hóa dữ liệu hàng hóa

Đây là bước nền tảng quyết định hiệu quả của toàn bộ hệ thống. Trước khi tạo QR code, doanh nghiệp cần chuẩn hóa thông tin của từng mặt hàng nhằm đảm bảo dữ liệu được thống nhất và dễ dàng truy xuất.

Các thông tin cần chuẩn hóa gồm:

• Mã sản phẩm (SKU)
• Tên hàng hóa
• Đơn vị tính
• Nhóm hàng
• Số lô, số serial (nếu có)
• Hạn sử dụng
• Vị trí lưu kho

Việc chuẩn hóa dữ liệu giúp hạn chế trùng lặp thông tin, giảm sai sót khi quét mã và tạo tiền đề cho quá trình tự động hóa quản lý kho.

Bước 2. Tạo mã QR cho từng sản phẩm

Sau khi hoàn thiện dữ liệu, doanh nghiệp tiến hành tạo mã QR tương ứng với từng sản phẩm, kiện hàng, pallet hoặc vị trí lưu trữ.

Tùy theo nhu cầu quản lý, QR code có thể chứa hoặc liên kết đến các thông tin như:

• Mã sản phẩm
• Thông tin lô hàng
• Serial
• Hạn sử dụng
• Vị trí lưu kho
• Lịch sử nhập – xuất

Đối với doanh nghiệp có số lượng hàng hóa lớn, nên sử dụng phần mềm quản lý kho có khả năng tạo QR code tự động để tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính đồng bộ.

Bước 3. In và dán tem QR

Mã QR sau khi tạo cần được in trên chất liệu phù hợp với môi trường kho nhằm đảm bảo khả năng quét trong thời gian dài.

Khi dán tem, cần lưu ý:

• Dán ở vị trí dễ nhìn, dễ quét.
• Chọn chất liệu chống nước, chống trầy xước nếu kho có độ ẩm hoặc nhiệt độ cao.
• Đảm bảo kích thước tem phù hợp với khoảng cách quét.

Bước 4. Trang bị thiết bị quét mã

Doanh nghiệp cần lựa chọn thiết bị phù hợp với quy mô vận hành để tối ưu chi phí đầu tư.

Một số thiết bị phổ biến gồm:

• Điện thoại thông minh: Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ hoặc mới triển khai.
• Máy quét mã vạch/QR chuyên dụng: Tốc độ quét nhanh, đáp ứng cường độ làm việc cao.
• PDA (thiết bị cầm tay công nghiệp): Phù hợp với kho lớn, tích hợp quét mã và cập nhật dữ liệu trực tiếp lên hệ thống.

Bước 5. Kết nối với phần mềm quản lý kho

Đây là bước quyết định giá trị của QR code. Nếu chỉ quét mã mà không kết nối với phần mềm, doanh nghiệp vẫn phải nhập liệu thủ công và khó kiểm soát dữ liệu theo thời gian thực.

Khi tích hợp với phần mềm quản lý kho, mỗi lần quét QR sẽ tự động:

• Cập nhật số lượng nhập – xuất – tồn.
• Ghi nhận lịch sử giao dịch.
• Theo dõi vị trí lưu trữ hàng hóa.
• Quản lý lô, serial và hạn sử dụng.
• Đồng bộ dữ liệu giữa kho với kế toán, bán hàng và mua hàng.

Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể thời gian xử lý nghiệp vụ, đồng thời nâng cao độ chính xác của dữ liệu kho.

Đọc ngay: Quy trình quản lý kho bằng mã vạch giúp kiểm soát hàng hóa chính xác

4. Ưu và nhược điểm của việc quản lý kho bằng QR code 

Quản lý kho bằng QR Code mang lại nhiều lợi ích trong việc số hóa hoạt động kho bãi, tuy nhiên cũng tồn tại một số hạn chế mà doanh nghiệp cần cân nhắc trước khi triển khai.

Ưu điểm	Nhược điểm
Tăng tốc độ nhập – xuất và kiểm kê: Chỉ cần quét mã QR để cập nhật dữ liệu, giúp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý nghiệp vụ kho.	Phụ thuộc vào thiết bị quét: Doanh nghiệp cần trang bị điện thoại thông minh hoặc máy quét QR để khai thác hiệu quả hệ thống.
Giảm sai sót khi quản lý hàng hóa: Hạn chế nhầm lẫn mã hàng, số lượng hoặc vị trí lưu trữ do không phải nhập liệu thủ công.	Yêu cầu chuẩn hóa dữ liệu ban đầu: Nếu thông tin sản phẩm hoặc mã hàng chưa được chuẩn hóa, việc tạo và quản lý QR Code sẽ mất nhiều thời gian.
Truy xuất thông tin nhanh chóng: Mỗi mã QR có thể lưu trữ nhiều thông tin như mã hàng, số lô, serial, hạn sử dụng và vị trí lưu kho.	Tem QR có thể hư hỏng: Trong môi trường kho ẩm, bụi hoặc nhiệt độ cao, tem QR có thể bị mờ, rách hoặc bong tróc nếu chất lượng in không đảm bảo.
Cập nhật tồn kho theo thời gian thực: Mọi giao dịch nhập, xuất và điều chuyển đều được đồng bộ ngay lên hệ thống, giúp nhà quản lý theo dõi tồn kho chính xác.	Hiệu quả phụ thuộc vào phần mềm quản lý: Nếu chỉ sử dụng QR Code riêng lẻ mà không kết nối với phần mềm quản lý kho, doanh nghiệp khó khai thác hết giá trị của dữ liệu.
Dễ tích hợp với các phần mềm quản lý kho, ERP và các hệ thống quản trị doanh nghiệp để đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực.	Doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên trong giai đoạn đầu để làm quen với quy trình làm việc mới.

