Quản trị không chỉ là điều hành công việc hằng ngày mà còn là quá trình định hướng, tổ chức nguồn lực và kiểm soát hoạt động để đạt mục tiêu chung. Việc hiểu rõ chức năng của quản trị là gì giúp nhà quản lý vận hành đội ngũ hiệu quả hơn. Bài viết dưới đây sẽ phân tích 4 chức năng của quản trị và vai trò của từng chức năng trong doanh nghiệp.
| [Tải ngay] Bộ tài liệu Xây dựng hệ thống Báo cáo quản trị – Đọc đúng, quyết trúng |
1. Chức năng của quản trị là gì?
Chức năng của quản trị là những nhóm hoạt động cốt lõi mà nhà quản lý cần thực hiện để điều hành doanh nghiệp đạt được mục tiêu đã đề ra. Các chức năng này giúp doanh nghiệp xác định cần làm gì, tổ chức nguồn lực ra sao, dẫn dắt đội ngũ như thế nào và kiểm soát kết quả bằng cách nào.
Hiểu đơn giản, nếu quản trị là quá trình điều hành toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, thì chức năng quản trị chính là các nhiệm vụ nền tảng giúp quá trình đó diễn ra có hệ thống. Nhờ thực hiện tốt các chức năng này, nhà quản lý có thể phân bổ nguồn lực hợp lý, phối hợp các bộ phận hiệu quả và nâng cao hiệu suất vận hành.
Trong doanh nghiệp, 4 chức năng cơ bản của quản trị thường bao gồm: hoạch định, tổ chức, điều phối và kiểm soát. Đây là nền tảng quan trọng giúp nhà quản lý chuyển mục tiêu chiến lược thành hành động cụ thể và đảm bảo đội ngũ đi đúng hướng.
2. Vai trò của nhà quản trị trong doanh nghiệp
Theo lý thuyết của Henry Mintzberg, một nhà quản trị trong doanh nghiệp đảm nhiệm 10 vai trò khác nhau, được chia thành 3 nhóm chính như sau:
(1) Nhóm vai trò quan hệ giữa cá nhân với cá nhân: Nhóm vai trò này thể hiện cách nhà quản trị đại diện, dẫn dắt và kết nối con người trong tổ chức.
| Vai trò | Mô tả |
| Người đại diện | Đại diện cho doanh nghiệp trong các sự kiện, nghi lễ, buổi gặp mặt chính thức hoặc hoạt động đối ngoại. |
| Nhà lãnh đạo | Hướng dẫn, phân công công việc, tạo động lực và hỗ trợ nhân viên hoàn thành mục tiêu. |
| Người liên kết | Xây dựng và duy trì mối quan hệ với các phòng ban, đối tác, khách hàng và bên liên quan. |
(2) Nhóm vai trò thông tin: Ở nhóm này, nhà quản trị đóng vai trò là trung tâm tiếp nhận, xử lý và truyền đạt thông tin trong doanh nghiệp.
| Vai trò | Mô tả |
| Người theo dõi | Thu thập thông tin từ thị trường, khách hàng, nhân viên và dữ liệu nội bộ để phục vụ quản lý. |
| Người phổ biến | Chia sẻ thông tin quan trọng, định hướng hoặc quyết định quản trị tới đội ngũ liên quan. |
| Người phát ngôn | Đại diện doanh nghiệp truyền đạt thông tin với bên ngoài như đối tác, truyền thông, khách hàng hoặc cơ quan quản lý. |
(3) Nhóm vai trò ra quyết định: Đây là nhóm vai trò thể hiện năng lực phân tích, điều phối nguồn lực và xử lý vấn đề của nhà quản trị.
| Vai trò | Mô tả |
| Doanh nhân | Đề xuất ý tưởng mới, thúc đẩy đổi mới và cải tiến hoạt động trong doanh nghiệp. |
| Người xử lý xáo trộn | Giải quyết xung đột, khủng hoảng, sự cố hoặc các tình huống bất thường phát sinh. |
| Người phân phối nguồn lực | Phân bổ ngân sách, nhân sự, thời gian và công cụ phù hợp cho từng hoạt động. |
| Người đàm phán | Đại diện doanh nghiệp thương lượng với đối tác, khách hàng, nhà cung cấp hoặc nhân sự để đạt lợi ích tốt nhất. |
Để thực hiện tốt vai trò, nhà quản trị cần có dữ liệu đủ tin cậy và hệ thống báo cáo rõ ràng. MISA gửi tặng Bộ tài liệu Xây dựng hệ thống Báo cáo quản trị – Đọc đúng, Quyết trúng giúp nhà quản lý xây dựng báo cáo bài bản, hiểu đúng số liệu và đưa ra quyết định chính xác.
