Top 10+ phần mềm nhắc nhở công việc trên máy tính, điện thoại miễn phí

Mỗi ngày, một quản lý trung bình xử lý hàng chục đầu việc lớn nhỏ, từ email, cuộc họp, deadline dự án đến các cam kết với khách hàng. Chỉ cần bỏ sót 1-2 việc quan trọng, hậu quả có thể là mất hợp đồng, chậm tiến độ hoặc rạn nứt niềm tin với đối tác. Đây chính là lý do phần mềm nhắc nhở công việc trở thành công cụ không thể thiếu, không chỉ cho cá nhân mà còn cho cả đội nhóm và doanh nghiệp.

Bài viết này của MISA AMIS sẽ tổng hợp 15 phần mềm nhắc việc miễn phí, dễ dùng trên máy tính và điện thoại, phù hợp cho mọi nhu cầu từ cá nhân đến nhóm làm việc. Cùng khám phá để chọn ra công cụ hỗ trợ tối ưu nhất cho bạn!

TẶNG MIỄN PHÍ: 25+ BIỂU MẪU QUẢN LÝ CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ

I. Phần mềm nhắc nhở công việc là gì?

Phần mềm nhắc nhở công việc là công cụ số giúp người dùng ghi lại, phân loại và gửi thông báo tự động về các đầu việc, deadline, cuộc họp hoặc sự kiện quan trọng. Khác với ghi chú giấy hay tin nhắn cá nhân, phần mềm nhắc việc cho phép:

• Đặt lịch nhắc lặp lại theo ngày, tuần, tháng
• Nhắc theo địa điểm, ngữ cảnh hoặc mức độ ưu tiên
• Đồng bộ đa thiết bị (điện thoại, máy tính, đồng hồ thông minh)
• Chia sẻ và giao việc cho đội nhóm (với các phần mềm cấp doanh nghiệp)

3 nhóm phần mềm nhắc nhở công việc

Trước khi lựa chọn phần mềm, hãy xác định rõ bạn đang ở nhóm nào để tránh dùng “dao mổ trâu để giết gà” hoặc ngược lại.

Nhóm 1: App nhắc việc cá nhân 

• Ai nên dùng: freelancer, sinh viên, nhân viên làm việc độc lập, chủ shop nhỏ
• Đặc điểm: miễn phí hoặc chi phí thấp, cài đặt trong 1-2 phút, tập trung vào to-do list và nhắc lịch
• Đại diện: Google Keep, Google Tasks, Microsoft To Do, TickTick, Any.do
• Hạn chế: không hỗ trợ giao việc, không có báo cáo, khó dùng cho team trên 3 người

Nhóm 2: Phần mềm quản lý công việc nhóm 

• Ai nên dùng: trưởng nhóm, quản lý dự án, team 5-20 người
• Đặc điểm: có giao việc, theo dõi tiến độ, bình luận, gắn file, tích hợp lịch
• Đại diện: Trello, Asana, Todoist Business, Notion, ClickUp
• Hạn chế: chi phí tăng theo số user, cần thời gian train team, thiếu tính năng quản trị cấp doanh nghiệp

Nhóm 3: Nền tảng điều hành công việc cho doanh nghiệp 

• Ai nên dùng: chủ doanh nghiệp, C-level, tổ chức từ 20 nhân sự trở lên
• Đặc điểm: tích hợp toàn bộ luồng công việc, báo cáo tự động, phân quyền theo phòng ban, kết nối với hệ thống kế toán, nhân sự, CRM
• Đại diện: MISA AMIS Công việc, Base Wework, 1Office
• Ưu thế: giải quyết bài toán vận hành toàn công ty, không chỉ nhắc việc

II. Top 10+ phần mềm nhắc nhở công việc trên máy tính, điện thoại miễn phí

1. Phần mềm nhắc nhở công việc MISA AMIS

MISA AMIS Công việc là phần mềm nhắc việc trên máy tính được nhiều doanh nghiệp tin tưởng để giám sát, điều hành công việc toàn diện. MISA AMIS Công việc có đầy đủ các phiên bản trên máy tính và điện thoại, đáp ứng tất cả các yêu cầu thiết lập, khởi tạo đầu việc, lưu trữ dữ liệu và cập nhất kết quả, báo cáo tự động trên một nền tảng duy nhất.

