Giao diện phần mềm ERP không chỉ quyết định phần mềm có dễ sử dụng hay không. Với một hệ thống quản trị liên quan đến nhiều phòng ban, giao diện còn phải giúp mỗi người nhìn đúng dữ liệu, xử lý đúng nghiệp vụ và giúp lãnh đạo nắm được bức tranh doanh nghiệp mà không phải chờ tổng hợp báo cáo. MISA AMIS được phát triển theo hướng nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất, kết nối các nghiệp vụ trên cùng hệ thống và đồng bộ trải nghiệm giữa các ứng dụng.
1. Giao diện phần mềm ERP là gì?
Giao diện phần mềm ERP là toàn bộ màn hình mà người dùng sử dụng để tương tác với hệ thống: từ đăng nhập, menu chức năng, dashboard, biểu mẫu nhập liệu đến báo cáo và các màn hình xử lý nghiệp vụ.
Khác với phần mềm đơn chức năng, ERP phục vụ nhiều bộ phận cùng lúc. Kế toán cần theo dõi chứng từ và dòng tiền; Sales quan tâm khách hàng và doanh số; HR cần dữ liệu nhân sự; kho cần nhập – xuất – tồn; trong khi CEO cần các chỉ số tổng hợp.
Vì vậy, một giao diện ERP tốt không đơn thuần là đẹp mắt mà cần giải quyết được 5 yêu cầu:
- Người dùng nhanh chóng tìm được chức năng cần sử dụng.
- Dữ liệu được trình bày theo đúng vai trò và nghiệp vụ.
- Các bước xử lý hạn chế thao tác nhập liệu lặp lại.
- Dashboard giúp nhà quản lý phát hiện nhanh vấn đề cần chú ý.
- Trải nghiệm giữa các phân hệ đủ nhất quán để nhân sự không phải “học lại phần mềm” mỗi khi chuyển nghiệp vụ.
Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng khi ERP được triển khai cho hàng chục, hàng trăm hoặc hàng nghìn nhân sự. Phần mềm càng khó dùng, chi phí đào tạo và khả năng nhân viên quay lại Excel, nhóm chat hoặc công cụ cá nhân càng cao.
Góc nhìn quản trị: ERP chỉ tạo ra dữ liệu tốt khi người dùng thực sự sử dụng hệ thống. Vì vậy, trải nghiệm người dùng không phải vấn đề “trang trí giao diện”, mà liên quan trực tiếp đến tỷ lệ áp dụng ERP trong doanh nghiệp.
2. Vai trò của giao diện người dùng trong phần mềm ERP
Giao diện là phương tiện để người dùng tương tác với phần mềm. Nó bao gồm tất cả các yếu tố mà người dùng có thể nhìn thấy, chạm vào hoặc tương tác như các nút, biểu tượng, bố cục, màu sắc và kiểu chữ.
Giao diện phần mềm được thiết kế tốt có thể nâng cao đáng kể trải nghiệm người dùng, giúp hệ thống ERP dễ sử dụng hơn và hiệu quả hơn.
2.1. Dễ sử dụng
Một trong những lý do chính tại sao giao diện người dùng lại quan trọng trong hệ thống ERP là tác động trực tiếp của nó đến tính dễ sử dụng. Giao diện người dùng được thiết kế tốt giúp người dùng dễ dàng điều hướng trong hệ thống, tìm thông tin họ cần và thực hiện các tác vụ.
Điều này có thể giảm đáng kể thời gian và công sức cần thiết để đào tạo người dùng mới, giúp năng suất và hiệu quả.
2.2. Tương tác người dùng
Giao diện người dùng trực quan và hấp dẫn có thể làm tăng đáng kể mức độ tương tác của người dùng. Khi người dùng nhận thấy một hệ thống ERP thú vị và dễ sử dụng, họ có nhiều khả năng tương tác với nó thường xuyên và tận dụng tối đa các tính năng.
Mức độ tương tác người dùng tốt giúp cải thiện độ chính xác và đầy đủ của dữ liệu để đưa ra quyết định hiệu quả.
2.3. Giảm lỗi
Giao diện người dùng được thiết kế tốt có thể giúp giảm lỗi bằng cách giúp người dùng hiểu và tương tác với hệ thống dễ dàng hơn.
Ví dụ, việc gắn Tag rõ ràng, bố cục trực quan có thể giúp giảm sai sót. Nhờ đó, chất lượng dữ liệu được cải thiện, thời gian thực hiện được tối ưu và hiệu quả hoạt động được nâng cao.
2.4. Tùy chỉnh
Một giao diện phần mềm ERP được thiết kế tốt cho phép tùy chỉnh theo nhu cầu và sở thích cụ thể của người dùng. Họ có thể tùy chỉnh giao diện phù hợp với quy trình làm việc của mình, giúp hệ thống dễ thích ứng và thân thiện hơn. Điều này làm tăng sự hài lòng của người dùng và cải thiện năng suất.
Trải nghiệm ngay MISA AMIS để khám phá giao diện ERP một cách trực quan nhất
3. Khám phá giao diện phần mềm ERP MISA AMIS
MISA AMIS được xây dựng theo mô hình nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất. Thay vì mỗi phòng ban đăng nhập vào một hệ thống hoàn toàn tách biệt, doanh nghiệp có thể triển khai các ứng dụng theo nhu cầu và kết nối dữ liệu giữa nhiều hoạt động trên cùng nền tảng.
Hệ sinh thái hiện bao phủ các nhóm nghiệp vụ lớn như Tài chính – Kế toán, Marketing – Bán hàng, Quản trị nguồn nhân lực, Quản lý – Điều hành và Sản xuất – Cung ứng. Website MISA AMIS hiện cũng tích hợp các lớp Data360, OneAI và Workflow phục vụ bài toán dữ liệu, AI và tự động hóa.
3.1. Giao diện đăng nhập phần mềm ERP MISA AMIS
Giao diện đăng nhập của phần mềm ERP nhìn chung sẽ có những thông tin quan trọng liên quan đến doanh nghiệp vào người dùng như tên công ty, tên đăng nhập, mật khẩu đăng nhập,… để hệ thống xác định danh tính user và cho phép quyền truy cập.
Với giao diện đăng nhập của MISA AMIS, người dùng chỉ cần truy cập đúng URL, điền thông tin Số điện thoại/email và mật khẩu theo tài khoản được cấp thì có thể vào đúng dữ liệu tài nguyên của công ty và sử dụng.
Điều này giúp đội ngũ đăng nhập nhanh chóng, dễ dàng, hoàn toàn không cần ghi nhớ các thông tin phức tạp như server hay tên công ty.
Sau khi đăng nhập thành công, phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP MISA sẽ hiển thị giao diện main menu chính. Với MISA AMIS, hệ thống sẽ hiển thị tất cả các ứng dụng mà doanh nghiệp đang sử dụng và người dùng được cấp quyền truy cập.
Người dùng có thể xem tất cả các ứng dụng hoặc lựa chọn truy cập nhanh phần mềm theo các phân hệ như:
Phân hệ Kế toán – Tài chính: Đây là bộ giải pháp quản lý hoạt động tài chính – kế toán của doanh nghiệp với các phần mềm như:
- AMIS Kế toán: Quản lý kế toán
- MISA meInvoice: Hóa đơn điện tử
- MISA Esign: Dịch vụ chữ ký số
- AMIS Mua hàng: Quản lý mua hàng
- MISA mTax: Dịch vụ Thuế điện tử
- MISA Bankhub: Kết nối ngân hàng điện tử
Phân hệ Marketing – Bán hàng: Phân hệ này bao gồm những phần mềm để quản lý hoạt động marketing, bán hàng, chăm sóc khách hàng dưới đây:
- AMIS aiMarketing: Automation Marketing
- AMIS CRM: Quản lý bán hàng
- AMIS Khuyến mại: Quản lý khuyến mại
Phân hệ Quản trị nguồn nhân lực: Bộ giải pháp phục vụ công tác quản trị nguồn nhân lực
- AMIS Tuyển dụng: Quản lý tuyển dụng
- AMIS Thông tin nhân sự: Hệ thống thông tin nhân sự
- AMIS Mục tiêu: Quản trị mục tiêu
- AMIS Đánh giá: Đánh giá nhân viên
- AMIS Chấm công: Quản lý chấm công
- AMIS Tiền lương: Quản lý tiền lương
- AMIS BHXH: Bảo hiểm xã hội điện tử
- AMIS Thuế TNCN: Phần mềm kê khai Thuế TNCN
Phân hệ Văn phòng số: Bộ giải pháp quản trị công việc, giao tiếp nội bộ, điều hành văn phòng số.
- AMIS Công việc: Quản lý công việc
- AMIS Quy trình: Quản lý quy trình
- AMIS WeSign: Ký tài liệu số
- AMIS Ghi chép: Ghi chép & lưu trữ tài liệu
- AMIS Văn thư: Quản lý Văn thư
- AMIS Tài sản: Quản lý tài sản
- AMIS Mạng xã hội: Mạng xã hội doanh nghiệp
- AMIS Phòng họp: Quản lý phòng họp
Ngoài ra, người dùng có thể di chuyển/tùy chỉnh vị trí của các ứng dụng, sắp xếp theo ứng dụng làm việc gần nhất, đánh dấu ứng dụng quan trọng để dễ dàng truy cập vào phần mềm cần thiết.
Người dùng cũng có thể đổi ảnh nền ở giao diện main menu theo ý thích. Nhờ đó, đội ngũ sẽ có cảm hứng làm việc và tương tác với phần mềm.
3.3. Giao diện dashboard của MISA AMIS
Phần mềm ERP cung cấp cho doanh nghiệp dashboard để theo dõi tổng quan tình hình hoạt động.
Với MISA AMIS, doanh nghiệp có thể theo dõi nhanh các dashboard được trực quan hóa như: Doanh số, số lượng nhân sự, biến động nhân sự, nhân viên bán hàng xuất sắc, số lượng sáng kiến,… Người dùng có thể tùy chỉnh thời gian (tuần, tháng, quý, năm), đơn vị,… để nhanh chóng nắm được tình hình.
3.4. Giao diện các phân hệ của ERP MISA AMIS
Như đã giới thiệu ở phần trên, ERP MISA AMIS có 4 phân hệ chính, mỗi phân hệ sẽ có các ứng dụng khác nhau.
Người dùng có thể truy cập ứng dụng nhanh bằng cách tìm kiếm theo tên hoặc lựa chọn từng phân hệ ở main menu sau đó đi tới ứng dụng cần làm việc. Dưới đây là giao diện của một vài phần mềm chính trong các phân hệ.
3.4.1. Giao diện Tài chính – Kế toán: Theo dõi từ nghiệp vụ đến bức tranh tài chính
Phân hệ Kế toán – Tài chính bao gồm MISA AMIS Kế toán – phần mềm kế toán online phổ biến nhất hiện nay được kết nối với hệ thống ngân hàng, thuế và các phần mềm như hóa đơn điện tử, chữ ký số.
MISA AMIS Kế toán đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ kế toán theo Thông Tư 133 & Thông Tư 200, từ Quỹ, Ngân hàng, Mua hàng, Bán hàng, Kho, Hóa đơn, Thuế, Giá thành,…
Không chỉ hỗ trợ kế toán nâng cao hiệu suất nhờ làm việc mọi lúc mọi nơi, tự động hạch toán, tự động tổng hợp báo cáo Thuế, báo cáo tài chính nhanh chóng, chính xác,… phân hệ giúp cho nhà quản lý nắm bắt tức thời doanh thu, lợi nhuận, chi phí, dòng tiền,… của doanh nghiệp để thời ra quyết định điều hành.
MISA AMIS Kế toán có giao diện đơn giản, dễ sử dụng hỗ trợ người dùng thao tác nhanh chóng, chính xác. Dưới đây là giao diện chính của một vài phần mềm.
– Giao diện phần mềm AMIS Kế toán
– Giao diện phần mềm AMIS Mua hàng
3.4.2. Giao diện Marketing – Bán hàng: Nhìn xuyên suốt hành trình khách hàng
MISA AMIS cung cấp cho doanh nghiệp phân hệ Marketing – Bán hàng toàn diện, đáp ứng đầy đủ nhu cầu nghiệp vụ tương tác, chăm sóc khách hàng trong suốt vòng đời của họ.
– AMIS CRM: Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý thông tin khách hàng tập trung, xây dựng quy trình bán hàng chuyên nghiệp, quản lý & giám sát đội ngũ sale. Đặc biệt, AMIS CRM liên thông dữ liệu với phần mềm Kế toán giúp đội ngũ tự động xuất hóa đơn, ghi nhận doanh thu tức thời,…
– AMIS aiMarketing: Nền tảng Marketing Automation hỗ trợ doanh nghiệp thu hút, nuôi dưỡng, chuyển đổi khách hàng, thiết lập các campaign tương tác tự động với khách hàng,…
Xem thêm: Phần mềm CRM giúp doanh nghiệp tăng trải nghiệm khách hàng
3.4.3. Giao diện quản trị nguồn nhân lực: Một hồ sơ dữ liệu xuyên suốt vòng đời nhân sự
MISA AMIS HRM hỗ trợ doanh nghiệp quản trị nhân sự một cách toàn diện từ tuyển dụng, quản lý thông tin nhân sự cho đến chấm công, tính lương, kê khai bảo hiểm xã hội, kê khai thuế.
Cũng giống như các phân hệ khác, giao diện phân hệ quản trị nguồn nhân lực thân thiện, dễ sử dụng. Đội ngũ HR có thể thực hiện các nghiệp vụ quản lý nhân sự nhanh chóng trên phần mềm.
Dưới đây là giao diện tổng quan của các phần mềm trong bộ giải pháp.
Xem thêm: phần mềm quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu suất quản lý nguồn nhân lực
3.4.4. Giao diện Quản lý – Điều hành: Đưa công việc và quy trình lên cùng môi trường số
MISA AMIS Văn phòng số là bộ giải pháp vận hành tối ưu cho mọi doanh nghiệp. Với phân hệ này, doanh nghiệp dễ dàng xây dựng môi trường làm việc thông minh, loại bỏ giấy tờ, quy trình thủ công và nâng cao năng suất nhân sự để gia tăng sức cạnh tranh trở thành yêu cầu đối với doanh nghiệp.
- Giao việc, cập nhật tiến độ dự án tức thời
- Tự động hoá quy trình liên phòng ban
- Ký tài liệu nhanh chóng ở bất kỳ đâu
- Truyền thông kịp thời, nhất quán
- Lưu trữ tài liệu khoa học, an toàn
- Quản lý phòng họp dễ dàng
- Kiểm kê, kiểm đếm tài sản tiện lợi, chính xác
- Quản lý công văn doanh nghiệp đơn giản, thông minh
Phân hệ này của phần mềm ERP MISA AMIS phù hợp với mọi đối tượng nhờ giao diện thân thiện, được nghiên cứu và tối ưu theo hành vi người dùng.
3.4.5. Giao diện Sản xuất – Cung ứng: Kết nối mua hàng, kho và sản xuất
Đối với doanh nghiệp sản xuất, phân phối hoặc có chuỗi cung ứng phức tạp, MISA AMIS hiện cung cấp nhóm giải pháp cho Mua hàng, Kho hàng và Quản trị sản xuất.
Trên hệ thống, các bộ phận có thể theo dõi các dữ liệu liên quan đến:
- Nhu cầu và đề nghị mua hàng.
- Nhà cung cấp.
- Đơn mua hàng.
- Nhập – xuất – tồn kho.
- Nguyên vật liệu.
- Kế hoạch sản xuất.
- Tiến độ sản xuất.
- Thành phẩm.
- Các dữ liệu phục vụ tính toán và kiểm soát hoạt động cung ứng.
Góc nhìn quản trị ở đây không phải “kho có phần mềm” hay “sản xuất có phần mềm”, mà là khả năng nối một chuỗi nghiệp vụ:
Nhu cầu → mua hàng → nhập kho → sản xuất → thành phẩm → bán hàng → doanh thu → kế toán.
Khi các mắt xích cùng sử dụng dữ liệu liên thông, ERP mới thực sự tạo ra một dòng dữ liệu xuyên suốt doanh nghiệp.
4. Một giao diện ERP tốt cần được đánh giá theo tiêu chí nào?
Khi xem demo ERP, doanh nghiệp thường dễ bị thu hút bởi màu sắc, biểu đồ hoặc thiết kế hiện đại. Tuy nhiên, giao diện đẹp chưa chắc đồng nghĩa với ERP dễ triển khai.
Nên kiểm tra ít nhất 7 tiêu chí sau:
| Tiêu chí | Câu hỏi cần đặt ra |
| Dễ sử dụng | Nhân viên mới có thể tìm được chức năng cần thiết mà không mất quá nhiều thời gian đào tạo không? |
| Theo vai trò | CEO, kế toán, Sales, HR, kho có nhìn thấy đúng thông tin mình cần không? |
| Dashboard | Có thể nhìn nhanh KPI và vấn đề cần xử lý hay vẫn phải xuất Excel? |
| Liên thông | Dữ liệu phát sinh ở một bộ phận có được kế thừa ở bộ phận tiếp theo không? |
| Nhất quán | Chuyển giữa các phân hệ có phải học lại cách sử dụng không? |
| Phân quyền | Người dùng có chỉ truy cập được dữ liệu và chức năng theo trách nhiệm không? |
| Khả năng mở rộng | Khi doanh nghiệp triển khai thêm nghiệp vụ, hệ thống có tiếp tục sử dụng chung dữ liệu hay tạo thêm một phần mềm độc lập? |
Trong đó, khả năng liên thông dữ liệu nên được ưu tiên hơn yếu tố thẩm mỹ.
Một giao diện có thể rất đẹp, nhưng nếu Sales vẫn phải gửi Excel cho kế toán, kho vẫn phải hỏi lại đơn hàng qua nhóm chat và CEO vẫn phải chờ nhân sự tổng hợp báo cáo thì vấn đề cốt lõi của ERP chưa được giải quyết.
5. Điểm đáng chú ý trong giao diện ERP MISA AMIS
5.1. Trải nghiệm tương đối đồng nhất giữa các ứng dụng
MISA AMIS đang đồng bộ trải nghiệm giữa các sản phẩm nhằm giúp người dùng quen với cách tương tác chung và hạn chế việc phải học lại khi sử dụng thêm ứng dụng mới. MISA cũng đã triển khai giao diện mới cho một số sản phẩm như AMIS Kế toán theo định hướng này.
Điều này đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp triển khai ERP theo từng giai đoạn.
Nhân sự có thể bắt đầu từ một vài ứng dụng, sau đó tiếp tục mở rộng mà không phải tiếp cận một hệ thống hoàn toàn xa lạ.
5.2. Giao diện theo nghiệp vụ nhưng dữ liệu không bị cô lập
Mỗi phòng ban vẫn cần một màn hình làm việc chuyên sâu.
Sales không cần nhìn giao diện giống kế toán. Kế toán không cần thao tác giống HR. Nhân viên kho cũng không cần nhìn dashboard giống CEO.
Điểm cần thống nhất không phải một giao diện cho tất cả mọi người, mà là một nguồn dữ liệu có thể đi xuyên qua các giao diện khác nhau.
Đây cũng là logic của mô hình nền tảng quản trị hợp nhất MISA AMIS: mỗi bộ phận có công cụ chuyên sâu cho nghiệp vụ của mình nhưng các ứng dụng có khả năng kết nối và kế thừa dữ liệu.
5.3. Dashboard đưa dữ liệu đến gần hơn với người ra quyết định
Ở góc nhìn C-level, CEO không cần trực tiếp xử lý mọi nghiệp vụ trên ERP.
Điều họ cần là một lớp giao diện trả lời nhanh:
Chuyện gì đang xảy ra?
Vấn đề nằm ở đâu?
Chỉ số nào đang lệch so với kế hoạch?
Bộ phận nào cần được chú ý?
Đây là lý do dashboard nên được xem là một tiêu chí quan trọng khi lựa chọn giao diện phần mềm ERP, thay vì chỉ kiểm tra phần mềm có bao nhiêu báo cáo.
6. Doanh nghiệp nào nên trải nghiệm MISA AMIS?
MISA AMIS đặc biệt đáng cân nhắc khi doanh nghiệp bắt đầu xuất hiện các dấu hiệu:
- Nhiều phòng ban đang sử dụng nhiều phần mềm độc lập.
- Một dữ liệu phải nhập lại ở nhiều nơi.
- Báo cáo quản trị phụ thuộc vào Excel.
- Sales, kế toán, kho và các bộ phận thường xuyên lệch số liệu.
- CEO phải hỏi từng phòng ban mới biết tình hình.
- Nhân sự ngại sử dụng hệ thống vì phần mềm quá phức tạp.
- Doanh nghiệp muốn số hóa từng bước nhưng vẫn cần một kiến trúc có thể mở rộng về sau.
MISA AMIS vận hành trên nền tảng Cloud và được thiết kế để doanh nghiệp có thể triển khai các ứng dụng theo nhu cầu thay vì bắt buộc số hóa toàn bộ hệ thống trong một lần.
Điều này phù hợp với doanh nghiệp muốn bắt đầu từ những bài toán cấp thiết như kế toán, CRM, HRM, quản lý công việc hoặc kho hàng, sau đó mở rộng dần thành hệ thống quản trị toàn diện hơn.
7. Cách đánh giá giao diện MISA AMIS trước khi triển khai ERP
Không nên lựa chọn ERP chỉ dựa trên ảnh chụp màn hình.
Cách tốt hơn là đưa một vài tình huống thực tế của doanh nghiệp vào buổi demo, chẳng hạn:
- Tình huống 1: Sales chốt một đơn hàng thì dữ liệu sẽ đi tiếp như thế nào?
- Tình huống 2: CEO muốn xem doanh thu, chi phí, công nợ và dòng tiền thì cần thao tác bao nhiêu bước?
- Tình huống 3: Nhân viên nghỉ việc thì dữ liệu nhân sự, công việc và quyền truy cập được xử lý ra sao?
- Tình huống 4: Một đề nghị mua hàng cần đi qua 3 cấp phê duyệt thì hệ thống vận hành thế nào?
- Tình huống 5: Khi tồn kho xuống dưới mức cần thiết, người quản lý có thể nhận biết bằng cách nào?
Khi đó, doanh nghiệp không còn đánh giá một giao diện phần mềm ERP đẹp hay xấu, mà đang kiểm tra ERP có thực sự phù hợp với cách tổ chức vận hành hay không.
Kết luận
Với MISA AMIS, các nghiệp vụ Tài chính – Kế toán, Marketing – Bán hàng, Nhân sự, Quản lý – Điều hành và Sản xuất – Cung ứng được tổ chức thành các ứng dụng chuyên biệt nhưng có khả năng kết nối trên cùng nền tảng. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ số hóa từng phòng ban mà có thể tiến tới một hệ thống vận hành với dữ liệu xuyên suốt.
Phần mềm riêng lẻ giúp mỗi bộ phận làm tốt phần việc của mình. Một nền tảng ERP hợp nhất cần giúp dữ liệu của các bộ phận làm việc cùng nhau.
Doanh nghiệp có thể đăng ký trải nghiệm MISA AMIS để trực tiếp kiểm tra giao diện, dashboard và khả năng kết nối các nghiệp vụ trên chính bài toán quản trị thực tế của mình.
Lưu ý: Nội dung bài viết được biên soạn dựa trên quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm đăng tải, nhằm mục đích cung cấp thông tin tham khảo, không thay thế hoàn toàn tư vấn pháp lý, thuế hoặc kế toán chuyên biệt cho từng trường hợp cụ thể. Do quy định pháp luật có thể thay đổi hoặc áp dụng khác nhau tùy tình huống thực tế, MISA khuyến nghị người đọc đối chiếu văn bản pháp luật gốc (MISA có đính kèm căn cứ pháp lý gốc ở trên bài viết) hoặc liên hệ cơ quan thuế/chuyên gia tư vấn trước khi áp dụng. MISA không chịu trách nhiệm đối với thiệt hại phát sinh từ việc áp dụng thông tin trong bài viết mà không có sự xác minh phù hợp.
