Xuất hóa đơn khống bị phạt như thế nào? Cách nhận biết hóa đơn khống

Xuất hóa đơn khống bị phạt như thế nào là vấn đề kế toán và doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý, bởi hành vi này có thể dẫn đến xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn, truy thu thuế và thậm chí bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu đủ yếu tố cấu thành tội phạm. Vậy hóa đơn khống là gì, những trường hợp nào bị coi là xuất hóa đơn khống và mức phạt hiện nay ra sao? Bài viết dưới đây của phần mềm kế toán MISA AMIS Kế toán sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ quy định và chủ động phòng tránh rủi ro.

1. Hóa đơn khống là gì?

Căn cứ theo quy định tại điểm b, khoản 2 Điều 4 Nghị định 125/2020 như sau:

b) Hóa đơn, chứng từ khống (hóa đơn, chứng từ đã ghi các chỉ tiêu, nội dung nghiệp vụ kinh tế nhưng việc mua bán hàng hóa, dịch vụ không có thật một phần hoặc toàn bộ); hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh hoặc lập hóa đơn khống, lập hóa đơn giả;

Có thể hiểu đơn giản, hóa đơn khống là hóa đơn được lập cho giao dịch không phát sinh thực tế hoặc phản ánh không đúng thực tế về hàng hóa, dịch vụ và giá trị giao dịch.

Ví dụ, doanh nghiệp không mua hàng nhưng vẫn có hoa đơn đầu vào, ghi nhận giao dịch mua hàng, hoặc giao dịch thực tế có giá trị thấp hơn nhưng hóa đơn được lập với giá trị cao hơn thực tế.

Trên thực tế, hóa đơn khống có thể được sử dụng nhằm hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào, chi phí hoặc doanh thu, từ đó làm sai lệch hồ sơ kế toán và nghĩa vụ thuế. Hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ khống thuộc nhóm sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn.

2. Trường hợp nào bị coi là xuất hóa đơn khống ?

Theo khoản 7 Điều 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn, chứng từ khống là hóa đơn, chứng từ đã ghi các chỉ tiêu, nội dung của nghiệp vụ kinh tế nhưng việc mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không có thật một phần hoặc toàn bộ. Quy định hiện hành cũng xác định hành vi sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ bao gồm việc sử dụng hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh, lập hóa đơn khống hoặc lập hóa đơn giả.

Theo đó, xuất hóa đơn khống có thể được hiểu là việc người bán lập hóa đơn cho một giao dịch mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không thực tế phát sinh hoặc chỉ phát sinh một phần, nhằm ghi nhận một nghiệp vụ không có thật trên hóa đơn.

Một số trường hợp điển hình gồm có:

• Lập hóa đơn cho giao dịch không phát sinh: Doanh nghiệp không thực tế bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ nhưng vẫn lập hóa đơn cho khách hàng
• Lập hóa đơn cho giao dịch chỉ phát sinh một phần: Hàng hóa, dịch vụ thực tế chỉ phát sinh một phần nhưng hóa đơn được lập cho toàn bộ hoặc phần giao dịch không có thật
• Lập hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh: Giá trị ghi trên hóa đơn không phù hợp với giá trị hàng hóa, dịch vụ thực tế giao dịch
• Lập hóa đơn khống để hợp thức hóa hồ sơ: Hóa đơn được lập cho giao dịch không có thật nhằm hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào, chi phí hoặc doanh thu

Lưu ý: Không phải mọi hóa đơn có sai sót đều được coi là hóa đơn khống. Các trường hợp như tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy định, sử dụng hóa đơn giả, sử dụng hóa đơn chưa có giá trị sử dụng hoặc hết giá trị sử dụng, sử dụng hóa đơn không đăng ký với cơ quan thuế… thuộc các nhóm hành vi về hóa đơn, chứng từ không hợp pháp hoặc sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ theo quy định hiện hành và cần được phân biệt với hành vi lập hóa đơn khống.

3. Xuất hóa đơn khống bị phạt như thế nào? Thời hạn xử phạt về hóa đơn?

3.1. Xuất hóa đơn khống bị phạt như thế nào?

Theo Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp, sử dụng không hợp pháp hóa đơn có thể bị phạt tiền từ 20 triệu đồng đến 50 triệu đồng đối với tổ chức, đồng thời buộc hủy hóa đơn đã sử dụng. Cá nhân thực hiện cùng hành vi vi phạm chịu mức phạt bằng 1/2 mức phạt áp dụng đối với tổ chức.

Đối với hóa đơn khống, tùy tính chất và hậu quả của hành vi, mức xử lý có thể khác nhau. Nếu việc sử dụng hóa đơn khống không thuộc trường hợp bị xử phạt theo quy định về khai sai hoặc trốn thuế thì có thể bị xử phạt theo Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Trường hợp sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp để khai thuế dẫn đến thiếu thuế hoặc tăng số thuế được miễn, giảm, hoàn, cần xác định cụ thể hành vi và điều kiện áp dụng để xem xét xử phạt theo Điều 16 hoặc Điều 17 Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Trong đó, điểm đ khoản 1 Điều 16 quy định trường hợp người mua sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp để hạch toán hàng hóa, dịch vụ mua vào nhưng chứng minh được lỗi thuộc về bên bán và đáp ứng các điều kiện luật định thì bị phạt 20% số tiền thuế khai thiếu hoặc số thuế được miễn, giảm, hoàn cao hơn quy định.

Nếu hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp để khai thuế đủ yếu tố cấu thành hành vi trốn thuế, người vi phạm có thể bị xử phạt theo Điều 17 Nghị định 125/2020/NĐ-CP với mức phạt từ 1 đến 3 lần số tiền thuế trốn, tùy tình tiết tăng nặng, giảm nhẹ.

3.2. Thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn

Theo khoản 1 Điều 8 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP và Nghị định 310/2025/NĐ-CP, thời hiệu xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn là 02 năm.

Đối với hành vi vi phạm đang được thực hiện thuộc trường hợp pháp luật quy định, thời hiệu được tính từ ngày người có thẩm quyền thi hành công vụ phát hiện hành vi. Đối với hành vi vi phạm đã kết thúc, thời hiệu được tính từ ngày chấm dứt hành vi vi phạm.

Do đó, khi xác định một hành vi hóa đơn còn thời hiệu xử phạt hay không, cần xác định thời điểm hành vi được thực hiện hoặc chấm dứt và phân loại hành vi đó là hành vi đang được thực hiện hay đã kết thúc.

3.3. Sử dụng hóa đơn khống có bị truy cứu trách nhiệm hình sự không?

Có thể, nếu hành vi đủ yếu tố cấu thành tội phạm theo Bộ luật Hình sự.

Tội trốn thuế – Điều 200 Bộ Luật Hình sự 

Người sử dụng hoa đơn, chứng từ không hợp pháp để hạch toán hàng hóa, nguyên liệu đầu vào nhằm làm giảm số tiền thuế phải nộp hoặc làm tăng số thuế được miễn, giảm, khấu trừ hoàn có thể bị truy cứu về Tội trốn thuế nếu đáp ứng đầy đủ dấu hiệu cấu thành tội phạm.

Đối với cá nhân, tùy số tiền trốn thuế và tình tiết của vụ án, hình phạt chính có thể gồm:

• Phạt tiền 100–500 triệu đồng hoặc phạt tù 03 tháng–01 năm;
• Phạt tiền 500 triệu–1,5 tỷ đồng hoặc phạt tù 01–03 năm;
• Phạt tiền 1,5–4,5 tỷ đồng hoặc phạt tù 02–07 năm.

Ngoài ra, người phạm tội còn có thể chịu hình phạt bổ sung theo Điều 200 Bộ Luật Hình sự.

Đối với pháp nhân thương mại, mức phạt tiền có thể từ 300 triệu đồng đến 10 tỷ đồng, tùy khung hình phạt; trường hợp nghiêm trọng còn có thể bị đình chỉ hoạt động có thời hạn hoặc vĩnh viễn theo quy định.

Tội in, phạt, mua bán trái phép hóa đơn – Điều 203 Bộ luật Hình sự 

Trường hợp hành vi liên quan đến in, phát hành hoặc mua bán trái phép hóa đơn, chứng từ thu nộp ngân sách nhà nước và đạt các ngưỡng luật định, người thực hiện có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Điều 203.

Đối với cá nhân, khung cơ bản là phạt tiền 50–200 triệu đồng, cải tạo không giam giữ đến 03 năm hoặc phạt tù 06 tháng–03 năm. Khung tăng nặng có thể bị phạt tiền 200–500 triệu đồng hoặc phạt tù 01–05 năm.

Đối với pháp nhân thương mại, mức phạt tiền có thể từ 100 triệu đồng đến 1 tỷ đồng, tùy trường hợp; ngoài ra có thể áp dụng đình chỉ hoạt động vĩnh viễn hoặc các hình phạt bổ sung theo quy định.

Tìm hiểu thêm: Xuất hóa đơn đầu ra nhưng không có hóa đơn đầu vào có đúng quy định không?

4. Cách kiểm tra hóa đơn hợp pháp

Để hạn chế rủi ro sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc hóa đơn khống, doanh nghiệp nên kiểm tra hóa đơn điện tử ngay khi tiếp nhận và đối chiếu với hồ sơ, chứng từ của giao dịch. Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải được lập theo đúng định dạng chuẩn dữ liệu, ghi đầy đủ nội dung theo quy định và phản ánh đầy đủ, trung thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Người bán chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của hóa đơn đã lập.

Do đó, kiểm tra hóa đơn hợp pháp không chỉ dừng ở việc xem hóa đơn có đầy đủ thông tin hoặc có xuất hiện trên hệ thống của cơ quan thuế hay không, mà còn cần đối chiếu với giao dịch và chứng từ thực tế.