Nhận tư vấn ngay

Các tính năng, ưu điểm nổi bật của phần mềm nhắc nhở công việc MISA AMIS Công việc: 

• Tự động gửi thông báo đến hạn trên phần mềm hoặc liên kết với các app nhắc lịch công việc như Google Calendar, Outlook, Lịch trên điện thoại,…
• Sắp xếp danh sách công việc theo mức độ quan trọng hay tính cấp thiết. 
• Cập nhật tiến độ hoàn thành của từng cá nhân, đội nhóm từ xa. 
• Thêm thời hạn cần hoàn thành công việc khi giao, nhận việc. 
• Tương thích với nhiều thiết bị như Mobile, PC, Laptop, Tablet… và hệ điều hành Android, iOS, trình duyệt Web
• Chi phí triển khai phần mềm chỉ từ 40.000VNĐ/người dùng/tháng, có thể thay đổi các gói phù hợp với nhu cầu cùng quy mô doanh nghiệp.
• Đội ngũ đào tạo sử dụng và hỗ trợ miễn phí xuyên suốt quá trình quản lý công việc. 
• Liên kết và kế thừa dữ liệu an toàn với các phần mềm khác trong nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS như MISA AMIS Kế toán.

2. Phần mềm nhắc nhở công việc trên máy tính Any.DO

Phần mềm nhắc việc Any.Do là công cụ lập kế hoạch cá nhân hoàn hảo. Phần mềm quản lý lịch làm việc này giúp bạn ghi nhớ tất cả việc hàng ngày cũng như đặt thời gian nhắc thực hiện công việc.

Tính năng nổi bật và ưu điểm của app Any.DO: 

• Phần mềm ghi chú công việc hàng ngày, liệt kê danh sách công việc, đánh dấu trạng thái cho từng việc khác nhau.
• Tùy chỉnh thời gian nhắc nhở theo thời điểm người dùng mong muốn. 
• Tự động sắp xếp nhiệm vụ một cách khoa học. 
• Tạo thư mục lưu trữ công việc tách biệt giữa việc công ty, gia đình, cá nhân để theo dõi trực quan. 
• Đồng bộ ghi chú trên các thiết bị khác nhau. 
• Tích hợp trợ lý ảo Siri, Alexa hay Google Assistant.

Nhược điểm của phần mềm ghi chú công việc hàng ngày Any.DO: 

• Không liên kết được với ứng dụng của bên thứ 3 như Gmail hay phần mềm chuyên môn. 
• Không có tính năng gắn nhãn, phân loại công việc. 
• Chi phí sử dụng cao so với thị trường chung.

3. Phần mềm nhắc việc trên PC miễn phí Microsoft To-Do

Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm nhắc nhở công việc thích hợp cho Windows thì Microsoft To-Do là phương án không thể bỏ qua. Ứng dụng này chủ yếu đáp ứng mục tiêu nhắc việc, ghi nhớ dữ liệu cơ bản. 

Tính năng, ưu điểm nổi bật của Microsoft To-Do: 

• Ứng dụng không mất phí sử dụng, người dùng được tiếp cận toàn bộ tính năng. 
• Khởi tạo công việc con dưới các mục công việc lớn, đặt ghi chú và thời hạn đến từng công việc con. Đây là lợi thế mà nhiều phần mềm trả phí thậm chí còn thiếu sót. 
• Tính năng “My Day” hỗ trợ người sắp xếp và phân bổ các công việc cần thực hiện trong ngày.

Nhược điểm của phần mềm lịch làm việc Microsoft To-Do: 

• Không thể gán nhãn, tìm kiếm đầu việc qua bộ lọc nên việc quản lý trở nên khó khăn. 
• Giới hạn kết nối lịch trình cá nhân duy nhất từ Outlook thay vì những ứng dụng xếp lịch phổ biến khác. 

4. Phần mềm ghi chú lịch làm việc với Tick Tick

Tick Tick gần như là một “bản sao” của phần mềm nhắc nhở công việc Todoist do giao diện tương đồng 90%. Tuy nhiên, Tick Tick có thêm những tiện ích thú vị như tích hợp bộ đếm Pomodoro bên trong ứng dụng. 

Ưu điểm khi sử dụng app nhắc việc Tick Tick: 

• Tính năng tương tự giống Todoist nhưng chi phí rẻ, phù hợp nhiều đối tượng. 
• Trang bị tiện ích hữu dụng giúp người dùng làm việc quả, tăng năng suất công việc. 
• Dễ dàng khởi tạo công việc mọi lúc mọi nơi. 

Nhược điểm khi sử dụng app nhắc việc Tick Tick: 

• Khả năng xử lý thông tin không nhanh bằng các đối thủ cùng phân khúc. 
• Chưa liên kết với ứng dụng Lịch ở bản miễn phí khiến mức độ đáp ứng nhu cầu kém. 
• Người dùng bắt buộc phải nâng cấp lên bản Premium để sở hữu phần mềm nhắc việc tiêu chuẩn. 

5. Phần mềm nhắc việc trên máy tính Google Keep

Phần mềm nhắc việc trên máy tính miến phí Google Keep được phát triển từ năm 2013 nhằm lưu lại danh mục nhiệm vụ hàng ngày hoặc list thông tin cần lưu ý. Bốn tính năng cơ bản của Google Keep là soạn văn bản đơn giản, ghi âm, lưu danh sách, lưu hình ảnh. 

Ưu điểm và tính năng của Google Keep: 

• Ghi lại nhanh các nội dung cần thiết mọi lúc mọi nơi. 
• Lưu trữ kết hợp ghim thông tin quan trọng để tìm kiếm, ghi nhớ kế hoạch thông qua ghi chú. 
• Hẹn giờ nhắc lịch, đảm bảo tiến độ kịp thời. 
• Cho phép truy cập offline, các văn bản offline sẽ được cập nhật và đồng bộ ngay khi kết nối mạng. 
• Phần mềm nhắc lịch làm việc trên máy tính và cả điện thoại, tương thích với nhiều thiết bị. 

Nhược điểm của ứng dụng nhắc việc Google Keep: 

• Màu sắc đơn giản, tính năng còn nhiều hạn chế. 
• Không hỗ trợ làm việc theo nhóm cũng như không thể linh hoạt mục đích sử dụng.

TẶNG MIỄN PHÍ: 25+ BIỂU MẪU QUẢN LÝ CÔNG VIỆC HIỆU QUẢ

6. Phần mềm nhắc nhở công việc miễn phí Google Task

Phần mềm nhắc nhở công việc Google Tasks phát huy tác dụng cao nhất khi sử dụng trong hệ sinh thái Google. Google Tasks là phần mềm lịch làm việc trên máy tính cho phép kết nối nhanh chóng với Gmail hay Google Calendar. 

Ưu điểm và tính năng nổi bật của Google Tasks: 

• Đồng bộ dữ liệu mạnh mẽ, luân chuyển dữ liệu qua lại giữa hệ sinh thái Google. 
• Đánh dấu công việc đã hoàn thành giúp người dùng phân tách thông tin minh bạch. 
• Khởi tạo hệ thống quản lý các công việc đơn giản, không yêu cầu phân nhánh phức tạp. 
• Miễn phí sử dụng 100%. 

Nhược điểm của ứng dụng Google Tasks: 

• Google không nâng cấp thêm tính năng mới cũng như cải thiện lỗi thường xuyên. Vì vậy người dùng có thể gặp một số trục trặc từ ứng dụng. 
• Thiếu khả năng thiết lập công việc định kỳ, lặp đi lặp lại. 
• Không thể tùy chỉnh công việc mong muốn. Phần mềm nhắc việc này chỉ có chế độ mặc định xếp theo tên hoặc deadline. Việc nhóm công việc có cùng tính chất, mức độ cần quan tâm là bất khả thi. 

Xem thêm: Top 15 phần mềm quản trị doanh nghiệp tốt nhất 2026

7. Phần mềm nhắc lịch làm việc Google Lịch (Google Calendar)

Google Lịch hay Google Lịch là ứng dụng tạo ghi chú công việc và đặt lịch phổ biến hàng đầu. Ứng dụng miễn phí của Google giúp bạn quản lý lịch hẹn, deadline chính xác. Từ đó hạn chế tình trạng quên việc, nhầm lẫn thời gian.

Ưu điểm và tính năng nổi bật của Google lịch:

• Cung cấp chế độ xem lịch, thêm mới công việc vào lịch để sắp xếp thời gian hợp lý. 
• Thông báo trước khi hết hạn sự kiện, nhiệm vụ qua Email. 
• Lập kế hoạch và cài đặt chế độ xem theo tuần, tháng, năm. 
• Cấp quyền chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp, đội nhóm. 
• Lưu lại thay đổi và gửi tin báo đến thiết bị khác có liên kết ứng dụng. 
• Liên kết với Google Meet để nhanh chóng tạo cuộc họp trực tuyến.  
• Tạo lịch làm việc nhóm bằng cách gửi đính kèm, gửi tới Gmail thành viên khác. 

Nhược điểm của Google lịch:

• Không hỗ trợ nhắc nhở người dùng theo vị trí. 
• Thường xuyên hiển thị hoặc thu thập dữ liệu người dùng để phục vụ quảng cáo. 

Xem thêm: Top 10 app quản lý công việc miễn phí hiệu quả

8. Phần mềm nhắc nhở công việc việc trên điện thoại – Apple Reminder

Không chỉ nhắc nhở công việc, Apple Reminder còn bao quát tác vụ, công việc con hay file đính kèm cực kỳ chặt chẽ. Đặc biệt, Apple Reminder có sẵn trên thiết bị của Apple và là một phần mềm nhắc việc trên điện thoại hoàn toàn miễn phí. 

Ưu điểm, tính năng của app nhắc nhở công việc Apple Reminder:

• Thao tác nhanh gọn bằng giọng nói qua trợ lý ảo Siri. 
• Lưu trữ dữ liệu trên iCloud nên người dùng không cần tạo tài khoản mới. 
• Thiết lập thêm địa điểm diễn ra hoạt động bên cạnh thông tin ngày, giờ. 
• Tương thích với hầu hết ứng dụng thuộc hệ sinh thái Apple. 

Nhược điểm của phần mềm nhắc nhở công việc Apple Reminder:

• Không có tính năng đánh dấu trạng thái nhiệm vụ.
• Chỉ hỗ trợ dành riêng cho thiết bị của Apple.

9. Phần mềm nhắc nhở công việc Todoist

Tại thị trường nước ngoài, Todoist được người dùng đánh giá cao nhờ khả năng nhắc việc mạnh mẽ. Nhiều trang báo uy tín như The New York Times, The Wall Street Journal, USA Today còn ca ngợi đây là ứng dụng giúp “đổi đời”. 

Ưu điểm, tính năng tiêu biểu của phần mềm nhắc việc Todoist: 

• Phân loại tác vụ về từng hạng mục theo deadline/nhãn dán/dự án ngay khi người dùng vừa hoàn tất nhập liệu. 
• Tinh chỉnh luồng công việc cá nhân nhờ đánh dấu mức độ quan trọng, thời hạn cần hoàn thành. 
• Khởi tạo công việc, truy cập và sử dụng ứng dụng dù ở bất kỳ đâu.  
• Hỗ trợ đa nhiệm với hai trợ lý ảo Siri và Alexa trên điện thoại. 

Nhược điểm của phần mềm nhắc nhở công việc trên máy tính Todoist: 

• Khả năng phân chia công việc con còn hạn chế, người dùng gặp khó khăn khi quản lý công việc phân nhánh phức tạp. 
• Giao diện trên hệ điều hành Windows chưa thu hút, khó sử dụng. 
• Phiên bản phần mềm nhắc việc trên máy tính miễn phí bị giới hạn hầu hết tính năng ưu việt, do đó người có nhu cầu cao bắt buộc phải mua phiên bản Premium.

10. Phần mềm nhắc lịch làm việc trên máy tính – Remember The Milk

Remember The Milk là phiên bản quản lý nhiệm vụ và danh sách to-do list hữu ích trên máy tính. Bạn có thể tải app nhắc lịch Remember The Milk miễn phí từ Windows 7 trở lên để tổ chức mọi việc cần làm.

Ưu điểm của ứng dụng Remember The Milk: 

• Cung cấp bản miễn phí ngay khi đăng nhập bằng tài khoản Gmail/Facebook (Có thêm bản nâng cấp trả phí hàng năm). 
• Tổ chức danh sách công việc con trong các dự án lớn. 
• Đặt hẹn hoàn thành nhiệm vụ định kỳ hoặc đơn lẻ, nhắc việc liên tục qua Gmail, điện thoại, Skype…
• Tích hợp cùng một số ứng dụng trực tuyến khác. 

Nhược điểm của phần mềm nhắc nhở công việc Remember The Milk:

• Tính năng đơn giản không phù hợp với các doanh nghiệp, đội nhóm cần giám sát chuyên sâu.

11. Phần mềm nhắc nhở công việc PNotes

Phần mềm nhắc nhở công việc PNotes đã xuất hiện từ lâu nhưng vẫn đem lại hiệu quả nhất định. PNotes là một phần mềm lịch làm việc trên máy tính rất tiện lợi. Nó phép người dùng lưu lại kế hoạch bằng giấy note đẹp mắt ngay trên màn hình desktop. 

Ưu điểm của ứng dụng note lịch làm việc PNotes: 

• Thiết kế thân thiện, đơn giản, không tốn nhiều thời gian làm quen. 
• Màu sắc hài hòa, bắt mắt. 

Nhược điểm của PNotes: 

• Nhà cung cấp gần như không cập nhật thêm tính năng bổ trợ. 
• Khả năng quản lý tác vụ đơn thuần, không có nhiều điểm ấn tượng. 

12.  Phần mềm nhắc nhở công việc trên máy tính – Evernote

Evernote là phần mềm lịch làm việc trên máy tính sở hữu các tính năng tạo công việc và nhắc nhở thời hạn cơ bản. Ứng dụng cho phép lưu nội dung công việc dưới dạng văn bản, âm thanh, hình ảnh hay file PDF. Người dùng được tự do tổ chức các nội dung nhỏ thành một bộ sưu tập và gắn nhãn để truy xuất tốt hơn. 

Evernote hiện có mặt trên mọi nền tảng, thiết bị cũng như cung cấp cả phiên bản trả phí và miễn phí. Phiên bản miễn phí sẽ bị hạn chế một số tính năng, giới hạn thiết bị đăng nhập cùng lúc. 

Ưu điểm và tính năng nổi bật của Evernote:

• Tùy chỉnh màu sắc dựa trên sở thích cá nhân. 
• Giao diện thân thiện, ngôn ngữ Việt hóa. 
• Phân loại công việc khoa học theo từng bộ sưu tập. 
• Chia sẻ công việc đến đồng nghiệp nhanh chóng. 

Nhược điểm của phần mềm nhắc việc Evernote:

• Dung lượng 1 file công việc tối đa là 25MB cho bản miễn phí. Vì vậy người dùng không thể đính kèm nhiều file một tháng đối với bản miễn phí. 
• Tốc độ tải phần mềm trên hệ điều hành Android tương đối chậm.  

Xem thêm: 11 phần mềm giúp quản lý văn phòng hiệu quả năm 2026

13. Phần mềm ghi chú công việc hàng ngày Sticky Notes

Tương tự như Google Keep, Sticky Notes là một trong những phần mềm nhắc nhở công việc việc qua ghi chú tiêu biểu nhất. Ứng dụng này được cài đặt sẵn trên hệ điều hành Windows nên người dùng có thể tiếp cận tức thì. 

Ưu điểm và tính năng nổi bật của Sticky Notes: 

• Thiết kế thân thiện, thao tác đơn giản. 
• Tính năng định dạng chữ, thay đổi màu sắc cùng hiệu ứng 3D giúp giao diện thu hút hơn. 
• Lưu trữ thông tin công việc lâu dài, thuận tiện cho việc tìm lại. 

Nhược điểm của phần mềm ghi chú công việc hàng ngày – Sticky Notes:

• Tính năng cơ bản, tác vụ đơn thuần chỉ phục vụ ghi chú.

14. Phần mềm nhắc việc trên PC – Trello

Trello là phần mềm lịch làm việc trên máy tính nổi tiếng với hình thức quản lý vận hành trực quan hóa công việc thành bảng thông tin. Mỗi cột thông tin trên phần mềm nhắc nhở công việc này sẽ tương ứng với trạng thái công việc. Nhờ vậy bạn theo dõi chính xác số lượng nhiệm vụ đang tiến hành và không làm chậm deadline. 

Ưu điểm của phần mềm nhắc nhở công việc Trello: 

• Thiết kế bắt mắt nhiều màu sắc, phân khu vực sắp xếp công việc rõ ràng, thao tác chuyển tiếp đơn giản. 
• Mô hình quản lý to-do list trực quan, minh bạch. 
• Thích hợp cho cả cá nhân, đội nhóm hay doanh nghiệp với gói Business lên tới 250 MB.
• Cảnh báo quá hạn công việc bằng màu sắc, thông báo nhắc nhở trực tiếp. 

Nhược điểm của phần mềm Trello: 

• Việc tìm kiếm thẻ công việc chưa được tối ưu, không thuận tiện với khối lượng công việc quá lớn. 
• Không có tính năng phân cấp, phân quyền quản trị. 
• Không hỗ trợ bình luận, trao đổi ngay trên phần mềm. 
• Không cung cấp báo cáo công việc tổng quan. 

Tìm hiểu thêm: Giá của phần mềm quản lý công việc MISA AMIS là bao nhiêu? 

15. Phần mềm nhắc việc Base Wework

Vì được phát triển bởi nhà cung cấp trong nước nên ngôn ngữ và giao diện của Base Wework thân thiện với người dùng Việt Nam. Đây là một phần mềm nhắc việc trên PC vượt trội nhất cho đội nhóm, phòng ban trong doanh nghiệp quản lý công việc. 

Đánh giá chung về phần mềm nhắc nhở công việc Base

• Phân chia đầu việc chi tiết đến deadline, người thực hiện, người giám sát. 
• Gắn thẻ trạng thái, thay đổi màu sắc để người dùng theo dõi ngay tình trạng làm việc.
• Hình thức hiển thị đa dạng từ dạng to-do list đến dạng bảng Kanban, Gantt Chart,…
• Cho phép bình luận, ghi chú ngay dưới nội dung nhiệm vụ. 
• Tính năng tìm kiếm và lọc công việc được tối ưu hoá với người dùng.
• Gửi thông báo tự động tới tài khoản và người quản lý khi có thay đổi về thời gian hoặc nhắc hạn hoàn thành. 

16. Bảng so sánh các phần mềm nhắc nhở công việc

STT	Phần mềm	Nhóm sử dụng phù hợp	Nền tảng chính	Khả năng nhắc việc và quản lý công việc	Điểm nổi bật
1	MISA AMIS Công việc	Doanh nghiệp, phòng ban, đội nhóm	Web, điện thoại	Giao việc, đặt thời hạn, theo dõi tiến độ, nhắc việc, cảnh báo công việc sắp đến hạn hoặc quá hạn, báo cáo theo cá nhân và phòng ban	Phù hợp với doanh nghiệp cần quản lý công việc tập trung, làm rõ trách nhiệm và theo dõi tiến độ trên một hệ thống. Có thể kết nối với AMIS Quy trình để tự động tạo hoặc giao việc theo quy trình.
2	Any.Do	Cá nhân, gia đình, nhóm nhỏ	Web, Windows, macOS, Android, iOS	Tạo danh sách việc cần làm, đặt thời hạn, nhắc việc một lần hoặc lặp lại, quản lý sự kiện và chia sẻ công việc	Giao diện đơn giản, hỗ trợ đồng bộ đa thiết bị và có tính năng chia sẻ công việc. Một số loại nhắc việc nâng cao phụ thuộc vào gói và thiết bị sử dụng.
3	Microsoft To Do	Cá nhân, nhóm nhỏ, người dùng Microsoft 365	Windows, Web, Android, iOS	Tạo danh sách, đặt ngày đến hạn, nhắc việc một lần hoặc lặp lại, chia nhỏ công việc, thêm ghi chú và tệp đính kèm	Có bản miễn phí, hỗ trợ tính năng My Day, chia sẻ danh sách và đồng bộ công việc với Outlook. Phù hợp với người dùng đã sử dụng hệ sinh thái Microsoft.
4	TickTick	Cá nhân, người làm việc độc lập, nhóm nhỏ	Web, Windows, macOS, Linux, Android, iOS	Tạo công việc, đặt nhiều mốc nhắc, nhắc lặp lại, quản lý lịch, thói quen và mức độ ưu tiên	Kết hợp danh sách công việc, lịch, nhắc việc, theo dõi thói quen và bộ đếm Pomodoro. Phù hợp khi người dùng muốn quản lý cả công việc và kế hoạch cá nhân trong một ứng dụng.
5	Google Keep	Cá nhân, người cần ghi chú nhanh	Web, Android, iOS	Tạo ghi chú, danh sách, đặt thời gian nhắc cho ghi chú, chia sẻ ghi chú	Mạnh về ghi chú nhanh, danh sách và lưu ý tưởng. Tuy nhiên, từ nửa cuối năm 2025, lời nhắc trong Google Keep được chuyển dần sang Google Tasks, vì vậy không nên mô tả Google Keep như một công cụ quản lý lời nhắc độc lập.
6	Google Tasks	Cá nhân, người dùng Gmail và Google Workspace	Web, Android, iOS	Tạo công việc, ngày đến hạn, ngày giờ nhắc, công việc lặp lại, công việc con và thông báo	Phù hợp với người dùng thường xuyên làm việc trên Gmail, Google Calendar và các ứng dụng Google Workspace. Có thể tạo công việc trực tiếp từ email hoặc lịch.
7	Google Calendar	Cá nhân, nhóm làm việc theo lịch	Web, Android, iOS	Nhắc lịch họp, sự kiện, lịch hẹn; tạo và hiển thị công việc có ngày, giờ trên lịch	Phù hợp để quản lý lịch làm việc, cuộc họp và các mốc thời gian. Google Calendar không thay thế hoàn toàn phần mềm quản lý công việc vì khả năng phân công, theo dõi tiến độ và báo cáo còn giới hạn.
8	Apple Reminders	Cá nhân sử dụng hệ sinh thái Apple, gia đình, nhóm nhỏ	iPhone, iPad, Mac, Apple Watch, iCloud.com	Nhắc theo thời gian hoặc địa điểm, công việc lặp lại, danh sách, công việc con, thẻ và chia sẻ danh sách	Tích hợp tốt với Siri, iCloud và các thiết bị Apple. Người dùng có thể chia sẻ danh sách, giao lời nhắc cho thành viên khác và theo dõi thông báo liên quan.
9	Todoist	Cá nhân, nhóm nhỏ, nhóm dự án	Web, Windows, macOS, Linux, Android, iOS, tiện ích trình duyệt	Tạo nhiệm vụ, dự án, nhiệm vụ con, mức độ ưu tiên, nhãn, thời hạn, nhắc việc theo thời gian hoặc địa điểm	Có cấu trúc quản lý công việc rõ ràng hơn các ứng dụng ghi chú. Hỗ trợ dự án nhóm, bộ lọc, nhiều kiểu hiển thị và nhắc việc nâng cao tùy gói sử dụng.
10	Remember The Milk	Cá nhân, người cần quản lý danh sách việc chi tiết	Web, Android, iOS, các dịch vụ tích hợp	Nhắc qua thông báo, email và một số kênh khác; đặt ngày đến hạn, nhiệm vụ lặp lại, nhiều lời nhắc cho một công việc	Có hệ thống danh sách, thẻ, mức độ ưu tiên, tìm kiếm nâng cao và chia sẻ công việc. Phù hợp với người muốn quản lý danh sách việc cá nhân theo nhiều điều kiện.
11	PNotes	Cá nhân sử dụng máy tính Windows	Windows	Tạo ghi chú trên màn hình, đặt lịch hoặc lịch trình cho ghi chú, tùy chỉnh màu sắc và cách hiển thị	Nhẹ, phù hợp để ghim ghi chú hoặc lời nhắc trực tiếp trên màn hình máy tính. Không phù hợp với doanh nghiệp cần giao việc, phân quyền, báo cáo hoặc theo dõi tiến độ tập trung.
12	Evernote	Cá nhân, người làm việc với tài liệu và ghi chú	Web, Windows, macOS, Android, iOS	Tạo công việc trong ghi chú, đặt ngày đến hạn một lần hoặc lặp lại, thêm lời nhắc và đánh dấu mức độ ưu tiên	Phù hợp khi công việc cần gắn với nội dung ghi chú, tài liệu, cuộc họp hoặc thông tin tham khảo. Một số tính năng công việc phụ thuộc vào gói Evernote.
13	Sticky Notes	Cá nhân sử dụng máy tính Windows	Windows, một số thiết bị thông qua hệ sinh thái Microsoft	Tạo ghi chú nhanh, danh sách ngắn, hình ảnh và đồng bộ ghi chú	Phù hợp để ghi nhớ nhanh những việc cần làm hoặc thông tin cần xem lại. Đây chủ yếu là công cụ ghi chú, không phải hệ thống nhắc việc có giao việc, thời hạn và báo cáo. Microsoft hiện cũng lưu ý Sticky Notes không thể luôn hiển thị trên cùng các ứng dụng khác.
14	Trello	Nhóm dự án, đội nhóm nhỏ và vừa	Web, Windows, macOS, Android, iOS	Tạo bảng, danh sách, thẻ công việc, người phụ trách, thời hạn, nhắc hạn, tệp đính kèm và lịch công việc	Trực quan nhờ mô hình bảng và thẻ. Phù hợp để theo dõi trạng thái công việc theo các cột như “Cần làm”, “Đang làm” và “Đã hoàn thành”.
15	Base Wework	Doanh nghiệp, phòng ban, đội nhóm và dự án	Web, ứng dụng di động	Giao việc, đặt thời hạn, nhắc việc sắp đến hạn hoặc quá hạn, theo dõi tiến độ, báo cáo, thông báo email và quản lý công việc theo dự án hoặc phòng ban	Phù hợp với doanh nghiệp cần chuẩn hóa việc giao và theo dõi công việc. Có các tính năng quản lý dự án, phòng ban, tiến độ và thông báo nhắc việc.

Nếu chỉ cần ghi nhớ việc cá nhân, người dùng có thể cân nhắc Microsoft To Do, Google Tasks, TickTick, Todoist, Apple Reminders hoặc Remember The Milk.

Nếu cần ghi chú nhanh kèm lời nhắc, Google Keep, Evernote, PNotes và Sticky Notes sẽ phù hợp hơn. Tuy nhiên, các công cụ này không nên được xem là phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp.

Nếu nhu cầu đã vượt ra ngoài việc nhắc việc cá nhân, MISA AMIS Công việc sẽ là lựa chọn đáng cân nhắc. Phần mềm phù hợp với doanh nghiệp muốn quản lý tập trung từ giao việc, nhắc hạn, theo dõi tiến độ đến kết nối với quy trình và các hoạt động quản trị liên quan.

III. Câu hỏi thường gặp về phần mềm nhắc nhở công việc 

Phần mềm nhắc nhở công việc miễn phí nào tốt nhất?

Tùy nhu cầu:

• Tốt nhất cho cá nhân dùng hệ sinh thái Google: Google Tasks
• Tốt nhất cho người dùng Windows: Microsoft To Do
• Tốt nhất cho ghi chú nhanh kết hợp nhắc việc: Google Keep
• Tốt nhất cho nhóm nhỏ (bản miễn phí): Trello

Có phần mềm nhắc nhở công việc nào dùng offline được không?

Có. Các phần mềm hỗ trợ offline tốt bao gồm: PNotes (chỉ dùng trên Windows, hoàn toàn offline), Sticky Notes (tích hợp sẵn trong Windows), Evernote (có chế độ offline cho bản trả phí), TickTick và Todoist (có cache offline, đồng bộ khi có mạng trở lại).

Phần mềm nhắc việc nào tích hợp được với Zalo hoặc Slack?

Hiện tại, hầu hết phần mềm quốc tế (Trello, Todoist, ClickUp) tích hợp tốt với Slack thông qua Zapier hoặc tích hợp trực tiếp. Với Zalo, chưa có phần mềm nào trong danh sách tích hợp chính thức do Zalo chưa mở API rộng rãi cho bên thứ ba. MISA AMIS Công việc gửi thông báo qua email và thông báo trong app, không qua Zalo.

Doanh nghiệp có bao nhiêu nhân sự thì nên dùng phần mềm quản lý công việc chuyên nghiệp?

Không có con số tuyệt đối, nhưng thực tế cho thấy khi doanh nghiệp đạt từ 10 – 15 nhân sự trở lên và bắt đầu có nhiều dự án song song, việc dùng app cá nhân để điều phối công việc sẽ tạo ra nhiều chi phí ẩn hơn là tiết kiệm. Đây là thời điểm nên cân nhắc chuyển sang nền tảng điều hành công việc chuyên nghiệp.

Phần mềm nhắc nhở công việc có an toàn dữ liệu không?

Với phần mềm quốc tế (Google, Microsoft, Todoist…), dữ liệu được lưu trên server nước ngoài, tuân thủ GDPR và các tiêu chuẩn bảo mật quốc tế. Một số giải pháp Việt Nam như MISA AMIS Công việc có dữ liệu được lưu trữ tại data center đặt tại Việt Nam, phù hợp với các doanh nghiệp có yêu cầu về chủ quyền dữ liệu nội địa.

IV. Kết luận

Trên đây là 15 phần mềm nhắc nhở công việc trên máy tính và điện thoại hiệu quả được đánh giá cao nhất. Tùy thuộc vào nhu cầu, tính chất việc cần quản lý mà bạn có thể cân nhắc lựa chọn giải pháp phù hợp. Chúc bạn thành công!