Flowchart là gì? Cách vẽ quy trình Flowchart cho doanh nghiệp (2026)

Trưởng phòng đổ lỗi cho nhau vì “quy trình không rõ ai chịu trách nhiệm bước nào”, hay một nhân viên mới mất 3 tuần onboarding chỉ vì bộ tài liệu quy trình dày 40 trang Word không ai đọc nổi. Đó là dấu hiệu doanh nghiệp đang thiếu một công cụ nền tảng, một ngôn ngữ chung để chuẩn hóa vận hành, rút ngắn thời gian đào tạo, giảm sai sót liên phòng ban và tạo nền móng để số hóa quy trình khi doanh nghiệp scale lên 200, 500 nhân sự.

Bài viết này từ MISA AMIS sẽ giải thích chi tiết Flowchart là gì, 5 loại phổ biến áp dụng dụng cho doanh nghiệp và cách xây dựng Flowchart hiệu quả cho quy trình phức tạp.

Tặng bạn eBook Hướng dẫn thiết lập quy trình cho doanh nghiệp: Từ mô hình hóa đến tự động hóa vận hành

1. Flowchart là gì?

Flowchart (lưu đồ) là dạng sơ đồ trực quan mô tả tuần tự các bước công việc, điểm quyết định và luồng thông tin trong một quy trình, sử dụng bộ ký hiệu tiêu chuẩn quốc tế.

Khác với văn bản mô tả quy trình dài dòng, Flowchart cho phép người xem nắm bắt toàn bộ luồng công việc trong vòng 30 giây, xác định ngay điểm nghẽn và trách nhiệm của từng bộ phận.

Bộ ký hiệu Flowchart được chuẩn hóa lần đầu bởi tổ chức ANSI (American National Standards Institute) vào thập niên 1960, sau đó được Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế công nhận qua tiêu chuẩn ISO 5807:1985, đến nay vẫn là chuẩn tham chiếu toàn cầu.

Trong quản trị doanh nghiệp hiện đại, vai trò của Flowchart là gì?

• Chuẩn hóa vận hành, đảm bảo mọi nhân sự thực hiện đúng cách
• Rút ngắn thời gian đào tạo nhân viên mới từ hàng tuần xuống vài ngày
• Là bước tiền đề bắt buộc trước khi số hóa quy trình bằng phần mềm workflow
• Đáp ứng yêu cầu của các hệ thống quản lý chất lượng như ISO 9001, ISO 14001

2. Vì sao doanh nghiệp cần Flowchart? 6 lợi ích chiến lược

Với chủ doanh nghiệp và cấp quản lý, Flowchart không chỉ là công cụ mô tả, mà là đòn bẩy vận hành. Dưới đây là 6 lợi ích được đo lường qua thực tiễn triển khai tại hàng nghìn doanh nghiệp:

#1 – Rút ngắn thời gian onboarding nhân sự mới

Thay vì đọc tài liệu Word 40 trang, nhân viên mới nhìn Flowchart trong 5 phút đã nắm được toàn bộ luồng công việc, biết mình đứng ở đâu trong chuỗi giá trị.

#2 – Giảm sai sót liên phòng ban

Khi mọi bước chuyển giao (handover) được vẽ rõ, không còn tình trạng “hồ sơ tắc ở khâu trung gian” hay “không biết chuyển tiếp cho ai”.

#3 – Xác định điểm nghẽn (bottleneck) trong vận hành

Chỉ cần nhìn Flowchart, quản lý phát hiện ngay bước nào có quá nhiều điểm quyết định lồng nhau, bước nào chờ phê duyệt quá lâu.

#4 – Là nền tảng để số hóa quy trình

Không doanh nghiệp nào có thể triển khai phần mềm workflow automation nếu chưa có Flowchart chuẩn hóa. Đây là bước tiền đề bắt buộc.

#5 – Đáp ứng yêu cầu chứng nhận chất lượng

Các tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 đều yêu cầu doanh nghiệp có tài liệu quy trình dạng Flowchart để chứng minh năng lực kiểm soát.

