Kho hàng không kéo dài là gì? Quy trình gửi hàng và lưu ý cho doanh nghiệp

Kho hàng không kéo dài là mô hình được nhiều doanh nghiệp quan tâm khi cần gom hàng, lưu giữ hoặc chờ bàn giao hàng hóa đường hàng không. Nếu không hiểu rõ chức năng và quy trình gửi hàng, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng chậm xử lý, phát sinh phí lưu kho hoặc khó theo dõi trạng thái hàng hóa.

Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ kho hàng không kéo dài là gì,  nhóm hàng phù hợp, quy trình gửi hàng và các lưu ý khi sử dụng mô hình kho này.

[Tải miễn phí] Bộ biểu mẫu Quản lý kho & Giao vận toàn diện

1. Kho hàng không kéo dài là gì?

Kho hàng không kéo dài là địa điểm lưu giữ và xử lý hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không, nằm ngoài khu vực cảng hàng không nhưng vẫn phục vụ trực tiếp cho hoạt động logistics hàng không và chịu sự quản lý, giám sát của cơ quan hải quan theo quy định.

Có thể hiểu, đây là mô hình “mở rộng” một phần chức năng xử lý hàng hóa của ga hàng hóa sân bay ra một địa điểm kho bên ngoài. Doanh nghiệp có thể đưa hàng vào kho để gom hàng, chia tách, kiểm đếm, đóng gói, dán nhãn, hoàn thiện chứng từ hoặc chờ bàn giao ra sân bay.

Một số đặc điểm chính của kho hàng không kéo dài gồm:

• Nằm ngoài sân bay nhưng gắn với hàng hóa hàng không: Kho phục vụ hàng xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đường hàng không, không phải kho lưu trữ thông thường.
• Chịu sự giám sát hải quan: Hàng hóa ra vào kho cần được quản lý theo chứng từ, trạng thái và quy trình phù hợp.
• Hỗ trợ gom hàng, chia tách và xử lý trước/sau vận chuyển: Phù hợp với hàng air cargo, hàng gom lẻ, hàng thương mại điện tử xuyên biên giới hoặc hàng cần xử lý nhanh.
• Giúp giảm áp lực tại ga hàng hóa sân bay: Doanh nghiệp có thể chuẩn bị hàng trước khi đưa ra sân bay, từ đó chủ động hơn về thời gian và quy trình giao nhận.
• Cần kiểm soát dữ liệu hàng hóa chặt chẽ: Các thông tin như số kiện, trọng lượng, mã hàng, chứng từ, trạng thái nhập xuất và thời gian lưu kho cần được theo dõi rõ ràng.

2. Chức năng của kho hàng không kéo dài

Kho hàng không kéo dài đóng vai trò là điểm xử lý trung gian trong chuỗi logistics hàng không, giúp doanh nghiệp chuẩn bị và điều phối hàng hóa trước khi đưa ra sân bay hoặc sau khi hàng được đưa từ sân bay về. Các chức năng chính gồm:

• Tiếp nhận và lưu giữ hàng hóa: Kho tiếp nhận hàng từ doanh nghiệp, forwarder, đơn vị vận chuyển hoặc từ sân bay chuyển về để kiểm đếm, ghi nhận và lưu giữ tạm thời.
• Gom hàng và chia tách hàng hóa: Hỗ trợ gom nhiều lô hàng nhỏ thành lô lớn hoặc chia tách hàng theo người nhận, vận đơn, điểm đến, tuyến vận chuyển.
• Phân loại, kiểm đếm, cân đo và dán nhãn: Hàng hóa có thể được kiểm tra số kiện, cân đo, phân loại, dán nhãn hoặc chuẩn hóa thông tin trước khi bàn giao.
• Hỗ trợ xử lý chứng từ: Kho là điểm phối hợp giữa chủ hàng, forwarder, hải quan và đơn vị vận chuyển để đối chiếu vận đơn, invoice, packing list, số kiện, trọng lượng và thông tin hàng hóa.
• Kết nối hàng hóa với sân bay và đơn vị vận chuyển: Kho giúp điều phối hàng ra sân bay đúng thời điểm hoặc tiếp nhận hàng từ sân bay để tiếp tục giao cho điểm nhận tiếp theo.

