Kho trung chuyển là gì? Quy trình nhập xuất kho trung chuyển chi tiết

Khi doanh nghiệp có nhiều đơn hàng, nhiều tuyến giao, hàng hóa rất dễ bị ùn tại kho chính, làm phát sinh thêm chi phí vận chuyển. Để xử lý vấn đề này, nhiều doanh nghiệp sử dụng kho trung chuyển như một điểm tập kết tạm thời để gom hàng, chia tuyến và chuyển tiếp hàng hóa nhanh hơn.

Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ kho trung chuyển là gì, khi nào nên sử dụng và quy trình nhập xuất kho trung chuyển chi tiết.

1. Kho trung chuyển là gì?

Kho trung chuyển là điểm tập kết hàng hóa tạm thời trong quá trình vận chuyển, trước khi hàng được tiếp tục phân loại, gom tuyến và chuyển đến điểm nhận tiếp theo như kho khu vực, cửa hàng, đại lý, trung tâm phân phối hoặc khách hàng cuối.

Mục tiêu chính của loại kho này là tiếp nhận nhanh, phân loại và chuyển hàng đi nhanh để đảm bảo hàng hóa được luân chuyển đúng tuyến, đúng điểm giao và đúng thời gian cam kết.

Ví dụ, một doanh nghiệp phân phối có thể đưa hàng từ nhà máy về kho trung chuyển tại khu vực miền Bắc. Tại đây, hàng được chia theo từng tỉnh, từng tuyến giao hoặc từng đại lý trước khi tiếp tục vận chuyển. Tương tự, doanh nghiệp thương mại điện tử có thể dùng kho trung chuyển để gom đơn, chia tuyến và bàn giao cho đơn vị vận chuyển nhanh hơn.

2. Chức năng của kho trung chuyển

Kho trung chuyển đóng vai trò quan trọng trong hoạt động logistics, phân phối và giao nhận. Các chức năng chính gồm:

• Tập kết hàng hóa từ nhiều nguồn: Kho trung chuyển tiếp nhận hàng từ nhà máy, nhà cung cấp, kho tổng, kho khu vực hoặc nhiều điểm gửi khác nhau trước khi tiếp tục phân phối.
• Phân loại hàng theo tuyến, khu vực hoặc điểm nhận: Hàng hóa được chia theo đơn hàng, mã vận đơn, khu vực giao, cửa hàng, đại lý, khách hàng hoặc tuyến vận chuyển, giúp quá trình bàn giao phía sau nhanh và chính xác hơn.
• Gom hàng để tối ưu vận chuyển: Doanh nghiệp có thể gom nhiều đơn hàng hoặc nhiều lô hàng cùng tuyến để giảm chuyến xe rỗng, tối ưu tải trọng phương tiện và tiết kiệm chi phí giao nhận.
• Chia tách hàng cho nhiều điểm giao: Từ một lô hàng lớn, kho trung chuyển có thể chia nhỏ theo từng điểm giao, từng cửa hàng hoặc từng khách hàng, phù hợp với mô hình bán lẻ, phân phối và thương mại điện tử.
• Lưu hàng tạm thời trong thời gian ngắn: Hàng có thể được lưu tại kho trong thời gian chờ phân loại, chờ xe, chờ lịch giao hoặc chờ xử lý phát sinh, nhưng không nên lưu quá lâu như kho truyền thống.

3. Đặc điểm của kho trung chuyển

Kho trung chuyển có đặc thù vận hành nhanh, tần suất nhập xuất cao và phụ thuộc nhiều vào điều phối vận tải. Dưới đây là 4 đặc điểm nổi bật doanh nghiệp cần nắm rõ.

Thời gian lưu hàng ngắn

Hàng hóa trong kho trung chuyển thường chỉ lưu lại trong thời gian ngắn để chờ kiểm đếm, phân loại, gom tuyến hoặc bàn giao cho phương tiện tiếp theo.

Vì vậy, nếu hàng bị tồn lại quá lâu tại kho trung chuyển, doanh nghiệp cần kiểm tra nguyên nhân như thiếu xe, sai tuyến, thiếu chứng từ, chưa phân loại xong hoặc phát sinh lỗi trong quá trình điều phối.

