Hướng dẫn đăng ký giảm trừ gia cảnh người phụ thuộc chi tiết

Kỳ quyết toán thuế TNCN 2026 đang đến gần, và một trong những vướng mắc thường gặp nhất chính là thủ tục đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh. Vậy cần chuẩn bị những hồ sơ gì, mức giảm trừ áp dụng ra sao và cách đăng ký thực hiện thế nào? Bài viết dưới đây MISA AMIS sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết, giúp kế toán và người lao động yên tâm thực hiện đúng quy định, tránh sai sót khi kê khai thuế.

1. Quy định về đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh

1.1. Căn cứ pháp lý

Việc đăng ký người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh khi tính thuế thu nhập cá nhân được thực hiện dựa trên các văn bản pháp luật sau:

• Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15
• Nghị định số 253/2026/NĐ-CP của Chính phủ
• Thông tư số 87/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính

1.2. Người phụ thuộc gồm những đối tượng nào?

Theo Điều 47 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, người phụ thuộc mà người nộp thuế có trách nhiệm nuôi dưỡng bao gồm các đối tượng sau:

• Con (bao gồm con đẻ, con nuôi theo quy định của pháp luật, con riêng của vợ, con riêng của chồng) dưới 18 tuổi.
• Con (bao gồm con đẻ, con nuôi theo quy định của pháp luật, con riêng của vợ, con riêng của chồng) từ 18 tuổi trở lên trong các trường hợp sau: người mất năng lực hành vi dân sự; người khuyết tật; người không có khả năng lao động
• Con (bao gồm con đẻ, con nuôi theo quy định của pháp luật, con riêng của vợ, con riêng của chồng) đang học tập, bao gồm:
  • Con đang học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp hoặc học nghề;
  • Con từ 18 tuổi trở lên đang học bậc học phổ thông, bao gồm cả thời gian chờ kết quả thi từ tháng 6 đến tháng 9 của lớp 12;
  • Không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá mức thu nhập do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định.
• Vợ hoặc chồng của người nộp thuế; cha đẻ, mẹ đẻ, cha dượng, mẹ kế, cha nuôi, mẹ nuôi theo quy định của pháp luật, cha vợ, mẹ vợ (hoặc cha chồng, mẹ chồng) của người nộp thuế
• Cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế phải trực tiếp nuôi dưỡng, bao gồm:
  • Anh ruột, chị ruột, em ruột;
  • Ông nội, bà nội, ông ngoại, bà ngoại;
  • Cô ruột, dì ruột, cậu ruột, chú ruột, bác ruột;
  • Cháu ruột;
  • Các cá nhân khác mà người nộp thuế có nghĩa vụ trực tiếp nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật.

Người phụ thuộc thuộc nhóm cá nhân khác nêu trên phải đáp ứng điều kiện: đang sống cùng người nộp thuế và người nộp thuế có nghĩa vụ nuôi dưỡng theo quy định tại các Điều 104, 105, 106 Luật Hôn nhân và gia đình năm 2014 và các quy định pháp luật liên quan.

1.3. Điều kiện đăng ký người phụ thuộc

Căn cứ Điều 47 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, điều kiện đăng ký làm người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh được xác định theo độ tuổi lao động và điều kiện về thu nhập:

• Đối với người phụ thuộc trong độ tuổi lao động: phải không có khả năng lao động và không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá mức quy định.
• Đối với người phụ thuộc ngoài độ tuổi lao động: phải không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá mức quy định.

Theo khoản 4 Điều 47 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, người không có khả năng lao động là người có tỷ lệ suy giảm khả năng lao động từ 81% trở lên theo quy định của pháp luật.

Bên cạnh đó, theo khoản 1 Điều 3 Thông tư 87/2026/TT-BTC của Bộ Tài chính, từ ngày 01/07/2026, người phụ thuộc được tính giảm trừ gia cảnh phải thuộc trường hợp không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không quá 03 triệu đồng/tháng. Do đó, người nộp thuế phải tự xác định và kê khai trung thực toàn bộ thu nhập của bố, mẹ khi đăng ký người phụ thuộc.

