Kho ngoại quan là gì? Các quy định cần biết về kho ngoại quan

Kho ngoại quan giúp doanh nghiệp xuất nhập khẩu lưu giữ hàng hóa trong thời gian chờ làm thủ tục nhập khẩu, tái xuất hoặc xuất khẩu sang nước thứ ba. Nếu không hiểu rõ điều kiện gửi hàng, thời hạn lưu kho và yêu cầu giám sát hải quan, doanh nghiệp dễ phát sinh chi phí lưu bãi, chậm thông quan, sai chứng từ hoặc rủi ro tuân thủ.

Bài viết này từ MISA AMIS sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ kho ngoại quan là gì, hàng hóa nào được gửi kho ngoại quan, ưu nhược điểm và điều kiện thành lập, vận hành kho ngoại quan theo quy định.

[Tải miễn phí] Mẫu quy trình kho chuẩn cho mọi ngành nghề

1. Kho ngoại quan là gì?

Kho ngoại quan là khu vực kho, bãi được thành lập theo quy định pháp luật hải quan để lưu giữ hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu trong thời gian hàng hóa chưa đưa vào lưu thông nội địa hoặc đang chờ xuất khẩu, tái xuất sang thị trường khác.

Hiểu đơn giản, kho ngoại quan là nơi doanh nghiệp có thể lưu hàng trong quá trình chờ làm thủ tục nhập khẩu vào Việt Nam, chờ xuất khẩu ra nước ngoài hoặc chờ xuất khẩu sang nước thứ ba. Trong thời gian lưu tại kho, hàng hóa vẫn chịu sự kiểm tra, giám sát của cơ quan hải quan.

Một số đặc điểm chính của kho ngoại quan:

• Phục vụ hoạt động xuất nhập khẩu: Thường dùng cho hàng từ nước ngoài chờ nhập khẩu, hàng chờ tái xuất hoặc hàng xuất khẩu đã hoàn tất thủ tục chờ đưa ra nước ngoài.
• Chịu sự giám sát của hải quan: Hàng hóa đưa vào, đưa ra và các dịch vụ thực hiện trong kho ngoại quan đều phải tuân thủ quy định hải quan.
• Có thể thực hiện một số dịch vụ trong kho: Như đóng gói, chia tách, đóng ghép, phân loại, bảo dưỡng, lấy mẫu hoặc chuyển quyền sở hữu hàng hóa nếu đáp ứng điều kiện.
• Yêu cầu quản lý dữ liệu chặt chẽ: Chủ kho cần theo dõi hàng nhập, xuất, lưu giữ, tồn kho và cung cấp thông tin cho cơ quan hải quan theo quy định.

2. Các loại hàng hóa được và không được lưu giữ trong kho ngoại quan

Không phải mọi loại hàng hóa đều được đưa vào kho ngoại quan. Doanh nghiệp cần xác định rõ hàng hóa thuộc nhóm được phép hay không được phép gửi kho để tránh phát sinh rủi ro trong quá trình làm thủ tục, lưu kho hoặc đưa hàng ra khỏi kho.

2.1. Hàng hóa được gửi kho ngoại quan

Theo Điều 85 Nghị định 08/2015/NĐ-CP, hàng hóa từ Việt Nam đã làm xong thủ tục hải quan xuất khẩu, hàng hóa từ nước ngoài chờ làm thủ tục nhập khẩu vào Việt Nam hoặc chờ xuất khẩu sang nước thứ ba của các đối tượng được phép thuê kho ngoại quan được đưa vào lưu giữ trong kho ngoại quan.

Cụ thể, hàng hóa được gửi kho ngoại quan gồm:

• Hàng hóa từ nước ngoài đưa vào kho ngoại quan, bao gồm:

• • Hàng hóa của chủ hàng nước ngoài chưa ký hợp đồng bán hàng cho doanh nghiệp ở Việt Nam.
  • Hàng hóa của doanh nghiệp Việt Nam nhập khẩu từ nước ngoài chờ đưa vào thị trường trong nước hoặc chờ xuất khẩu sang nước thứ ba.
  • Hàng hóa từ nước ngoài đưa vào kho ngoại quan để chờ xuất khẩu sang nước thứ ba.

• Hàng hóa từ nội địa Việt Nam đưa vào kho ngoại quan, bao gồm:

• • Hàng hóa xuất khẩu đã làm xong thủ tục hải quan chờ xuất khẩu.
  • Hàng hóa hết thời hạn tạm nhập phải tái xuất.