Xem thêm: Kho ngoại quan là gì? Các quy định cần biết về kho ngoại quan

3. Doanh nghiệp nào nên sử dụng kho hàng không kéo dài?

Mô hình này hữu ích khi doanh nghiệp cần giảm áp lực xử lý tại sân bay, chủ động hơn trong khâu chuẩn bị hàng và kiểm soát trạng thái hàng hóa trước hoặc sau chuyến bay. Các nhóm doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng kho hàng không kéo dài gồm:

• Doanh nghiệp xuất nhập khẩu bằng đường hàng không: Phù hợp với doanh nghiệp thường xuyên gửi hoặc nhận hàng qua sân bay, cần điểm lưu giữ hàng tạm thời để chờ chuyến bay, chờ xử lý chứng từ hoặc chờ bàn giao cho đối tác vận chuyển.
• Forwarder, doanh nghiệp logistics, 3PL: Đây là nhóm sử dụng kho hàng không kéo dài khá phổ biến vì cần gom hàng từ nhiều chủ hàng, chia tách hàng theo vận đơn, phân loại theo tuyến bay hoặc xử lý hàng trước khi đưa ra ga hàng hóa sân bay.
• Doanh nghiệp thương mại điện tử xuyên biên giới: Với các đơn vị có nhiều đơn nhỏ, nhiều kiện hàng và tần suất xuất nhập cao, kho hàng không kéo dài giúp hỗ trợ gom hàng, dán nhãn, phân loại, đối chiếu chứng từ và bàn giao hàng cho đơn vị vận chuyển nhanh hơn.
• Doanh nghiệp có hàng cần xử lý trước khi đưa ra sân bay: Một số lô hàng cần được kiểm đếm, cân đo, đóng gói, dán nhãn, chia tách hoặc gom lô trước khi vận chuyển bằng đường hàng không. Kho hàng không kéo dài giúp doanh nghiệp thực hiện các thao tác này ngoài khu vực sân bay, giảm thời gian chờ tại ga hàng hóa.
• Doanh nghiệp cần theo dõi hàng qua nhiều bên liên quan: Với các lô hàng đi qua chủ hàng, forwarder, kho, hải quan, hãng bay, đơn vị vận chuyển, doanh nghiệp cần một điểm trung gian để kiểm soát thông tin về số kiện, trọng lượng, chứng từ, trạng thái xử lý và thời gian bàn giao.

4. Các nhóm hàng phù hợp gửi vào kho hàng không kéo dài

Không phải mọi loại hàng hóa đều phù hợp với kho hàng không kéo dài. Mô hình này thường phát huy hiệu quả nhất với các nhóm hàng vận chuyển bằng đường hàng không, có yêu cầu xử lý nhanh, cần phân loại rõ ràng hoặc cần chuẩn bị trước khi đưa ra sân bay.

Các nhóm hàng phù hợp gồm:

• Hàng xuất khẩu bằng đường hàng không: Đây là nhóm hàng phổ biến nhất, bao gồm hàng cần được gom, kiểm đếm, đóng gói, dán nhãn hoặc chuẩn bị chứng từ trước khi đưa ra sân bay để xuất khẩu.
• Hàng nhập khẩu chờ xử lý hoặc bàn giao: Với hàng nhập khẩu qua đường hàng không, kho hàng không kéo dài có thể hỗ trợ lưu giữ tạm thời trong quá trình chờ hoàn thiện thủ tục, chờ phân loại hoặc chờ bàn giao cho người nhận cuối.
• Hàng gom lẻ, hàng nhiều kiện, nhiều chủ hàng: Các lô hàng nhỏ từ nhiều chủ hàng khác nhau có thể được đưa vào kho để gom lô, chia tách, phân loại theo vận đơn, tuyến bay, điểm đến hoặc người nhận.
• Hàng thương mại điện tử xuyên biên giới: Nhóm hàng này thường có số lượng đơn lớn, nhiều kiện nhỏ, cần xử lý nhanh về dán nhãn, phân loại, gom hàng, bàn giao vận chuyển. Kho hàng không kéo dài giúp rút ngắn thời gian xử lý trước khi hàng ra sân bay.
• Hàng có giá trị cao hoặc cần kiểm soát chặt trạng thái: Các mặt hàng như linh kiện điện tử, thiết bị công nghệ, hàng mẫu, hàng thời trang cao cấp hoặc hàng cần giao nhanh có thể phù hợp nếu kho đáp ứng yêu cầu bảo quản, an ninh và theo dõi hàng hóa.
• Hàng cần phân loại, đóng gói hoặc dán nhãn trước vận chuyển: Một số lô hàng chưa sẵn sàng để đưa thẳng ra sân bay có thể cần xử lý thêm như cân đo, dán nhãn, đóng gói lại, phân tuyến hoặc hoàn thiện thông tin kiện hàng.

5. Quy trình gửi hàng vào kho hàng không kéo dài

Để quá trình gửi hàng thuận lợi, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ thông tin hàng hóa, chứng từ và phối hợp chặt chẽ với đơn vị kho, forwarder, hải quan hoặc đơn vị vận chuyển. Quy trình cơ bản có thể gồm các bước sau:

5.1. Đăng ký gửi hàng và xác nhận nhu cầu dịch vụ

Trước tiên, doanh nghiệp cần liên hệ đơn vị vận hành kho hàng không kéo dài hoặc forwarder để đăng ký gửi hàng. Ở bước này, cần làm rõ các thông tin như loại hàng, số kiện, trọng lượng, điểm đi, điểm đến, thời gian dự kiến đưa hàng vào kho, yêu cầu đóng gói, dán nhãn hoặc gom hàng.

Việc xác nhận nhu cầu từ đầu giúp kho chuẩn bị khu vực tiếp nhận, nhân sự xử lý và kế hoạch bàn giao hàng ra sân bay đúng thời điểm.

5.2. Chuẩn bị chứng từ và thông tin hàng hóa

Doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ để tránh chậm xử lý khi đưa hàng vào kho. Tùy từng lô hàng, chứng từ có thể gồm:

• Thông tin chủ hàng, người gửi, người nhận
• Vận đơn hàng không AWB/HAWB nếu đã có
• Invoice, Packing List
• Tờ khai hoặc hồ sơ hải quan nếu phát sinh
• Thông tin hàng hóa: mã hàng, số kiện, trọng lượng, chủng loại
• Chứng từ kiểm tra chuyên ngành nếu hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành
• Yêu cầu đóng gói, dán nhãn, phân loại hoặc bảo quản đặc biệt nếu có

5.3. Vận chuyển hàng đến kho và tiếp nhận hàng hóa

Khi hàng được đưa đến kho hàng không kéo dài, nhân sự kho sẽ tiếp nhận, kiểm tra sơ bộ và đối chiếu thông tin thực tế với chứng từ. Các nội dung thường được kiểm tra gồm số kiện, trọng lượng, tình trạng bao bì, mã hàng, thông tin người gửi/người nhận và yêu cầu xử lý tiếp theo.

Nếu phát sinh sai lệch về số kiện, trọng lượng hoặc tình trạng hàng hóa, doanh nghiệp cần phối hợp với kho và đơn vị vận chuyển để ghi nhận, điều chỉnh hoặc lập biên bản ngay từ đầu.

5.4. Phân loại, cân đo, dán nhãn và xử lý hàng trong kho

Sau khi tiếp nhận, hàng hóa có thể được phân loại theo vận đơn, tuyến bay, điểm đến, chủ hàng, người nhận hoặc yêu cầu xử lý. Một số lô hàng cần thêm các thao tác như cân đo, kiểm đếm, đóng gói lại, dán nhãn, gom hàng hoặc chia tách kiện trước khi đưa ra sân bay.