Ngoài ra, theo Nghị định 135/2026/NĐ-CP, năm 2026, tuổi nghỉ hưu trong điều kiện lao động bình thường là 61 tuổi 06 tháng đối với nam và 57 tuổi đối với nữ.

Như vậy, đối với người phụ thuộc là bố hoặc mẹ đang hưởng lương hưu, trợ cấp hoặc có các khoản thu nhập khác vẫn có thể được đăng ký là người phụ thuộc nếu tổng thu nhập bình quân tháng trong năm không vượt quá 03 triệu đồng/tháng. Trường hợp thu nhập bình quân tháng vượt quá mức này thì không đáp ứng điều kiện về thu nhập để được tính giảm trừ gia cảnh.

1.4. Thời hạn đăng ký người phụ thuộc

Căn cứ khoản 2 Điều 48 Nghị định 253/2026/NĐ-CP, người nộp thuế được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc khi đã thực hiện đăng ký thuế và đăng ký người phụ thuộc theo quy định.

• Thời hạn đăng ký người phụ thuộc kèm hồ sơ chứng minh người phụ thuộc là trước ngày 31/12 của năm tính thuế.
• Trường hợp thông tin người phụ thuộc không có thay đổi, việc đăng ký được áp dụng ổn định cho các năm tiếp theo.
• Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ gia cảnh một lần cho một người nộp thuế trong cùng một năm tính thuế.
• Trường hợp nhiều người cùng có trách nhiệm nuôi dưỡng một người phụ thuộc thì các cá nhân phải tự thỏa thuận để xác định người đăng ký giảm trừ gia cảnh.
• Khi thay đổi người đăng ký giảm trừ người phụ thuộc, việc thay đổi được áp dụng từ kỳ tính thuế tiếp theo.
• Người nộp thuế chịu trách nhiệm trước pháp luật về:
  • Tính chính xác, trung thực của thông tin đăng ký người phụ thuộc;
  • Thông tin về thu nhập và điều kiện đáp ứng của người phụ thuộc.

2. Cách đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh online

Cách 1: Cách đăng ký người phụ thuộc trên thuế điện tử

Trường hợp 1: Cá nhân tự đăng ký người phụ thuộc qua mạng

Bước 1: Truy cập trang web thuedientu.gdt.gov.vn và đăng nhập bằng tài khoản thuế cá nhân.

Bước 2: Nhập mã số thuế, mật khẩu và mã xác thực để hoàn tất đăng nhập.

Bước 3: Vào menu “Đăng ký thuế” → chọn “Kê khai và nộp hồ sơ đăng ký thuế”.

Bước 4: Chọn biểu mẫu 20-ĐK-TCT: Tờ khai đăng ký thuế tổng hợp cho người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công.

Bước 5: Nhập thông tin người phụ thuộc vào mẫu tờ khai.

Trên tờ khai bạn sẽ có 2 sự lựa chọn là:

• Đăng ký thuế: Nếu đăng ký người phụ thuộc mới:đăng ký lần đầu, người phụ thuộc CHƯA CÓ MST NPT thì chọn mục “Đăng ký thuế”
• Thay đổi thông tin đăng ký thuế: Nếu thay đổi đăng ký thuế với điều kiện ĐÃ CÓ MST NPT như: Báo tăng, giảm người phụ thuộc hoặc thay đổi thông tin như CMND sang thẻ căn cước công dân, hoặc sai tên họ, sai thông tin nào đó cần điều chỉnh  thì tích chọn vào mục “Thay đổi thông tin đăng ký thuế”.

Bước 6: Chọn “Hoàn thành kê khai” → “Nộp hồ sơ đăng ký thuế”.

Trường hợp 2: Cơ quan chi trả thu nhập đăng ký thay cho cá nhân

Bước 1: Đăng nhập hệ thống thuedientu.gdt.gov.vn bằng tài khoản thuế điện tử doanh nghiệp.

Bước 2: Nhập mã số thuế, mật khẩu và mã xác thực để truy cập.

Bước 3: Vào menu “Đăng ký thuế” → chọn “Đăng ký mới/Thay đổi thông tin của cá nhân qua CQCT”.

• Tại mục “Hồ sơ đăng ký thuế”, chọn mẫu 20-ĐK-TH-TCT_TT105.
• Nhấn “Tiếp tục” để sang bước kê khai.

