Sơ đồ Gantt là gì? Tạo và Mẫu Gantt Chart miễn phí

Sơ đồ Gantt giúp các nhà quản lý theo dõi, kiểm soát và điều chỉnh kế hoạch kịp thời. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ sơ đồ Gantt là gì?, lợi ích thực tiễn và cách áp dụng sơ đồ này vào công việc để tối ưu hóa hiệu suất làm việc.

1. Sơ đồ Gantt là gì?

Sơ đồ Gantt (hay còn được gọi là Gantt Chart) là một công cụ quản lý dự án trực quan, sử dụng data visualization để thể hiện tiến độ dự án theo thời gian dưới dạng biểu đồ thanh ngang. Mỗi thanh trên sơ đồ biểu thị một công việc cụ thể, chiều dài của thanh tương ứng với khoảng thời gian thực hiện công việc đó. Nhờ vậy, người dùng có thể dễ dàng hình dung toàn bộ quá trình, theo dõi mốc thời gian và xác định các điểm chồng chéo hoặc trễ tiến độ.

Sơ đồ này ra đời vào đầu thế kỷ 20 và được đặt theo tên của Henry L. Gantt, một kỹ sư cơ khí và chuyên gia quản lý người Mỹ. Đến nay, sơ đồ Gantt đã trở thành một trong những công cụ quản lý dự án phổ biến nhất, được ứng dụng rộng rãi trong các lĩnh vực như xây dựng, CNTT, marketing, giáo dục và nhiều ngành nghề khác.

Không chỉ giúp theo dõi thời gian, sơ đồ Gantt còn là nền tảng để phân bổ nguồn lực, xác định trách nhiệm từng cá nhân, và đưa ra kế hoạch hành động cụ thể. Với giao diện trực quan và khả năng tích hợp vào phần mềm hiện đại như MISA AMIS Công Việc, Microsoft Project, Trello, Asana hay Notion, sơ đồ Gantt ngày càng chứng minh được vai trò không thể thiếu trong việc tối ưu hóa hiệu suất làm việc nhóm và quản lý công việc hiệu quả.

2. Vai trò của biểu đồ Gantt

Sơ đồ Gantt hỗ trợ người dùng quản lý dự án tối ưu hơn nhờ những lợi ích sau:

• Lập kế hoạch, phân công công việc:

Biểu đồ Gantt cho phép quản lý và đội nhóm xác định các nhiệm vụ cần thực hiện, thời gian bắt đầu và kết thúc cùng mối quan hệ giữa chúng. Quản lý sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên, quy định rõ mức độ phụ thuộc giữa công việc và thời gian hoàn thành dự án.

• Hiển thị tiến độ công việc:

Biểu đồ Gantt cung cấp cái nhìn tổng quan về tiến độ của công việc, dự án. Thông qua biểu đồ, doanh nghiệp quản lý tiến độ dự án dễ dàng, theo dõi mức độ hoàn thành của từng nhiệm vụ. Điều này giúp quản lý đánh giá tiến trình công việc kịp thời để dự án hoàn thành đúng tiến độ.

• Phối hợp công việc:

Bằng cách hiển thị các công việc song song, tuần tự, phụ thuộc, sơ đồ Gantt hỗ trợ phối hợp công việc hiệu quả, đảm bảo rằng mọi công việc được thực hiện theo đúng thứ tự và không bị trì hoãn. 

• Điều chỉnh và quản lý thay đổi:

Nếu có sự thay đổi trong yêu cầu, ưu tiên hoặc tài nguyên công việc, quản lý có thể điều chỉnh biểu đồ Gantt để phản ánh các thay đổi này. Người quản lý không chỉ xem xét được mức độ tác động lên tiến độ mà còn đưa ra quyết định và điều chỉnh kế hoạch chính xác.

Tải ngay: 10+Mẫu checklist công việc thông dụng nhất

3. 9 mẫu sơ đồ Gantt miễn phí theo từng nhu cầu

Dưới đây là 9 mẫu sơ đồ Gantt mà doanh nghiệp có thể áp dụng ngay. Các mẫu sơ đồ Gantt được thiết kế để đáp ứng nhiều nhu cầu giám sát công việc riêng của từng loại dự án và ngành nghề khác nhau.

