Workflow là gì? Quy trình tạo Workflow từ A-Z cho doanh nghiệp [Tặng mẫu]

Quy trình quản trị công việc nội bộ của doanh nghiệp ngày càng đa dạng, phức tạp và yêu cầu tính linh hoạt cao. Thực tế này đòi hỏi người quản lý phải chủ động xây dựng những Workflow tự động, chuẩn hóa để tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu suất. Vậy Workflow là gì? Làm thế nào xây dựng Workflow hiệu quả cho doanh nghiệp? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu ngay.

1. Workflow là gì?

Workflow là luồng công việc hay quy trình công việc. Workflow mô tả một quy trình tuần hoàn, có hướng đi cụ thể và không giới hạn các nhiệm vụ. Trong đó, “Work” được hiểu là công việc và “flow” là dòng chảy.

Với một Workflow thống nhất, tất cả thành viên đều nắm được vai trò của bản thân và làm việc theo đúng tiến độ đề ra. Doanh nghiệp cùng đồng thời tránh lãng phí nguồn lực, thời gian cùng ngân sách để tập trung nâng cao chất lượng toàn diện. Hiện nay, khái niệm Workflow là gì thường bị nhầm lẫn với việc quản lý nhiệm vụ, quản lý công việc. Vì vậy, doanh nghiệp cần thấu hiểu bản chất của Workflow: Nếu dữ liệu không được di chuyển, kết nối tới các bên liên quan thì đó không phải luồng quy trình làm việc. 

Đọc thêm:

• Khám phá cách vẽ lưu đồ quy trình theo ISO đơn giản trong 7 bước
• SOP là gì? Hướng dẫn doanh nghiệp xây dựng quy trình chuẩn

2. Tại sao doanh nghiệp cần có Workflow?

Áp dụng Workflow vào công việc sẽ thay đổi hoàn toàn cách thức vận hành doanh nghiệp. Nó giúp tổ chức tối giản hóa quy trình, mang lại hiệu quả tốt hơn nhờ những lợi ích sau: 

2.1 Trực quan hóa các quy trình công việc phức tạp

Đầu tiên, Workflow cung cấp cho doanh nghiệp một sơ đồ từng bước làm việc logic. Mỗi nhiệm vụ được sắp xếp theo thứ tự, vị trí rõ ràng cho cả người quản lý và nhân viên. Cách làm này giảm tỷ lệ sai sót, nhầm lẫn dù doanh nghiệp có khối lượng quy trình lớn. 

Sơ đồ Workflow trực quan cũng hỗ trợ kích thích trí nhớ, tăng tốc độ ghi nhận vấn đề của người dùng. Những thông tin vốn tốn nhiều giấy tờ, hồ sơ trình bày giờ đây được rút ngắn trên một trang duy nhất. Nó cho phép bạn lưu trữ, giám sát, truy xuất lại thông tin nhanh chóng. 

2.2 Loại bỏ công đoạn dư thừa, giảm thời gian chờ đợi

Những doanh nghiệp quy mô càng lớn càng có nhiều đầu việc, quy trình liên phòng ban dày đặc. Do vậy, không tránh khỏi trường hợp phát sinh các thủ tục, công đoạn dư thừa. 

Nhưng khi người quản lý nắm được Workflow là gì và vận dụng hiệu quả, công việc sẽ trở nên đơn giản, kiểm soát dễ dàng hơn. Dựa vào các sơ đồ trực quan bạn có thể phát hiện lỗ hổng, điều chỉnh kịp thời. 

2.3 Làm rõ vai trò và nâng cao tính trách nhiệm cho nhân viên, đội nhóm

Quản lý quy trình làm việc chặt chẽ giúp mỗi nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ, phạm vi trách nhiệm và thời hạn cần hoàn thành. Khi công việc được phân công cụ thể, mọi người chủ động theo dõi tiến độ, kịp thời báo cáo khó khăn và phối hợp với các thành viên liên quan. Nhờ vậy, đội nhóm hạn chế tình trạng bỏ sót hoặc đùn đẩy công việc, duy trì tinh thần tự giác và nâng cao trách nhiệm trong quá trình thực hiện. Việc này cũng giúp các bộ phận phối hợp nhịp nhàng hơn, bảo đảm công việc hoàn thành đúng kế hoạch và đạt chất lượng yêu cầu.

