Khi doanh nghiệp áp dụng chính sách chiết khấu thương mại, việc lập hóa đơn đúng quy định giúp hạch toán doanh thu chính xác và hạn chế rủi ro về thuế. Tuy nhiên, nhiều kế toán vẫn gặp vướng mắc trong việc xác định thời điểm lập hóa đơn và cách thể hiện khoản chiết khấu. Bài viết dưới đây của phần mềm kế toán MISA AMIS Kế toán sẽ hướng dẫn cách viết hóa đơn chiết khấu thương mại theo quy định hiện hành, đồng thời phân tích từng trường hợp để doanh nghiệp thực hiện đúng và tránh sai sót.
1. Những căn cứ pháp lý liên quan
1.1 Căn cứ pháp lý
Một số căn cứ pháp lý quan trọng liên quan đến việc lập hóa đơn điện tử đối với hoạt động xuất khẩu hiện nay gồm:
- Căn cứ điều 24, điều 25, điều 29 Luật Hải quan số 54/2014/QH13 (đã được sửa đổi, bổ sung)
- Thông tư số 38/2015/TT-BTC ngày 25/3/2015 của Bộ Tài chính (được sửa đổi, bổ sung bởi Thông tư số 39/2018/TT-BTC) quy định về thủ tục hải quan; kiểm tra, giám sát hải quan; thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu.
- Nghị định số 254/2026/NĐ-CP của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
- Thông tư số 91/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số nội dung của Nghị định 254/2026/NĐ-CP (nếu bài viết có viện dẫn văn bản hướng dẫn).
- UCP 600 (Uniform Customs and Practice for Documentary Credits) là bộ quy tắc do Phòng Thương mại Quốc tế (ICC) ban hành, được áp dụng theo thỏa thuận của các bên trong thanh toán quốc tế bằng phương thức tín dụng chứng từ (L/C).
1.2 Quy định hiện hành về hóa đơn điện tử đối với hoạt động xuất khẩu
Theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của Nghị định.
Về loại hóa đơn sử dụng, tại khoản 1 và khoản 2 điều 8 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định như sau:
Điều 8. Loại hóa đơn
Hóa đơn quy định tại Nghị định này gồm các loại sau:
1. Hóa đơn giá trị gia tăng là hóa đơn dành cho các tổ chức kinh tế khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động:
a) Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
b) Hoạt động vận tải quốc tế;
c) Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
d) Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài;
đ) Hoạt động kinh doanh thương mại điện tử, kinh doanh dựa trên nền tảng số và các dịch vụ khác của nhà cung cấp ở nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam.
2. Hóa đơn bán hàng là hóa đơn dành cho các tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh như sau:
a) Tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai, tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp sử dụng cho các hoạt động:
a.1) Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa;
a.2) Hoạt động vận tải quốc tế;
a.3) Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu;
а.4) Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
b) Tổ chức kinh tế, cá nhân trong khu phi thuế quan khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ vào nội địa và khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ giữa các tổ chức kinh tế, cá nhân trong khu phi thuế quan với nhau, xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn ghi rõ “Dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan”.
Doanh nghiệp chế xuất có hoạt động kinh doanh khác (ngoài hoạt động chế xuất theo quy định pháp luật về khu công nghiệp, khu chế xuất) khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp thì sử dụng hóa đơn theo điểm a khoản này. Doanh nghiệp chế xuất khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì sử dụng hóa đơn theo quy định tại khoản 1 Điều này.
Về thời điểm lập hóa đơn, doanh nghiệp thực hiện theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Hàng hóa xuất khẩu lập hóa đơn theo quy định riêng tại điều này. Dịch vụ xuất khẩu được lập hóa đơn theo quy định tương ứng về thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm thu tiền tùy từng trường hợp.
Ngoài ra, hóa đơn điện tử phải đáp ứng đầy đủ các nội dung bắt buộc theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, bao gồm thông tin về người bán, người mua, hàng hóa, dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn và các nội dung khác theo quy định.
Như vậy, khi doanh nghiệp phát sinh hoạt động xuất khẩu hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ ra nước ngoài thuộc đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử, phải sử dụng đúng loại hóa đơn, lập hóa đơn đúng thời điểm và bảo đảm đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật Việt Nam.
2. Thời điểm lập hóa dơn giá trị gia tăng đối với hàng xuất khẩu
2.1 Thời điểm lập hóa đơn giá trị gia tăng đối với hàng xuất khẩu
Căn cứ khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định:
1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Đối với xuất khẩu hàng hóa (bao gồm cả gia công xuất khẩu), thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định pháp luật về hải quan.
Như vậy, đối với hàng hóa xuất khẩu, doanh nghiệp được chủ động xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử nhưng phải bảo đảm không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hoa được thông quan theo quy định.
Mối quan hệ giữa hóa đơn điện tử và hồ sơ hải quan
Theo quy định của pháp luật hải quan, hóa đơn điện tử không phải là chứng từ thay thế hóa đơn thương mại trong hồ sơ hải quan xuất khẩu.
Doanh nghiệp vẫn sử dụng hóa đơn thương mại để thực hiện thủ tục hải quan, giao dịch với đối tác và thanh toán quốc tế theo hợp đồng, đồng thời lập hóa đơn điện tử theo quy định của Nghị định 254/2026/NĐ-CP để thực hiện nghĩa vụ về hóa đơn và thuế tại Việt Nam.
Do mục đích sử dụng khác nhau nên thời điểm phát hành 2 loại hóa đơn này cũng khác. Cụ thể như sau:
- Hóa đơn thương mại: Lập theo thỏa thuận giữa các bên và yêu cầu của giao dịch quốc tế để phục vụ thủ tục hải quan, thanh toán quốc tế và giao nhận hàng hóa
- Hóa đơn điện tử (Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng): ĐƯợc lập theo quy định tại khoản 1 điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, do người bán tự xác định nhưng không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan.
Lưu ý: Hóa đơn thương mại và hóa đơn điện tử là hai loại chứng từ có mục đích sử dụng khác nhau, không thay thế cho nhau.
Một số thông tin cần có trên hóa đơn thương mại
Pháp luật Việt Nam không quy định mẫu bắt buộc đối với hóa đơn thương mại. Nội dung của hóa đơn thương mại thường được lập theo hợp đồng ngoại thương, yêu cầu của nước nhập khẩu, phương thức thanh toán và thông lệ thương mại quốc tế. (Ví dụl: UCP 600 đối với thanh toán bằng thư tín tụng – L/C).
Thông thường, một hóa đơn thương mại sẽ có những thông tin sau:
- Thông tin người xuất khẩu (Exporter): tên, địa chỉ và quốc gia của người bán.
- Thông tin người nhập khẩu (Importer): tên, địa chỉ và các thông tin liên hệ của người mua.
- Số hóa đơn và ngày phát hành.
- Mô tả hàng hóa: tên hàng, quy cách, mã hàng (nếu có), số lượng, đơn giá và tổng giá trị.
- Điều kiện giao hàng theo Incoterms 2020 (hoặc phiên bản khác nếu các bên có thỏa thuận).
- Điều kiện và phương thức thanh toán (T/T, L/C, D/P, D/A…).
- Đồng tiền thanh toán.
- Thông tin về phương thức vận chuyển (nếu cần theo yêu cầu của hợp đồng hoặc chứng từ vận tải).
- Chữ ký của người phát hành hóa đơn hoặc các nội dung xác nhận khác theo yêu cầu của hợp đồng, phương thức thanh toán hoặc quy định của nước nhập khẩu.
2.2. Phân biệt hóa đơn điện tử và hóa đơn thương mại
Mặc dù đều được sử dụng trong hoạt động xuất khẩu hàng hóa, hóa đơn điện tử (hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng) và hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là hai loại chứng từ có mục đích sử dụng, căn cứ pháp lý và giá trị pháp lý hoàn toàn khác nhau. Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn nhầm lẫn giữa hai loại hóa đơn này, dẫn đến việc lập chứng từ không đúng quy định hoặc sử dụng hóa đơn không đúng mục đích.
Để giúp doanh nghiệp dễ dàng nhận biết và sử dụng đúng từng loại chứng từ, dưới đây là bảng so sánh những điểm giống và khác nhau giữa hóa đơn điện tử và hóa đơn thương mại.
Điểm giống
- Đều là chứng từ do người bán lập để ghi nhận giao dịch mua bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ
- Đều thể hiện các thông tin cơ bản của giao dịch như người bán, người mua, hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá và giá trị thanh toán
- Đều được dùng để làm căn cứ chứng minh giao dịch giữa các bên theo mục đích sử dụng của từng loại chứng từ
Điểm khác
| Tiêu chí | Hóa đơn thương mại | Hóa đơn điện tử |
| Căn cứ áp dụng | Hợp đồng ngoại thương, thông lệ thương mại quốc tế và các quy tắc quốc tế (ví dụ: UCP 600 khi thanh toán bằng thư tín dụng – L/C). | Luật Quản lý thuế, Nghị định số 254/2026/NĐ-CP, Thông tư số 91/2026/TT-BTC và các quy định pháp luật thuế có liên quan. |
| Đối tượng sử dụng | Sử dụng trong hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu và các giao dịch thương mại quốc tế | Sử dụng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật Việt Nam, bao gồm hoạt động bán hàng trong nước, xuất khẩu, xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp khác theo quy định |
| Mục đích sử dụng | Phục vụ giao dịch thương mại quốc tế, thanh toán với đối tác nước ngoài, làm chứng từ trong hồ sơ hải quan và các giao dịch quốc tế khác | Phục vụ quản lý thuế, kê khai thuế, hạch toán kế toán và ghi nhận doanh thu theo quy định của pháp luật Việt Nam |
| Nội dung trên hóa đơn |
|
Phải đáp ứng đầy đủ các nội dung theo điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành |
| Thông tin về thuế GTGT | Không phải thể hiện theo quy định của pháp luật thuế Việt Nam |
|
| Điều kiện giao hàng | Thường thể hiện để xác định trách nhiệm, chi phí và rủi ro giữa các bên | Không phải là nội dung bắt buộc theo quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử |
| Điều khoản thanh toán | Thường thể hiện rõ phương thức thanh toán (T/T, L/C, D/P, D/A…), đồng tiền thanh toán và các điều khoản liên quan | Không phải là nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử, trừ trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu thể hiện thêm và không trái với quy định |
| Phương thức vận chuyển | Thường thể hiện để phục vụ giao dịch quốc tế và hồ sơ xuất khẩu | Không phải là nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử |
| Giá trị pháp lý | Là chứng từ thương mại phục vụ giao dịch quốc tế, thanh toán và thủ tục hải quan | Là chứng từ kế toán, chứng từ thuế được sử dụng để kê khai thuế, hạch toán kế toán và quản lý thuế theo quy định |
| Kê khai thuế | Không phải là chứng từ dùng để kê khai thuế theo pháp luật | Là căn cứ để doanh nghiệp kê khai thuế, hạch toán kế toán và thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định của páhp luật |
3. Hướng dẫn cụ thể cách ghi hóa đơn điện tử cho hàng xuất khẩu
Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử đối với hoạt động xuất khẩu theo quy định hiện hành
Căn cứ theo điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi lập hóa đơn điện tử đối với hoạt động xuất khẩu, doanh nghiệp cần phải lưu ý 1 số vấn đề sau:
- Tên hàng hóa, dịch vụ được ghi bằng Tiếng Việt, trường hợp cần ghi thêm tiếng nước ngoài thì tiếng nước ngoài được đặt trong dấu ngoặc đơn hoặc ghi ngay dưới dòng tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn. Đối với hàng hóa, dịch vụ có mã theo quy định phải ghi đầy đủ tên và mã hàng hóa, dịch vụ
- Hóa đơn phải có đầy đủ các nội dung bắt buộc theo Điều 10 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP. Đối với hóa đơn giá trị gia tăng, doanh nghiệp ghi các chỉ tiêu về thuế suất và tiền thuế GTGT theo quy định của pháp luật thuế GTGT; đối với hóa đơn bán hàng, thực hiện theo quy định áp dụng đối với loại hóa đơn này
- Tên người mua được ghi theo đúng thông tin trên hợp đồng hoặc hồ sơ giao dịch; đối với người mua ở nước ngoài, ghi đầy đủ tên và địa chỉ của người mua theo thông tin giao dịch
- Tên hàng hoá, dịch vụ được ghi đúng theo thực tế giao dịch; trường hợp cần thiết có thể ghi thêm quy cách, phẩm cấp, mã hàng hoặc ký hiệu để nhận diện hàng hóa
- Trường hợp hóa đơn được lập bằng ngoại tệ thì việc thể hiện đồng tiền, tỷ giá và các nội dung liên quan được thực hiện theo quy định của pháp luật về hóa đơn, thuế và kế toán
Có thể bạn quan tâm: Mất hóa đơn đầu vào bị phạt bao nhiêu?
Kê khai thuế GTGT đối với hàng hóa xuất khẩu
Doanh nghiệp thực hiện kê khai doanh thu xuất khẩu căn cứ vào hóa đơn điện tử đã lập, hồ sơ xuất khẩu và tờ khai hải quan theo mẫu tờ khai thuế GTGT đang có hiệu lực tại thời điểm kê khai.
Trường hợp hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu đáp ứng đầy đủ điều kiện áp dụng thuế suất GTGT 0% theo quy định của pháp luật thuế GTGt thì doanh nghiệp thực hiện kê khai theo quy định đối với doanh thu áp dụng thuế suất 0%; trường hợp không đáp ứng điều kiện thì thực hiện theo quy định tương ứng của pháp luật thuế GTGT.
Kết luận
Thực hiện đúng cách viết hóa đơn chiết khấu thương mại giúp doanh nghiệp kê khai thuế, hạch toán kế toán và ghi nhân doanh thu đúng quy định. Tùy từng hình thức chiết khấu, doanh nghiệp cần lựa chọn các lập hóa đơn phù hợp và lưu giữ đầy đủ hồ sơ liên quan.
Để tự động hóa quy tình lập hóa đơn, hạch toán doanh thu và chiết khấu thương mại, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp MISA AMIS Kế toán – một sản phẩm thuộc hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp của MISA.
Hệ sinh thái MISA AMIS kết nối đồng bộ với kế toán, hóa đơn điện tử, bán hàng, ngân hàng, thuế và nhân sự trên 1 nền tảng thống nhất, giúp dữ liệu được liên thông, giảm nhập liệu thủ công và hạn chế sai ssot trong toàn bộ quy trình kế toán.
Với AMIS Kế toán, doanh nghiệp có thể:
- Kết nối trực tiếp với MISA meInvoice, lập hóa đơn điện tử và tự động hạch toán doanh thu ngay khi phát hành hóa đơn.
- Tự động ghi nhận các khoản chiết khấu thương mại, đồng bộ với chứng từ bán hàng và sổ kế toán, giúp hạn chế nhầm lẫn khi hạch toán.
- Tự động lập tờ khai thuế, báo cáo tài chính và hơn 200 báo cáo quản trị, giúp kế toán tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro khi quyết toán thuế.
- Trợ lý AI AVA hỗ trợ kiểm tra dữ liệu, cảnh báo sai sót và tra cứu nhanh quy định về thuế, kế toán trong quá trình xử lý nghiệp vụ.
Đăng ký trải nghiệm miễn phí 15 ngày MISA AMIS Kế toán để tự động hóa quy trình lập hóa đơn chiết khấu thương mại, hạch toán doanh thu và kê khai thuế chính xác. Chủ động kiểm soát rủi ro ngay từ khâu lập chứng từ, giảm áp lực cho kế toán và tự tin khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.
Lưu ý: Nội dung bài viết được biên soạn dựa trên quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm đăng tải, nhằm mục đích cung cấp thông tin tham khảo, không thay thế hoàn toàn tư vấn pháp lý, thuế hoặc kế toán chuyên biệt cho từng trường hợp cụ thể. Do quy định pháp luật có thể thay đổi hoặc áp dụng khác nhau tùy tình huống thực tế, MISA khuyến nghị người đọc đối chiếu văn bản pháp luật gốc (MISA có đính kèm căn cứ pháp lý gốc ở trên bài viết) hoặc liên hệ cơ quan thuế/chuyên gia tư vấn trước khi áp dụng. MISA không chịu trách nhiệm đối với thiệt hại phát sinh từ việc áp dụng thông tin trong bài viết mà không có sự xác minh phù hợp.
