[Mẫu] Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và quy định cần lưu ý

Phiếu xuất kho nội bộ là chứng từ quan trọng trong quá trình xuất, điều chuyển và vận chuyển hàng hóa của doanh nghiệp trong một số trường hợp theo quy định pháp luật. Việc lập và sử dụng đúng phiếu giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa, chứng minh nguồn gốc khi lưu thông và hạn chế sai sót trong quá trình thực hiện nghiệp vụ. Vậy phiếu xuất kho nội bộ được sử dụng trong những trường hợp nào, cần thể hiện những nội dung gì và xử lý ra sao khi có sai sót? Cùng phần mềm kế toán MISA AMIS Kế toán tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.

1. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là gì?

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ là chứng từ được sử dụng trong 1 số trường hợp xuất, điều chuyển hoặc vận chuyển hàng hóa theo quy định của pháp luật về hóa đơn, chứng từ.

Loại phiếu này vừa phục vụ công tác quản lý hàng hóa trong quá trình xuất kho, vận chuyển, vừa là căn cứ để chứng minh nguồn gốc hàng hóa trong 1 số trường hợp lưu thông trên thị trường.

Theo quy định hiện hành, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thuộc nhóm chứng từ được đăng ký, sử dụng và quản lý như hóa đơn. Từ ngày 01/07/2026, việc sử dụng, quản lý và xử lý phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được thực hiện theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Doanh nghiệp có thể sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ dưới hình thức điện tử theo quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử. Việc sử dụng PXK kiêm vận chuyển nội bộ không đồng nghĩa với việc mọi trường hợp xuất kho hoặc mọi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử đều bắt buộc phải lập phiếu này. Doanh nghiệp chỉ lập PXK kiêm vận chuyển nội bộ khi thuộc trường hợp sử dụng theo quy định pháp luật.

2. Các trường hợp cần sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Theo khoản 3 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ được sử dụng trong một số trường hợp cụ thể theo yêu cầu quản lý, gồm:

2.1. Trường hợp nhận nhập khẩu hàng hóa ủy thác 

Trường hợp cơ sở kinh doanh nhận nhập khẩu hàng hóa ủy thác:

• Nếu cơ sở nhận nhập khẩu ủy thác đã nộp thuế giá trị gia tăng ở khâu nhập khẩu, khi trả hàng cho cơ sở kinh doanh ủy thác nhập khẩu thì sử dụng hóa đơn điện tử.
• Nếu cơ sở nhận nhập khẩu ủy thác chưa nộp thuế giá trị gia tăng ở khâu nhập khẩu, khi xuất trả hàng nhập khẩu ủy thác thì lập Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo quy định để làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường.

2.2. Trường hợp ủy thác xuất khẩu hàng hóa

Khi xuất hàng giao cho cơ sở nhận ủy thác xuất khẩu, cơ sở có hàng hóa ủy thác xuất khẩu sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

Cơ sở nhận ủy thác xuất khẩu thực hiện thủ tục xuất khẩu theo quy định của pháp luật về hải quan. Khi hàng hóa đã thực xuất khẩu và có xác nhận của cơ quan hải quan, căn cứ các chứng từ đối chiếu, xác nhận về số lượng và giá trị hàng hóa thực tế xuất khẩu, cơ sở có hàng hóa ủy thác xuất khẩu lập hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử cho cơ sở nhận ủy thác xuất khẩu.

Cơ sở nhận ủy thác xuất khẩu lập hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử để thu phí ủy thác từ cơ sở có hàng hóa ủy thác.

2.3. Trường hợp xuất hàng hóa đến cửa khẩu hoặc nơi làm thủ tục xuất khẩu

Cơ sở kinh doanh có hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu, bao gồm cả cơ sở gia công hàng hóa xuất khẩu, khi xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định, gồm hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử.

Khi xuất hàng hóa để vận chuyển đến cửa khẩu hoặc đến nơi làm thủ tục xuất khẩu, cơ sở sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, hóa đơn thương mại điện tử hoặc hóa đơn điện tử theo quy định làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường.

2.4. Trường hợp điều chuyển hàng hóa giữa các đơn vị hạch toán phụ thuộc và xuất hàng hóa cho đại lý

Đối với tổ chức kinh doanh kê khai, nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ khi:

• Xuất, điều chuyển hàng hóa cho các cơ sở hạch toán phụ thuộc như chi nhánh, cửa hàng ở khác địa phương để bán
• Xuất, điều chuyển hàng hóa giữa các chi nhánh, đơn vị phụ thuộc với nhau
• Xuất hàng hóa cho cơ sở nhận làm đại lý bán đúng giá, hưởng hoa hồng

Cơ sở có hàng hóa sẽ căn cứ vào phương thức tổ chức kinh doanh và hạch toán kế toán để lựa chọn 1 trong các phương án sử dụng hóa đơn, chứng từ:

• Phương án 1: Sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng điện tử để làm căn cứ thanh toán và kê khai, nộp thuế GTGT ở từng đơn vị và từng khâu độc lập
• Phương án 2: Sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, đối với hàng hóa xuất cho cơ sở nhận làm đại lý thì sử dụng phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý theo quy định.

Khi bán hàng, cơ sở hạch toán phụ thuộc, chi nhánh, cửa hàng hoặc cơ sở nhận làm đại lý phải lập hóa đơn theo quy định giao cho người mua, đồng thời lập bảng kê hàng hóa bán ra gửi về cơ sở giao hàng để cơ sở giao hàng lập hóa đơn GTGT cho hàng hóa thực tế tiêu thụ.

2.5 Trường hợp xuất hàng hóa bán lưu động 

Tổ chức, cá nhân xuất hàng hóa để bán lưu động sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ theo quy định.

Khi bán hàng hóa cho người mua, tổ chức, cá nhân phải lập hóa đơn điện tử theo quy định.

2.6 Trường hợp điều chuyển tài sản giữa các đơn vị hạch toán độc lập 

Trường hợp tài sản được điều chuyển giữa các đơn vị hạch toán độc lập giữa các đơn vị thành viên có tư cách pháp nhân đầy đủ trong cùng 1 tổ chức, tổ chức có tài sản điều chuyển phải lập hóa đơn điện tử như bán hàng hóa.

Trường hợp này không phụ thuộc nhóm sử dụng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thay cho hóa đơn.

Đọc thêm: Mẫu file excel quản lý kho đơn giản miễn phí

3. Mẫu phiếu xuất kho nội bộ kiêm vận chuyển nội bộ chuẩn

4. Một số quy định về phiếu xuất kho nội bộ

Theo điểm g khoản 9 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ phải thể hiện các thông tin liên quan đến lệnh điều động nội bộ, người nhận hàng, người xuất hàng, địa điểm kho xuất, địa điểm nhận hàng và phương tiện vận chuyển.

Cụ thể:

• Tên người mua thể hiện người nhận hàng
• Địa chỉ người mua thể hiện địa điểm kho nhận hàng
• Tên người bán thể hiện người xuất hàng
• Địa chỉ người bán thể hiện địa điểm kho xuất hàng và phương tiện vận chuyện
• Phiếu không thể hiện tiền thuế, thuế suất và tổng số tiền thanh toán

Đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, chứng từ có các thông tin như hợp đồng kinh tế, người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, địa điểm kho xuất, địa điểm kho nhận, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền. Đây là loại chứng từ riêng và không đồng nhất với phiếu xuất khi kiêm vận chuyển nội bộ.

Các thông tin cần thể hiện trên phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 

Theo quy định trên, khi lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, doanh nghiệp cần thực hiện các thông tin chính gồm:

• Thông tin về lệnh điều động nội bộ
• Người nhận hàng
• Người xuất hàng
• Địa điểm kho xuất
• Địa điểm nhận hàng
• Phương tiện vận chuyển
• Thông tin hàng hóa, số lượng và các nội dung liên quan theo mẫu/chứng từ doanh nghiệp sử dụng
• Không thể hiện tiền thuế, thuế suất và tổng số tiền thanh toán

Từ ngày 01/07/2026, biểu mẫu 03/XKNB – Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nộ bộ được ban hàng tại Phụ lục V kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC để doanh nghiệp tham khảo khi lập chứng từ.

5. Cách xử lý phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ bị sai

Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử là chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn theo quy định hiện hành về hóa đơn, chứng từ. Từ ngày 01/07/2026, việc lập và sử dụng Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử được thực hiện theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử thuộc nhóm chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn, có ký hiệu mẫu số là 6 và ký tự N trong ký hiệu hóa đơn điện tử.

Khi phát hiện Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử có sai sót, doanh nghiệp cần rà soát nội dung sai, trạng thái của phiếu và quy định áp dụng tại thời điểm phát hiện để thực hiện xử lý, bảo đảm thông tin trên chứng từ phản ánh đúng nghiệp vụ xuất, điều chuyển và vận chuyển hàng hóa.

Do Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ không thể hiện tiền thuế, thuế suất và tổng số tiền thanh toán, các nội dung sai sót cần tập trung rà soát như thông tin người xuất hàng, người nhận hàng, địa điểm kho xuất, địa điểm nhận hàng, phương tiện vận chuyển, lệnh điều động và thông tin hàng hóa.

Một số nội dung cần kiểm tra khi phát hiện phiếu xuât kho kiêm vận chuyển nội bộ có sai sót 

• Thông tin người xuất hàng và người nhận hàng
• Địa điểm kho xuất và địa điểm nhận hàng
• Thông tin lệnh điều động nội bộ
• Người vận chuyển và phương tiện vận chuyển
• Tên, mã, đơn vị tính và số lượng hàng hóa
• Các thông tin khác được thể hiện trên phiếu

Doanh nghiệp cần lưu giữ đầy đủ chứng từ, hồ sơ liên quan đến việc xuất, điều chuyển và vận chuyển chuyển hàng hóa để chứng minh nghiệp vụ thực tế phát sinh và phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu khi cần.

Kết luận

Phiếu xuất kho nội bộ là chứng từ cần được doanh nghiệp sử dụng đúng trường hợp, đúng nội dung và tuân thủ quy định về hóa đơn, chứng từ hiện hành. Đặc biệt, từ ngày 01/07/2026, doanh nghiệp cần lưu ý các quy định mới tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC khi lập, sử dụng và xử lý phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ. Hy vọng những thông tin trên giúp doanh nghiệp hiểu rõ quy định và thực hiện nghiệp vụ xuất, điều chuyển, vận chuyển hàng hóa chính xác, hạn chế sai sót.

Để tự động hóa quy trình xuất – nhập – điều chuyển và đồng bộ số liệu kho với kế toán, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm kế toán ERP MISA AMIS Kế toán – một sản phẩm thuộc hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp MISA AMIS. Hệ sinh thái MISA AMIS kết nối kế toán, kho, bán hàng, hóa đơn điện tử, ngân hàng và các nghiệp vụ quản trị khác, giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu tập trung và hạn chế nhập liệu thủ công.

Với AMIS Kế toán, doanh nghiệp có thể:

• Quản lý tự động nghiệp vụ nhập, xuất, điều chuyển kho, giúp kiểm soát hàng hóa xuyên suốt quá trình vận chuyển.
• Đồng bộ số liệu kho và kế toán, hạn chế chênh lệch khi đối chiếu tồn kho.
• Tự động tính giá xuất kho, giảm thời gian xử lý và hạn chế sai sót khi hạch toán.
• Theo dõi hàng hóa chi tiết theo mã hàng, mã vạch, màu sắc, kích thước, số khung, số máy, hạn sử dụng…
• Cảnh báo tồn kho, giúp doanh nghiệp chủ động nhập hàng, điều chuyển hoặc xử lý hàng sắp hết hạn.

Đăng ký trải nghiệm miễn phí 15 ngày MISA AMIS Kế toán để kiểm soát toàn bộ quy trình xuất – nhập – tồn và điều chuyển hàng hóa trên một nền tảng thống nhất, giảm thời gian đối chiếu, hạn chế sai lệch số liệu và nâng cao hiệu quả quản lý kho – kế toán.