3. Phân tích 4 chức năng quản trị doanh nghiệp
4 chức năng của quản trị gồm hoạch định, tổ chức, điều phối và kiểm soát. Đây là những chức năng nền tảng giúp nhà quản trị xác định mục tiêu, phân bổ nguồn lực, dẫn dắt đội ngũ và đảm bảo hoạt động đi đúng kế hoạch. Cụ thể:
3.1. Chức năng hoạch định
Hoạch định là chức năng đầu tiên và cũng là nền tảng của quản trị doanh nghiệp. Đây là quá trình nhà quản trị xác định mục tiêu cần đạt, nguồn lực hiện có, phương án thực hiện, rủi ro có thể phát sinh và tiêu chí đo lường kết quả.
Có thể xem hoạch định như “kim chỉ nam” giúp doanh nghiệp biết mình đang ở đâu, muốn đi đến đâu và cần làm gì để đạt được mục tiêu đó. Khi thực hiện chức năng này, nhà quản trị cần tập trung vào các nhiệm vụ chính:
- Xác định mục tiêu: Làm rõ mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của doanh nghiệp hoặc từng phòng ban.
- Phân tích môi trường: Đánh giá bối cảnh thị trường, khách hàng, đối thủ, năng lực nội bộ và các yếu tố có thể ảnh hưởng đến hoạt động.
- Xây dựng chiến lược: Lựa chọn hướng đi phù hợp để đạt mục tiêu với nguồn lực hiện có.
- Lập kế hoạch hành động: Chuyển chiến lược thành các đầu việc cụ thể, có người phụ trách, thời hạn và kết quả cần đạt.
- Dự báo và ra quyết định: Nhận diện rủi ro, cơ hội và chuẩn bị phương án dự phòng khi điều kiện thay đổi.
- Xác định nguồn lực cần thiết: Tính toán nhu cầu về nhân sự, ngân sách, công nghệ, thời gian và dữ liệu.
- Thiết lập hệ thống đo lường: Xây dựng các chỉ số theo dõi để đánh giá tiến độ và hiệu quả thực hiện.
Ví dụ: Nếu doanh nghiệp đặt mục tiêu tăng doanh thu 20% trong năm tới, chức năng hoạch định sẽ giúp nhà quản trị xác định thị trường mục tiêu, chiến lược bán hàng, ngân sách marketing, số lượng nhân sự cần bổ sung, các mốc doanh số theo quý và phương án xử lý nếu kết quả không đạt kỳ vọng.
3.2. Chức năng tổ chức
Tổ chức là chức năng giúp doanh nghiệp sắp xếp cơ cấu bộ máy, nguồn lực, nhân sự, quy trình để kế hoạch được triển khai hiệu quả. Nếu hoạch định giúp doanh nghiệp xác định “cần đi đâu”, thì tổ chức giúp trả lời câu hỏi ai làm, làm bằng nguồn lực nào, phối hợp ra sao và chịu trách nhiệm đến đâu.
Các vai trò chính của chức năng tổ chức gồm:
- Xây dựng cơ cấu tổ chức phù hợp với mục tiêu, quy mô và mô hình hoạt động của doanh nghiệp.
- Phân công công việc rõ ràng cho từng cá nhân, phòng ban, tránh trùng lặp hoặc bỏ sót nhiệm vụ.
- Ủy quyền và phân cấp quản lý để mỗi cấp có quyền hạn, trách nhiệm và phạm vi ra quyết định phù hợp.
- Bố trí nhân sự hợp lý theo năng lực, kinh nghiệm và yêu cầu công việc.
- Thiết lập quy trình và luồng công việc giúp các nhiệm vụ được xử lý đúng bước, đúng người, đúng thời hạn.
- Điều phối sự hợp tác giữa các bộ phận để đảm bảo thông tin được truyền đạt thông suốt.
- Xây dựng hệ thống thông tin nội bộ giúp nhà quản trị theo dõi, kiểm soát và hỗ trợ đội ngũ kịp thời.