2.2. Hàng hóa không được gửi kho ngoại quan

Cũng theo Điều 85 Nghị định 08/2015/NĐ-CP, một số nhóm hàng không được gửi kho ngoại quan gồm:

• Hàng hóa giả mạo nhãn hiệu hoặc tên gọi xuất xứ Việt Nam.
• Hàng hóa gây nguy hiểm cho người hoặc ô nhiễm môi trường.
• Hàng hóa cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu, tạm ngừng xuất khẩu, tạm ngừng nhập khẩu, trừ trường hợp được Thủ tướng Chính phủ cho phép.

Ngoài các nhóm hàng trên, tùy tình hình xuất nhập khẩu từng thời kỳ, Thủ tướng Chính phủ có thể quyết định danh mục hàng hóa nhập khẩu không được gửi kho ngoại quan.

2.3. Lưu ý khi đưa hàng hóa vào, ra kho ngoại quan

Theo Điều 86 và Điều 88 Nghị định 08/2015/NĐ-CP, hàng hóa lưu giữ trong kho ngoại quan phải phù hợp với hợp đồng thuê kho; kho ngoại quan chuyên dùng chỉ được phép lưu giữ các mặt hàng phù hợp với điều kiện bảo quản, lưu giữ của kho.

Ngoài ra:

• Hàng hóa đưa vào, đưa ra kho ngoại quan phải làm thủ tục hải quan theo quy định.
• Hàng hóa từ nước ngoài, từ nội địa hoặc từ khu phi thuế quan đưa vào kho ngoại quan phải làm thủ tục nhập kho tại Chi cục Hải quan quản lý kho ngoại quan.
• Hàng hóa từ kho ngoại quan đưa ra nước ngoài, đưa vào nội địa hoặc đưa vào khu phi thuế quan phải kê khai thông tin xuất kho với cơ quan hải quan.
• Trường hợp hàng đưa từ kho ngoại quan vào thị trường Việt Nam thì phải làm thủ tục hải quan như hàng hóa nhập khẩu từ nước ngoài theo loại hình tương ứng.

Xem thêm: Các loại kho hàng phổ biến hiện nay & cách lựa chọn cho doanh nghiệp

3. Ưu nhược điểm của kho ngoại quan

Ưu điểm

• Linh hoạt trong kế hoạch nhập khẩu, tái xuất: Doanh nghiệp có thể lưu hàng trong thời gian chờ đưa vào thị trường nội địa hoặc xuất sang nước thứ ba.
• Tối ưu thời điểm làm thủ tục nhập khẩu: Phù hợp khi doanh nghiệp chưa cần nhập hàng ngay hoặc muốn chờ kế hoạch phân phối, bán hàng phù hợp hơn.
• Hỗ trợ hoạt động thương mại quốc tế: Kho ngoại quan hữu ích với doanh nghiệp xuất nhập khẩu, logistics, trung chuyển, tái xuất hoặc phân phối hàng quốc tế.
• Có thể thực hiện một số dịch vụ trong kho: Như đóng gói, chia gói, đóng ghép, phân loại, bảo dưỡng, lấy mẫu hoặc chuyển quyền sở hữu hàng hóa.

Nhược điểm

• Thủ tục phức tạp hơn kho thông thường: Hàng hóa đưa vào, đưa ra kho ngoại quan phải thực hiện đúng thủ tục hải quan.
• Yêu cầu quản lý chứng từ chặt chẽ: Doanh nghiệp cần kiểm soát hồ sơ, hợp đồng thuê kho, chứng từ nhập xuất, thời hạn lưu kho và tình trạng hàng hóa.
• Không phù hợp với mọi loại hàng hóa: Một số nhóm hàng bị cấm hoặc hạn chế gửi kho ngoại quan theo quy định.
• Có rủi ro phát sinh chi phí nếu quản lý không tốt: Chậm đưa hàng ra khỏi kho, sai hồ sơ hoặc tồn hàng quá lâu có thể làm tăng chi phí lưu kho, lưu bãi và xử lý hàng tồn.

4. Điều kiện thành lập và hoạt động kho ngoại quan

Để thành lập và vận hành kho ngoại quan, doanh nghiệp cần đáp ứng các điều kiện về vị trí, pháp lý, diện tích, hệ thống quản lý hàng hóa, camera giám sát và kết nối dữ liệu với cơ quan hải quan.

Theo Điều 82 Nghị định 08/2015/NĐ-CP, các điều kiện chính gồm:

• Vị trí kho ngoại quan: Khu vực đề nghị thành lập kho ngoại quan phải nằm trong các khu vực theo quy định của Luật Hải quan hoặc khu vực được quy hoạch phát triển dịch vụ logistics, phục vụ hoạt động xuất khẩu hàng hóa nông, lâm, thủy sản sản xuất tập trung.
• Yêu cầu ngăn cách, giám sát: Kho ngoại quan phải được ngăn cách với khu vực xung quanh bằng hệ thống tường rào, đáp ứng yêu cầu kiểm tra, giám sát thường xuyên của cơ quan hải quan, trừ trường hợp kho nằm trong khu vực cửa khẩu, cảng đã có tường rào biệt lập.
• Điều kiện về chủ kho: Chủ kho ngoại quan phải là doanh nghiệp được thành lập theo quy định pháp luật và có ngành nghề kinh doanh kho bãi, giao nhận hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu và dịch vụ đại lý làm thủ tục hải quan.
• Điều kiện diện tích: Kho ngoại quan phải có diện tích tối thiểu 5.000 m², bao gồm nhà kho, bãi và công trình phụ trợ; trong đó khu vực kho chứa hàng phải từ 1.000 m² trở lên. Kho chuyên dùng lưu giữ một hoặc một số loại hàng hóa có yêu cầu bảo quản đặc biệt phải có diện tích tối thiểu 1.000 m². Riêng bãi ngoại quan chuyên dùng phải đạt tối thiểu 10.000 m² và không yêu cầu diện tích kho.
• Hệ thống quản lý hàng hóa: Chủ kho ngoại quan phải có hệ thống sổ sách kế toán ứng dụng công nghệ thông tin để theo dõi, quản lý hàng hóa nhập, xuất, lưu giữ, tồn kho và được nối mạng trực tiếp với hải quan quản lý kho ngoại quan.
• Camera giám sát: Kho ngoại quan phải được lắp đặt hệ thống camera giám sát đáp ứng tiêu chuẩn giám sát hàng hóa nhập, xuất, tồn kho của cơ quan hải quan.

5. Quy trình hoạt động của kho ngoại quan

Hoạt động của kho ngoại quan cần được quản lý chặt chẽ từ khâu tiếp nhận hàng, làm thủ tục hải quan, lưu giữ, thực hiện dịch vụ trong kho đến khi đưa hàng ra khỏi kho.

5.1. Tiếp nhận yêu cầu gửi hàng vào kho ngoại quan

Trước khi đưa hàng vào kho, chủ kho hoặc đơn vị được ủy quyền cần tiếp nhận thông tin từ chủ hàng về loại hàng hóa, nguồn gốc, số lượng, mục đích gửi kho, thời hạn lưu giữ và hồ sơ liên quan.

Ở bước này, doanh nghiệp cần kiểm tra hàng hóa có thuộc nhóm được phép gửi kho ngoại quan hay không, đồng thời xác định mục đích gửi kho là chờ nhập khẩu vào Việt Nam, chờ xuất khẩu, chờ tái xuất sang nước thứ ba hoặc lưu giữ theo hợp đồng thương mại.

5.2. Ký hợp đồng thuê kho ngoại quan

Chủ hàng và chủ kho ngoại quan thỏa thuận hợp đồng thuê kho theo quy định pháp luật, trừ trường hợp chủ hàng đồng thời là chủ kho ngoại quan. Hợp đồng cần làm rõ các nội dung như loại hàng, số lượng, thời hạn lưu kho, điều kiện bảo quản, trách nhiệm của các bên, dịch vụ phát sinh và chi phí liên quan.

Thời hạn thuê kho do chủ hàng và chủ kho thỏa thuận, nhưng không được vượt quá thời hạn hàng hóa được gửi kho ngoại quan theo quy định.

5.3. Làm thủ tục đưa hàng vào kho ngoại quan

Hàng hóa từ nước ngoài, từ nội địa hoặc từ khu phi thuế quan đưa vào kho ngoại quan phải làm thủ tục nhập kho ngoại quan tại Chi cục Hải quan quản lý kho ngoại quan.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị và đối chiếu các thông tin như:

• Hồ sơ hải quan
• Hợp đồng, hóa đơn thương mại, vận đơn, packing list
• Thông tin hàng hóa, số lượng, chủng loại
• Thông tin phương tiện vận chuyển
• Hợp đồng thuê kho ngoại quan
• Chứng từ liên quan đến kiểm tra chuyên ngành nếu có

5.4. Lưu giữ, bảo quản và quản lý hàng trong kho

Sau khi hoàn tất thủ tục, hàng hóa được đưa vào kho để lưu giữ theo đúng hợp đồng thuê kho. Hàng hóa lưu giữ trong kho ngoại quan phải phù hợp với hợp đồng; với kho ngoại quan chuyên dùng, hàng hóa phải phù hợp với điều kiện bảo quản, lưu giữ của kho.

Trong quá trình lưu kho, chủ kho cần quản lý đầy đủ:

• Mã hàng, tên hàng, chủng loại
• Số lượng, đơn vị tính
• Vị trí lưu kho
• Tình trạng hàng hóa
• Chủ hàng
• Thời gian lưu kho
• Hồ sơ, chứng từ liên quan
• Dữ liệu nhập, xuất, lưu giữ, tồn kho

Chủ kho cũng cần ứng dụng công nghệ thông tin như phần mềm quản lý kho để quản lý hàng hóa đưa vào, đưa ra kho ngoại quan và cung cấp thông tin cho cơ quan hải quan về thực trạng hàng hóa trong kho, tình hình hoạt động của kho thông qua hệ thống kết nối với cơ quan hải quan.

5.5. Thực hiện các dịch vụ trong kho nếu phát sinh

Trong thời gian lưu kho, chủ hàng có thể trực tiếp thực hiện hoặc ủy quyền cho chủ kho ngoại quan, đại lý làm thủ tục hải quan thực hiện một số dịch vụ như gia cố, chia gói, đóng gói bao bì, đóng ghép hàng hóa, phân loại phẩm cấp, bảo dưỡng hàng hóa, lấy mẫu và chuyển quyền sở hữu hàng hóa.

Trước khi thực hiện các dịch vụ này, chủ hàng hoặc chủ kho ngoại quan phải có văn bản thông báo cho Chi cục Hải quan quản lý kho ngoại quan để cơ quan hải quan tổ chức theo dõi, giám sát.

5.6. Làm thủ tục đưa hàng ra khỏi kho ngoại quan

Khi hàng hóa được đưa từ kho ngoại quan ra nước ngoài, vào nội địa hoặc vào khu phi thuế quan, chủ hàng hoặc người được ủy quyền phải kê khai thông tin hàng hóa xuất kho ngoại quan với Chi cục Hải quan quản lý kho ngoại quan.

Trường hợp hàng từ kho ngoại quan được nhập khẩu vào thị trường Việt Nam, doanh nghiệp phải làm thủ tục hải quan như đối với hàng hóa nhập khẩu từ nước ngoài theo loại hình tương ứng. Thời điểm nhập khẩu thực tế là thời điểm cơ quan hải quan xác nhận hàng hóa đưa ra khỏi kho ngoại quan.

5.7. Kiểm kê, đối chiếu và xử lý hàng tồn nếu có

Chủ kho cần thường xuyên đối chiếu số liệu nhập, xuất, lưu giữ, tồn kho với hồ sơ hải quan và dữ liệu thực tế trong kho. Việc kiểm kê định kỳ giúp phát hiện sớm hàng thiếu, thừa, hư hỏng, quá hạn lưu kho hoặc sai lệch chứng từ.

Trường hợp hàng hóa trong kho bị đổ vỡ, hư hỏng, giảm phẩm chất hoặc quá thời hạn sử dụng và cần tiêu hủy, chủ kho ngoại quan phải có văn bản thỏa thuận với chủ hàng hoặc đại diện hợp pháp của chủ hàng. Văn bản này được gửi cho Cục Hải quan nơi có kho ngoại quan để theo dõi.

Nếu quá thời hạn thuê kho mà chủ hàng không đưa hàng ra khỏi kho hoặc có văn bản đề nghị thanh lý, Cục Hải quan tổ chức thanh lý hàng hóa gửi kho ngoại quan theo quy định pháp luật.

Xem thêm: Tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho là gì? Lợi ích & cách triển khai

6. Quản lý hàng hóa trong kho ngoại quan hiệu quả với AMIS Kho hàng

Quản lý hàng hóa trong kho ngoại quan đòi hỏi doanh nghiệp phải kiểm soát chặt chẽ dữ liệu hàng nhập xuất, tồn kho, vị trí lưu kho, chứng từ… Nếu dữ liệu được theo dõi thủ công bằng Excel hoặc nhiều file rời rạc, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng sai lệch số liệu, khó đối chiếu với hồ sơ hải quan và mất nhiều thời gian tổng hợp báo cáo.