Tập trung vào phân loại và chia tuyến

Hoạt động cốt lõi của kho trung chuyển là phân loại hàng hóa. Hàng sau khi được tiếp nhận sẽ được chia theo mã vận đơn, tuyến giao, khu vực, cửa hàng, đại lý hoặc khách hàng cuối. Do đó, kho trung chuyển cần có khu vực phân loại rõ ràng, quy trình xử lý nhanh và dữ liệu hàng hóa chính xác.

Tần suất nhập xuất cao

Kho trung chuyển thường có lượng hàng vào và ra liên tục trong ngày, đặc biệt với doanh nghiệp logistics, chuyển phát, thương mại điện tử, bán lẻ hoặc phân phối. Hàng vừa vào kho có thể được xử lý và xuất đi ngay trong cùng ca hoặc cùng ngày.

Phụ thuộc nhiều vào dữ liệu và điều phối vận tải

Kho trung chuyển vận hành hiệu quả khi dữ liệu giữa kho, điều phối, phương tiện vận chuyển, bán hàng và đơn vị giao nhận được cập nhật kịp thời. Chỉ cần thông tin về tuyến giao, số kiện, thời gian bàn giao hoặc trạng thái hàng hóa bị chậm, toàn bộ luồng vận chuyển phía sau có thể bị ảnh hưởng.

Tải miễn phí Trọn bộ File Quản lý kho & Giao hàng toàn diện để bắt đầu áp dụng quản lý kho khoa học ngay hôm nay.

4. Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng kho trung chuyển?

Doanh nghiệp nên sử dụng kho trung chuyển khi hoạt động giao nhận bắt đầu phát sinh nhiều tuyến, nhiều điểm giao hoặc nhiều đơn hàng cần xử lý trong thời gian ngắn. Mô hình này đặc biệt phù hợp với các đơn vị cần tăng tốc độ phân phối nhưng vẫn muốn kiểm soát tốt hàng hóa trong quá trình vận chuyển.

Một số trường hợp nên cân nhắc sử dụng kho trung chuyển gồm:

• Doanh nghiệp có nhiều tuyến giao hàng: Khi hàng hóa cần được giao đến nhiều khu vực, tỉnh thành, đại lý hoặc cửa hàng khác nhau, kho trung chuyển giúp gom hàng theo tuyến và giảm tình trạng xe chạy rời rạc, thiếu tải.
• Doanh nghiệp cần chia hàng đến nhiều điểm nhận: Với một lô hàng lớn từ nhà máy, kho tổng hoặc nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể đưa về kho trung chuyển để chia nhỏ theo từng cửa hàng, đại lý, khách hàng hoặc khu vực giao.
• Doanh nghiệp có nhiều đơn hàng nhỏ, tần suất xử lý cao: Các mô hình như thương mại điện tử, bán lẻ, chuyển phát nhanh, phân phối hàng tiêu dùng thường cần phân loại nhanh theo đơn, mã vận đơn hoặc tuyến giao. Kho trung chuyển giúp xử lý đơn hiệu quả hơn trước khi bàn giao cho đội vận chuyển.
• Doanh nghiệp muốn giảm áp lực cho kho chính: Khi kho tổng phải vừa lưu trữ, vừa phân loại, vừa điều phối giao hàng, hàng hóa dễ bị ùn. Kho trung chuyển giúp tách bớt khâu chia tuyến và bàn giao vận chuyển, giúp kho chính vận hành ổn định hơn.
• Doanh nghiệp logistics, vận tải, 3PL cần tối ưu điều phối: Với các đơn vị vận hành nhiều xe, nhiều tuyến và nhiều khách hàng, kho trung chuyển là điểm gom và tách hàng quan trọng để tăng hiệu suất phương tiện, giảm thời gian chờ và tối ưu chi phí giao nhận.