Vậy làm thế nào để tận dụng ưu điểm của việc quản lý kho bằng QR code mà vẫn kiểm soát được các rủi ro trên?

Câu trả lời nằm ở việc lựa chọn một phần mềm quản lý kho có khả năng tích hợp QR ngay trong quy trình vận hành – thay vì dùng QR như một công cụ rời rạc. MISA AMIS Kho hàng là phần mềm quản lý kho chuyên dụng giải quyết chính xác vấn đề này.

Trải nghiệm FULL tính năng

Phần mềm hỗ trợ quét mã QR và Barcode trực tiếp trên ứng dụng di động, đồng bộ dữ liệu tức thì với hệ thống kế toán và mua hàng, giúp doanh nghiệp không cần đầu tư thêm thiết bị quét chuyên dụng đắt tiền.

5. Quản lý kho bằng QR code hiệu quả với MISA AMIS Kho hàng

QR code chỉ thực sự phát huy giá trị khi được kết nối với một hệ thống quản lý kho đồng bộ. Nếu doanh nghiệp chỉ tạo mã QR để nhận diện hàng hóa nhưng vẫn quản lý trên Excel hoặc nhập liệu thủ công, dữ liệu sẽ dễ phân tán, phát sinh sai lệch và không thể theo dõi tình trạng kho theo thời gian thực.

AMIS Kho hàng là phần mềm quản lý kho thuộc Bộ giải pháp quản trị doanh nghiệp MISA AMIS, giúp doanh nghiệp chuẩn hóa toàn bộ hoạt động kho trên một nền tảng tập trung. Phần mềm hỗ trợ quản lý hàng hóa theo mã sản phẩm, mã vạch/QR code, đơn vị tính, quy cách đóng gói, số lô, hạn sử dụng, vị trí lưu kho và toàn bộ nghiệp vụ nhập, xuất, điều chuyển, kiểm kê.

Dùng thử miễn phí

Khi kết hợp QR code với AMIS Kho hàng, doanh nghiệp không chỉ nhận diện hàng hóa nhanh chóng mà còn tự động hóa toàn bộ quy trình quản lý kho, từ nhập – xuất – tồn đến kiểm kê và báo cáo. Nổi bật với các tính năng:

• Định danh hàng hóa bằng QR code: Gắn mã QR cho từng sản phẩm, pallet hoặc vị trí lưu kho, giúp nhận diện nhanh và hạn chế nhầm lẫn giữa các mặt hàng.

• Quản lý thông tin hàng hóa tập trung: Theo dõi mã sản phẩm, đơn vị tính, quy cách đóng gói, số lô, serial, hạn sử dụng và vị trí lưu kho trên một hệ thống duy nhất.
• Quản lý vị trí lưu kho chi tiết: Theo dõi hàng hóa theo từng kho, khu vực, kệ và ô chứa, giúp tìm kiếm và sắp xếp hàng hóa nhanh chóng.

• Kiểm kê kho bằng QR code: Quét mã để ghi nhận số lượng thực tế, tự động đối chiếu với dữ liệu trên hệ thống và phát hiện chênh lệch ngay khi kiểm kê.
• Quét QR khi nhập – xuất – điều chuyển kho: Đối chiếu chính xác mã hàng, số lượng, lô hàng và vị trí lưu trữ trước khi thực hiện nghiệp vụ, giảm sai sót trong quá trình vận hành.

• Cập nhật tồn kho theo thời gian thực: Mọi giao dịch nhập, xuất, điều chuyển đều được ghi nhận tức thì, giúp số liệu tồn kho luôn chính xác.
• Quản lý nhiều kho trên cùng một nền tảng: Theo dõi tình trạng hàng hóa tại nhiều chi nhánh hoặc kho hàng tập trung mà không cần tổng hợp thủ công.
• Liên thông dữ liệu với các phân hệ khác: Đồng bộ dữ liệu với Mua hàng, Bán hàng, Sản xuất và Kế toán trong hệ sinh thái MISA AMIS, giảm nhập liệu trùng lặp.

• Báo cáo nhập – xuất – tồn trực quan: Cung cấp báo cáo và dashboard theo thời gian thực, hỗ trợ CEO và nhà quản lý theo dõi hiệu quả vận hành, đưa ra quyết định nhanh chóng.

Gia nhập hệ sinh thái MISA AMIS với hơn 400.000 doanh nghiệp đang sử dụng để thúc đẩy chuyển đổi số, MISA AMIS Kho hàng cũng là giải pháp được nhiều doanh nghiệp sản xuất như CÔNG TY CỔ PHẦN VILACO, CÔNG TY TNHH NMT FOOD VIỆT NAM, CÔNG TY TNHH CONDOR VIỆT NAM… tin tưởng lựa chọn nhằm số hóa hoạt động sản xuất và nâng cao hiệu quả vận hành..

Mời bạn đăng kí nhận tài khoản trải nghiệm miễn phí AMIS Kho hàng với toàn bộ tính năng trong 15 ngày để đánh giá độ tương thích trước khi đầu tư.

Nhận BÁO GIÁ & DEMO miễn phí

Kết luận

Dù hoạt động trong sản xuất, thương mại hay phân phối, quản lý kho bằng QR Code giúp tăng tốc độ, độ chính xác và kiểm soát hàng hóa hiệu quả. Khi kết hợp với phần mềm quản lý kho tự động, doanh nghiệp có thể đồng bộ dữ liệu theo thời gian thực, giảm chi phí, hạn chế thất thoát và xây dựng hệ thống kho thông minh, sẵn sàng cho chuyển đổi số.