AMIS Kho hàng giúp doanh nghiệp chuẩn hóa hoạt động quản lý kho trên một nền tảng tập trung, hỗ trợ theo dõi hàng hóa từ nhập kho, lưu kho, điều chuyển, kiểm kê đến báo cáo tồn kho.

Dùng thử miễn phí ngay

Với các đơn vị vận hành hoặc sử dụng kho ngoại quan, phần mềm hỗ trợ quản lý dữ liệu kho minh bạch hơn, giảm nhập liệu thủ công và dễ phối hợp với các bộ phận liên quan.

Cụ thể, AMIS Kho hàng hỗ trợ doanh nghiệp:

• Quản lý hàng hóa theo chủ hàng, lô hàng & vị trí lưu kho: Doanh nghiệp có thể theo dõi hàng theo mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, quy cách, số lô, hạn sử dụng, chủ hàng, kho, khu vực và vị trí lưu trữ. Điều này giúp kiểm soát rõ từng lô hàng đang thuộc chủ hàng nào, đang lưu tại đâu và tình trạng hiện tại ra sao.

• Kiểm soát nhập, xuất, tồn kho tập trung: Các nghiệp vụ nhập kho, xuất kho, điều chuyển, kiểm kê được ghi nhận trên cùng hệ thống, giúp dữ liệu tồn kho được cập nhật kịp thời. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ đối chiếu số liệu thực tế với hồ sơ lưu kho, chứng từ và báo cáo nội bộ.

• Theo dõi hàng lưu kho theo thời gian và trạng thái xử lý: Với hàng hóa trong kho ngoại quan, doanh nghiệp cần biết hàng đang chờ nhập khẩu, chờ tái xuất, chờ xuất khẩu, chờ xử lý, tồn lâu hoặc sắp hết hạn. AMIS Kho hàng hỗ trợ theo dõi tình trạng hàng hóa để chủ động kế hoạch đưa hàng ra khỏi kho, điều chuyển hoặc xử lý theo quy định.
• Quản lý đa kho, nhiều khu vực lưu trữ: Phần mềm phù hợp với doanh nghiệp có nhiều kho, bãi, khu vực bảo quản, điểm lưu trữ hoặc chi nhánh. Nhà quản lý có thể theo dõi số liệu tồn theo từng địa điểm mà không cần tổng hợp thủ công từ nhiều file.

• Báo cáo kho phục vụ đối chiếu và quản trị: AMIS Kho hàng cung cấp báo cáo về tồn kho, nhập xuất, kiểm kê, hàng theo lô/hạn dùng, vị trí lưu kho và biến động kho. Đây là cơ sở giúp doanh nghiệp tổng hợp nhanh số liệu phục vụ quản lý nội bộ, đối chiếu chứng từ và theo dõi tình hình hàng hóa đang lưu giữ.
• Liên thông dữ liệu với các bộ phận liên quan: Dữ liệu kho có thể kết nối với Mua hàng, Bán hàng, Sản xuất, Kế toán trong hệ sinh thái MISA AMIS, giúp giảm nhập liệu trùng lặp và hạn chế sai lệch giữa các bộ phận khi xử lý hàng hóa, chứng từ và báo cáo.

Nhận BÁO GIÁ & DEMO miễn phí

Hơn 400.000+ doanh nghiệp & hộ kinh doanh đã tin chọn MISA AMIS, trong đó có các công ty đã sử dụng AMIS Kho hàng như Công ty TNHH Xuất Nhập Khẩu KingFish, Công ty cổ phần XNK May Hải Anh, Công ty cổ phần TICO Việt Nam, Công ty TNHH Mira Tav… và nhiều doanh nghiệp khác.

7. Kết luận

Kho ngoại quan là mô hình kho quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu, giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn khi lưu giữ hàng hóa chờ nhập khẩu, xuất khẩu hoặc tái xuất. Tuy nhiên, do hàng hóa trong kho ngoại quan chịu sự giám sát của cơ quan hải quan, doanh nghiệp cần nắm rõ quy định về loại hàng được gửi kho, điều kiện hoạt động, thủ tục đưa hàng vào ra kho và yêu cầu quản lý dữ liệu.