Xem thêm: Quản lý kho hàng là gì? Phương pháp và quy trình quản lý kho hàng cần biết

5. Quy trình nhập xuất kho trung chuyển chi tiết

5.1. Quy trình nhập kho trung chuyển

Quy trình nhập kho trung chuyển bắt đầu từ khi doanh nghiệp tiếp nhận kế hoạch hàng về kho đến khi hàng được kiểm đếm, ghi nhận, phân loại và đưa vào khu vực chờ xử lý hoặc chờ xuất tiếp. Các bước chính gồm:

1. Tiếp nhận kế hoạch hàng đến: Bộ phận điều phối cần nắm rõ nguồn hàng, số lượng kiện, mã đơn, mã vận đơn, tuyến giao, điểm nhận, thời gian dự kiến hàng đến và phương tiện vận chuyển. Bước này giúp kho chuẩn bị trước khu vực tiếp nhận, nhân sự và luồng xử lý phù hợp.
2. Kiểm tra hàng khi đến kho: Khi hàng được đưa vào kho trung chuyển, nhân viên cần kiểm tra số kiện, mã hàng, mã vận đơn, tình trạng bao bì, tuyến giao và chứng từ đi kèm. Nếu phát sinh thiếu kiện, sai mã, rách vỡ hoặc sai thông tin giao nhận, cần ghi nhận ngay để xử lý.
3. Ghi nhận dữ liệu nhập kho: Hàng sau khi tiếp nhận cần được cập nhật vào hệ thống với các thông tin như thời gian nhập, số lượng, mã đơn, mã vận đơn, tuyến giao, vị trí tạm lưu và người phụ trách. Việc ghi nhận kịp thời giúp tránh tình trạng hàng đã vào kho nhưng chưa có dữ liệu theo dõi.
4. Phân loại hàng theo tuyến hoặc điểm giao: Sau khi nhập kho, hàng được phân loại theo đơn hàng, tuyến giao, khu vực, cửa hàng, đại lý hoặc khách hàng cuối. Đây là bước quan trọng để chuẩn bị cho quá trình xuất kho nhanh và đúng điểm nhận.
5. Đưa hàng vào khu vực chờ xử lý: Với hàng chưa xuất đi ngay, cần lưu tại khu vực rõ ràng như chờ đủ hàng cùng tuyến, chờ xe, chờ chứng từ, chờ xử lý phát sinh hoặc chờ bàn giao. Dù thời gian lưu ngắn, doanh nghiệp vẫn cần biết hàng đang ở đâu và vì sao chưa được xuất.

5.2. Quy trình xuất kho trung chuyển

Quy trình xuất kho trung chuyển tập trung vào việc gom đúng hàng, chia đúng tuyến và bàn giao đúng phương tiện để hàng tiếp tục đến điểm nhận tiếp theo. Các bước chính gồm:

1. Lập kế hoạch xuất hàng: Trước khi xuất kho, bộ phận điều phối cần xác định tuyến giao, điểm nhận, số lượng kiện, phương tiện vận chuyển, tài xế hoặc đơn vị giao nhận. Kế hoạch rõ ràng giúp tránh tình trạng hàng sẵn sàng nhưng chưa có xe hoặc giao nhầm tuyến.
2. Gom hàng theo tuyến, đơn hoặc điểm giao: Nhân viên kho cần tập hợp hàng theo đúng mã vận đơn, tuyến giao, khu vực, khách hàng hoặc cửa hàng nhận. Với các tuyến có nhiều đơn, cần kiểm tra đủ số kiện trước khi bàn giao.
3. Kiểm tra trước khi xuất kho: Trước khi hàng rời kho, cần đối chiếu lại mã đơn, mã vận đơn, số kiện, trọng lượng, tình trạng bao bì, chứng từ và điểm giao. Bước này giúp giảm rủi ro giao thiếu, giao sai hoặc bỏ sót hàng tại khu vực chờ.
4. Bàn giao cho đơn vị vận chuyển: Khi hàng đủ điều kiện xuất kho, kho trung chuyển bàn giao cho tài xế, đơn vị vận chuyển hoặc phương tiện tiếp theo. Việc bàn giao cần có xác nhận về số lượng, tình trạng hàng, thời gian xuất và người nhận bàn giao.
5. Cập nhật trạng thái và đối chiếu sau xuất: Sau khi xuất kho, doanh nghiệp cần cập nhật trạng thái như đã xuất kho, đang giao, giao thành công, giao thất bại hoặc chờ xử lý phát sinh. Đồng thời, nên đối chiếu dữ liệu hàng vào, hàng ra, hàng còn tại kho và các trường hợp sai tuyến, thiếu kiện hoặc hàng tồn tại điểm trung chuyển.