#6 – Bảo toàn tri thức khi nhân sự nghỉ việc

Quy trình được vẽ ra thuộc về doanh nghiệp, không thuộc về cá nhân. Khi trưởng phòng nghỉ việc, người kế nhiệm không phải mò mẫm lại từ đầu.

Tóm lại, việc hiểu rõ khái niệm và cách ứng dụng của Flowchart là gì trong doanh nghiệp không chỉ giúp công tác xây dựng quy trình làm việc trở nên dễ hiểu, minh bạch mà còn tối ưu hóa, tiêu chuẩn hóa quy trình, từ đó nâng cao hiệu suất công việc.

4. Cách vẽ biểu đổ Flowchart

4.1. Nguyên tắc cơ bản khi xây dựng Flowchart

Quy tắc 1: Tính nhất quán trong các thành phần

Việc vẽ Flowchart bằng ký hiệu tùy tiện là nguyên nhân số 1 khiến quy trình không được thực thi đúng. Dưới đây là 10 ký hiệu chuẩn quốc tế mà mọi Flowchart chuyên nghiệp cần tuân thủ:

Ký hiệu	Tên gọi	Ý nghĩa	Ví dụ sử dụng
Hình bầu dục (Oval)	Terminator	Điểm bắt đầu hoặc kết thúc quy trình	Bắt đầu, Kết thúc, Nhận đơn hàng
Hình chữ nhật	Process	Một bước xử lý, hành động cụ thể	Nhập liệu, Kiểm kê, Xuất hóa đơn
Hình thoi (Diamond)	Decision	Điểm quyết định có/không, đúng/sai	Đã đủ hàng?, Duyệt hay từ chối?
Hình bình hành	Input/Output	Dữ liệu đầu vào hoặc đầu ra	Nhập đơn hàng, Xuất báo cáo
Hình chữ nhật bo góc	Preparation	Bước chuẩn bị, khởi tạo trước xử lý	Chuẩn bị hồ sơ, Tạo mã đơn
Hình thang	Manual Input	Nhập liệu thủ công bởi con người	Nhân viên nhập tay số liệu
Hình chữ nhật có đáy lượn sóng	Document	Tài liệu được tạo ra hoặc sử dụng	Biên bản, Hợp đồng, Phiếu xuất
Hình trụ (Cylinder)	Database	Dữ liệu được lưu vào hệ thống	Ghi vào cơ sở dữ liệu khách hàng
Hình tròn nhỏ	Connector	Kết nối các phần Flowchart trên cùng trang	Nối luồng dài chia thành 2 cột
Hình ngũ giác	Off-page Connector	Kết nối Flowchart sang trang khác	Chuyển tiếp sang quy trình phụ

Nguyên tắc sử dụng ký hiệu:

• Mỗi ký hiệu chỉ mang một ý nghĩa duy nhất trong toàn bộ Flowchart
• Mũi tên luôn đi từ trên xuống hoặc từ trái sang phải (trừ vòng lặp)
• Điểm quyết định (hình thoi) phải có ít nhất 2 nhánh ra với nhãn rõ ràng (Có/Không, Duyệt/Từ chối)
• Không để mũi tên cắt nhau nếu có thể tránh được

Khi xây dựng Flowchart, người dùng cũng có thể tùy chỉnh màu sắc của các hình khối và mũi tên để làm cho biểu đồ trở nên hấp dẫn, thu hút hơn. Tuy nhiên, quan trọng nhất là đảm bảo rằng mọi thành phần trong Flowchart được sử dụng một cách nhất quán và logic để giúp người đọc dễ dàng theo dõi mọi quy trình hoặc hoạt động.