2.4 Hỗ trợ quản lý công việc theo trật tự khoa học, hiệu quả

Người quản lý hoạch định kế hoạch theo dõi, đánh giá công việc theo trật tự nhất định. Cụ thể, Workflow sẽ làm rõ những yếu tố như:

• Bắt đầu thực hiện công việc như thế nào?
• Cách thức làm việc như thế nào?
• Đâu là mục tiêu quan trọng cần chú ý? 
• Đâu là những lỗi sai cần tránh khi triển khai quy trình? 

2.5 Tiết kiệm chi phí vận hành

Các sơ đồ Workflow giúp doanh nghiệp nhìn rõ toàn bộ luồng công việc để rà soát chỗ nào đang tốn thời gian, tốn nhân lực hoặc phát sinh chi phí không cần thiết. Khi quy trình được sắp xếp lại theo đúng thứ tự, doanh nghiệp dễ chuẩn hóa cách làm giữa các bộ phận, cắt bỏ thủ tục dư thừa và giảm bước chuyển giao rườm rà. Nhờ đó, thời gian xử lý công việc rút ngắn, hạn chế sai sót phải làm lại, giảm chi phí giấy tờ và chi phí phối hợp nội bộ. Về lâu dài, vận hành gọn hơn giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách tốt hơn, tập trung nguồn lực cho hoạt động tạo doanh thu và cải thiện lợi nhuận.

 

MISA tặng bạn đọc Bộ tài liệu mẫu quy trình Workflow phối hợp liên phòng ban – Doanh nghiệp áp dụng ngay

 

3. 5 lý thuyết cải tiến quy trình công việc hiệu quả 

Lý thuyết về cải thiện quy trình làm việc xuất hiện từ những năm 1980 bởi các công trình nghiên cứu của W. Edwards Deming và Joseph M. Juran. Hai ông là những kỹ sư, nhà phát minh, giảng viên và chuyên gia tư vấn quản lý đã quảng bá việc ứng dụng rộng rãi quy trình làm việc trong kinh doanh. Hiện nay, những lý thuyết của các ông vẫn được triển khai vô cùng hiệu quả:

• Six Sigma: Lý thuyết loại bỏ những lỗi sai trong sản phẩm ở quy trình cuối. Phương pháp Six Sigma đòi hỏi nhân viên có kỹ năng phân tích và quan sát tốt. 
• Quản lý chất lượng: Lý thuyết giúp cải tiến và nâng cấp chất lượng sản phẩm qua việc kiểm soát từ môi trường làm việc đến khả năng tương tác của doanh nghiệp. 
• Tái cấu trúc kinh doanh: Nhà lãnh đạo sử dụng các thuật toán để phân tích, thay đổi hoạt động kinh doanh ở những cấp độ khác nhau. 
• Lean Systems: Lý thuyết hướng đến quy trình làm việc gọn nhẹ, đơn giản, tăng khả năng cạnh tranh và sẵn sàng ứng phó với biến động thị trường. 
• Lý thuyết ràng buộc: Doanh nghiệp cần nhận ra các mối liên kết yếu và các mối liên kết ràng buộc để loại bỏ hoặc tối ưu chúng.

4. Các bước thiết lập Workflow cơ bản

Sau khi tìm hiểu định nghĩa, lợi ích và ví dụ cụ thể Workflow là gì, MISA AMIS xin gửi đến bạn đọc hướng dẫn xây dựng Workflow chi tiết:

Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu, nguồn lực cần thiết

Người quản lý cần tổng hợp đầy đủ dữ liệu trước khi viết quy trình. Những nguyên liệu này bao gồm cách thức hoạt động, thành phần tham gia, vai trò của từng người hay những khó khăn của họ ở cách thức vận hành hiện tại. 