Trong 4 chức năng của quản trị, chức năng tổ chức đóng vai trò then chốt vì gắn trực tiếp với yếu tố quan trọng nhất: con người. Một kế hoạch tốt chỉ tạo ra kết quả khi doanh nghiệp biết bố trí đúng người, đúng việc và tạo được cơ chế phối hợp hiệu quả.
Xem ngay: Tổng hợp 18 mẫu sơ đồ tổ chức công ty và 5 bước xây dựng chi tiết
3.3. Chức năng điều phối
Điều phối là chức năng giúp nhà quản trị định hướng hành động, tạo động lực và hỗ trợ đội ngũ thực hiện mục tiêu chung.
Có thể hình dung chức năng này giống như việc chỉ huy một ban nhạc: mỗi người có vai trò riêng, nhưng cần được sắp xếp đúng nhịp, đúng thời điểm và được hướng dẫn rõ ràng để tạo ra kết quả thống nhất. Vai trò chính của chức năng này gồm:
- Truyền đạt mục tiêu và kỳ vọng: Giúp nhân viên hiểu công việc đóng góp gì vào mục tiêu chung, kết quả cần đạt và thứ tự ưu tiên.
- Giao việc và trao quyền: Giao nhiệm vụ phù hợp với năng lực, làm rõ phạm vi quyết định để nhân viên chủ động xử lý.
- Tạo động lực và ghi nhận: Lắng nghe, ghi nhận đóng góp và khuyến khích tinh thần trách nhiệm của đội ngũ.
- Hướng dẫn và phát triển năng lực: Phản hồi cụ thể, hỗ trợ tháo gỡ khó khăn và giúp nhân viên cải thiện cách làm.
- Giải quyết xung đột: Thống nhất cách phối hợp, xử lý bất đồng để các cá nhân, phòng ban cùng hướng tới kết quả.
- Dẫn dắt thay đổi: Giải thích lý do điều chỉnh và giúp đội ngũ thích ứng khi mục tiêu, phương pháp hoặc điều kiện kinh doanh thay đổi.
Trong thực tế, chức năng điều phối dễ bị thu hẹp thành việc liên tục hỏi tiến độ và nhắc deadline khi nhiệm vụ nằm rải rác trên tin nhắn, email và các file bảng tính. Nhà quản trị mất thời gian theo sát từng việc, còn nhân viên thì dễ hình thành văn hoá làm việc bị động, báo cáo đối phó.
Để giảm tình trạng này, doanh nghiệp có thể sử dụng công cụ như MISA AMIS Công việc để tập trung nhiệm vụ, thời hạn, tiến độ và trao đổi trên từng đầu việc. Phần mềm cũng tự động nhắc nhở khi việc sắp trễ hạn và cảnh báo tình trạng quá tải, chồng chéo nguồn lực. Khi thông tin thực thi rõ ràng, nhà quản trị có thêm thời gian hướng dẫn, hỗ trợ và phát triển đội ngũ.
3.4. Chức năng kiểm soát
Kiểm soát là chức năng giúp nhà quản trị theo dõi quá trình thực hiện, đánh giá kết quả và đảm bảo mọi hoạt động đi đúng mục tiêu đã đề ra. Trong doanh nghiệp, chức năng kiểm soát đóng vai trò quan trọng trong việc:
- Thiết lập tiêu chuẩn và chỉ số đánh giá: Xác định KPI, mục tiêu, tiêu chuẩn chất lượng hoặc các chỉ số cần đạt.
- Theo dõi và đo lường kết quả: Cập nhật tiến độ, hiệu suất, chi phí, chất lượng và kết quả thực hiện.
- So sánh thực tế với kế hoạch: Đánh giá mức độ hoàn thành so với mục tiêu ban đầu.
- Phát hiện sai lệch và nguyên nhân: Xác định vấn đề đến từ con người, quy trình, nguồn lực hay thị trường.
- Đưa ra biện pháp điều chỉnh: Kịp thời thay đổi kế hoạch, phân bổ lại nguồn lực hoặc cải tiến cách thực hiện.
- Dự báo và phòng ngừa rủi ro: Nhận diện sớm các nguy cơ có thể ảnh hưởng đến kết quả.
- Cải tiến liên tục: Rút kinh nghiệm từ dữ liệu thực tế để tối ưu quy trình và nâng cao hiệu quả quản trị.
Quy trình kiểm soát trong quản trị doanh nghiệp thường gồm 4 bước:
- Bước 1: Thiết lập tiêu chuẩn hoạt động, KPI dựa trên mục tiêu công ty.