Quy tắc 2: Sắp xếp và trình bày logic hợp lý

• Sử dụng từ ngữ ngắn gọn và dễ hiểu: Khi viết nội dung trong các hình khối của Flowchart, hãy sử dụng từ ngữ rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu. Tránh sử dụng ngôn ngữ phức tạp hay ngôn ngữ chuyên ngành để đảm bảo rằng tất cả người đọc có thể nắm bắt thông tin.
• Lựa chọn phông chữ và cỡ chữ thích hợp: Chọn phông chữ và cỡ chữ phù hợp để đảm bảo rằng văn bản trong Flowchart có thể đọc được. Người dùng không nên chọn những phông chữ quá phức tạp hoặc quá nhỏ, vì điều này có thể gây khó khăn khi đọc, hiểu của người xem.
• Sắp xếp thứ tự từ trái sang phải và từ trên xuống dưới: Sắp xếp các hình khối của Flowchart theo thứ tự từ trái sang phải và từ trên xuống dưới. Điều này giúp người đọc theo dõi luồng logic của quy trình một cách tự nhiên, logic.
• Chia thành lưu đồ tổng quát và lưu đồ con: Trong trường hợp có quy trình lớn bao gồm nhiều phần nhỏ, hãy chia nhỏ các lưu đồ con riêng biệt và liên kết chúng với lưu đồ tổng quát. Cách vẽ này tạo ra một cái nhìn tổng quan về quy trình, đồng thời giúp người đọc tập trung vào từng phần cụ thể.
• Sử dụng màu sắc một cách hợp lý: Nếu cần, người thiết lập có thể sử dụng màu sắc để làm nổi bật các thành phần quan trọng hoặc để tạo sự tương phản trong biểu đồ. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc sử dụng màu sắc không nên làm cho biểu đồ trở nên mất tính nhất quán hoặc khó đọc.

Quy tắc 3: Sắp xếp mũi tên trả về một cách logic

Đặt các dòng trả về bên dưới lưu đồ giúp cho người đọc có thể theo dõi quy trình một cách tự nhiên theo hướng từ trên xuống dưới, tương tự như cách đọc văn bản. Nhờ đó, việc theo dõi luồng logic và quy trình trở nên dễ dàng và rõ ràng hơn.

Nếu có hai bước cần trả về bước phía trước, hãy thể hiện các dòng trả về này không trùng nhau hoặc chồng chéo để tránh làm cho biểu đồ trở nên rối rắm. Thay vào đó, người thiết lập chỉ cần sắp xếp chúng theo thứ tự logic và tạo ra một sự dễ dàng định vị giữa các bước.

4.2. Các bước vẽ Flowchart

Bước 1: Xác định mục tiêu, yêu cầu và phạm vi áp dụng của quy trình.

Khi xác định mục tiêu của quy trình:

• Xác định rõ mục đích mà quy trình sẽ đạt được, ví dụ như tiết kiệm thời gian, cải thiện chất lượng công việc, hoặc đơn giản hóa các bước thực hiện.
• Câu hỏi đặt ra: Quy trình này giúp giải quyết vấn đề gì? Mục tiêu cuối cùng là gì?

Khi xác định yêu cầu của quy trình:

• Liệt kê các yêu cầu cần có để quy trình hoạt động hiệu quả, ví dụ như các bước phải tuân theo, thời gian hoàn thành, hay những tiêu chuẩn cần đạt được.
• Câu hỏi đặt ra là: Quy trình này cần làm gì để đạt được hiệu quả cao nhất?

Khi xác định phạm vi áp dụng của quy trình:

• Xác định rõ quy trình này áp dụng cho những bộ phận, công việc hoặc tình huống nào trong tổ chức.
• Câu hỏi đặt ra là: Quy trình này áp dụng cho những ai hoặc cho việc gì trong công ty?

Bước 2: Xác định các đầu vào, đầu ra của quy trình và các bước cần thực hiện.

Khi xác định các đầu vào của quy trình cần:

• Đầu vào là những yếu tố cần thiết để bắt đầu quy trình. Đây có thể là dữ liệu, tài nguyên, hoặc thông tin cần thiết mà các bộ phận có để thực hiện quy trình.
• Câu hỏi đặt ra là: Quy trình này bắt đầu bằng gì? Cần những thông tin hoặc tài nguyên nào để quy trình có thể hoạt động?

Khi xác định các đầu ra của quy trình:

• Đầu ra là kết quả mà quy trình sẽ tạo ra sau khi hoàn thành các bước. Đây là những sản phẩm, dịch vụ, hoặc thông tin được tạo ra từ quy trình.
• Câu hỏi đặt ra là: Quy trình này sẽ tạo ra kết quả gì? Đầu ra này có đáp ứng mục tiêu quy trình không?

Khi liệt kê các bước công việc cần thực hiện:

• Xác định rõ từng bước cần thực hiện trong quy trình để chuyển từ đầu vào đến đầu ra. Các bước này sẽ được vẽ dưới dạng các khối trong flowchart.
• Câu hỏi đặt ra là: Quy trình này có bao nhiêu bước? Cần làm gì sau mỗi bước để tiến hành quy trình?

Bước 3: Liệt kê những đối tượng có vai trò trong quy trình.

Khi xác định các đối tượng tham gia vào quy trình

• Đầu tiên, liệt kê tất cả các cá nhân, nhóm, hệ thống có liên quan đến quy trình. Các đối tượng này có thể bao gồm người quản lý, nhân viên, khách hàng, hoặc phần mềm hỗ trợ.
• Câu hỏi đặt ra là: Ai sẽ tham gia vào quy trình này? Các đối tượng này thực hiện công việc gì trong quy trình?

Khi xác định vai trò và trách nhiệm của mỗi đối tượng:

• Mỗi đối tượng tham gia vào quy trình sẽ có vai trò và nhiệm vụ riêng. Bạn cần làm rõ những công việc mà từng đối tượng phải thực hiện, chẳng hạn như người xác nhận, người thực hiện bước cụ thể, hoặc người giám sát quy trình.
• Câu hỏi đặt ra là: Vai trò của từng đối tượng trong quy trình là gì? Họ phải thực hiện những công việc nào?

Khi liệt kê và phân loại các đối tượng:

• Phân loại các đối tượng theo mức độ tham gia (ví dụ: người thực hiện, người giám sát, người ra quyết định) và mô tả vai trò của từng nhóm trong quy trình.
• Câu hỏi đặt ra là: Những ai có quyền quyết định? Ai thực hiện các bước công việc? Ai sẽ kiểm tra và xác nhận kết quả?

Bước 4: Sử dụng các ký hiệu chuẩn để phân loại các bước và bắt đầu tạo lưu đồ quy trình.

Chọn ký hiệu chuẩn cho từng bước:

• Sử dụng các ký hiệu flowchart chuẩn như hình chữ nhật cho công việc, hình thoi cho câu hỏi, và hình oval cho bắt đầu/kết thúc.
• Câu hỏi đặt ra là: Ký hiệu nào phù hợp nhất cho từng loại bước trong quy trình?

Áp dụng ký hiệu đúng cho từng bước:

• Gắn ký hiệu phù hợp với chức năng của mỗi bước để đảm bảo sự rõ ràng.
• Câu hỏi đặt ra là: Ký hiệu này có phản ánh đúng chức năng của bước đó không?

Vẽ lưu đồ quy trình:

• Kết nối các bước bằng mũi tên theo thứ tự logic từ bắt đầu đến kết thúc.
• Câu hỏi đặt ra là: Lưu đồ này có thể hiện quy trình một cách mạch lạc và dễ hiểu không?

Bước 5: Rà soát và hoàn thiện lưu đồ quy trình 

Kiểm tra tính chính xác của lưu đồ:

• Đảm bảo rằng các bước trong lưu đồ được sắp xếp đúng thứ tự. Kiểm tra xem các mũi tên nối các bước có đúng không và đảm bảo không bị sai lệch.
• Câu đặt ra là: Lưu đồ có thể hiện đúng các bước trong quy trình không? Các mũi tên có kết nối chính xác giữa các bước không?

Đảm bảo tính rõ ràng và dễ hiểu:

• Xem xét lại các ký hiệu sử dụng trong lưu đồ để đảm bảo chúng rõ ràng và dễ hiểu.
• Câu hỏi đặt ra là: Các ký hiệu và các bước có dễ hiểu đối với người xem không?

Sửa chữa các lỗi và điều chỉnh:

• Tìm kiếm và sửa chữa các lỗi trong lưu đồ, như thiếu bước, bước thừa,… Điều chỉnh lưu đồ để phù hợp hơn với quy trình thực tế
• Câu hỏi đặt ra là: Có bước nào bị thiếu hay bị sai sót không? 

Kiểm tra tính vẹn toàn và hoàn chỉnh của lưu đồ:

• Đảm bảo lưu đồ không thiếu bước nào, mọi quy trình đều được thể hiện rõ ràng từ đầu đến cuối.
• Câu hỏi đặt ra là: Lưu đồ đã hoàn chỉnh hay chưa? Quy trình có được thể hiện đầy đủ không?

4.3. Flowchart trong chu trình cải tiến liên tục PDCA

Flowchart không phải là tài liệu vẽ một lần rồi cất tủ. Với doanh nghiệp áp dụng tư duy cải tiến liên tục theo chu trình PDCA (Plan – Do – Check – Act), Flowchart đóng vai trò khác nhau ở từng giai đoạn:

• Giai đoạn Plan: Vẽ Flowchart “as-is” (hiện trạng) để hiểu quy trình đang chạy, sau đó vẽ Flowchart “to-be” (mong muốn) làm mục tiêu cải tiến
• Giai đoạn Do: Triển khai Flowchart “to-be” ra thực tế, đào tạo nhân sự theo lưu đồ mới
• Giai đoạn Check: So sánh dữ liệu thực thi thực tế với Flowchart chuẩn, phát hiện độ lệch (gap)
• Giai đoạn Act: Cập nhật Flowchart dựa trên bài học thực tế, quay lại giai đoạn Plan với phiên bản mới

Đây chính là lý do Flowchart tĩnh trên giấy/Word thường “chết” sau 6 tháng: không ai cập nhật khi quy trình thay đổi. Giải pháp là số hóa Flowchart thành quy trình sống trong hệ thống phần mềm, nơi mọi thay đổi được ghi nhận và theo dõi phiên bản.

Để làm được điều đó, doanh nghiệp có thể tham khảo MISA AMIS Quy trình – phần mềm thiết kế quy trình Flowchart và quản lý sự phối hợp thực hiện của các phòng ban. Phần mềm tặng 500+ mẫu quy trình có sẵn để hỗ trợ doanh nghiệp ứng dụng nhanh, tối ưu hiệu quả:

Đăng ký nhận tư vấn về bài toán cụ thể của doanh nghiệp TẠI ĐÂY.

II. Các dạng Flowchart phổ biến nhất trong doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp thường có khá nhiều quy trình khác nhau. Dựa vào từng đặc thù chuyên môn, đội ngũ thiết lập sẽ chọn ra một dạng Flowchart để áp dụng:

• Cây quyết định (Decision Tree): Cây quyết định là biểu đồ dạng cây có nút gốc đại diện cho quyết định, các nút lá đại diện cho các kết quả có thể xảy ra sau mỗi quyết định. Loại Flowchart này được sử dụng để biểu diễn các tình huống có nhiều phương án hoặc lựa chọn và giúp trong việc định hướng hành động.

• Lưu đồ logic (Logic Flowchart): Lưu đồ logic trình bày các bước cụ thể của một quy trình hoặc công việc. Nó xác định rõ ràng chuỗi các bước và tương quan giữa chúng, cho phép người dùng phát hiện sai sót và kịp thời cải tiến.
• Lưu đồ hệ thống (System Flowchart): Lưu đồ hệ thống biểu diễn cách dữ liệu chạy qua hệ thống hoặc quá trình. Nó thường được sử dụng trong các quy trình liên quan đến nhiều dữ liệu và thông tin phức tạp, chẳng hạn như quy trình kế toán.

• Lưu đồ sản phẩm (Product Flowchart): Lưu đồ sản phẩm mô tả quy trình sản xuất hoặc phát triển sản phẩm từ bước thiết kế, sản xuất, kiểm tra chất lượng cho đến khi sản phẩm cuối cùng được nhập kho hoặc giao cho khách hàng.
• Lưu đồ quy trình (Process Flowchart): Lưu đồ quy trình là một trong những loại phổ biến nhất, biểu diễn cách thức thực hiện một quá trình hay hoạt động cụ thể. Nó bao gồm các bước cụ thể, đầu vào, đầu ra và quyết định trong quá trình đó.

Trong thực tế quản trị doanh nghiệp, Flowchart quy trình (Process Flowchart) chiếm khoảng 70% nhu cầu sử dụng, tiếp theo là Cây quyết định (15%) và Flowchart hệ thống (10%). Chủ doanh nghiệp nên ưu tiên chuẩn hóa 3 loại này trước khi mở rộng sang các dạng chuyên sâu.

V. Ví dụ về biểu đồ Flowchart

1. Quy trình mua hàng 

Quy trình mua hàng là các bước mà doanh nghiệp thường xuyên phải thực hiện để phục vụ sản xuất hoặc mua sắm trang thiết bị làm việc. Quy trình này yêu cầu các công việc như: nghiên cứu, tìm kiếm nguồn cung hàng hóa, đàm phán và đề xuất lên cấp trên phê duyệt mua hàng.

Mẫu quy trình mua hàng theo Flowchart:

2. Quy trình tạm ứng 

Trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp sẽ luôn phát sinh các nghiệp vụ cần thanh toán tiền trước cho đối tác hoặc chi trả chi phí di chuyển,… Vì vậy, nhân viên công ty sẽ lập quy trình xin tạm ứng tiền để thực hiện nhiệm vụ này:

3. Quy trình nhập kho

Quy trình nhập hàng hóa thành phẩm sẽ được thực hiện qua các bước sau:

• Bước 1: Sau khi hàng hóa về tới kho, nhân viên nhập hàng lập phiếu yêu cầu nhập kho gửi đến kế toán
• Bước 2: Kế toán tiến hành kiểm tra, xem xét và phê duyệt/từ chối yêu cầu (Nếu yêu cầu bị từ chối, kế toán trưởng sẽ gửi lại lý do để nhân viên nhập hàng bổ sung)
• Bước 3: Nếu được phê duyệt, đội ngũ phụ trách khi tiến hành nhập hàng, kiểm tra số lượng, chất lượng và bàn giao cho nhân viên kho
• Bước 4: Các bộ phận liên quan sẽ ký xác nhận, kết thúc quy trình

VI. Từ Flowchart tĩnh đến quy trình sống

Flowchart vẽ đẹp không đồng nghĩa với quy trình được thực thi đúng.

Thực tế khảo sát cho thấy, sau khi vẽ Flowchart xong:

• Khoảng 60% doanh nghiệp lưu trên Drive/SharePoint và không bao giờ mở lại
• Khoảng 30% in ra dán tường phòng họp, nhưng không ai theo dõi có tuân thủ hay không
• Chỉ khoảng 10% doanh nghiệp thực sự chuyển hóa Flowchart thành hệ thống quy trình số hóa có khả năng tự động phân công, nhắc việc và đo lường hiệu suất

Sự khác biệt giữa Flowchart tĩnh và Quy trình sống:

Tiêu chí	Flowchart tĩnh	Quy trình sống
Hình thức	File hình ảnh, PDF, Visio	Hệ thống phần mềm chạy trên nền web/mobile
Cập nhật khi quy trình đổi	Vẽ lại thủ công, khó theo dõi phiên bản	Cập nhật tập trung, mọi người xem được ngay
Phân công công việc	Con người tự nhớ, tự chuyển	Hệ thống tự động gán việc theo Flowchart
Theo dõi tiến độ	Không có	Dashboard thời gian thực
Đo lường hiệu suất	Không đo được	Báo cáo thời gian trung bình mỗi bước, tỷ lệ chậm trễ
Cải tiến	Dựa trên cảm tính	Dựa trên dữ liệu thực thi

Một trong những giải pháp được nhiều doanh nghiệp ứng dụng là MISA AMIS Quy trình – phần mềm thiết lập, kết nối, quản trị hệ thống quy trình toàn diện, phù hợp với cả doanh nghiệp quy mô nhỏ, vừa và lớn. Được đúc kết từ kinh nghiệm tư vấn chuyển đổi số cho hơn 350.000 khách hàng, MISA AMIS Quy trình hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết bài toán tiêu chuẩn hóa, tự động hóa quy trình, giám sát quá trình tuân thủ của nhân viên trên một nền tảng.