Bước 2: Liệt kê chi tiết nhiệm vụ cần làm

Tiếp nối bước xác định nguồn dữ liệu, bạn sẽ bắt đầu lên danh sách nhiệm vụ cần thực hiện. Nếu Workflow phức tạp thì doanh nghiệp nên diễn đạt thông tin bằng biểu đồ, bảng biểu. Các mô hình có thể được phác thảo trên giấy, thông báo qua email hay thiết lập trên dạng kỹ thuật số. 

Bước 3: Phân công người chịu trách nhiệm cho từng bước

Với bảng thống kê nhiệm vụ cụ thể, người quản lý chỉ cần cân nhắc giao việc, ủy quyền cho nhân sự phù hợp. Những công việc sẽ tự động chuyển giao mà không tốn thời gian đợi phê duyệt. Tuy nhiên, điều này có nghĩa là mỗi thành viên phải luôn hoàn thành nhiệm vụ chính xác, đúng thời hạn. 

Bước 4: Thiết kế sơ đồ, lưu đồ quy trình làm việc

Tùy vào đặc thù và lĩnh vực kinh doanh mà doanh nghiệp lựa chọn cách thiết kế quy trình hợp lý nhất. Sơ đồ này giúp người dùng hình dung trực quan, cập nhật chi tiết luồng chạy theo thời gian thực. 

Hiện nay, nhiều đơn vị đang chuyển sang chọn cách ứng dụng công cụ hỗ trợ tạo Workflow. Bởi lẽ, các phần mềm tiện ích cũng giúp doanh nghiệp thiết kế tùy ý, không giới hạn số lượng quy trình và truyền thông trực tiếp đến nhân sự.

Bước 5: Kiểm tra mức độ hiệu quả của quy trình công việc

Kiểm tra mức độ hiệu quả là thao tác bắt buộc để ban lãnh đạo đánh giá khả năng vận hành của Workflow mới. Vì vậy, bước này cần sự hợp tác của tất cả thành viên. Một chương trình chạy thử cho phép doanh nghiệp đánh giá chính xác điểm dư thừa cũng như thống nhất lại các bước trọng tâm.

Bước 6: Hướng dẫn các thành viên áp dụng quy trình mới

Doanh nghiệp cần tổ chức đào tạo, hướng dẫn áp dụng Workflow là gì để thống nhất cách làm việc cho đội ngũ. Bên cạnh đó, người quản lý cũng nên chia sẻ về tiêu chí, mục tiêu xây dựng Workflow để nhân viên thấu hiểu, tuân thủ chính sách chung.  

Bước 7: Triển khai quy trình mới

Cuối cùng, doanh nghiệp chạy thử nghiệm các luồng công việc trước khi ban hành chính thức nhằm chắc chắn không xảy ra sai sót. Ở bước này, bạn nên chọn ra một nhóm tiên phong áp dụng mô hình trong một khoảng thời gian nhất định. Nhờ vậy, bạn sẽ nhận được báo cáo kết quả khách quan nhất và quyết định điều chỉnh chuẩn xác.

Đọc ngay Business Process là gì? và tìm hiểu các loại quy trình kinh doanh phổ biến nhất hiện nay

5. Phần mềm Workflow liên kết phòng ban phù hợp cho doanh nghiệp

Hiện nay, có rất nhiều công cụ giúp bạn tạo sơ đồ Workflow dễ dàng, một số cái tên tiêu biểu bao gồm:

• Lucidchart: Công cụ vẽ sơ đồ trực tuyến với giao diện trực quan, hỗ trợ nhiều loại biểu đồ, bao gồm cả sơ đồ quy trình Workflow.
• Canva: Công cụ thiết kế đồ họa,  cung cấp các mẫu sơ đồ Workflow cơ bản.
• SmartDraw: Ứng dụng vẽ sơ đồ với các công cụ tự động hóa hỗ trợ vẽ những quy trình phức tạp.
• Whimsical: Công cụ thiết kế trực tuyến với tính năng vẽ sơ đồ Workflow đơn giản, thích hợp cho việc lên ý tưởng.
• ConceptDraw: Phần mềm vẽ sơ đồ chuyên sâu với khả năng tạo quy trình Workflow phức tạp.
• Draw.io: Một công cụ vẽ sơ đồ miễn phí và dễ sử dụng, phù hợp cho hầu hết nhu cầu.
• Cacoo: Ứng dụng vẽ sơ đồ trực tuyến với nhiều tính năng cộng tác, cho phép nhiều người cùng tham gia xây dựng Workflow.
• Creately: Công cụ vẽ sơ đồ với các tính năng kéo thả đơn giản, hỗ trợ việc tạo sơ đồ Workflow nhanh chóng.

Tuy nhiên, để theo dõi được sự tuân thủ, đảm bảo tất cả mọi người cùng thực hiện đúng quy trình và đánh giá hiệu quả chính xác, doanh nghiệp cần một phần mềm quản lý quy trình, tạo Workflow liên kết phòng ban toàn diện hơn.

MISA AMIS Quy trình là giải pháp Workflow liên kết phòng ban một cách chặt chẽ trong doanh nghiệp, đảm bảo quy trình làm việc diễn ra trơn tru và hiệu quả.

Với khả năng tự động hóa các bước xử lý công việc, MISA AMIS Quy trình giúp tối ưu hóa quy trình nội bộ, giảm thiểu sai sót và đảm bảo sự nhất quán trong hoạt động của doanh nghiệp. Phần mềm cho phép thiết lập và quản lý quy trình từ đầu đến cuối, đồng thời cung cấp các công cụ để giám sát và đánh giá hiệu quả của quy trình.

• Giao diện bắt mắt, thao tác đơn giản, không yêu cầu kiến thức kỹ thuật về code. 
• Cung cấp hai phiên bản linh hoạt trên Web và Mobile. 
• Tùy chọn quy trình từ thư viện mẫu có sẵn, thiết lập quy trình phức tạp, song song, rẽ nhánh… một cách dễ dàng. 
• Xuất bản hệ thống báo cáo, thống kê chi tiết dành nhà quản trị sau mỗi lượt chạy.    
• Nền tảng hiện đại cho phép viết, sửa quy trình dựa trên phản hồi trực tiếp của nhân sự.  

Doanh nghiệp đa lĩnh vực – ngành nghề đã tin chọn phần mềm Quản lý Quy trình MISA AMIS để tối ưu luồng phối hợp công việc: Công ty Cổ phần Công nghệ FUTECH, Công ty Cổ phần Long Hậu, Minh Đức Group, Cao Đẳng Dầu khí, Công ty Cổ phần Novatek.

Mời doanh nghiệp DÙNG THỬ MIỄN PHÍ và khám phá sức mạnh của MISA AMIS Quy trình: 

• Nhận miễn phí kho mẫu 500+ quy trình quản lý vận hành cho doanh nghiệp
• Sử dụng miễn phí, không giới hạn tính năng: phê duyệt đề xuất Online, tùy chỉnh quy chỉnh, giám sát sự tuân thủ,…
• Sử dụng miễn phí không giới hạn thiết bị: Laptop, Smartphone, Tablet,…
• Được đào tạo và hướng dẫn sử dụng sản phẩm 1-1 miễn phí cùng chuyên gia

6. Hướng dẫn số hóa quy trình trên phần mềm Workflow liên kết phòng ban MISA AMIS 

Số hóa quy trình làm việc trên phần mềm MISA AMIS Quy trình giúp doanh nghiệp tự động hóa và tối ưu hóa các bước xử lý công việc, đảm bảo sự liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban. Để tạo mới một quy trình trên MISA AMIS, bạn cần thực hiện các bước sau:

 

Nhận tài khoản dùng thử AMIS Quy Trình

 

• Bước 1: Truy cập và thiết lập quy trình
  Đăng nhập vào MISA AMIS Quy trình, chọn tạo mới hoặc sử dụng kho mẫu có sẵn 500+ quy trình vận hành cho doanh nghiệp. Tại đây, bạn có thể đặt tên, mô tả quy trình và xác định phòng ban thực hiện.
• Bước 2: Thiết lập các bước trong quy trình
  Xác định các bước cần thiết trong quy trình và lần lượt thêm chúng vào phần mềm. Bạn có thể chỉ định người thực hiện, thời gian hoàn thành, cùng các điều kiện để bước tiếp theo được kích hoạt.
• Bước 3: Phân quyền và liên kết các phòng ban
  Để đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng, bạn cần phân quyền cụ thể cho từng phòng ban hoặc cá nhân liên quan. Điều này giúp đảm bảo mọi người đều biết rõ vai trò và nhiệm vụ của mình trong quy trình.
• Bước 4: Kiểm tra và kích hoạt quy trình
  Sau khi hoàn tất thiết lập, bạn nên chạy thử quy trình để kiểm tra tính hiệu quả và điều chỉnh nếu cần. Khi quy trình đã sẵn sàng, hãy kích hoạt để đưa vào sử dụng.
• Bước 5: Giám sát và cải tiến quy trình
  MISA AMIS Quy trình cung cấp các công cụ giám sát giúp bạn theo dõi tiến độ và hiệu quả của quy trình. Dựa vào các dữ liệu thu thập được, bạn có thể điều chỉnh và cải tiến quy trình để đạt hiệu suất tối ưu.

Với những bước đơn giản này, doanh nghiệp của bạn có thể dễ dàng số hóa quy trình làm việc, từ đó nâng cao hiệu suất và sự phối hợp giữa các phòng ban. Ví dụ về các Workflow liên kết phòng ban trên MISA AMIS Quy trình:

7. Những đối tượng cần áp dụng Workflow 

Trên thực tế, Workflow xuất hiện trong mọi công ty, tổ chức và doanh nghiệp. Tuy nhiên, với những đơn vị quy mô nhỏ, siêu nhỏ thường chưa có đủ nguồn lực để chuyên nghiệp hóa luồng hoạt động. Ngược lại, những doanh nghiệp vừa và lớn chắc chắn cần ưu tiên thiết lập, tối ưu Workflow.

Để xác định doanh nghiệp mình có nên áp dụng Workflow đồng bộ, bạn có thể xem xét một số yếu tố sau: 

• Doanh nghiệp có nhiều bước phối hợp giữa các phòng ban, bộ phận không?
• Doanh nghiệp có mong muốn tự động hóa quy trình trên phần mềm và thực hiện kết nối khép kín với các phần mềm khác như Kế toán, Bán hàng, Nhân sự… không? 
• Doanh nghiệp đã có công cụ giám sát, ghi nhận sự không tuân thủ và theo dõi thực trạng thực hiện quy trình? 
• Doanh nghiệp đã có hệ thống lưu trữ, truy cập tìm kiếm quy trình hay công cụ hỗ trợ chỉnh sửa, viết lại quy trình? 

Kết luận 

Trên đây là toàn bộ thông tin giải đáp về Workflow là gì, các bước xây dựng Workflow đầy đủ nhất cho doanh nghiệp. Có thể nói, doanh nghiệp nên lựa chọn phương pháp xây dựng quy trình làm việc thống nhất, đồng bộ và tự động hóa để mang lại hiệu quả cao. Ngoài ra, việc triển khai những mềm phần thông minh như MISA AMIS Quy trình cũng sẽ mang tới cho doanh nghiệp sự hỗ trợ quản lý và vận hành luồng công việc tốt nhất. 

.