4. Cách vẽ sơ đồ Gantt

Để xây dựng sơ đồ Gantt chính xác, người lập kế hoạch cần xác định đầy đủ công việc, thời gian thực hiện, người phụ trách và mối quan hệ giữa các nhiệm vụ. Sơ đồ có thể được tạo trên Excel, Google Sheets hoặc phần mềm quản lý dự án chuyên dụng theo 6 bước sau:

4.1. Xác định mục tiêu và phạm vi dự án

Trước tiên, cần làm rõ kết quả dự án phải đạt được, thời điểm bắt đầu, thời hạn hoàn thành và phạm vi công việc cần thực hiện. Việc xác định rõ phạm vi giúp đội nhóm tránh bỏ sót nhiệm vụ hoặc bổ sung những đầu việc không cần thiết trong quá trình triển khai.

Ở bước này, người quản lý nên xác định:

• Mục tiêu cuối cùng của dự án.
• Ngày bắt đầu và thời hạn hoàn thành.
• Các sản phẩm hoặc kết quả cần bàn giao.
• Những giới hạn về ngân sách, nhân sự và nguồn lực.

4.2. Liệt kê và sắp xếp công việc

Liệt kê toàn bộ nhiệm vụ cần thực hiện để hoàn thành dự án. Với các hạng mục lớn, nên chia thành những công việc nhỏ, cụ thể và có thể theo dõi được.

Mỗi nhiệm vụ cần có tên rõ ràng, tránh sử dụng cách diễn đạt chung chung như “thực hiện dự án” hoặc “hoàn thiện công việc”. Ví dụ, thay vì ghi “triển khai website”, có thể chia thành các đầu việc như thiết kế giao diện, lập trình, nhập nội dung, kiểm thử và nghiệm thu.

Tham khảo: Sơ đồ PERT: Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ và quản lý dự án hiệu quả

4.3. Xác định thời gian và các mốc quan trọng trong sơ đồ Gantt

Ước tính ngày bắt đầu, ngày kết thúc và thời lượng thực hiện của từng công việc. Thời gian cần được xác định dựa trên khối lượng, năng lực nhân sự và nguồn lực thực tế, thay vì chỉ dựa trên thời hạn mong muốn.

Bên cạnh đó, cần đánh dấu các mốc quan trọng – milestone, chẳng hạn như:

• Hoàn thành bản thiết kế.
• Phê duyệt ngân sách.
• Bàn giao một giai đoạn.
• Nghiệm thu hoặc ra mắt sản phẩm.

Milestone thường không có thời lượng mà dùng để đánh dấu một sự kiện quan trọng trong dự án.

4.4. Thiết lập mối quan hệ phụ thuộc

Xác định công việc nào có thể thực hiện song song và công việc nào chỉ được bắt đầu hoặc kết thúc sau nhiệm vụ khác. Bốn dạng phụ thuộc phổ biến trong sơ đồ Gantt gồm:

• Finish to Start – FS: Công việc sau chỉ bắt đầu khi công việc trước đã hoàn thành. Đây là dạng phổ biến nhất.
• Start to Start – SS: Công việc sau chỉ bắt đầu khi công việc trước đã bắt đầu.
• Finish to Finish – FF: Công việc sau chỉ kết thúc khi công việc trước đã kết thúc.
• Start to Finish – SF: Công việc sau chỉ kết thúc khi công việc trước đã bắt đầu. Dạng này ít được sử dụng.

Thiết lập đúng quan hệ phụ thuộc giúp người quản lý nhận biết nhiệm vụ nào có thể ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ chung khi bị chậm.

4.5. Phân công người phụ trách và biểu diễn lên sơ đồ

Gán người chịu trách nhiệm chính cho từng công việc, đồng thời kiểm tra khối lượng nhiệm vụ để tránh một nhân sự phải thực hiện quá nhiều đầu việc trong cùng thời điểm.

Sau đó, biểu diễn dữ liệu trên sơ đồ Gantt:

• Trục dọc hiển thị danh sách công việc.
• Trục ngang hiển thị thời gian theo ngày, tuần hoặc tháng.
• Mỗi thanh ngang thể hiện thời điểm bắt đầu, kết thúc và thời lượng của một nhiệm vụ.
• Mũi tên hoặc đường nối thể hiện quan hệ phụ thuộc.
• Ký hiệu riêng được sử dụng để đánh dấu milestone.

4.6. Theo dõi và cập nhật tiến độ

Sơ đồ Gantt cần được cập nhật trong suốt quá trình thực hiện, không chỉ được lập một lần ở đầu dự án. Người quản lý nên thường xuyên ghi nhận:

• Phần trăm hoàn thành của từng công việc.
• Thời gian thực tế so với kế hoạch.
• Những nhiệm vụ đang chậm tiến độ.
• Thay đổi về người phụ trách hoặc nguồn lực.
• Ảnh hưởng của công việc bị chậm đến các nhiệm vụ liên quan.

Khi phát sinh thay đổi, cần điều chỉnh thời gian, quan hệ phụ thuộc và nguồn lực trên sơ đồ để toàn bộ thành viên luôn theo dõi cùng một kế hoạch mới nhất.

5. Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ Gantt bằng Excel đơn giản

Dưới đây là các bước để vẽ biểu đồ Gantt trên excel ai cũng có thể làm được.

Bước 1: Liệt kê công việc và ưu tiên

Trước tiên, liệt kê công việc trong cột A và các hạng mục công việc cần thực hiện để hoàn thành công việc đó trong cột B. Sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên.

Bước 2: Thêm mốc thời gian

Thêm các mốc thời gian trong các cột dọc tiếp theo. Các mốc thời gian có thể được chia theo quý, tuần hoặc tháng.

Bước 3: Tạo thanh ngang và màu sắc

Tiếp theo trong cách vẽ sơ đồ gantt, tạo các thanh ngang dựa trên ngày bắt đầu của công việc. Sử dụng ô màu xanh để đại diện cho công việc đã hoàn thành, ô màu vàng để đại diện cho công việc đang trong quá trình triển khai, ô màu xanh dương để đại diện cho công việc tiếp theo cần triển khai. 

Tùy vào tình huống sử dụng, người quản lý có thể thêm ô màu đỏ để thể hiện công việc bị chậm trễ so với kế hoạch. Xem hình minh họa để biết chi tiết.

Bước 4: Theo dõi tiến độ

Theo dõi biểu đồ Gantt để xác định tiến độ dự án đang ở giai đoạn nào.

Biểu đồ Gantt cũng hiển thị được thông tin về chi phí và phần trăm hoàn thành của mỗi hoạt động. Người dùng linh hoạt thêm các cột dữ liệu phía sau để phù hợp với yêu cầu của dự án đang thực hiện.

6. Phần mềm hỗ trợ vẽ sơ đồ Gantt

Excel là công cụ phổ biến do tính linh hoạt và sự quen thuộc với người dùng. Thế nhưng, Excel cũng có nhiều điểm hạn chế. Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn các phần mềm quản lý công việc có tích hợp Gantt Chart: 

MISA AMIS Công việc

Ứng dụng giao việc, cập nhật tiến độ công việc, dự án dưới dạng Gantt dễ dàng quản lý, cập nhật mọi lúc mọi nơi. Bên cạnh biểu đồ Gantt, MISA AMIS Công việc còn tích hợp nhiều dạng hiển thị khác như lịch Calendar, bảng Kanban, danh sách… cho người dùng giám sát tiến độ linh hoạt. Đặc biệt, ứng dụng này nằm trong bộ giải pháp quản trị doanh nghiệp hợp nhất, kết nối liên thông nhiều nghiệp vụ quan trọng khác như quản lý quy trình, quản lý bán hàng, nhân sự,… 

Dùng thử miễn phí

GanttPRO

GanttPRO là một phần mềm trực tuyến tạo biểu đồ Gantt thân thiện. GanttPRO có tính năng kéo và thả, theo dõi tiến độ, phân bổ công việc và cộng tác nhóm.

TeamGantt

TeamGantt được thiết kế đặc biệt cho việc tạo và chia sẻ biểu đồ Gantt. Nó cho phép bạn dễ dàng sắp xếp công việc, theo dõi tiến độ, giao nhiệm vụ, tạo báo cáo.

Wrike

Wrike là công cụ quản lý dự án trực tuyến tích hợp khả năng tạo biểu đồ Gantt thông minh. Các tính năng của Wrike bao gồm quản lý công việc, giao nhiệm vụ, lập lịch, theo dõi tiến độ và cộng tác nhóm.

Gantt Canva

Gantt Canva được người dùng ưa chuộng nhờ vào các mẫu biểu đồ có sẵn trên hệ thống. Người dùng chỉ cần thêm thông tin cần thiết vào các mẫu tùy chỉnh này. 

7. Ưu và nhược điểm của Gantt Chart

7.1. Ưu điểm của sơ đồ Gantt

Sơ đồ Gantt được coi là một công cụ lý tưởng để lập kế hoạch cho các dự án đơn giản, ít phức tạp.

• Quản lý thông tin rõ ràng và cần thiết: Sơ đồ Gantt sử dụng hai trục chính để hiển thị các thông tin cần thiết của một dự án, bao gồm người chịu trách nhiệm triển khai, thời gian bắt đầu và thời hạn hoàn thành công việc, cũng như mối liên kết giữa các công việc với toàn bộ tiến độ của dự án.
• Hình thức trực quan, đơn giản và rõ ràng: Gantt Chart minh họa công việc bằng hình ảnh trực quan, đơn giản nhưng rõ ràng, người đọc nhanh chóng nắm bắt các thông tin chính.
• Nâng cao năng suất: Thông tin về người chịu trách nhiệm triển khai và tiến độ thực hiện công việc được hiển thị công khai trong sơ đồ. Các cá nhân nắm rõ từng mắt xích quan trọng trong dự án. Nhờ đó, nhân viên tự chủ hoàn thành nhiệm vụ của mình, vì việc chậm trễ có thể ảnh hưởng đến tiến độ hoàn thành của cả tập thể. Sự tự chủ này giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất và hiệu quả của công việc.
• Tối ưu hóa sử dụng nguồn nhân lực: Sơ đồ Gantt tạo điều kiện cho người quản lý hoặc người lập kế hoạch phân phối công việc, sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả, hợp lý và tối ưu.

Tham khảo: Critical path là gì? Xác định đường găng trong quản lý dự án 2025

7.2. Nhược điểm của sơ đồ Gantt

Mặc dù sơ đồ Gantt có nhiều ưu điểm, song người quản lý cũng lưu ý những hạn chế sau:

• Phụ thuộc vào việc xác định và phân chia công việc trước khi tạo biểu đồ. Nếu có thay đổi trong cấu trúc này, như bỏ sót công việc hoặc ước tính thời gian không chính xác, quản lý sẽ phải điều chỉnh lại toàn bộ lịch trình dự án.
• Thích hợp cho các dự án quy mô nhỏ và vừa. Đối với các dự án lớn, có nhiều tác vụ và thời gian kéo dài, việc hiển thị và cập nhật trên một biểu đồ Gantt sẽ trở nên phức tạp và không thực tế. 
• Không cung cấp thông tin đầy đủ về các ràng buộc và hạn chế của dự án.

Chính vì vậy, bạn nên sử dụng thêm công cụ hỗ trợ như MISA AMIS Công việc. Doanh nghiệp không chỉ theo dõi được báo cáo đa chiều, cập nhật tiến độ công việc trên mọi thiết bị mà còn dễ dàng đánh giá hiệu suất nhân sự một cách chính xác, công bằng, mọi lúc mọi nơi.

Dùng ngay miễn phí

8. Tạm kết 

Như vậy, sơ đồ Gantt là một công cụ hữu ích để quản lý thời gian và lịch trình dự án. Song người quản lý và đội nhóm cần được sử dụng biểu đồ này một cách khéo léo, kết hợp với các công cụ khác và được điều chỉnh linh hoạt để đáp ứng đúng yêu cầu của công việc, dự án.