Bước 4: Điền đầy đủ thông tin người phụ thuộc vào mẫu tờ khai.

Tương tự như trường hợp Cá nhân tự đăng ký người phụ thuộc qua mạng, trên tờ khai bạn sẽ có 2 sự lựa chọn là:

• Đăng ký thuế: Nếu đăng ký người phụ thuộc mới:đăng ký lần đầu, người phụ thuộc CHƯA CÓ MST NPT thì chọn mục “Đăng ký thuế”
• Thay đổi thông tin đăng ký thuế: Nếu thay đổi đăng ký thuế với điều kiện ĐÃ CÓ MST NPT như: Báo tăng, giảm người phụ thuộc hoặc thay đổi thông tin như CMND sang thẻ căn cước công dân, hoặc sai tên họ, sai thông tin nào đó cần điều chỉnh  thì tích chọn vào mục “Thay đổi thông tin đăng ký thuế”.

Bước 5: Tại phần “Người nộp thuế hoặc đại diện hợp pháp…”, điền tên Giám đốc hoặc người đại diện cơ quan chi trả.

Bước 6: Tích chọn “Hoàn thành kê khai” → chọn “Nộp hồ sơ đăng ký thuế”.

Bước 7: Tra cứu trạng thái hồ sơ bằng cách:

• Chọn “Tra cứu hồ sơ đăng ký thuế”
• Chọn hồ sơ “20-ĐK-TH-TCT…” và kiểm tra tại cột “Trạng thái”.

Lưu ý: Thời gian xử lý hồ sơ thường mất từ vài phút đến vài giờ nếu không có sai sót trong thông tin kê khai.

Cách 2: Cách đăng ký người phụ thuộc trên HTKK

Ngoài hình thức khai online trên cổng Thuế điện tử, các doanh nghiệp cũng có thể thực hiện đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh thông qua phần mềm HTKK (Hỗ trợ kê khai) của Tổng cục Thuế.

Bước 1: Đăng nhập vào phần mềm HTKK

Mở phần mềm HTKK và đăng nhập bằng mã số thuế doanh nghiệp.

Bước 2: Lựa chọn tờ khai

• Chọn menu “Thuế Thu nhập cá nhân”
• Chọn tờ khai: “20-ĐK-TH-TCT – Đăng ký thuế tổng hợp người phụ thuộc của cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công”

Bước 3: Chọn kỳ tính thuế

Phần mềm sẽ tự hiển thị kỳ tính thuế theo ngày trên máy tính, bạn có thể chỉnh sửa lại nếu cần → nhấn “Đồng ý” để vào giao diện tờ khai.

Bước 4: Kê khai thông tin người phụ thuộc

Dựa vào giấy ủy quyền và hồ sơ của cá nhân, doanh nghiệp thực hiện kê khai thông tin theo hướng dẫn:

• Chọn hình thức khai báo: Tích vào “Đăng ký thuế” hoặc “Thay đổi thông tin đăng ký thuế”, tùy theo trường hợp hồ sơ của người phụ thuộc được cá nhân ủy quyền là hồ sơ đăng ký thuế lần đầu hoặc hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký thuế.
• Người phụ thuộc có quốc tịch Việt Nam: Chỉ cần kê số định danh cá nhân tại chỉ tiêu 6; cơ quan thuế sẽ tự động cập nhật địa chỉ từ dữ liệu dân cư để đưa vào các chỉ tiêu từ 10 đến 17.
• Thay đổi thông tin đăng ký: Khai mã số thuế hoặc số định danh cá nhân đã được cơ quan thuế thông báo sử dụng thay cho mã số thuế vào cột 3. Các thông tin thay đổi khác mới cần khai; cột nào không thay đổi thì để trống.