Đây là bước quan trọng giúp hàng hóa sẵn sàng cho quá trình vận chuyển bằng đường hàng không, hạn chế sai thông tin hoặc thiếu nhãn khi bàn giao.

5.5. Làm thủ tục hải quan hoặc cập nhật thông tin giám sát nếu cần

Với hàng xuất nhập khẩu, doanh nghiệp hoặc đơn vị được ủy quyền cần thực hiện các thủ tục hải quan, cập nhật thông tin giám sát hoặc phối hợp với cơ quan chức năng theo yêu cầu từng lô hàng.

Ở bước này, dữ liệu về hàng hóa, chứng từ, số kiện, trọng lượng, vận đơn, trạng thái xử lý cần được cập nhật chính xác để đảm bảo quá trình đưa hàng ra khỏi kho và bàn giao cho sân bay không bị gián đoạn.

5.6. Xuất kho và bàn giao hàng ra sân bay hoặc điểm nhận tiếp theo

Khi hàng đủ điều kiện xuất kho, kho sẽ thực hiện bàn giao hàng cho đơn vị vận chuyển, hãng bay, forwarder hoặc điểm nhận tiếp theo. Doanh nghiệp cần kiểm tra lại số kiện, trọng lượng, chứng từ bàn giao, thời gian xuất kho và trạng thái hàng hóa.

Việc cập nhật kịp thời trạng thái xuất kho giúp doanh nghiệp theo dõi hàng đã rời kho hay chưa, tránh tình trạng chậm ra sân bay, lỡ lịch bay hoặc khó đối chiếu sau vận chuyển.

5.7. Đối chiếu chứng từ và theo dõi trạng thái sau bàn giao

Sau khi hàng được bàn giao, doanh nghiệp nên đối chiếu lại phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, chứng từ vận chuyển, vận đơn, số kiện, trọng lượng và các phát sinh nếu có. Bước này giúp kiểm soát trách nhiệm giữa các bên và hạn chế rủi ro sai lệch dữ liệu.

Với những lô hàng đi qua nhiều bên như chủ hàng, forwarder, kho, hải quan, hãng bay và đơn vị vận chuyển, việc lưu đầy đủ lịch sử xử lý là rất quan trọng để phục vụ tra cứu, đối chiếu hoặc xử lý khiếu nại sau này.

Tham khảo: Lưu kho là gì? Công thức tính chi phí lưu kho và cách giảm chi phí hiệu quả

6. Những lưu ý khi gửi hàng vào kho hàng không kéo dài

Khi sử dụng kho hàng không kéo dài, doanh nghiệp cần kiểm soát kỹ chứng từ, điều kiện hàng hóa, thời gian lưu kho, trạng thái xử lý và dữ liệu đối chiếu. Một số lưu ý quan trọng gồm:

Chuẩn bị chứng từ đầy đủ trước khi đưa hàng vào kho

Doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ các thông tin như AWB/HAWB, Invoice, Packing List, số kiện, trọng lượng, thông tin người gửi/người nhận, hồ sơ hải quan hoặc chứng từ chuyên ngành nếu có. Thiếu hoặc sai chứng từ có thể khiến hàng bị chậm tiếp nhận, chậm phân loại hoặc chậm bàn giao ra sân bay.

Xác nhận điều kiện tiếp nhận của từng nhóm hàng

Với các lô hàng đặc thù như hàng lạnh, hàng nguy hiểm, hàng giá trị cao, hàng dễ hư hỏng, hàng cần kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp nên xác nhận trước với kho, forwarder hoặc hãng bay về điều kiện bảo quản, đóng gói, nhãn hàng và yêu cầu xử lý.

Kiểm soát thời gian lưu kho để tránh phát sinh chi phí

Hàng lưu quá lâu có thể phát sinh thêm phí lưu kho, phí xử lý, phí lưu kho quá hạn hoặc ảnh hưởng lịch bay. Doanh nghiệp nên theo dõi thời điểm hàng vào kho, thời điểm dự kiến xuất kho và kế hoạch bàn giao ra sân bay.

Đảm bảo dữ liệu giữa các bên được đồng bộ

Các thông tin về chứng từ, số kiện, trọng lượng, trạng thái xử lý, thời gian bàn giao và người phụ trách cần được cập nhật nhất quán giữa các bên liên quan. Nếu dữ liệu không đồng bộ, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng sai chứng từ, chậm hàng hoặc khó truy vết trách nhiệm khi có phát sinh.

Ứng dụng phần mềm quản lý kho để quản lý hàng hóa minh bạch

Với các lô hàng đi qua nhiều bên, nếu chỉ theo dõi bằng Excel hoặc sổ sách rời rạc, doanh nghiệp rất dễ gặp tình trạng lệch số kiện, sai trạng thái hàng, khó đối chiếu chứng từ hoặc không biết hàng đã xuất kho hay chưa.

Phần mềm quản lý kho AMIS Kho hàng giúp doanh nghiệp quản lý tập trung dữ liệu hàng hóa trong quá trình gửi vào kho hàng không kéo dài, từ nhập kho, lưu kho, xuất kho, kiểm kê đến báo cáo tồn kho.

Dùng thử miễn phí ngay

Cụ thể, AMIS Kho hàng giúp:

• Theo dõi hàng nhập, hàng xuất và hàng đang lưu kho: Ghi nhận thông tin hàng được đưa vào kho, hàng đang chờ xử lý và hàng đã xuất kho để bàn giao ra sân bay hoặc điểm nhận tiếp theo.

• Quản lý hàng theo mã, lô, kiện và vị trí lưu kho: Hỗ trợ theo dõi hàng theo mã hàng, số lô, hạn dùng, số lượng, vị trí lưu trữ hoặc các tiêu chí nội bộ, giúp doanh nghiệp dễ xác định hàng đang nằm ở đâu và thuộc lô nào.

• Cập nhật trạng thái xử lý hàng hóa: Doanh nghiệp có thể theo dõi hàng đang ở trạng thái đã nhập kho, chờ phân loại, chờ đóng gói, chờ xuất kho, đã bàn giao hoặc cần kiểm tra lại.
• Báo cáo nhập – xuất – tồn trực quan: Cung cấp báo cáo về hàng còn trong kho, hàng đã xuất, biến động nhập xuất và tồn kho theo từng thời điểm, giúp doanh nghiệp dễ đối chiếu với kho, forwarder hoặc bộ phận vận hành.

• Liên thông dữ liệu với các bộ phận liên quan: Dữ liệu kho có thể kết nối với Mua hàng, Bán hàng, Kế toán, Sản xuất trong hệ sinh thái MISA AMIS, giúp giảm nhập liệu trùng lặp và hạn chế sai lệch khi hàng hóa đi qua nhiều bước xử lý.

Nhận BÁO GIÁ & DEMO miễn phí

Hơn 400.000+ doanh nghiệp & hộ kinh doanh đã tin chọn MISA AMIS, trong đó có các công ty đã sử dụng AMIS Kho hàng như Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu KingFish, Công ty cổ phần XNK May Hải Anh, Công ty cổ phần TICO Việt Nam, Công ty TNHH Mira Tav… và nhiều doanh nghiệp khác.

7. Kết luận

Kho hàng không kéo dài là mô hình hữu ích với doanh nghiệp xuất nhập khẩu, forwarder, logistics và thương mại điện tử xuyên biên giới khi cần gom hàng, lưu giữ, phân loại hoặc xử lý hàng hóa trước/sau vận chuyển bằng đường hàng không.

Để sử dụng hiệu quả, doanh nghiệp cần hiểu rõ chức năng của kho, nhóm hàng phù hợp, quy trình gửi hàng và các lưu ý về chứng từ, thời gian lưu kho, trạng thái hàng hóa.