FIFO là gì? Cách áp dụng phương pháp FIFO trong quản lý kho

FIFO là một trong những phương pháp xuất kho phổ biến, giúp doanh nghiệp ưu tiên xuất hàng nhập trước để hàng hóa được luân chuyển đều hơn, hạn chế tồn kho lâu ngày và nâng cao hiệu quả quản lý kho.

Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ FIFO là gì, ưu nhược điểm của phương pháp FIFO và cách áp dụng FIFO trong quản lý kho hiệu quả.

[Tải miễn phí] 20+ Biểu mẫu kho tự động cho mọi ngành nghề, lĩnh vực

1. FIFO là gì trong quản lý kho?

FIFO là viết tắt của First In, First Out, nghĩa là nhập trước, xuất trước. Trong quản lý kho, FIFO là phương pháp ưu tiên xuất những hàng hóa được nhập vào kho trước, sau đó mới đến các lô hàng nhập sau.

Mục tiêu của phương pháp FIFO là giúp hàng hóa được luân chuyển theo đúng thứ tự thời gian nhập kho, hạn chế tình trạng hàng cũ bị tồn lại quá lâu trong kho. Đây là nguyên tắc được sử dụng phổ biến trong các doanh nghiệp thương mại, phân phối, bán lẻ, sản xuất hoặc các kho có nhiều đợt nhập cùng một mã hàng.

Ví dụ, doanh nghiệp nhập cùng một mặt hàng theo 3 đợt:

• Lô 1: Nhập ngày 01/08, số lượng 100 sản phẩm.
• Lô 2: Nhập ngày 05/08, số lượng 150 sản phẩm.
• Lô 3: Nhập ngày 10/08, số lượng 200 sản phẩm.

Nếu áp dụng FIFO, khi cần xuất 180 sản phẩm, doanh nghiệp sẽ ưu tiên:

• Xuất trước 100 sản phẩm từ lô 1, vì đây là lô nhập đầu tiên.
• Xuất tiếp 80 sản phẩm từ lô 2.
• Hàng còn lại trong kho gồm 70 sản phẩm lô 2 và 200 sản phẩm lô 3.

Như vậy, với phương pháp FIFO, hàng nhập trước sẽ được xuất trước, giúp doanh nghiệp giảm nguy cơ hàng cũ bị bỏ quên, tồn lâu hoặc giảm chất lượng trong quá trình lưu kho.

Trong thực tế, để áp dụng FIFO hiệu quả, doanh nghiệp cần quản lý rõ các thông tin như ngày nhập, số lô, số lượng tồn, vị trí lưu kho và lịch sử xuất kho. Nếu chỉ ghi nhận tổng số lượng tồn mà không biết lô nào nhập trước, lô nào nhập sau, nhân viên kho vẫn có thể lấy nhầm hàng và làm sai nguyên tắc FIFO.

Cần lưu ý, FIFO cũng được nhắc đến trong kế toán hàng tồn kho. Tuy nhiên, trong bài viết này, FIFO được hiểu theo góc độ vận hành kho, tức cách sắp xếp và xuất hàng sao cho hàng nhập trước được ưu tiên luân chuyển trước.

2. Ưu nhược điểm của phương pháp FIFO

Ưu điểm

• Hạn chế hàng tồn lâu: FIFO giúp hàng nhập trước được xuất trước, giảm tình trạng hàng cũ nằm lại trong kho quá lâu.
• Phù hợp với nhiều loại hàng hóa: Phương pháp này có thể áp dụng cho hàng tiêu dùng, vật tư, linh kiện, nguyên vật liệu, thành phẩm hoặc các mặt hàng cần luân chuyển đều.
• Hỗ trợ kiểm soát chất lượng hàng hóa: Khi hàng được luân chuyển theo thứ tự nhập kho, doanh nghiệp giảm rủi ro hàng bị hư hỏng, lỗi thời hoặc xuống cấp do lưu kho lâu.
• Dễ hiểu, dễ triển khai: Nguyên tắc nhập trước xuất trước đơn giản, nhân viên kho dễ nắm và dễ áp dụng nếu dữ liệu nhập kho, vị trí lưu kho được quản lý rõ ràng.
• Hỗ trợ kiểm kê và truy xuất tốt hơn: Khi hàng được xuất theo thứ tự nhập, doanh nghiệp dễ đối chiếu chứng từ, kiểm tra lô hàng và xác định lượng tồn còn lại của từng đợt nhập.