6. Quản lý hàng hóa đi qua kho trung chuyển hiệu quả với AMIS Kho hàng

Khi sử dụng kho trung chuyển, doanh nghiệp cần kiểm soát nhanh các trạng thái như hàng đã nhập kho, thuộc tuyến giao nào, đã xuất kho hay đã bàn giao cho đơn vị vận chuyển. Nếu theo dõi bằng Excel, nhóm chat thủ công, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng giao sai tuyến, thiếu kiện, chậm bàn giao hoặc khó đối chiếu sau giao hàng.

Phần mềm AMIS Kho hàng giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa tại kho trung chuyển trên một hệ thống tập trung, từ tiếp nhận, phân loại, lưu tạm, xuất kho đến điều phối giao hàng.

Dùng thử miễn phí ngay

Cụ thể, AMIS Kho hàng hỗ trợ:

• Theo dõi hàng nhập, hàng xuất và hàng chờ xử lý: Ghi nhận hàng đã vào kho, hàng đang chờ phân loại, hàng chờ xuất và hàng đã bàn giao, giúp doanh nghiệp không mất dấu trạng thái hàng hóa tại điểm trung chuyển.
• Quản lý hàng theo mã, kiện, lô và vị trí lưu tạm: Theo dõi hàng theo mã hàng, số kiện, số lô, khu vực phân loại, vị trí lưu tạm hoặc khu vực chờ xuất, giúp nhân viên kho dễ tra cứu và hạn chế thất lạc.

• Điều phối hàng theo tuyến và tối ưu giao hàng: AMIS Kho hàng hỗ trợ lập kế hoạch giao hàng theo các đơn cần xử lý, gom hàng theo tuyến vận chuyển, khu vực giao, cửa hàng, đại lý hoặc điểm nhận. Hệ thống cũng hỗ trợ đề xuất lộ trình phù hợp, giúp giảm giao sai tuyến, rút ngắn thời gian vận chuyển và tối ưu chi phí giao hàng.

• Kết nối đơn vị vận chuyển, cập nhật trạng thái liền mạch: Dữ liệu bàn giao được kết nối giữa kho và đơn vị vận chuyển, giúp doanh nghiệp theo dõi các trạng thái như đã bàn giao, đang giao, giao thành công, giao thất bại hoặc chờ xử lý phát sinh.

• Báo cáo kho trực quan: Cung cấp báo cáo về hàng đã nhập, hàng đã xuất, hàng còn chờ xử lý, biến động nhập xuất và tồn kho theo thời điểm, giúp nhà quản lý nắm nhanh tình hình vận hành.
• Liên thông dữ liệu với các bộ phận liên quan: Dữ liệu kho được kết nối với phân hệ Mua hàng, Bán hàng, Kế toán, Sản xuất trong hệ sinh thái MISA AMIS, giúp giảm nhập liệu trùng lặp và hạn chế sai lệch khi hàng hóa đi qua nhiều bước xử lý.

Nhận BÁO GIÁ & DEMO miễn phí

Hơn 400.000+ doanh nghiệp & hộ kinh doanh đã tin chọn MISA AMIS, trong đó có các công ty đã sử dụng AMIS Kho hàng như Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu KingFish, Công ty cổ phần XNK May Hải Anh, Công ty cổ phần TICO Việt Nam, Công ty TNHH Mira Tav… và nhiều doanh nghiệp khác.

7. Kết luận 

Kho trung chuyển là mô hình phù hợp với doanh nghiệp có nhiều đơn hàng, nhiều tuyến giao, nhiều điểm nhận hoặc cần tăng tốc độ luân chuyển hàng hóa. Khi được tổ chức tốt, kho trung chuyển giúp doanh nghiệp giảm ùn hàng tại kho chính, phân loại hàng nhanh hơn, tối ưu vận tải và cải thiện tốc độ giao hàng.