Cách khai thời gian giảm trừ (Chỉ tiêu 21 và 22)

• Chỉ tiêu 21 – Thời điểm bắt đầu giảm trừ:
  • Trường hợp đăng ký lần đầu: Khai theo tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng hoặc tháng đầu tiên trong năm đăng ký nếu phát sinh từ các năm trước.
  • Thay đổi nơi làm việc: Ghi tháng bắt đầu tính giảm trừ tại đơn vị mới.
  • Chuyển đổi người đăng ký (vợ → chồng hoặc ngược lại): Khai tháng bắt đầu tính giảm trừ tại người nhận chuyển đăng ký.
• Chỉ tiêu 22 – Thời điểm kết thúc giảm trừ:
  • Trường hợp người nộp thuế chưa xác định được thời điểm kết thúc tính giảm trừ người phụ thuộc thì bỏ trống.
  • Trường hợp người nộp thuế thay đổi thời điểm kết thúc tính giảm trừ người phụ thuộc (bao gồm cả trường hợp đã khai hoặc bỏ trống cột chỉ tiêu 22 khi đăng ký trước đó) thì làm hồ sơ, thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế để kê khai thông tin cho chỉ tiêu số 22 này theo thời điểm thực tế kết thúc tính giảm trừ người phụ thuộc.

Bước 5: Kết xuất tờ khai XML và nộp tờ khai

Sau khi lập Bảng tổng hợp đăng ký người phụ thuộc (Mẫu 20-ĐK-TH-TCT) trên phần mềm HTKK, doanh nghiệp cần kết xuất tờ khai dưới dạng XML và nộp trực tuyến như sau:

Cách 1: Nộp tờ khai qua trang thuế điện tử: 

Bước 5.1: Truy cập website https://thuedientu.gdt.gov.vn. Đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp.

Bước 5.2: Sau khi đăng nhập, chọn menu “Khai thuế” → “Nộp tờ khai XML” → Chọn tập tờ khai →  Ký và nộp tờ khai

Cách 2: Nộp tờ khai qua Cổng dịch vụ công

Bước 5.1: Truy cập website https://dichvucong.gdt.gov.vn và thực hiện đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp.

Bước 5.2: Sau khi đăng nhập, chọn menu “Đăng ký thuế” → “Nộp tờ khai 20TH từ HTKK”.

Bước 5.3: Tải tệp hồ sơ XML đã kết xuất từ phần mềm HTKK lên hệ thống → chọn “Kiểm tra hồ sơ đăng ký thuế”.

Bước 5.4: Khi màn hình hiển thị trạng thái “Hồ sơ đang được kiểm tra thông tin”, tiếp tục chọn “Tra cứu hồ sơ lưu tạm”

Hệ thống hiện thị màn hình kết quả như sau:

Bước 5.5: Nộp hồ sơ.

Sau khi thực hiện bấm ” Nộp hồ sơ”, hệ thống sẽ hiển thị Tờ khai. Doanh nghiệp bấm “Hoàn thành kê khai” → sau đó chọn “Ký điện tử và nộp hồ sơ”, nhập mã pin chữ ký số để xác nhận.

Sau khi ký gửi thành công, hồ sơ đăng ký người phụ thuộc được nộp hoàn tất.

Bước 6: Tra cứu kết quả và nhận thông báo từ cơ quan thuế

Sau khi nộp tờ khai đăng ký người phụ thuộc, doanh nghiệp cần theo dõi kết quả xử lý hồ sơ qua email , hệ thống thuế điện tử hoặc có thể trực tiếp tra cứu trên Cổng Dịch vụ công

Cách 3: Đăng ký người phụ thuộc trên VNeID

Bước 1: Cập nhật và đăng nhập ứng dụng VNeID

• Tải và cài đặt phiên bản mới nhất của ứng dụng VNeID từ kho ứng dụng chính thức (App Store, Google Play).
• Đăng nhập/đăng ký tài khoản định danh điện tử.

Bước 2: Tích hợp thông tin người phụ thuộc

• Chỉ những công dân có tài khoản định danh điện tử cấp độ 2 mới có thể thực hiện được chức năng này.
• Công dân cần đến Công an xã, phường, thị trấn hoặc nơi làm thủ tục cấp căn cước công dân (CCCD) để đăng ký tài khoản định danh điện tử cấp độ 2.
• Trường hợp đã có tài khoản cấp độ 2, mở ứng dụng VNeID → chọn mục “Ví giấy tờ” → “Tích hợp giấy tờ”.