Nhược điểm

• Cần bố trí kho hợp lý: Nếu hàng nhập trước bị đặt sâu bên trong hoặc bị hàng nhập sau che khuất, nhân viên có thể mất thời gian đảo hàng hoặc lấy nhầm lô mới hơn.
• Phụ thuộc vào dữ liệu nhập xuất chính xác: Doanh nghiệp cần ghi nhận rõ ngày nhập, số lô, vị trí và số lượng tồn. Nếu dữ liệu không đầy đủ, FIFO dễ bị áp dụng sai.
• Có thể tốn công sắp xếp lại hàng hóa: Với kho có diện tích hạn chế hoặc hàng xếp chồng nhiều lớp, việc đảm bảo hàng nhập trước luôn dễ lấy có thể phát sinh thêm thao tác.
• Không tối ưu bằng FEFO với hàng có hạn sử dụng: Với thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm hoặc hóa chất, lô có hạn sử dụng gần hơn nên được ưu tiên xuất trước, kể cả khi không phải lô nhập đầu tiên.
• Khó kiểm soát nếu quản lý thủ công: Khi doanh nghiệp có nhiều mã hàng, nhiều kho hoặc nhiều đợt nhập, việc áp dụng FIFO bằng Excel hoặc sổ sách dễ dẫn đến xuất nhầm lô, cập nhật chậm hoặc kiểm kê lệch.

Tải miễn phí bộ File Excel quản lý kho hàng để bắt đầu áp dụng quản lý kho khoa học ngay hôm nay.

3. Khi nào doanh nghiệp nên áp dụng FIFO?

Doanh nghiệp nên áp dụng FIFO khi muốn hàng hóa được luân chuyển đều theo thứ tự nhập kho, hạn chế hàng cũ bị tồn lâu hoặc bị bỏ sót trong quá trình xuất hàng. Phương pháp này đặc biệt phù hợp với các kho có nhiều đợt nhập cùng một mã hàng và cần kiểm soát rõ ngày nhập, lô hàng, vị trí lưu kho.

Một số trường hợp nên áp dụng FIFO gồm:

• Hàng hóa cần luân chuyển đều: FIFO giúp hàng nhập trước được xuất trước, tránh tình trạng hàng cũ nằm lại trong kho quá lâu trong khi hàng mới liên tục được xuất ra.
• Doanh nghiệp có nhiều đợt nhập cùng một mặt hàng: Khi một mã hàng được nhập nhiều lần với số lượng và thời điểm khác nhau, FIFO giúp nhân viên xác định rõ lô nào cần xuất trước.
• Hàng dễ lỗi thời hoặc giảm giá trị theo thời gian: Với các mặt hàng như hàng tiêu dùng, vật tư, linh kiện, bao bì, thiết bị hoặc sản phẩm theo mẫu mã, FIFO giúp giảm rủi ro tồn hàng cũ, hàng khó bán hoặc lỗi thời.
• Doanh nghiệp sản xuất cần kiểm soát nguyên vật liệu: Việc xuất nguyên vật liệu theo thứ tự nhập kho giúp doanh nghiệp kiểm soát chất lượng đầu vào tốt hơn và hạn chế tình trạng nguyên liệu cũ bị tồn lại.
• Doanh nghiệp muốn chuẩn hóa quy trình xuất kho: Khi có nguyên tắc FIFO, nhân viên kho không lấy hàng theo thói quen cá nhân mà tuân theo thứ tự xuất rõ ràng, giúp giảm sai sót và dễ kiểm kê hơn.

Tuy nhiên, với các mặt hàng có hạn sử dụng rõ ràng như thực phẩm, dược phẩm, hóa chất, doanh nghiệp nên cân nhắc FEFO. Vì trong nhiều trường hợp, lô hàng có hạn dùng gần hơn cần được xuất trước, ngay cả khi không phải là lô nhập đầu tiên.

4. So sánh FIFO, LIFO và FEFO trong quản lý kho

Trong quản lý kho, FIFO, LIFO và FEFO đều là các phương pháp xác định thứ tự xuất hàng. Mỗi phương pháp phù hợp với từng loại hàng hóa, cách bố trí kho và mục tiêu quản lý khác nhau.