- Bước 2: Đo lường và lập báo cáo về hoạt động thực tế.
- Bước 3: So sánh kết quả thực tế với chỉ tiêu, kế hoạch.
- Bước 4: Thực hiện điều chỉnh hoặc áp dụng biện pháp phòng ngừa khi cần thiết.
4. Từ hoạch định đến kiểm soát: Làm sao để vận hành đồng bộ?
Đối với 4 chức năng quản trị trên, khó khăn thường xuất hiện khi đưa vào thực tế: mục tiêu nằm trong bản kế hoạch, nhiệm vụ được giao qua nhóm chat, còn dữ liệu tài chính, bán hàng và nhân sự do từng bộ phận quản lý riêng. Muốn biết kế hoạch có khả thi hay công việc đang vướng ở đâu, lãnh đạo lại phải yêu cầu tổng hợp và đối chiếu nhiều báo cáo.
Để cải thiện, doanh nghiệp cần thống nhất mục tiêu, trách nhiệm và cơ chế phối hợp, đồng thời có công cụ kết nối thông tin phục vụ điều hành.
MISA AMIS là nền tảng quản trị doanh nghiệp giúp quản lý các nghiệp vụ trọng yếu như Tài chính – Kế toán, Marketing – Bán hàng, Nhân sự, Sản xuất và Văn phòng số. Nhờ đó, nhà quản trị dễ dàng theo dõi tình hình vận hành, kiểm soát nguồn lực và ra quyết định dựa trên dữ liệu thay vì báo cáo thủ công.
Với MISA AMIS, doanh nghiệp có thể vận hành hiệu quả 4 chức năng quản trị:
- Hoạch định rõ mục tiêu và nguồn lực: Hỗ trợ nhà quản trị theo dõi dữ liệu về tài chính, bán hàng, nhân sự, sản xuất, công việc,… để xây dựng kế hoạch phù hợp với năng lực thực tế của doanh nghiệp.
- Tổ chức bộ máy và quy trình bài bản: Giúp doanh nghiệp quản lý cơ cấu phòng ban, phân quyền vai trò, chuẩn hóa quy trình phối hợp và đảm bảo mỗi bộ phận vận hành đúng chức năng.
- Điều phối, giao việc đúng người đúng hạn: Thông qua các công cụ quản lý công việc, quy trình và phê duyệt, nhà quản trị có thể phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, nhắc việc tự động và phối hợp liên phòng ban hiệu quả hơn.
- Kiểm soát kết quả bằng dữ liệu: Các báo cáo quản trị được tổng hợp từ nhiều phân hệ giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình vận hành, phát hiện điểm nghẽn, đánh giá hiệu suất và điều chỉnh kịp thời.
Doanh nghiệp có thể bắt đầu từ nghiệp vụ đang gây trở ngại lớn nhất, sau đó mở rộng theo nhu cầu. Nếu khó nắm dòng tiền và chi phí, hãy ưu tiên phân hệ Tài chính – Kế toán; nếu công việc thường chậm ở khâu giao nhận, phê duyệt, hãy tham khảo phần mềm quản lý công việc – quy trình.
Nếu chưa rõ nên bắt đầu từ đâu, anh/chị có thể điền form dưới đây và chia sẻ những vướng mắc trong quản trị doanh nghiệp. Đội ngũ MISA sẽ tư vấn miễn phí, cùng anh/chị xác định vấn đề cần ưu tiên và gợi ý giải pháp phù hợp với quy mô, cách vận hành hiện tại:
Lưu ý: Nội dung bài viết được biên soạn dựa trên quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm đăng tải, nhằm mục đích cung cấp thông tin tham khảo, không thay thế hoàn toàn tư vấn pháp lý, thuế hoặc kế toán chuyên biệt cho từng trường hợp cụ thể. Do quy định pháp luật có thể thay đổi hoặc áp dụng khác nhau tùy tình huống thực tế, MISA khuyến nghị người đọc đối chiếu văn bản pháp luật gốc (MISA có đính kèm căn cứ pháp lý gốc ở trên bài viết) hoặc liên hệ cơ quan thuế/chuyên gia tư vấn trước khi áp dụng. MISA không chịu trách nhiệm đối với thiệt hại phát sinh từ việc áp dụng thông tin trong bài viết mà không có sự xác minh phù hợp.
