Giải phóng HR khỏi núi giấy tờ và thủ tục hành chính

HR được kỳ vọng tập trung vào chiến lược con người, nhưng thực tế lại đang mắc kẹt trong núi giấy tờ và thủ tục. Vậy làm thế nào để số hóa toàn bộ quy trình ký kết từ lúc tạo hợp đồng đến khi lưu trữ giúp HR vận hành tinh gọn hơn mà vẫn đảm bảo pháp lý và an toàn dữ liệu? Cùng MISA AMIS tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

1. Khi giấy tờ và ký tá trở thành gánh nặng của phòng nhân sự

Mỗi tuần, bộ phận nhân sự lại mất hàng giờ làm việc để in hợp đồng, kiểm tra chữ ký, gửi bưu điện đối với nhân sự làm việc từ xa, rồi lại ngồi rà soát xem nhân viên nào đã ký, ai chưa ký. Sau đó là cất hồ sơ vào tủ, phân loại, sắp xếp.

Nghe thì tưởng chẳng có gì, nhưng khi doanh nghiệp có hàng trăm, hàng nghìn nhân sự, khối lượng công việc hành chính này nhanh chóng trở thành một núi giấy tờ khổng lồ. Không chỉ tốn thời gian của cả phòng HR, còn là rủi ro thất lạc hồ sơ hay ký thiếu trang tài liệu khiến HR phải đối mặt với áp lực không nhỏ mỗi khi cần truy xuất lại hợp đồng.

Khi khối lượng nhân sự ngày càng tăng, việc tiếp tục xử lý hợp đồng bằng giấy không chỉ làm chậm quy trình mà còn khiến dữ liệu bị phân tán và khó kiểm soát. Doanh nghiệp cần một phương thức ký kết tập trung, giúp HR theo dõi xuyên suốt từ lúc tạo tài liệu, gửi ký đến khi lưu trữ hoàn tất.

2. MISA số hóa quy trình ký để HR vận hành tinh gọn hơn

Tự động hóa luồng ký

MISA giải quyết bài toán khó khăn của doanh nghiệp bằng luồng ký số tự động, tích hợp liền mạch giữa AMIS HRM và AMIS WeSign.

Ngay khi HR tạo hợp đồng trên HRM, hệ thống tự động đẩy sang WeSign, gửi đến email hoặc số điện thoại của nhân viên để thực hiện ký số. Toàn bộ quy trình diễn ra trên nền tảng điện tử, không cần in ấn, không cần gửi bưu điện từng hợp đồng. Sau khi hoàn tất, bản gốc được tự động lưu trữ vào hồ sơ điện tử ngay trên HRM, đảm bảo an toàn và dễ dàng truy xuất bất cứ lúc nào.

Theo dõi trạng thái ký

Với giao diện theo dõi trạng thái trực quan, HR có thể biết ngay tiến độ ký kết của từng nhân viên theo thời gian thực. Hệ thống tự động gửi nhắc nhở đến những người chưa hoàn tất ký, giúp HR không phải gọi điện, nhắn tin thủ công từng người.

Mọi thứ được vận hành một cách chủ động và minh bạch để HR thực sự tập trung vào những công việc mang giá trị chiến lược hơn cho doanh nghiệp.

Con người mới là trọng tâm mà phòng nhân sự cần quan tâm. Nhưng khi HR phải dành phần lớn thời gian cho việc in ấn, gửi bưu điện, rà soát chữ ký và phân loại hồ sơ, thì những công việc thực sự tạo ra giá trị như phát triển nhân tài, xây dựng văn hóa doanh nghiệp, hoạch định chiến lược nhân sự lại bị đẩy xuống cuối danh sách ưu tiên.

Việc số hóa quy trình ký kết với AMIS HRM và AMIS WeSign không chỉ thay thế chữ ký tay bằng chữ ký điện tử. Đây là bước chuyển từ cách vận hành rời rạc sang một quy trình tập trung, trong đó hợp đồng được tạo, gửi, ký, theo dõi và lưu trữ xuyên suốt trên hệ thống.

Khi các tác vụ hành chính được tinh gọn, HR có thêm thời gian để tập trung vào điều quan trọng nhất: xây dựng và phát triển đội ngũ nhân sự cho doanh nghiệp.