Bước 1: Kiểm tra thông tin trên hóa đơn

Doanh nghiệp cần kiểm tra các nội dung thể hiện trên hóa đơn, bao gồm:

• Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
• Thông tin người mua theo trường hợp áp dụng;
• Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền;
• Thuế suất, tiền thuế và tổng tiền thanh toán;
• Thời điểm lập hóa đơn;
• Thời điểm ký số;
• Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã;
• Chữ ký số của người bán và các thông tin khác theo trường hợp áp dụng.

Đặc biệt, cần kiểm tra thông tin trên hóa đơn có khớp với giao dịch thực tế hay không. Không nên chỉ dựa vào hình thức hoặc việc hóa đơn có mã của cơ quan thuế để kết luận hóa đơn hợp pháp.

Bước 2: Tra cứu hóa đơn trên hệ thống của Tổng cục Thuế

Doanh nghiệp có thể sử dụng Cổng thông tin hóa đơn điện tử của cơ quan thuế để tra cứu và đối chiếu thông tin hóa đơn.

Khi tra cứu, doanh nghiệp nhập các thông tin theo yêu cầu của hệ thống để kiểm tra dữ liệu hóa đơn. Kết quả tra cứu cần được đối chiếu với hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp nhận được từ người bán, đặc biệt về người bán, số hóa đơn, ký hiệu, thời điểm lập và các thông tin giao dịch liên quan.

Bước 3: Đối chiếu hóa đơn với chứng từ và giao dịch thực tế

Đây là bước quan trọng để xác định hóa đơn có phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay không. Doanh nghiệp nên đối chiếu hóa đơn với:

• Hợp đồng, đơn đặt hàng
• Biên bản giao nhận hàng hóa
• Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho
• Chứng từ vận chuyển
• Biên bản nghiệm thu đối với dịch vụ
• Chứng từ thanh toán
• Các tài liệu khác chứng minh giao dịch thực tế

Nếu hóa đơn được tra cứu trên hệ thống nhưng hàng hóa, dịch vụ không thực tế phát sinh hoặc nội dung, giá trị trên hóa đơn không phù hợp với giao dịch, doanh nghiệp vẫn có nguy cơ sử dụng hóa đơn không hợp pháp. Quy định hiện hành xác định hóa đơn khống bao gồm hóa đơn đã ghi nội dung nghiệp vụ nhưng việc mua bán hàng hóa, dịch vụ không có thật 1 phần hoặc toàn bộ, đồng thời bao gồm hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh.

Kết luận

Như vậy, xuất hóa đơn khống bị phạt như thế nào còn phụ thuộc vào tính chất, mức độ vi phạm và hậu quả về thuế. Doanh nghiệp có thể bị phạt tiền, buộc hủy hóa đơn, truy thu thuế, xử phạt về hành vi khai sai hoặc trốn thuế; trường hợp nghiêm trọng còn có thể bị truy cứu trách nghiệm hình sự. Vì vậy, doanh nghiệp cần kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn và đối chiếu với giao dịch thực tế trước khi kê khai, hạch toán. Đồng thời, việc ứng dụng phần mềm kế toán và hó đơn điện tử có khả năng kiểm tra, cảnh báo rủi ro sẽ giúp kế toán hạn chế sai sót và phòng ngừa vi phạm.

Để chủ động kiểm soát hóa đơn và hạn chế rủi ro ngay từ khâu lập, tiếp nhận và hạch toán, doanh nghiệp có thể sử dụng MISA AMIS Kế toán – một sản phẩm thuộc hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp MISA AMIS. Hệ sinh thái MISA AMIS kết nối đồng bộ kế toán, hóa đơn điện tử, bán hàng, ngân hàng, thuế và các nghiệp vụ quản trị khác, giúp dữ liệu được liên thông, giảm nhập liệu thủ công và hỗ trợ kế toán kiểm soát hóa đơn chặt chẽ hơn.

Với phần mềm kế toán MISA, doanh nghiệp có thể:

• Kết nối trực tiếp với MISA meInvoice, đồng bộ hóa đơn điện tử với dữ liệu kế toán và tự động hạch toán
• Kiểm tra, đối chiếu dữ liệu hóa đơn và chứng từ, hỗ trợ phát hiện sai lệch và hạn chế rủi ro khi kê khai
• Trợ lý AI AVA hỗ trợ cảnh báo sai sót, gợi ý hạch toán và tra cứu nhanh quy định về thuế, kế toán
• Tự động tổng hợp số liệu, lập tờ khai thuế và báo cáo tài chính, giúp kế toán giảm thao tác thủ công và hạn chế sai sót

Doanh nghiệp nên cân nhắc đầu tư vào hệ thống phần mềm kế toán thông minh như MISA AMIS không chỉ để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính – thuế, mà còn để chủ động phòng ngừa các rủi ro pháp lý liên quan đến hóa đơn – điều đang ngày càng được cơ quan thuế giám sát chặt chẽ trong kỷ nguyên số.