Lưu kho không chỉ là đưa hàng vào kho để chờ bán hoặc chờ sử dụng. Nếu không kiểm soát tốt, doanh nghiệp dễ phát sinh tồn kho cao, hàng chậm luân chuyển, chi phí lưu kho tăng, sai lệch số liệu, hư hỏng hoặc thất thoát hàng hóa.
Trong bài viết này, MISA AMIS sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ lưu kho là gì, các loại hình lưu kho phổ biến, chi phí thường phát sinh và cách giảm chi phí lưu kho hiệu quả.
| [Tải miễn phí] Bộ biểu mẫu Quản lý kho & Giao vận toàn diện |
1. Lưu kho là gì?
Lưu kho là hoạt động tiếp nhận, sắp xếp, bảo quản và lưu giữ hàng hóa trong kho trong một khoảng thời gian nhất định trước khi hàng được xuất bán, đưa vào sản xuất, phân phối, điều chuyển hoặc sử dụng nội bộ.
Trong thực tế, lưu kho không chỉ đơn thuần là “cất hàng vào kho”. Hoạt động này bao gồm nhiều nghiệp vụ liên quan như nhập kho, phân loại hàng hóa, bố trí vị trí lưu trữ, theo dõi tồn kho, bảo quản hàng, kiểm kê và xuất kho khi phát sinh nhu cầu. Ví dụ:
- Doanh nghiệp thương mại lưu kho hàng hóa trước khi phân phối cho đại lý hoặc khách hàng.
- Doanh nghiệp sản xuất lưu kho nguyên vật liệu, thành phẩm để phục vụ kế hoạch sản xuất và giao hàng.
- Doanh nghiệp thương mại điện tử lưu kho sản phẩm để xử lý đơn nhanh hơn.
Hoạt động lưu kho giữ vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng vì giúp doanh nghiệp đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng để đáp ứng nhu cầu bán hàng, sản xuất hoặc phân phối. Tuy nhiên, nếu không được quản lý tốt, lưu kho có thể trở thành nguồn phát sinh chi phí lớn.
2. Các loại hình lưu kho phổ biến hiện nay
Tùy theo đặc thù hàng hóa, quy mô kinh doanh và mức độ kiểm soát mong muốn, doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều hình thức lưu kho khác nhau.
Lưu tại kho riêng
Lưu kho tại kho riêng là hình thức doanh nghiệp tự sở hữu hoặc thuê riêng một kho để phục vụ nhu cầu lưu trữ hàng hóa của mình. Với mô hình này, doanh nghiệp chủ động quản lý mặt bằng, nhân sự, thiết bị, quy trình nhập xuất và dữ liệu tồn kho.
Lưu tại kho thuê ngoài
Lưu kho thuê ngoài là hình thức doanh nghiệp sử dụng dịch vụ lưu trữ hàng hóa từ bên thứ ba. Đơn vị cung cấp kho có thể hỗ trợ thêm các nghiệp vụ như nhập hàng, xuất hàng, kiểm đếm, đóng gói, dán nhãn, giao nhận hoặc báo cáo tồn kho tùy theo thỏa thuận.
Mô hình này phù hợp với doanh nghiệp muốn giảm chi phí đầu tư ban đầu, không muốn tự vận hành đội ngũ kho hoặc cần mở rộng điểm lưu trữ nhanh.
Lưu kho chung
Lưu kho chung là mô hình nhiều doanh nghiệp cùng sử dụng chung một không gian kho và hạ tầng vận hành. Hàng hóa của từng doanh nghiệp thường được phân khu, đánh mã hoặc quản lý theo vị trí riêng để tránh nhầm lẫn.
Hình thức này phù hợp với SME, startup, shop online, doanh nghiệp có hàng mùa vụ hoặc đơn vị chưa cần thuê kho riêng.
Lưu kho lạnh
Lưu kho lạnh là hình thức lưu trữ hàng hóa trong môi trường được kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm hoặc điều kiện bảo quản đặc biệt. Loại hình này thường áp dụng cho thực phẩm đông lạnh, thủy hải sản, nông sản, dược phẩm, vaccine, mỹ phẩm hoặc hàng hóa trong chuỗi cung ứng lạnh.
Xem thêm: Phần mềm quản lý kho lạnh: Các tính năng cần có và tiêu chí lựa chọn
Lưu kho tạm thời hoặc kho trung chuyển
Lưu kho tạm thời hoặc kho trung chuyển là hình thức lưu giữ hàng hóa trong thời gian ngắn trước khi tiếp tục vận chuyển đến kho khác, cửa hàng, đại lý, trung tâm phân phối hoặc khách hàng cuối.
Mô hình này phù hợp với doanh nghiệp logistics, vận tải, phân phối hoặc bán lẻ cần xử lý hàng nhanh theo tuyến. Trọng tâm của kho trung chuyển không phải lưu trữ dài hạn mà là tiếp nhận, phân loại, chia tuyến, đóng gói và bàn giao vận chuyển nhanh chóng.
Lưu kho thương mại điện tử/Fulfillment
Lưu kho thương mại điện tử hoặc fulfillment là hình thức lưu kho kết hợp xử lý đơn hàng online. Ngoài lưu trữ hàng hóa, đơn vị vận hành còn có thể hỗ trợ soạn hàng, đóng gói, in vận đơn, bàn giao đơn vị vận chuyển và xử lý hàng hoàn.
Hình thức này phù hợp với shop online, doanh nghiệp bán hàng trên sàn thương mại điện tử, mạng xã hội hoặc bán hàng đa kênh.
3. Các chi phí phát sinh khi lưu kho hàng hóa
Chi phí lưu kho không chỉ là tiền thuê mặt bằng. Trong thực tế, doanh nghiệp còn phải tính đến nhiều khoản chi phí liên quan đến nhân sự, thiết bị, hao hụt, vốn tồn kho và công cụ quản lý. Nếu không kiểm soát tốt, chi phí lưu kho có thể âm thầm làm giảm biên lợi nhuận.
3.1. Chi phí thuê kho hoặc mặt bằng kho
Đây là khoản chi phí dễ nhận thấy nhất khi doanh nghiệp cần lưu trữ hàng hóa. Chi phí có thể được tính theo diện tích, mét vuông, pallet, số lượng vị trí lưu trữ, thời gian thuê hoặc theo thỏa thuận với đơn vị cung cấp kho.
Với kho riêng, doanh nghiệp phải chịu chi phí thuê hoặc sở hữu mặt bằng cố định. Với kho thuê ngoài, kho chung hoặc fulfillment, chi phí có thể linh hoạt hơn nhưng thường đi kèm các khoản phí dịch vụ phát sinh.
3.2. Chi phí nhân sự kho
Doanh nghiệp cần nhân sự để thực hiện các nghiệp vụ như nhập hàng, xuất hàng, kiểm đếm, sắp xếp, kiểm kê, đóng gói, điều chuyển và báo cáo tồn kho. Chi phí này bao gồm lương, phụ cấp, tăng ca, đào tạo và chi phí quản lý đội ngũ kho.
Khi số lượng mã hàng, đơn hàng hoặc điểm lưu trữ tăng lên, chi phí nhân sự cũng có thể tăng nếu doanh nghiệp chưa tối ưu quy trình hoặc chưa ứng dụng công cụ quản lý phù hợp.
3.3. Chi phí thiết bị và công cụ vận hành kho
Để kho vận hành ổn định, doanh nghiệp cần đầu tư các thiết bị như kệ kho, pallet, xe nâng, xe đẩy, cân điện tử, máy quét mã vạch, máy in tem, camera, thiết bị PCCC hoặc các công cụ hỗ trợ bốc xếp.
Với các kho có quy mô lớn, chi phí thiết bị có thể chiếm tỷ trọng đáng kể, đặc biệt nếu hàng hóa có yêu cầu lưu trữ đặc thù như hàng nặng, hàng cồng kềnh, hàng dễ vỡ hoặc hàng cần kiểm soát nhiệt độ.
3.4. Chi phí bảo quản hàng hóa
Một số loại hàng hóa cần điều kiện bảo quản riêng như nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng, chống bụi, chống côn trùng, chống ẩm mốc hoặc bảo mật khu vực lưu trữ. Các yêu cầu này làm phát sinh thêm chi phí điện, thiết bị bảo quản, kiểm tra định kỳ và nhân sự giám sát.
Đặc biệt với kho lạnh, dược phẩm, thực phẩm, mỹ phẩm, hóa chất, chi phí bảo quản có thể cao hơn nhiều so với kho hàng thông thường.
3.5. Chi phí hao hụt, hư hỏng và thất thoát hàng hóa
Trong quá trình lưu kho, hàng hóa có thể bị hư hỏng, hết hạn, mất mát, thất lạc, móp méo, giảm chất lượng hoặc sai lệch số lượng. Đây là khoản chi phí gián tiếp nhưng ảnh hưởng lớn đến lợi nhuận.
Nguyên nhân thường đến từ việc sắp xếp kho chưa khoa học, kiểm kê không thường xuyên, dữ liệu tồn kho sai lệch hoặc điều kiện bảo quản không phù hợp.
3.6. Chi phí vốn bị chôn trong hàng tồn kho
Khi hàng hóa lưu kho quá lâu, doanh nghiệp bị giữ một phần vốn trong hàng tồn. Khoản vốn này không thể dùng cho các hoạt động khác như mua hàng mới, marketing, sản xuất hoặc mở rộng kinh doanh.
Với hàng bán chậm, hàng lỗi thời hoặc hàng có hạn sử dụng, chi phí vốn còn đi kèm rủi ro giảm giá, xả tồn hoặc tiêu hủy hàng hóa.
3.7. Chi phí phần mềm quản lý kho
Để kiểm soát hàng hóa chính xác hơn, doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý kho như AMIS Kho hàng, app kiểm kê, mã vạch/QR code, hệ thống báo cáo hoặc công cụ liên thông với bán hàng, mua hàng, kế toán.
Khoản chi phí này giúp doanh nghiệp giảm nhập liệu thủ công, hạn chế sai lệch tồn kho và theo dõi hàng hóa kịp thời hơn. Với doanh nghiệp có nhiều kho, nhiều mã hàng hoặc tần suất nhập xuất lớn, đây là khoản đầu tư cần thiết để tối ưu chi phí lưu kho dài hạn.
Xem chi phí phần mềm quản lý kho
4. Cách tính chi phí lưu kho doanh nghiệp cần biết
Để kiểm soát lưu kho hiệu quả, doanh nghiệp cần biết chi phí lưu kho đang chiếm bao nhiêu trong tổng chi phí vận hành và giá trị hàng tồn. Việc tính toán rõ ràng giúp nhà quản lý đánh giá hàng tồn có đang quá cao không, chi phí kho có hợp lý không và cần tối ưu ở khâu nào.
4.1. Công thức tính chi phí lưu kho cơ bản
Công thức tổng quát:
Chi phí lưu kho = Chi phí mặt bằng + Chi phí nhân sự + Chi phí thiết bị + Chi phí bảo quản + Chi phí hao hụt + Chi phí quản lý
Trong đó:
- Chi phí mặt bằng: Tiền thuê kho, khấu hao kho, phí dịch vụ kho.
- Chi phí nhân sự: Lương thủ kho, nhân viên kho, bảo vệ, nhân sự kiểm kê.
- Chi phí thiết bị: Kệ kho, pallet, xe nâng, máy quét mã vạch, máy in tem.
- Chi phí bảo quản: Điện, nước, điều hòa, kho lạnh, chống ẩm, chống mối mọt.
- Chi phí hao hụt: Hàng hư hỏng, hết hạn, thất thoát, giảm chất lượng.
- Chi phí quản lý: Phần mềm kho, kiểm kê, báo cáo, chi phí vận hành khác.
Công thức này giúp doanh nghiệp nhìn được tổng chi phí phát sinh trong quá trình lưu trữ hàng hóa, thay vì chỉ tính riêng tiền thuê kho.
4.2. Cách tính chi phí lưu kho theo diện tích hoặc pallet
Với doanh nghiệp thuê kho ngoài, chi phí lưu kho thường được tính theo diện tích sử dụng, pallet, vị trí lưu trữ hoặc thời gian lưu kho.
Cách tính theo diện tích:
Chi phí lưu kho = Diện tích sử dụng x Đơn giá thuê/m² x Thời gian thuê
Cách tính theo pallet:
Chi phí lưu kho = Số pallet x Đơn giá/pallet x Số ngày lưu kho
Cách tính này phù hợp với doanh nghiệp thuê kho chung, kho thuê ngoài, fulfillment hoặc kho trung chuyển.
4.3. Cách tính tỷ lệ chi phí lưu kho trên giá trị hàng tồn
Ngoài tổng chi phí, doanh nghiệp nên theo dõi tỷ lệ chi phí lưu kho so với giá trị hàng tồn kho. Chỉ số này giúp đánh giá mức độ “đắt” của việc giữ hàng trong kho.
Công thức:
Tỷ lệ chi phí lưu kho = Tổng chi phí lưu kho / Giá trị hàng tồn kho bình quân x 100%
Ví dụ: Nếu tổng chi phí lưu kho trong tháng là 100 triệu đồng, giá trị hàng tồn kho bình quân là 2 tỷ đồng, thì tỷ lệ chi phí lưu kho là:
100.000.000 / 2.000.000.000 x 100% = 5%
Điều này có nghĩa là chi phí lưu kho đang chiếm 5% giá trị hàng tồn kho bình quân trong kỳ.
4.4. Ví dụ tính chi phí lưu kho
Giả sử một doanh nghiệp có các khoản chi phí lưu kho trong tháng như sau:
| Khoản mục chi phí | Giá trị |
| Thuê kho | 50.000.000 VNĐ |
| Nhân sự kho | 35.000.000 VNĐ |
| Điện, nước, bảo quản | 10.000.000 VNĐ |
| Thiết bị, vật tư kho | 5.000.000 VNĐ |
| Hao hụt, hư hỏng hàng hóa | 8.000.000 VNĐ |
| Phần mềm quản lý kho | 2.000.000 VNĐ |
Tổng chi phí lưu kho trong tháng là:
50.000.000 + 35.000.000 + 10.000.000 + 5.000.000 + 8.000.000 + 2.000.000 = 110.000.000 VNĐ
Nếu giá trị hàng tồn kho bình quân trong tháng là 2,5 tỷ đồng, tỷ lệ chi phí lưu kho là:
110.000.000 / 2.500.000.000 x 100% = 4,4%
Từ chỉ số này, doanh nghiệp có thể xem xét các biện pháp như giảm hàng tồn lâu, tối ưu diện tích kho, cải thiện tốc độ luân chuyển hàng hoặc sử dụng phần mềm quản lý kho để kiểm soát chi phí tốt hơn.
5. Hướng dẫn cách giảm chi phí lưu kho cho doanh nghiệp
Để giảm chi phí lưu kho, doanh nghiệp không nên chỉ cắt giảm diện tích kho hoặc nhân sự. Quan trọng hơn là phải kiểm soát tốt lượng hàng tồn, tốc độ luân chuyển, cách sắp xếp kho và độ chính xác của dữ liệu tồn kho.
Một số cách tối ưu hiệu quả gồm:
- Phân loại hàng tồn theo tốc độ luân chuyển: Doanh nghiệp nên xác định nhóm hàng bán nhanh, bán chậm, tồn lâu hoặc có nguy cơ lỗi thời. Các mặt hàng tồn lâu cần có kế hoạch xử lý như điều chuyển, khuyến mại, xả tồn hoặc giảm nhập mới để tránh chôn vốn và tốn diện tích lưu kho.
- Thiết lập mức tồn kho tối thiểu và tối đa: Việc đặt ngưỡng tồn kho giúp doanh nghiệp tránh hai rủi ro phổ biến là thiếu hàng khi cần bán và tồn kho quá cao. Với các mặt hàng quan trọng, nên thiết lập mức tồn kho an toàn; với hàng bán chậm hoặc giá trị cao, cần kiểm soát lượng nhập chặt chẽ hơn.
- Sắp xếp kho theo vị trí và tần suất xuất hàng: Hàng xuất thường xuyên nên đặt ở vị trí dễ lấy, gần khu vực đóng gói hoặc xuất hàng. Hàng theo lô, hạn sử dụng nên sắp xếp theo nguyên tắc FIFO/FEFO để giảm rủi ro tồn lâu, hết hạn hoặc hư hỏng.
- Ứng dụng phần mềm quản lý kho: Phần mềm giúp doanh nghiệp theo dõi nhập, xuất, tồn kho, vị trí lưu trữ, lô hạn, hàng tồn lâu và chênh lệch kiểm kê trên một hệ thống tập trung. Khi dữ liệu kho chính xác hơn, doanh nghiệp sẽ dễ ra quyết định mua hàng, điều chuyển, xử lý hàng tồn và tối ưu chi phí lưu kho.
6. Quản lý lưu kho hiệu quả, tối ưu chi phí với AMIS Kho hàng
Để tối ưu chi phí lưu kho, doanh nghiệp cần kiểm soát chính xác hàng hóa đang ở đâu, còn bao nhiêu, lưu trong kho bao lâu, mặt hàng nào tồn chậm và khi nào cần mua bổ sung. Nếu dữ liệu kho vẫn nằm rải rác trên Excel, sổ sách thủ công, doanh nghiệp rất khó phát hiện kịp thời các khoản chi phí ẩn.
AMIS Kho hàng giúp doanh nghiệp quản lý hoạt động lưu kho trên một nền tảng tập trung, từ nhập kho, xuất kho, điều chuyển, kiểm kê, theo dõi tồn kho đến báo cáo kho. Nhờ đó, doanh nghiệp có dữ liệu chính xác hơn để tối ưu tồn kho, giảm sai lệch và kiểm soát chi phí vận hành.
Cụ thể, AMIS Kho hàng hỗ trợ doanh nghiệp:
- Theo dõi tồn kho theo thời gian thực: Cập nhật số lượng tồn sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất, điều chuyển hoặc kiểm kê, giúp doanh nghiệp nắm rõ hàng còn bao nhiêu và tránh mua bổ sung không cần thiết.
- Quản lý hàng theo mã, lô, hạn dùng và vị trí lưu kho: Doanh nghiệp dễ theo dõi hàng đang nằm ở kho nào, vị trí nào, thuộc lô nào, hạn sử dụng ra sao để hạn chế hàng tồn lâu, hết hạn hoặc thất lạc.
- Kiểm soát hàng tồn lâu, hàng sắp hết và hàng chậm luân chuyển: Báo cáo kho giúp nhà quản lý nhận diện các mặt hàng cần điều chuyển, đẩy bán, giảm nhập hoặc xử lý sớm để tránh chôn vốn trong hàng tồn.
- Quản lý đa kho, nhiều điểm lưu trữ: Phù hợp với doanh nghiệp có nhiều kho, chi nhánh, cửa hàng hoặc điểm phân phối, giúp theo dõi tồn kho tập trung thay vì tổng hợp thủ công từ nhiều nguồn.
- Báo cáo kho trực quan: Cung cấp báo cáo về nhập xuất tồn, tồn kho theo mã hàng, lô hạn, vị trí lưu kho, kiểm kê và biến động kho, giúp nhà quản lý ra quyết định nhanh hơn.
- Liên thông dữ liệu với Mua hàng, Bán hàng, Sản xuất, Kế toán: Dữ liệu kho được đồng bộ với các nghiệp vụ liên quan, giúp giảm nhập liệu trùng lặp, hạn chế sai lệch và hỗ trợ kiểm soát chi phí lưu kho chính xác hơn.
Hơn 400.000+ doanh nghiệp & hộ kinh doanh đã tin chọn MISA AMIS, trong đó có các công ty đã sử dụng AMIS Kho hàng như Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu KingFish, Công ty cổ phần XNK May Hải Anh, Công ty cổ phần TICO Việt Nam, Công ty TNHH Mira Tav… và nhiều doanh nghiệp khác.
5. Kết luận
Lưu kho không chỉ đơn thuần là việc cất giữ hàng hóa, mà còn là một mắt xích quan trọng quyết định đến hiệu quả quản lý chuỗi cung ứng và chi phí vận hành của doanh nghiệp. Việc tối ưu lưu kho giúp giảm chi phí tồn trữ, hạn chế rủi ro hư hỏng, đồng thời đảm bảo khả năng đáp ứng nhanh nhu cầu của khách hàng.
Lưu ý: Nội dung bài viết được biên soạn dựa trên quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm đăng tải, nhằm mục đích cung cấp thông tin tham khảo, không thay thế hoàn toàn tư vấn pháp lý, thuế hoặc kế toán chuyên biệt cho từng trường hợp cụ thể. Do quy định pháp luật có thể thay đổi hoặc áp dụng khác nhau tùy tình huống thực tế, MISA khuyến nghị người đọc đối chiếu văn bản pháp luật gốc (MISA có đính kèm căn cứ pháp lý gốc ở trên bài viết) hoặc liên hệ cơ quan thuế/chuyên gia tư vấn trước khi áp dụng. MISA không chịu trách nhiệm đối với thiệt hại phát sinh từ việc áp dụng thông tin trong bài viết mà không có sự xác minh phù hợp.