Đặc biệt, phần mềm được thiết kế theo dạng No-code, có sẵn nhiều mẫu quy trình để người dùng dễ dàng thiết kế, tùy chỉnh linh hoạt. Từng bước công việc sẽ được mô hình hóa thành các Flowchart trực quan. Điều này cho phép tất cả nhân sự nhanh chóng làm quen với thao tác trên phần mềm và thực hiện các quy trình chính xác, tăng nhanh năng suất. Đồng thời, người quản lý cũng giám sát toàn bộ tiến độ đang ở giai đoạn nào, do ai phụ trách để chỉ đạo kịp thời.

Công ty Cổ phần Công nghệ Novatek là một trong những đơn vị quyết định ứng dụng phần mềm quản lý quy trình MISA AMIS từ rất sớm để cải tiến hiệu suất công việc.

Anh Phạm Huy Nam, Giám đốc công ty cho biết, trước đây Novatek từng hoạt động chậm trễ, thiếu hiệu quả vì nhân sự không nắm được quy trình, người quản lý thì tốn nhiều thời gian đào tạo. Sau khi ứng dụng phần mềm, luồng phối hợp giữa các bộ phận đã trở nên rõ ràng, mượt mà hơn, từ đó tăng nhanh tốc độ phục vụ khách hàng.

Hãy cùng lắng nghe câu chuyện chuyển đổi số và tối ưu vận hành của Novatek ngay dưới đây:

Dùng thử ngay phần mềm quản lý quy trình MISA AMIS giúp tối ưu vận hành các phòng ban

Dùng ngay miễn phí

VII. Câu hỏi thường gặp về Flowchart

Flowchart có bắt buộc theo chuẩn ISO không?

Không bắt buộc, nhưng nên tuân thủ chuẩn ISO 5807:1985 để đảm bảo mọi người cùng hiểu chung một ngôn ngữ ký hiệu. Nếu doanh nghiệp đang chuẩn bị chứng nhận ISO 9001, việc dùng ký hiệu chuẩn là điểm cộng khi audit.

Sự khác biệt giữa BPMN và Flowchart là gì?

Flowchart là ký hiệu cơ bản, dễ hiểu, phù hợp mọi đối tượng. BPMN (Business Process Model and Notation) là ngôn ngữ mô hình hóa quy trình chuyên sâu hơn, có hơn 100 ký hiệu, phù hợp cho phân tích nghiệp vụ và triển khai phần mềm workflow phức tạp.

Một Flowchart tối đa nên có bao nhiêu bước?

Nguyên tắc kinh nghiệm: Nếu Flowchart vượt quá 15-20 ô trên một trang, nên chia thành các Flowchart con và dùng ký hiệu Off-page Connector để liên kết. Flowchart quá dày sẽ mất khả năng truyền đạt nhanh.

Ai nên là người vẽ Flowchart trong doanh nghiệp?

Người trực tiếp vận hành quy trình đó (thường là trưởng bộ phận), có sự hỗ trợ về công cụ từ nhân sự phụ trách cải tiến quy trình hoặc IT. Không nên giao cho người ngoài không hiểu nghiệp vụ.

Có cần vẽ lại Flowchart mỗi khi quy trình thay đổi nhỏ?

Có, và đây là lý do các doanh nghiệp trưởng thành chuyển từ Flowchart tĩnh sang quy trình số hóa. Với hệ thống số hóa, chỉ cần chỉnh sửa tại một nơi và mọi người dùng đều thấy phiên bản mới nhất.

VII. Kết luận

Như vậy, với sự hỗ trợ của Flowchart, ban quản lý có thể tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp hơn, từ những quy trình cơ bản đến những chi tiết phức tạp. Các phòng ban dễ dàng tương tác, phối hợp xử lý công việc hiệu quả xuyên suốt mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. 

Hy vọng rằng những thông tin về khái niệm, lợi ích của Flowchart là gì sẽ là nguồn tư liệu bổ ích giúp người quản lý xây dựng hệ thống lưu đồ thông minh và tìm thấy giải pháp hỗ trợ đắc lực, góp phần thúc đẩy sự phát triển và thành công của doanh nghiệp.