Sai sót thông tin khi nộp tiền thuế và cách xử lý tra soát, đề nghị điều chỉnh thông tin nộp thuế

Nộp nhầm tiền thuế là tình huống không hiếm gặp đối với cá nhân và doanh nghiệp, dẫn đến nhiều phiền toái và rủi ro pháp lý.  Từ những sai sót nhỏ như điền sai thông tin cá nhân đến các lỗi nghiêm trọng hơn về thuế như nộp thiếu số tiền thuế, bị cưỡng chế nợ thuế… Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết về các sai sót thường gặp khi nộp thuế, cách khắc phục  để đảm bảo quá trình nộp thuế diễn ra thuận lợi và chính xác.

1. Những lỗi sai thường gặp khi nộp thuế

Trong quá trình lập giấy nộp tiền thuế hoặc nộp tiền thuế tại ngân hàng, các doanh nghiệp thường gặp một số lỗi sai cơ bản sau đây:

• Sai mã số thuế: Mã số thuế là thông tin quan trọng để xác định danh tính của người nộp thuế. Việc điền sai mã số thuế có thể dẫn đến việc nộp thuế không được ghi nhận đúng theo nghĩa vụ phải nộp của người nộp thuế.
• Sai mã tiểu mục: Mã tiểu mục ( mã nội dung kinh tế) là thông tin để phân loại các khoản thuế cụ thể (như thuế thu nhập cá nhân, thuế giá trị gia tăng). Sai mã tiểu mục có thể dẫn đến việc khoản thuế nộp bị ghi nhận sai, dẫn đến thừa tiền thuế ở tiểu mục không/chưa phát sinh nghĩa vụ thuế nhưng lại thiếu tiền thuế tại tiểu mục cần phải nộp
• Sai cơ quan thuế hoặc sai kho bạc nhà nước nơi trực tiếp thu khoản thuế phát sinh: Mỗi doanh nghiệp và cá nhân đều thuộc sự quản lý của một cơ quan thuế nhất định. Việc điền sai cơ quan thuế hoặc mã kho bạc nhà nước có thể khiến quá trình xử lý và ghi nhận số tiền nộp bị chậm trễ hoặc không chính xác. Điều này có thể dẫn đến việc người nộp thuế bị coi là chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế, mặc dù đã nộp tiền.

Phần mềm Kế toán online MISA giúp thủ kho, kế toán, nhà quản trị dễ dàng nộp các loại thuế bằng tiền mặt ngay trên phần mềm. Trải nghiệm ngay Phần mềm kế toán MISA với 15 ngày dùng thử hoàn toàn miễn phí

Dùng thử miễn phí

2. Nguyên tắc xử lý khi phát hiện sai sót thông tin trên chứng từ nộp thuế

Theo Điều 37 Thông tư 89/2026/TT-BTC, việc tra soát, xử lý sai, sót và điều chỉnh thông tin nộp ngân sách nhà nước được thực hiện theo các nguyên tắc sau:

• Xác định trách nhiệm xử lý sai, sót: Sai, sót phát sinh hoặc được phát hiện tại đơn vị nào thì đơn vị đó có trách nhiệm chủ động xác định nguyên nhân, khắc phục hậu quả. Đồng thời, đơn vị phải gửi văn bản tra soát hoặc thông báo đến các đơn vị liên quan để phối hợp xử lý theo quy định.
• Thời hạn xử lý sai, sót: Việc xử lý phải được thực hiện ngay trong ngày phát hiện sai, sót. Nếu đã hết thời gian điều chỉnh trong ngày thì chậm nhất phải xử lý vào ngày làm việc tiếp theo ngày phát hiện sai, sót.
• Trường hợp Kho bạc Nhà nước phát hiện sai, sót: Khi đã hạch toán ngân sách và chuyển thông tin số thuế đã thu cho cơ quan thuế nhưng phát hiện có sai, sót, Kho bạc Nhà nước thực hiện điều chỉnh thông tin và gửi thông điệp dữ liệu điều chỉnh qua Hệ thống thông tin quản lý thuế để cơ quan thuế điều chỉnh thông tin.
• Trường hợp Kho bạc Nhà nước nhận được thư tra soát: Khi nhận được thư tra soát của cơ quan thuế, Kho bạc Nhà nước có trách nhiệm tra soát, điều chỉnh thông tin và gửi thông điệp dữ liệu điều chỉnh qua Hệ thống thông tin quản lý thuế và các cơ quan liên quan để điều chỉnh thông tin số thuế đã thu ngân sách nhà nước.
• Đối với khoản thu chờ xử lý: Kho bạc Nhà nước lập thư tra soát điện tử đối với các khoản đã hạch toán vào tài khoản chờ xử lý các khoản thu của cơ quan thuế để cơ quan thuế bổ sung thông tin hạch toán thu ngân sách.
• Xử lý tiền chuyển thừa, chuyển thiếu: Các khoản chuyển tiền thừa hoặc thiếu so với chứng từ nộp ngân sách nhà nước của người nộp thuế được xử lý theo quy định về sai, sót phát sinh trong quá trình hạch toán.
• Điều kiện hoàn trả tiền chuyển thừa: Trường hợp người nộp thuế chuyển thừa tiền và đề nghị hoàn trả, việc hoàn trả phải bảo đảm không ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế đã được cơ quan thuế hạch toán trừ nợ hoặc xác nhận hoàn thành nghĩa vụ thuế.

Đồng bộ dữ liệu, nộp thuế trực tiếp trên AMIS Kế toán!

Để hạn chế sai sót thông tin khi nộp tiền thuế, AMIS Kế toán có tính năng tích hợp nộp thuế điện tử trực tiếp trên phần mềm thông qua MISA mTax.

Khi sử dụng tính năng này, anh/chị có thể:

• Lập ủy nhiệm chi trên AMIS Kế toán và sau đó phần mềm sẽ tự động sinh giấy nộp tiền trên MISA mTax, lấy lên các thông tin đã khai báo.
• Hoặc lập chứng từ chi tiền gửi nộp thuế từ giấy nộp tiền có sẵn.

Việc này giúp tự động hóa quy trình và giảm thiểu các sai sót do nhập liệu thủ công! Trải nghiệm thử phần mềm kế toán MISA AMIS ngay!

Dùng thử miễn phí

3. Quy trình xử lý sai sót, thực hiện tra soát của người nộp thuế

3.1 Xử lý sai sót do lỗi của Ngân hàng

Khi ngân hàng (hoặc tổ chức thanh toán/trung gian thanh toán) nơi người nộp thuế thực hiện giao dịch nộp thuế tự phát hiện ra sai sót trên chứng từ nộp ngân sách đã lập, quy trình xử lý bao gồm hai trường hợp:

• Trường hợp chưa chuyển tiền và thông tin sang ngân hàng thương mại nơi KBNN mở tài khoản hoặc KBNN: Ngân hàng chủ động thực hiện tra soát và điều chỉnh sai sót theo quy định nội bộ về xử lý sai sót trong thanh toán thông thường
• Trường hợp đã chuyển tiền và thông tin sang ngân hàng thương mại nơi KBNN mở tài khoản hoặc KBNN: Ngân hàng gửi đề nghị tra soát điện tử sang ngân hàng thương mại nơi KBNN mở tài khoản hoặc KBNN để thực hiện điều chỉnh các sai sót liên quan đến hạch toán thu ngân sách

• Nếu thông tin nộp thuế chưa truyền sang KBNN và Hệ thống thông tin quản lý thuế: Ngân hàng thương mại nơi KBNN mở tài khoản tự thực hiện điều chỉnh sai sót theo quy định về xử lý sai sót trong thanh toán.
• Nếu thông tin nộp thuế đã truyền sang KBNN và Hệ thống thông tin quản lý thuế: Ngân hàng thương mại nơi KBNN mở tài khoản gửi đề nghị tra soát đến KBNN và cơ quan thuế để phối hợp điều chỉnh thông tin hạch toán thu ngân sách nhà nước.

• Ngân hàng gửi văn bản đề nghị xác nhận việc chuyển thừa tiền đến cơ quan thuế nơi tiếp nhận chứng từ.
• Cơ quan thuế tiến hành kiểm tra thông tin và gửi văn bản trả lời xác nhận (hoặc không xác nhận) cho ngân hàng trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị.
• Sau khi nhận được phản hồi xác nhận từ cơ quan thuế, ngân hàng gửi thông tin tra soát này tới KBNN để phối hợp xử lý và hoàn trả số tiền chuyển thừa theo quy định

3.2 Xử lý sai sót do lỗi của người nộp thuế.

Đối với những trường hợp NNT nộp sai tiền thuế trong năm tài chính, NNT sẽ thực hiện lập “Văn bản đề nghị tra soát, mẫu 01-TS ” theo Thông tư 89 và gửi đến cơ quan thuế nơi đã hạch toán khoản thu ngân sách nhà nước. Cụ thể như sau:

a. Những trường hợp được nộp tra soát điều chỉnh thông tin thu, nộp ngân sách nhà nước

Căn cứ theo Khoản 2, Điều 37 Thông tư 89/2026/TT-BTC, quy định như sau:

2. Trường hợp sai, sót, tra soát, điều chỉnh thông tin thu, nộp ngân sách nhà nước (sau đây gọi chung là tra soát)

a) Các trường hợp sai, sót, tra soát, điều chỉnh thông tin thu, nộp ngân sách nhà nước theo đề nghị của người nộp thuế:

a.1) Người nộp thuế phát hiện thông tin đã ghi nhận trong Hệ thống thông tin quản lý thuế do cơ quan thuế cung cấp định kỳ theo quy định tại điểm e khoản 1 Điều 38 Luật Quản lý thuế có sai khác với thông tin theo dõi của người nộp thuế (trừ trường hợp nêu tại điểm a.2 khoản này);

a.2) Người nộp thuế phát hiện thông tin đã khai trên chứng từ nộp ngân sách nhà nước không chính xác. Người nộp thuế chỉ được đề nghị điều chỉnh các chứng từ nộp ngân sách đáp ứng các điều kiện sau:

a.2.1) Chứng từ nộp ngân sách của năm trước nhưng đề nghị điều chỉnh vào năm sau chỉ được điều chỉnh trong thời gian chỉnh lý quyết toán ngân sách theo quy định tại khoản 2 Điều 66 Luật Ngân sách nhà nước số 89/2025/QH15;

a.2.2) Không đề nghị điều chỉnh thông tin về tổng số tiền, loại tiền trên chứng từ nộp ngân sách nhà nước.

….

Như vậy, người nộp thuế được quyền đề nghị tra soát, điều chỉnh khi phát hiện thông tin thu, nộp ngân sách nhà nước có sai sót. Tuy nhiên, đối với chứng từ nộp ngân sách nhà nước, việc điều chỉnh phải đáp ứng các điều kiện nhất định về thời điểm và nội dung được điều chỉnh. Đáng chú ý, chứng từ của năm trước đề nghị điều chỉnh sang năm sau chỉ được thực hiện trong thời gian chỉnh lý quyết toán ngân sách; đồng thời, người nộp thuế không được đề nghị điều chỉnh tổng số tiền và loại tiền trên chứng từ.

Lưu ý: Thời gian chỉnh lý quyết toán ngân sách của các cơ quan thuế thường là hết 31/01 của năm sau. Tuy nhiên, tùy vào từng quy định của mỗi kho bạc, thời gian chỉnh lý ngân sách có thể kết thúc muộn hơn.

Ví dụ:

Công ty A phát sinh nghĩa vụ thuế phải nộp tại tiểu mục 1701: 10 triệu đồng.

Ngày 18/6/2026, kế toán công ty thực hiện nộp thuế vào ngân sách nhà nước nhưng đã điền sai mã tiểu mục thành 1704.

Như vậy, công ty A đang thừa số tiền thuế tại tiểu mục 1704 và đang nợ thuế tại tiểu mục 1701. Công ty A cần:

• Lập văn bản đề nghị tra soát điều chỉnh từ tiểu mục 1704: 10 triệu đồng sang tiểu mục 1701.
• Thời gian lập đề nghị tra soát: Từ ngày 18/6/2026 đến hết 31/03/2027.

b. Hồ sơ tra soát bao gồm những gì

Theo quy định tại Thông tư 89/2026, Hồ sơ đề nghị tra soát bao gồm:

• Văn bản đề nghị tra soát theo mẫu số 01/TS Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 89
• Tài liệu chứng minh (nếu có): Bản sao chứng từ nộp ngân sách nhà nước của người nộp thuế hoặc bản sao các quyết định, thông báo, chứng từ có liên quan.

Người nộp thuế có thể nộp hồ sơ trực tiếp/qua bưu điện tới cơ quan thuế nơi nhận khoản thu ngân sách mà công ty đã nộp hoặc qua điện tử tại trang thuedientu.gdt.gov.vn

Tải ngay mẫu Văn bản đề nghị tra soát

c. Hướng dẫn lập thư tra soát theo Thông tư 89/2026 qua điện tử

+ Bước 1: Truy cập trang web thuedientu.gdt.gov.vn => Chọn “Doanh nghiệp” => Nhập thông tin tài khoản “ MST-QL” và thực hiện đăng nhập.

+ Bước 2: Chọn Chọn mục Nộp thuế -> Chọn “Lập hồ sơ đề nghị tra soát

+ Bước 3: Tại phần Hình thức tra soát, chọn “ Chứng từ nộp thuế” => Tìm chứng từ

+ Bước 4: Điền các thông tin tra cứu chứng từ, sau đó chọn chứng từ cần tra soát=> Chọn “hoàn thành” => các thông tin tại mục “ Đề nghị tra soát” sẽ hiện đầy đủ thông tin chứng từ vừa chọn

+ Bước 5: Điền thông tin tại “Nội dung đề nghị điều chỉnh” : Tiểu mục, cơ quan thú… và Lý do tra soát điều chỉnh

Lưu ý: Không được điều chỉnh tổng số tiền, loại tiền (VND, USD) trên chứng từ.

+ Bước 6: Đính kèm tài liệu (đối với trường hợp nộp thuế qua ngân hàng hoặc kho bạc nhà nước): Bản sao chứng từ nộp ngân sách nhà nước của người nộp thuế hoặc bản sao các quyết định, thông báo, chứng từ có liên quan => Chọn “ Hoàn thành” => Ký và nộp.

+ Bước 7: Tra cứu trạng thái hồ sơ đề nghị tra soát

Chọn “Tra cứu Hồ sơ đề nghị tra soát” -> chọn thời gian “Ngày lập TS từ ngày” -> Tra cứu.

Lưu ý: Hiện tổng cục thuế chưa hỗ trợ lập hồ sơ đề nghị tra soát đối với NNT là cá nhân hoặc cá nhân kinh doanh, do đó NNT cần phải nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua bưu điện đến cơ quan Thuế nơi đã nhận khoản thu ngân sách nhà nước cần điều chỉnh.

d. Thời gian xử lý hồ sơ tra soát của cơ quan thuế

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị tra soát của người nộp thuế, cơ quan thuế thực hiện rà soát chứng từ đã được ghi nhận trên Hệ thống ứng dụng quản lý thuế và đối chiếu với nội dung đề nghị điều chỉnh của người nộp thuế.

• Trường hợp nội dung đề nghị điều chỉnh chứng từ đáp ứng đầy đủ các điều kiện điều chỉnh thông tin theo quy định, trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan thuế lập Giấy đề nghị điều chỉnh thu ngân sách nhà nước theo Mẫu số C1-07a/NS hoặc C1-07b/NS kèm theo Thông tư của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán ngân sách nhà nước và hoạt động nghiệp vụ Kho bạc Nhà nước, gửi Kho bạc Nhà nước để thực hiện điều chỉnh.
• Sau khi nhận được thông tin chứng từ điều chỉnh từ Kho bạc Nhà nước thông qua Hệ thống thông tin quản lý thuế, cơ quan thuế thực hiện hạch toán theo thông tin điều chỉnh của Kho bạc Nhà nước. Đồng thời, cơ quan thuế thực hiện điều chỉnh số tiền chậm nộp tăng hoặc giảm phát sinh từ khoản điều chỉnh, nếu có, và gửi kết quả giải quyết đề nghị tra soát cho người nộp thuế theo Mẫu số 01/TB-TS tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư.
• Trường hợp nội dung đề nghị điều chỉnh chứng từ không đáp ứng đủ điều kiện theo quy định hoặc chưa đủ cơ sở để điều chỉnh thông tin, cơ quan thuế gửi Thông báo không điều chỉnh theo Mẫu số 01/TB-TS tại Phụ lục III. Thông báo phải nêu rõ lý do không thực hiện điều chỉnh thông tin nộp thuế.

Như vậy, thời hạn rà soát và xử lý đề nghị điều chỉnh chứng từ là 05 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nhận đủ hồ sơ. Trong đó, nếu hồ sơ đủ điều kiện điều chỉnh, cơ quan thuế phải lập và gửi Giấy đề nghị điều chỉnh thu ngân sách nhà nước cho Kho bạc Nhà nước trong 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ. Doanh nghiệp cần lưu ý chuẩn bị đầy đủ chứng từ và căn cứ liên quan để hạn chế trường hợp hồ sơ bị từ chối hoặc chưa đủ cơ sở điều chỉnh.

Tạm kết

Việc khắc phục sai sót trong thông tin nộp thuế là một bước không thể thiếu để đảm bảo sự chính xác và tuân thủ pháp luật trong quản lý thuế. Các thủ tục tra soát và điều chỉnh thông tin nộp thuế, mặc dù có thể cần thời gian và sự tỉ mỉ, nhưng là yếu tố then chốt để tránh những hậu quả nghiêm trọng về mặt pháp lý và tài chính.

Để hỗ trợ tốt hơn trong quản lý và nộp thuế một cách chính xác, phần mềm kế toán online MISA AMIS đã tích hợp đầy đủ các chức năng nộp thuế điện tử. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu những sai sót có thể xảy ra mà còn tăng cường hiệu quả trong việc quản lý tài chính. Ngoài ra, phần mềm kế toán online AMIS MISA còn cung cấp một loạt các tính năng mạnh mẽ khác để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý tài chính và kế toán một cách toàn diện như sau:

• Tích hợp chức năng quản lý kho hàng, giúp theo dõi chính xác hàng tồn kho, tình trạng nhập/xuất hàng, và tối ưu hóa quá trình quản lý hàng hóa.
• Tự động hóa quá trình tính lương, quản lý thời gian làm việc, nghỉ phép, và các yếu tố nhân sự khác, làm giảm thiểu công sức tính toán và khả năng sai sót.
• Cung cấp các mẫu báo cáo tài chính, báo cáo thuế và các loại báo cáo khác theo chuẩn mực kế toán, giúp doanh nghiệp dễ dàng chuẩn bị các báo cáo cần thiết cho các cơ quan quản lý.

Mời anh/chị đăng ký đăng ký dùng thử miễn phí 15 ngày bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS để trải nghiệm công cụ tài chính tối ưu nhất!