Bước 3: Nhập thông tin người phụ thuộc

• Chọn ” Tạo mới yêu cầu” → sau đó chọn ” Người phụ thuộc”

• Điền đầy đủ và chính xác thông tin người phụ thuộc vào các trường yêu cầu. Tích chọn ô “Tôi xác nhận các thông tin ở trên là đúng” → nhấn “Gửi yêu cầu”.

Hệ thống sẽ thông báo “Gửi yêu cầu thành công”. Người dùng chờ thêm để nhận thông báo xác nhận cập nhật thành công từ VNeID.

3. Mẫu tờ khai đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh và cách điền

Hiện nay, mẫu bản đăng ký đang áp dụng là Mẫu 20-ĐKT ban hành kèm theo Thông tư 90/2026/TT-BTC – Tờ khai đăng ký thuế dùng cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công trực tiếp đăng ký thuế, thay đổi thông tin người phụ thuộc. Mẫu có dạng như sau:

Cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công sử dụng tờ khai để đăng ký thuế, đăng ký người phụ thuộc lần đầu hoặc thay đổi thông tin người phụ thuộc. Cách ghi các chỉ tiêu như sau:

• Mục 1 đến Mục 5: Ghi thông tin của người nộp thuế gồm họ tên, mã số thuế (nếu có), địa chỉ nhận thông báo mã số người phụ thuộc, nơi đăng ký giảm trừ người phụ thuộc và mã số thuế của tổ chức, cá nhân trả thu nhập (nếu có).
• Mục 6.1 – Người phụ thuộc chưa có mã số thuế, đăng ký lần đầu: Kê khai đầy đủ thông tin người phụ thuộc gồm họ tên, ngày sinh, quốc tịch, số định danh cá nhân hoặc thông tin hộ chiếu, địa chỉ cư trú, quan hệ với người nộp thuế, tình trạng mất năng lực hành vi dân sự, khuyết tật, tỷ lệ suy giảm khả năng lao động, thu nhập bình quân tháng trong năm và thời điểm bắt đầu, kết thúc tính giảm trừ gia cảnh.
• Số định danh cá nhân của người phụ thuộc: Đối với người phụ thuộc có quốc tịch Việt Nam, ghi số định danh cá nhân và không cần khai các thông tin về số hộ chiếu, ngày cấp, nơi cấp; cơ quan thuế sẽ tự động tích hợp thông tin địa chỉ từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
• Thông tin về tình trạng lao động, khuyết tật và thu nhập của người phụ thuộc: Người phụ thuộc là con dưới 18 tuổi không cần kê khai các chỉ tiêu về mất năng lực hành vi dân sự, khuyết tật, tỷ lệ suy giảm khả năng lao động và thu nhập; các trường hợp còn lại phải kê khai nếu thuộc diện áp dụng.
• Thu nhập bình quân tháng trong năm của người phụ thuộc: Bắt buộc kê khai đối với các trường hợp phải chứng minh điều kiện thu nhập; nếu người phụ thuộc không có thu nhập thì ghi theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
• Mục 6.2 – Người phụ thuộc đã có mã số thuế, thay đổi thông tin đăng ký thuế hoặc giảm trừ gia cảnh: Ghi mã số thuế người phụ thuộc đã được cấp và chỉ kê khai những chỉ tiêu có thay đổi, các chỉ tiêu không thay đổi thì để trống.
• Thời điểm tính giảm trừ gia cảnh: Ghi rõ tháng, năm bắt đầu được tính giảm trừ; trường hợp chấm dứt điều kiện giảm trừ thì kê khai thời điểm kết thúc.
• Cam kết của người nộp thuế: Người kê khai phải ký xác nhận và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các thông tin đã đăng ký.

Tải xuống: Mẫu tờ khai đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh 2026 

4. Mức giảm trừ gia cảnh người phụ thuộc 2026

Căn cứ khoản 1 Điều 10 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, giảm trừ gia cảnh là khoản tiền được trừ vào thu nhập chịu thuế trước khi tính thuế đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú.

Mức giảm trừ gia cảnh được quy định như sau:

• Đối với người nộp thuế: 15,5 triệu đồng/tháng (tương đương 186 triệu đồng/năm).
• Đối với mