Phần mềm SAP là gì? Chức năng, ứng dụng và cách triển khai

Phần mềm SAP là hệ thống quản trị doanh nghiệp giúp kết nối và quản lý nhiều nghiệp vụ trên một nền tảng, từ tài chính, mua hàng, bán hàng, kho, sản xuất đến nhân sự. SAP được thiết kế theo mô hình module, cho phép doanh nghiệp lựa chọn và triển khai các chức năng phù hợp với nhu cầu vận hành. Bài viết dưới đây giải thích SAP là gì, các module phổ biến, lợi ích, đối tượng sử dụng và những vấn đề cần lưu ý khi triển khai.

[MISA TẶNG BẠN] ẤN PHẨM CON ĐƯỜNG QUẢN TRỊ QUA CHUYỂN ĐỔI SỐ: KHI DỮ LIỆU CHÍNH XÁC, LIÊN THÔNG, KỊP THỜI TẠO RA NHỮNG QUYẾT ĐỊNH TRÚNG

1. SAP là gì? Giới thiệu về phần mềm SAP ERP

SAP là phần mềm gì? Để hiểu rõ khái niệm phần mềm SAP thì trước tiên bạn sẽ phải hiểu SAP là viết tắt của những từ gì.

1.1. SAP là gì?

SAP là tên của tập đoàn công nghệ SAP, được thành lập tại Đức năm 1972 và chuyên cung cấp phần mềm doanh nghiệp. Trong cách gọi phổ biến tại Việt Nam, “phần mềm SAP” thường được dùng để chỉ các giải pháp ERP của SAP, giúp doanh nghiệp quản lý và kết nối các hoạt động kinh doanh trên một hệ thống thống nhất.

 

Hệ thống SAP ERP có thể tích hợp dữ liệu và quy trình của nhiều bộ phận như tài chính – kế toán, mua hàng, bán hàng, quản lý kho, sản xuất, chuỗi cung ứng và nhân sự. Khi một nghiệp vụ phát sinh, dữ liệu có thể được cập nhật và sử dụng cho các bộ phận liên quan, hạn chế việc nhập lại thông tin ở nhiều hệ thống khác nhau.

Ví dụ, khi bộ phận bán hàng tạo đơn hàng, hệ thống có thể liên kết với thông tin tồn kho, giao hàng và tài chính để các bộ phận liên quan tiếp tục xử lý trên cùng một luồng dữ liệu.

1.2. Phần mềm SAP có những chức năng gì?

SAP mang đến nhiều mô-đun chức năng khác nhau, giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả và tối ưu hóa hoạt động. Dưới đây là những chức năng chính:

• Quản lý mua hàng và nguyên vật liệu: Theo dõi nhu cầu mua, nhà cung cấp, đơn mua hàng, nhập hàng và nguyên vật liệu.
• Quản lý bán hàng và phân phối: Quản lý báo giá, đơn hàng, giao hàng, hóa đơn và các hoạt động liên quan đến khách hàng.
• Quản lý kho và chuỗi cung ứng: Theo dõi tồn kho, luân chuyển hàng hóa, kế hoạch cung ứng và các hoạt động logistics.
• Quản lý sản xuất: Hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất, nhu cầu nguyên vật liệu, điều phối và theo dõi quá trình sản xuất.
• Quản lý tài chính – kế toán: Hỗ trợ quản lý kế toán, công nợ, dòng tiền, ngân sách và báo cáo tài chính.
• Quản lý nhân sự: Quản lý thông tin nhân viên, tiền lương, tuyển dụng, đào tạo và các nghiệp vụ nhân sự tùy giải pháp được triển khai.
• Phân tích và báo cáo: Tổng hợp dữ liệu từ các nghiệp vụ để xây dựng báo cáo, dashboard và hỗ trợ nhà quản lý ra quyết định.

2. Lợi ích của Phần mềm SAP ERP trong doanh nghiệp 

Hiện nay, phần mềm SAP ERP chiếm được sự tin tưởng của hàng nghìn doanh nghiệp khắp thế giới. Tại Việt Nam, một số công ty hàng đầu cũng lựa chọn ERP SAP bởi những giá trị sau:

Lợi ích	Mô tả
Tập trung dữ liệu giữa các phòng ban	Thông tin tài chính, bán hàng, mua hàng, kho, sản xuất và các nghiệp vụ khác được quản lý trên hệ thống tích hợp, giúp hạn chế dữ liệu phân tán.
Chuẩn hóa và kiểm soát quy trình	Doanh nghiệp có thể thiết lập các quy trình nghiệp vụ thống nhất, phân quyền người dùng và theo dõi trạng thái xử lý.
Giảm nhập liệu và đối chiếu thủ công	Khi dữ liệu được kết nối giữa các module, thông tin phát sinh ở một nghiệp vụ có thể được sử dụng cho các nghiệp vụ liên quan, giảm việc nhập lại dữ liệu.
Hỗ trợ quản trị dựa trên dữ liệu	Nhà quản lý có thể khai thác dữ liệu từ nhiều bộ phận để theo dõi hoạt động kinh doanh, phân tích hiệu quả và lập kế hoạch.
Phù hợp với doanh nghiệp có quy mô và quy trình phức tạp	SAP có khả năng đáp ứng nhiều mô hình doanh nghiệp và nghiệp vụ khác nhau, nhưng mức độ phù hợp phụ thuộc vào quy mô, ngành nghề và phạm vi triển khai.

3. Doanh nghiệp nào nên sử dụng phần mềm SAP ERP? 

Phần mềm SAP mang lại nhiều lợi ích vượt trội cho các doanh nghiệp, đặc biệt là một số loại hình doanh nghiệp dưới đây:

• Doanh nghiệp lĩnh vực sản xuất: Ứng dụng SAP ERP hỗ trợ toàn diện trong quản lý sản xuất. Doanh nghiệp quản lý từ kho bãi, nguyên vật liệu đến nhân sự, kiểm soát chặt chẽ các quy trình sản xuất.
• Doanh nghiệp lĩnh vực bán lẻ: Phần mềm tối ưu hóa hoạt động bán hàng, quản lý kho hàng và chăm sóc khách hàng. Nhờ đó cải thiện hiệu suất vận hành của các doanh nghiệp bán lẻ.
• Doanh nghiệp cần tối ưu quy trình vận hành: SAP là lựa chọn lý tưởng cho các tổ chức muốn cải thiện quy trình làm việc, nâng cao hiệu suất và cắt giảm chi phí.
• Công ty hoạt động đa quốc gia: Với khả năng quản lý hoạt động kinh doanh trên quy mô toàn cầu, SAP là giải pháp được nhiều công ty đa quốc gia lựa chọn.

Ngoài ra, các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực như bất động sản, vận tải, dược phẩm, xây dựng… cũng có thể đạt được nhiều lợi ích khi ứng dụng SAP vào quản trị.

4. Bốn module chức năng chính của phần mềm quản trị doanh nghiệp SAP

Phần mềm SAP ERP được thiết kế theo mô hình module, giúp doanh nghiệp quản lý toàn diện các hoạt động. Dưới đây là bốn module chức năng chính của SAP ERP:

4.1. Kế toán

Chức năng quản trị tài chính kế toán của SAP bao gồm:

• Kế toán kho: Lập phiếu nhập kho định kỳ, phân bổ chi phí theo hóa đơn, xuất các báo cáo liên quan.
• Kế toán mua hàng: Theo dõi công nợ nhà cung cấp, tạo phiếu mua hàng, quản lý công nợ phải trả.
• Kế toán bán hàng: Lập và in các phiếu bán hàng, quản lý chiết khấu, công nợ phải trả, quản lý chứng từ thanh toán bán hàng.
• Kế toán tổng hợp: Bút toán tổng hợp, trích xuất các số liệu kế toán.
• Kế toán tài sản cố định: Ghi nhận phát sinh tăng/giảm tài sản cố định, quản lý sổ sách và bảng khấu hao tài sản cố định.

4.2. Quản lý bán hàng

• Quản lý nhà cung cấp và nguyên vật liệu: Theo dõi hàng hóa đầu vào từ các nhà cung cấp.
• Quản lý danh sách đơn hàng: Quản lý các đơn hàng từ nhà cung cấp, quá trình giao nhận.
• Lập phiếu nhập kho: Theo dõi công nợ và các đơn hàng đến hạn thanh toán.
• Xử lý trả hàng hóa: Lập phiếu trả hàng khi có yêu cầu, báo cáo tình trạng cung cấp của nhà cung cấp.
• Quản lý danh mục sản phẩm: Lập và theo dõi đơn hàng của từng khách hàng, theo dõi công nợ và thanh toán.

4.3. Quản lý Kho

• Nhập kho: Nhập kho, tự động phân bổ chi phí mua hàng.
• Quản lý xuất kho/chuyển kho: Theo dõi quá trình xuất kho, chuyển kho, điều chỉnh, nhập kho.
• In thẻ kho: Tạo thẻ kho cụ thể cho từng sản phẩm và từng kho.
• Báo cáo kiểm kho và cảnh báo tồn kho: Xuất báo cáo kiểm kho, cảnh báo mặt hàng sắp hết trong tồn kho.
• Quản lý định mức hàng hóa: Theo dõi định mức hàng hóa và thực hiện các nghiệp vụ quản lý kho khác.

4.4. Bảo trì và Bảo hành Sản phẩm

• Quản lý danh mục thiết bị: Theo dõi danh mục thiết bị đã bán và các phụ tùng thay thế kèm bảo hành.
• Quản lý thông tin nhân viên: Quản lý thông tin nhân viên tại các trung tâm bảo hành
• Quản lý bảo hành: Theo dõi danh sách các phiếu bảo hành sản phẩm.
• Quản lý lịch bảo trì, bảo hành: Theo dõi thiết bị hết hạn bảo hành hoặc đến hạn bảo trì.
• Cảnh báo bảo trì: Thống kê các sản phẩm hư hỏng, cảnh báo đến hẹn bảo hành, bảo trì cho các sản phẩm khác.

Các module trên giúp SAP trở thành một công cụ toàn diện, đáp ứng nhu cầu quản lý đa dạng của doanh nghiệp từ tài chính, kho bãi, bán hàng đến bảo trì sản phẩm.

Tham khảo: Phần mềm quản lý doanh nghiệp toạn diện kết hợp AI nâng cao năng suất 200%

5. Cách triển khai phần mềm ERP SAP cho doanh nghiệp Việt Nam 

Để phát triển ERP SAP, doanh nghiệp cần có đội ngũ chuyên viên liên kết với nhóm tư vấn của SAP. Nhóm tư vấn này phụ trách thực hiện đánh giá chung, hướng dẫn cài đặt cũng như đào tạo cho doanh nghiệp. 

Tất cả các tác vụ của SAP được triển khai trên GUI – một giao diện đồ họa với cấu trúc phân tầng, nhiều màn hình để người dùng đọc được nhiều thông tin trên cơ sở dữ liệu. Vì vậy, người dùng lần đầu tiên chắc chắn cần trải qua một số buổi đào tạo để sử dụng thành thạo. Quy trình triển khai ERP SAP bao gồm năm giai đoạn dưới đây:

5.1. Tìm hiểu yêu cầu thực tế 

Ở bước thứ nhất, người dùng xác định các nỗi đau và giải pháp mong muốn SAP khắc phục. Doanh nghiệp có thể đăng ký trải nghiệm bản dùng thử miễn phí nhằm khám phá tính năng, thử nghiệm mức độ đáp ứng của phần mềm trước khi quyết định mua bản đầy đủ. 

5.2. Truyền thông đến đội ngũ nhân sự 

Người quản lý cần thiết lập lại kế hoạch làm việc tinh gọn và giao trách nhiệm chi tiết đến từng thành viên. Mỗi cá nhân tham gia đều phải học cách thao tác trên phần mềm cũng như nắm chắc những nội dung sau: 

• Mục tiêu, ý nghĩa của việc quản lý công việc trên SAP. 
• Xác định vai trò của bản thân cũng như đầu mối quản lý trực tiếp, quản lý cấp cao để gửi đề xuất, xin phê duyệt đúng quy trình. 
• Nắm được bức tranh tổng quan các bước thực hiện hoặc các giai đoạn trong một dự án. 

5.3. Thiết lập quy trình ứng dụng phần mềm 

Tiếp theo, doanh nghiệp tiến hành xây dựng quy trình làm việc mới với phần mềm SAP. Giai đoạn này người quản lý cũng nên xác nhận rằng kế hoạch phân công, quản lý hiện tại đáp ứng tốt yêu cầu kinh doanh.

5.4. Khảo sát ý kiến nhân sự

Sau khi thống nhất quy trình, doanh nghiệp có thể bắt đầu thử nghiệm đơn giản ở những bộ phận đang khó khăn. Lúc này, đội ngũ nhân viên phải tuân thủ kế hoạch chuyển đổi mới, nhập dữ liệu vào hệ thống và kiểm tra kết quả liên tục. Đồng thời, người quản lý sẽ quan sát toàn bộ vòng đời dự án hay tiến trình công việc để tìm ra “điểm nóng” cần cải tiến.

5.5. Triển khai đồng bộ trong doanh nghiệp 

Cuối cùng, doanh nghiệp nên áp dụng hệ thống SAP toàn diện với tất cả phòng ban, bộ phận. Nếu doanh nghiệp chỉ triển khai đơn lẻ một số nghiệp vụ thì vẫn sẽ gây ra sự rời rạc, thiếu liên kết. Do đó, doanh nghiệp cần ứng dụng phần mềm SAP đúng cách để đạt được kết quả tốt nhất. 

6. Những lưu ý khi sử dụng phần mềm SAP

SAP ERP là một hệ thống quản trị doanh nghiệp phức tạp, yêu cầu doanh nghiệp phải có sự chuẩn bị kỹ lưỡng khi triển khai và sử dụng. Dưới đây là những lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa hiệu quả của SAP ERP.

6.1. Lựa chọn đối tác triển khai uy tín

Phần mềm SAP yêu cầu sự hỗ trợ từ các đơn vị triển khai có chuyên môn cao. Một đối tác triển khai uy tín sẽ:

• Phân tích kỹ lưỡng nhu cầu và quy mô doanh nghiệp.
• Tư vấn các mô-đun SAP phù hợp nhất với mục tiêu kinh doanh.
• Đảm bảo quá trình triển khai suôn sẻ, hạn chế rủi ro kỹ thuật.
  Do đó, hãy ưu tiên những đối tác có kinh nghiệm, chứng chỉ SAP, và phản hồi tích cực từ các dự án đã thực hiện.

MISA AMIS – Nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất do Công ty Cổ phần MISA phát triển cho doanh nghiệp Việt Nam. Hơn 250.000 khách hàng doanh nghiệp đang tin chọn nhờ khả năng kết nối nghiệp vụ Kế toán, Bán hàng, Nhân sự, Điều hành xuyên suốt:

Đăng ký dùng thử

Đặc biệt, MISA AMIS cho phép doanh nghiệp lựa chọn nghiệp vụ phù hợp ở thời điểm hiện tại. Trong tương lai, khi quy mô mở rộng, doanh nghiệp hoàn toàn có thể lựa chọn triển khai các nghiệp vụ cần thiết. Tất cả đều được kết nối, đồng bộ dữ liệu chặt chẽ với nhau để giảm các thao tác thủ công và tự động hóa quy trình.

• Hợp nhất dữ liệu Tài chính – Bán hàng – Nhân sự – Điều hành
• Báo cáo theo thời gian thực (realtime) trên một nền tảng
• Giảm 90% tác vụ thủ công cho doanh nghiệp
• Liên kết phòng ban – chấm dứt chồng chéo công việc, quy trình
• Dữ liệu bảo mật chuẩn ISO, giao diện thân thiện dễ dùng

6.2. Xác định nhu cầu và mục tiêu rõ ràng

Trước khi triển khai, doanh nghiệp cần làm rõ:

• Mục tiêu cụ thể cần đạt được khi sử dụng SAP (quản lý tài chính, tối ưu sản xuất, cải thiện chuỗi cung ứng, v.v.).
• Các quy trình kinh doanh nào cần được tự động hóa hoặc tối ưu.
• Dự toán chi phí và thời gian triển khai, để cân đối nguồn lực và ngân sách.

Việc xác định rõ nhu cầu ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tránh lãng phí tài nguyên.

6.3. Đào tạo nhân sự sử dụng phần mềm

SAP là một hệ thống phức tạp với nhiều chức năng nâng cao, đòi hỏi đội ngũ nhân sự có kỹ năng sử dụng. Các lưu ý quan trọng bao gồm:

• Đào tạo đội ngũ nhân viên trực tiếp sử dụng SAP để họ làm quen với giao diện và chức năng phần mềm.
• Cử các nhân sự chủ chốt tham gia các khóa đào tạo chuyên sâu, thậm chí đạt chứng chỉ SAP nếu cần thiết.
• Thiết lập đội hỗ trợ nội bộ để xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình vận hành.

7. Kết luận

Như vậy, việc sử dụng và khai thác tối ưu những tính năng của phần mềm SAP ERP sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động vượt trội. 

Hy vọng những chia sẻ về khái niệm, vai trò cùng cách thức triển khai phần mềm ERP SAP trên đây đã giúp doanh nghiệp có thêm thông tin hữu ích về phần mềm này. Ngoài ra, đừng quên truy cập nền tảng quản trị doanh nghiệp MISA AMIS để cập nhật hệ thống kiến thức chuyên sâu về quản lý, điều hành doanh nghiệp nhé.

[TẢI NGAY] Ấn phẩm Con đường quản trị qua chuyển đổi số: Khi dữ liệu chính xác, liên thông, kịp thời tạo ra những quyết định trúng

.