Tiêu chí	FIFO	FEFO	LIFO
Tên đầy đủ	First In, First Out	Last In, First Out	First Expired, First Out
Nguyên tắc	Hàng nhập trước được xuất trước	Hàng nhập sau được xuất trước	Hàng có hạn sử dụng gần nhất được xuất trước
Mục tiêu chính	Luân chuyển hàng theo thứ tự nhập kho	Ưu tiên xuất hàng mới nhập, thuận tiện với kho xếp lớp	Hạn chế hàng cận hạn, hết hạn trong kho
Phù hợp với	Hàng cần luân chuyển đều, vật tư, linh kiện, hàng tiêu dùng, thành phẩm	Hàng không có hạn dùng, ít bị ảnh hưởng bởi thời gian lưu kho, hàng xếp chồng	Hàng có hạn sử dụng như thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm, hóa chất
Ưu điểm	Giảm hàng tồn lâu, dễ hiểu, dễ áp dụng	Có thể giảm thao tác đảo hàng nếu hàng mới nằm ngoài hoặc phía trên	Kiểm soát hạn dùng tốt, giảm rủi ro hàng hết hạn
Hạn chế	Cần sắp xếp kho hợp lý để lấy được hàng nhập trước	Dễ khiến hàng cũ tồn lâu, không phù hợp với hàng có hạn dùng	Cần quản lý chặt số lô, hạn sử dụng và dữ liệu nhập xuất
Ví dụ áp dụng	Linh kiện, vật tư sản xuất, hàng tiêu dùng thông thường	Vật liệu xây dựng, kim loại, bao bì, vật tư công nghiệp	Thuốc, thực phẩm, mỹ phẩm, hóa chất có hạn dùng

Xem thêm: LIFO trong quản lý kho là gì? Ưu nhược điểm và cách áp dụng hiệu quả

5. Cách áp dụng FIFO trong quản lý kho

Để áp dụng FIFO trong quản lý kho hiệu quả, doanh nghiệp không chỉ cần quy định “hàng nhập trước xuất trước”, mà còn phải tổ chức dữ liệu, vị trí lưu kho và quy trình xuất hàng rõ ràng. Dưới đây là các bước quan trọng doanh nghiệp nên thực hiện.

5.1. Ghi nhận đầy đủ thông tin hàng nhập kho

Ngay khi hàng được đưa vào kho, nhân viên cần ghi nhận đầy đủ các thông tin như mã hàng, tên hàng, ngày nhập, số lượng, số lô, nhà cung cấp, vị trí lưu kho và chứng từ liên quan.

Đây là dữ liệu nền để xác định lô nào nhập trước, lô nào nhập sau. Nếu doanh nghiệp chỉ theo dõi tổng số lượng tồn mà không ghi nhận ngày nhập hoặc số lô, nhân viên kho rất dễ xuất nhầm hàng và không thể áp dụng đúng nguyên tắc FIFO.

5.2. Sắp xếp hàng nhập trước ở vị trí dễ lấy

Kho cần được bố trí sao cho hàng nhập trước không bị che khuất hoặc nằm quá sâu bên trong. Với cùng một mã hàng, các lô nhập trước nên được đặt ở vị trí dễ nhận diện, dễ lấy và thuận tiện cho quá trình xuất kho.

Ví dụ, doanh nghiệp có thể bố trí hàng theo hướng hàng cũ ở phía ngoài, hàng mới ở phía trong hoặc có ký hiệu riêng cho từng lô nhập. Cách sắp xếp này giúp nhân viên không phải mất nhiều thời gian đảo hàng và hạn chế lấy nhầm lô mới trước lô cũ.

5.3. Định danh vị trí lưu kho rõ ràng

Mỗi vị trí lưu kho nên được định danh theo cấu trúc thống nhất như kho, khu vực, dãy, kệ, tầng, ô. Ví dụ: KHO1-A-03-02 là Kho 1, khu A, kệ 03, tầng 02.

Khi vị trí được quản lý rõ ràng, nhân viên có thể nhanh chóng xác định lô hàng nhập trước đang nằm ở đâu. Điều này đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp có nhiều kho, nhiều mã hàng, nhiều lô nhập hoặc hàng hóa thường xuyên điều chuyển vị trí.

5.4. Quy định rõ quy trình xuất kho theo FIFO

Doanh nghiệp cần hướng dẫn nhân viên kho cách kiểm tra và xuất hàng theo FIFO, tránh tình trạng lấy hàng theo thói quen hoặc theo vị trí thuận tay. Trước khi xuất kho, nhân viên nên kiểm tra:

• Mã hàng cần xuất
• Số lượng cần xuất
• Ngày nhập hoặc số lô
• Vị trí lưu kho
• Số lượng còn lại của từng lô
• Chứng từ xuất kho liên quan

Nếu lô nhập trước không đủ số lượng, nhân viên mới tiếp tục lấy sang lô nhập sau. Cách làm này giúp đảm bảo hàng hóa được luân chuyển đúng thứ tự và dữ liệu tồn kho dễ đối chiếu hơn.

