Quy trình và bí quyết quản lý vận chuyển hàng hoá hiệu quả cho doanh nghiệp

Quản lý vận chuyển hàng hóa không chặt chẽ dễ khiến doanh nghiệp gặp tình trạng giao chậm, giao sai, thất lạc hàng và phát sinh chi phí ngoài dự kiến. Khi số lượng đơn hàng tăng lên, việc điều phối thủ công bằng Excel, tin nhắn sẽ rất khó kiểm soát.

Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ quản lý vận chuyển hàng hóa là gì, quy trình thực hiện, các chỉ số cần theo dõi và giải pháp giúp tối ưu hoạt động giao vận hiệu quả.

[Tải miễn phí] Trọn bộ file Quản lý kho & Giao vận toàn diện

1. Quản lý vận chuyển hàng hóa là gì?

Quản lý vận chuyển hàng hóa là quá trình lập kế hoạch, điều phối, theo dõi và kiểm soát toàn bộ hoạt động đưa hàng hóa từ kho, nhà máy, cửa hàng hoặc điểm tập kết đến khách hàng, đại lý, chi nhánh hoặc điểm nhận cuối cùng.

Hoạt động này không chỉ bao gồm việc “giao hàng đi”, mà còn liên quan đến nhiều nghiệp vụ như kiểm tra đơn hàng, chuẩn bị hàng, phân tuyến, bàn giao cho đơn vị vận chuyển, theo dõi trạng thái giao, xử lý phát sinh và đối soát chi phí vận chuyển.

Một quy trình quản lý vận chuyển hàng hóa hiệu quả giúp doanh nghiệp:

• Giao đúng hàng, đúng số lượng, đúng địa chỉ: Hạn chế tình trạng giao nhầm đơn, thiếu kiện, sai tuyến hoặc sai điểm nhận.
• Tối ưu tuyến giao và chi phí vận chuyển: Sắp xếp đơn hàng theo khu vực, tải trọng, thời gian giao để giảm quãng đường, giảm xe rỗng và tiết kiệm chi phí.
• Phối hợp tốt hơn giữa kho, bán hàng, giao vận và kế toán: Dữ liệu giao hàng rõ ràng giúp các bộ phận dễ đối chiếu đơn hàng, tồn kho, chứng từ và công nợ.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Giao hàng đúng hẹn, cập nhật trạng thái minh bạch và xử lý nhanh khi có phát sinh giúp tăng mức độ hài lòng của khách hàng.

2. Quy trình quản lý vận chuyển hàng hoá hiệu quả

Để quản lý vận chuyển hàng hóa hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình rõ ràng, minh bạch. Dưới đây là quy trình 7 bước có thể tham khảo.

2.1. Tiếp nhận đơn hàng và yêu cầu giao hàng

Đầu tiên, doanh nghiệp cần tiếp nhận đầy đủ thông tin về đơn hàng hoặc yêu cầu vận chuyển. Đây là cơ sở để bộ phận kho và giao vận lên kế hoạch xử lý chính xác. Các thông tin cần ghi nhận gồm:

• Mã đơn hàng hoặc mã vận đơn
• Tên khách hàng, người nhận
• Địa chỉ giao hàng
• Số điện thoại liên hệ
• Danh sách hàng hóa, số lượng, trọng lượng
• Thời gian giao dự kiến
• Yêu cầu đặc biệt nếu có, như giao giờ hành chính, hàng dễ vỡ, thu hộ COD

2.2. Kiểm tra tồn kho và chuẩn bị hàng

Sau khi tiếp nhận đơn, bộ phận kho cần kiểm tra tồn kho để đảm bảo có đủ hàng trước khi giao. Với doanh nghiệp có nhiều kho hoặc nhiều điểm lưu trữ, cần xác định rõ hàng sẽ được xuất từ kho nào để tối ưu thời gian và chi phí vận chuyển.

Ở bước này, doanh nghiệp cần kiểm tra:

• Hàng có đủ số lượng không.
• Hàng nằm ở kho hoặc vị trí nào.
• Hàng có đúng mã, đúng lô, đúng hạn sử dụng nếu cần.
• Hàng có cần đóng gói, dán nhãn hoặc kiểm tra chất lượng trước khi giao không.

Sau đó, nhân viên kho tiến hành soạn hàng, đóng gói và chuẩn bị chứng từ bàn giao cho bộ phận vận chuyển.

2.3. Lập kế hoạch giao hàng

Kế hoạch giao hàng giúp doanh nghiệp xác định đơn nào giao trước, đơn nào có thể gom chung tuyến, đơn nào cần xử lý gấp và đơn nào cần điều kiện vận chuyển riêng. Khi lập kế hoạch, doanh nghiệp nên cân nhắc:

• Thời gian cam kết giao hàng
• Khu vực giao hàng
• Số lượng đơn cần xử lý
• Khối lượng và thể tích hàng hóa
• Loại phương tiện phù hợp
• Năng lực tài xế hoặc đơn vị vận chuyển
• Các đơn cần giao ưu tiên

2.4. Phân tuyến và điều phối phương tiện hoặc đơn vị vận chuyển

Sau khi có kế hoạch, doanh nghiệp cần phân tuyến giao hàng theo khu vực, điểm nhận, tải trọng, thời gian giao và năng lực phương tiện. Đây là bước quan trọng để tối ưu chi phí vận chuyển và rút ngắn thời gian giao hàng.

Doanh nghiệp có thể điều phối theo các hình thức:

• Tự giao bằng đội xe nội bộ
• Thuê đơn vị vận chuyển bên ngoài
• Kết hợp đội xe nội bộ và đối tác vận chuyển
• Giao theo tuyến cố định hoặc tuyến linh hoạt

2.5. Bàn giao hàng cho tài xế hoặc đơn vị vận chuyển

Trước khi hàng rời kho, doanh nghiệp cần kiểm tra lại toàn bộ thông tin bàn giao để đảm bảo đúng hàng, đúng đơn và đúng người vận chuyển. Các nội dung cần đối chiếu gồm:

• Mã đơn hàng hoặc mã vận đơn
• Số lượng kiện hàng
• Tình trạng bao bì
• Thông tin người nhận
• Địa chỉ giao hàng
• Chứng từ đi kèm như phiếu xuất kho, biên bản giao nhận, hóa đơn nếu có
• Người bàn giao và người nhận bàn giao

Bước này cần được ghi nhận rõ ràng để làm căn cứ đối chiếu khi phát sinh giao thiếu, giao sai hoặc hàng hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

2.6. Theo dõi trạng thái giao hàng và xử lý phát sinh

Trong quá trình vận chuyển, doanh nghiệp cần theo dõi trạng thái đơn hàng liên tục để kịp thời xử lý các tình huống phát sinh. Một số trạng thái cần theo dõi gồm:

• Chờ giao
• Đang giao
• Giao thành công
• Giao thất bại
• Khách đổi lịch
• Sai địa chỉ
• Hàng hoàn
• Chờ xử lý khiếu nại

Các phát sinh như khách không nghe máy, đổi địa chỉ, thiếu chứng từ, giao trễ, hư hỏng hàng hoặc giao sai cần được ghi nhận rõ người phụ trách, nguyên nhân và phương án xử lý.

2.7. Đối soát chứng từ, chi phí và cập nhật kết quả giao hàng

Sau khi giao hàng, doanh nghiệp cần đối soát kết quả với tài xế, đơn vị vận chuyển, kho, bán hàng và kế toán. Đây là bước giúp hoàn tất quy trình giao nhận và kiểm soát chi phí vận chuyển. Các nội dung cần đối soát gồm:

• Đơn đã giao thành công hay chưa
• Số lượng hàng giao thực tế
• Chứng từ giao nhận, biên bản, hình ảnh nếu có
• Phí vận chuyển
• Phí phát sinh
• COD hoặc công nợ nếu có
• Hàng hoàn, hàng lỗi, hàng giao thất bại

Sau khi đối soát, doanh nghiệp cần cập nhật trạng thái cuối cùng của đơn hàng trên hệ thống để các bộ phận liên quan nắm được kết quả và tiếp tục xử lý các nghiệp vụ sau bán, kế toán hoặc chăm sóc khách hàng.

Tải miễn phí bộ File quản lý kho & giao vận toàn diện để bắt đầu quản lý vận chuyển hàng hóa khoa học ngay hôm nay.

3. Các chỉ số cần theo dõi khi quản lý vận chuyển hàng hóa

Để quản lý vận chuyển hàng hóa hiệu quả, doanh nghiệp không chỉ cần theo dõi đơn đã giao hay chưa, mà còn phải đo lường các chỉ số liên quan đến thời gian giao, tỷ lệ thành công, chi phí… Đây là cơ sở để đánh giá chất lượng giao hàng và tối ưu quy trình logistics.

3.1. Tỷ lệ giao hàng đúng hạn

Tỷ lệ giao hàng đúng hạn cho biết bao nhiêu đơn hàng được giao đúng thời gian cam kết với khách hàng. Đây là chỉ số quan trọng để đánh giá chất lượng dịch vụ vận chuyển.

Công thức tham khảo:

Tỷ lệ giao hàng đúng hạn = Số đơn giao đúng hạn / Tổng số đơn giao x 100%

Nếu tỷ lệ này thấp, doanh nghiệp cần xem lại các khâu như lập kế hoạch giao hàng, phân tuyến, chuẩn bị hàng, năng lực tài xế hoặc hiệu quả của đơn vị vận chuyển.

3.2. Tỷ lệ giao hàng thành công

Tỷ lệ giao hàng thành công phản ánh số đơn được giao hoàn tất so với tổng số đơn đã vận chuyển. Chỉ số này giúp doanh nghiệp đánh giá khả năng hoàn thành đơn và mức độ ổn định của quy trình giao nhận.

Công thức tham khảo:

Tỷ lệ giao hàng thành công = Số đơn giao thành công / Tổng số đơn giao x 100%

Tỷ lệ giao hàng thành công thấp có thể đến từ các nguyên nhân như khách không nhận hàng, sai địa chỉ, giao trễ, thiếu chứng từ, hàng hư hỏng hoặc đơn vị vận chuyển xử lý chưa tốt.

3.3. Tỷ lệ giao sai, giao thiếu hoặc thất lạc hàng

Chỉ số này giúp doanh nghiệp đo lường mức độ sai sót trong quá trình giao hàng. Các lỗi thường gặp gồm giao sai sản phẩm, thiếu kiện, nhầm đơn, giao sai tuyến hoặc thất lạc hàng hóa.

Công thức tham khảo:

Tỷ lệ sai sót giao hàng = Số đơn giao sai, giao thiếu hoặc thất lạc / Tổng số đơn giao x 100%

Nếu chỉ số này tăng, doanh nghiệp cần kiểm tra lại quy trình soạn hàng, đóng gói, bàn giao vận chuyển, đối chiếu mã đơn và cập nhật trạng thái giao hàng.

3.4. Chi phí vận chuyển trên mỗi đơn hàng

Chi phí vận chuyển trên mỗi đơn hàng cho biết trung bình doanh nghiệp phải chi bao nhiêu để hoàn thành một đơn giao. Chỉ số này giúp đánh giá hiệu quả chi phí logistics.

Công thức tham khảo:

Chi phí vận chuyển trên mỗi đơn = Tổng chi phí vận chuyển / Tổng số đơn giao

Chi phí vận chuyển cao có thể do tuyến giao chưa tối ưu, đơn hàng phân tán, phát sinh giao lại nhiều lần hoặc lựa chọn đơn vị vận chuyển chưa phù hợp.

3.5. Thời gian xử lý từ khi có đơn đến khi giao hàng

Chỉ số này đo khoảng thời gian từ khi đơn hàng được tạo đến khi hàng được giao thành công. Đây là chỉ số phản ánh tốc độ phối hợp giữa bán hàng, kho, giao vận và đơn vị vận chuyển. Doanh nghiệp nên theo dõi thời gian xử lý theo từng giai đoạn như:

• Thời gian xác nhận đơn
• Thời gian chuẩn bị hàng
• Thời gian bàn giao vận chuyển
• Thời gian giao hàng thực tế

Nếu thời gian xử lý kéo dài, doanh nghiệp cần xác định điểm nghẽn nằm ở kho, điều phối, đóng gói, phân tuyến hay vận chuyển.

3.6. Tỷ lệ hàng hoàn hoặc giao thất bại

Tỷ lệ hàng hoàn/giao thất bại cho biết số đơn không được giao thành công và phải hoàn về hoặc xử lý lại. Đây là chỉ số ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí vận chuyển, trải nghiệm khách hàng và hiệu quả bán hàng.

Công thức tham khảo:

Tỷ lệ hàng hoàn/giao thất bại = Số đơn hoàn hoặc giao thất bại / Tổng số đơn giao x 100%

Nguyên nhân thường gặp gồm khách không nhận hàng, sai địa chỉ, giao chậm, hàng lỗi, thiếu thông tin liên hệ hoặc điều phối giao hàng chưa phù hợp.

Xem thêm: Cross Docking là gì? Quy trình triển khai Cross Docking trong logistic

4. Những khó khăn thường gặp khi quản lý vận chuyển hàng hóa

Quản lý vận chuyển hàng hóa thường trở nên phức tạp khi doanh nghiệp có nhiều đơn hàng, tuyến giao, nhiều kho hoặc phải phối hợp với nhiều đơn vị vận chuyển. Một số khó khăn phổ biến gồm:

• Khó theo dõi trạng thái giao hàng kịp thời: Khi trạng thái đơn được cập nhật qua tin nhắn, cuộc gọi, Excel, quản lý khó biết đơn nào đang chờ giao, giao thành công, giao thất bại hoặc cần xử lý phát sinh. Điều này khiến doanh nghiệp phản hồi khách hàng chậm và khó điều phối lại khi có sự cố.
• Dữ liệu giữa kho, bán hàng, giao vận và kế toán không đồng bộ: Một đơn hàng thường liên quan đến nhiều bộ phận. Nếu kho đã xuất hàng nhưng bán hàng chưa cập nhật, đơn vị vận chuyển báo giao thất bại nhưng CSKH chưa nắm được, hoặc hàng hoàn chưa được cộng lại tồn kho, doanh nghiệp sẽ mất nhiều thời gian đối chiếu và dễ sai lệch số liệu.
• Điều phối tuyến giao hàng thủ công, dễ chồng chéo: Nếu phân tuyến bằng kinh nghiệm cá nhân hoặc file Excel, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng giao vòng vèo, trùng tuyến, tài xế quá tải hoặc một số khu vực bị xử lý chậm. Hệ quả là chi phí vận chuyển tăng, thời gian giao hàng kéo dài và hiệu suất phương tiện giảm.
• Phát sinh giao hàng khó kiểm soát: Các tình huống như khách đổi địa chỉ, hẹn lại lịch nhận, hàng hư hỏng, giao thiếu, giao nhầm hoặc phát sinh phí vận chuyển rất thường gặp. Nếu không có quy trình ghi nhận rõ ràng, doanh nghiệp khó biết ai đang xử lý, xử lý đến đâu và chi phí phát sinh có hợp lý không.

5. Giải pháp quản lý vận chuyển hàng hóa hiệu quả, nhanh chóng

Để quản lý vận chuyển hàng hóa hiệu quả, doanh nghiệp cần kiểm soát đồng thời quy trình giao nhận, dữ liệu đơn hàng, điều phối tuyến và trạng thái vận chuyển. Dưới đây là 3 giải pháp quan trọng nên áp dụng:

5.1. Chuẩn hóa quy trình giao nhận và bàn giao hàng

Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình rõ ràng từ lúc tiếp nhận đơn đến khi giao hàng hoàn tất. Mỗi bước nên quy định cụ thể ai phụ trách, cần kiểm tra thông tin gì, chứng từ nào đi kèm và khi nào phải cập nhật trạng thái. Một quy trình chuẩn nên bao gồm:

• Tiếp nhận đơn hàng và yêu cầu giao
• Kiểm tra tồn kho, soạn hàng, đóng gói
• Bàn giao cho tài xế hoặc đơn vị vận chuyển
• Theo dõi trạng thái giao hàng
• Xử lý phát sinh nếu có
• Đối soát chứng từ, chi phí và kết quả giao hàng

Quy trình rõ ràng giúp hạn chế giao sai, giao thiếu, thất lạc hàng và giảm tình trạng đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận.

5.2. Phân tuyến giao hàng theo khu vực, tải trọng và thời gian cam kết

Thay vì xử lý đơn theo thứ tự phát sinh, doanh nghiệp nên phân tuyến dựa trên khu vực giao, số lượng đơn, tải trọng hàng hóa, thời gian cam kết và năng lực phương tiện. Cách làm này giúp doanh nghiệp:

• Rút ngắn quãng đường giao hàng
• Giảm xe chạy rỗng hoặc giao vòng vèo
• Tối ưu năng suất tài xế
• Giảm chi phí vận chuyển
• Hạn chế giao trễ hoặc giao sai tuyến

Với doanh nghiệp có nhiều đơn hàng mỗi ngày, phân tuyến khoa học là yếu tố quan trọng để tối ưu chi phí logistics và nâng cao trải nghiệm khách hàng.

5.3. Sử dụng phần mềm quản lý kho và giao vận

Khi số lượng đơn hàng, tuyến giao và điểm nhận tăng lên, việc điều phối bằng Excel, tin nhắn hoặc gọi điện sẽ rất dễ gây sai sót. Doanh nghiệp cần một hệ thống giúp đồng bộ dữ liệu giữa kho, bán hàng, giao vận, đơn vị vận chuyển và kế toán.

Phần mềm quản lý kho & giao vận AMIS Kho hàng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý vận chuyển hàng hóa gắn liền với hoạt động kho, từ chuẩn bị hàng, xuất kho, lập kế hoạch giao hàng, điều phối tuyến, bàn giao vận chuyển đến theo dõi trạng thái.

Dùng thử miễn phí ngay

Cụ thể, AMIS Kho hàng hỗ trợ:

• Quản lý hàng hóa trước khi giao: Theo dõi tồn kho, vị trí lưu kho, mã hàng, số lượng, lô/hạn dùng để đảm bảo hàng được xuất đúng mã, đúng số lượng, đúng kho trước khi bàn giao vận chuyển.
• Lập kế hoạch giao hàng tự động: Hệ thống hỗ trợ lên kế hoạch giao hàng dựa trên các đơn cần xử lý, giúp nhân viên kho và bộ phận giao vận biết đơn nào cần giao, giao cho ai, giao từ kho nào và thời điểm nào cần bàn giao.

• Tối ưu lộ trình giao hàng: Hệ thống có thể phân tích và đề xuất lộ trình phù hợp, giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian vận chuyển, tiết kiệm chi phí giao hàng và nâng cao tốc độ phục vụ khách hàng.

• Kết nối với đơn vị vận chuyển: Dữ liệu giao hàng được kết nối liền mạch hơn giữa kho và đơn vị vận chuyển, giúp theo dõi trạng thái như đã bàn giao, đang giao, giao thành công, giao thất bại hoặc chờ xử lý phát sinh.
• Đồng bộ dữ liệu với bán hàng và kế toán: Thông tin xuất kho, đơn hàng, chứng từ, phí vận chuyển và kết quả giao hàng được liên thông, giúp giảm nhập liệu trùng lặp và đối soát nhanh hơn.
• Tích hợp AI hỗ trợ vận hành kho và giao hàng: AI có thể đọc dữ liệu từ biên bản giao hàng, gợi ý lộ trình soạn hàng/giao hàng phù hợp, phân tích nhanh tình trạng tồn kho và hỗ trợ dự báo nhu cầu nhập hàng.

Nhận BÁO GIÁ & DEMO miễn phí

Hơn 400.000+ doanh nghiệp & hộ kinh doanh đã tin chọn MISA AMIS, trong đó có các công ty đã sử dụng AMIS Kho hàng như Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu KingFish, Công ty cổ phần XNK May Hải Anh, Công ty cổ phần TICO Việt Nam, Công ty TNHH Mira Tav… và nhiều doanh nghiệp khác.

6. Kết luận

Quản lý vận chuyển hàng hóa là khâu quan trọng giúp doanh nghiệp đảm bảo hàng được giao đúng thời gian, đúng địa chỉ, đúng số lượng và đúng cam kết với khách hàng. Nếu quy trình giao nhận thiếu kiểm soát, doanh nghiệp dễ phát sinh giao chậm, giao sai, thất lạc hàng và chi phí vận chuyển tăng cao.

Để tối ưu hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình vận chuyển rõ ràng, theo dõi các chỉ số quan trọng và ứng dụng công cụ quản lý phù hợp như AMIS Kho hàng. Đây là nền tảng giúp doanh nghiệp điều phối giao hàng tốt hơn, đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận và nâng cao hiệu quả vận hành logistics.