5.5. Kiểm kê và rà soát hàng tồn định kỳ

Doanh nghiệp cần kiểm kê định kỳ theo mã hàng, số lô, ngày nhập và vị trí lưu kho để phát hiện hàng cũ còn tồn, hàng sai vị trí hoặc dữ liệu chưa được cập nhật đúng.

Việc kiểm kê giúp doanh nghiệp đánh giá FIFO có đang được thực hiện đúng hay không. Nếu phát hiện lô nhập trước vẫn tồn nhiều trong khi lô nhập sau đã được xuất, doanh nghiệp cần kiểm tra lại cách sắp xếp kho, quy trình xuất hàng hoặc thao tác cập nhật dữ liệu của nhân viên.

6. Quản lý xuất kho theo FIFO hiệu quả với AMIS Kho hàng

Với doanh nghiệp có nhiều mã hàng, lô nhập, vị trí lưu kho hoặc kho/chi nhánh, việc áp dụng FIFO bằng Excel hoặc sổ sách rất dễ phát sinh sai lệch. Nhân viên có thể không xác định được lô nào nhập trước, hàng đang nằm ở đâu hoặc dữ liệu tồn kho đã được cập nhật sau khi xuất hay chưa.

AMIS Kho hàng giúp doanh nghiệp quản lý xuất kho theo FIFO trên một hệ thống tập trung, hỗ trợ kiểm soát hàng hóa từ khâu nhập kho, lưu trữ, xuất kho đến kiểm kê và báo cáo.

Dùng thử miễn phí ngay

Cụ thể, AMIS Kho hàng hỗ trợ:

• Theo dõi hàng hóa theo ngày nhập, số lô và vị trí lưu kho: Hệ thống giúp nhân viên biết lô nào nhập trước, đang nằm ở kho nào, vị trí nào và còn bao nhiêu hàng để xuất đúng theo nguyên tắc FIFO.

• Cập nhật nhập, xuất, điều chuyển tập trung: Các nghiệp vụ kho được ghi nhận trên cùng một hệ thống, giúp dữ liệu tồn kho cập nhật kịp thời sau mỗi lần nhập, xuất hoặc điều chuyển, hạn chế tình trạng tồn kho ảo.
• Quản lý hàng hóa theo nhiều tiêu chí: Doanh nghiệp có thể theo dõi hàng theo mã hàng, đơn vị tính, quy cách, mã vạch/QR Code, số lô, hạn sử dụng và vị trí lưu kho, giúp giảm nhầm lẫn khi có nhiều đợt nhập cùng một mặt hàng.

• Báo cáo kho trực quan: AMIS Kho hàng cung cấp báo cáo nhập, xuất, tồn, biến động kho, tồn kho theo lô, hạn dùng và vị trí lưu kho, giúp nhà quản lý theo dõi tình hình luân chuyển hàng hóa và phát hiện các lô tồn lâu.
• Liên thông dữ liệu với các bộ phận liên quan: Dữ liệu kho có thể kết nối với mua hàng, bán hàng, sản xuất và kế toán, giúp giảm nhập liệu trùng lặp, hạn chế sai lệch số liệu và đảm bảo các bộ phận cùng làm việc trên một nguồn dữ liệu thống nhất.

Nhận BÁO GIÁ & DEMO miễn phí

Hơn 400.000+ doanh nghiệp & hộ kinh doanh đã tin chọn MISA AMIS, trong đó có các công ty đã sử dụng AMIS Kho hàng như Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu KingFish, Công ty cổ phần XNK May Hải Anh, Công ty cổ phần TICO Việt Nam, Công ty TNHH Mira Tav… và nhiều doanh nghiệp khác.

7. Kết luận

FIFO là phương pháp xuất kho theo nguyên tắc nhập trước, xuất trước, phù hợp với doanh nghiệp muốn hàng hóa được luân chuyển đều và hạn chế hàng tồn lâu. Để áp dụng FIFO hiệu quả, doanh nghiệp cần quản lý tốt ngày nhập, số lô, vị trí lưu kho, quy trình xuất kho và dữ liệu tồn kho. Khi kết hợp với phần mềm quản lý kho phù hợp, doanh nghiệp có thể kiểm soát xuất kho chính xác hơn và vận hành kho hiệu quả hơn.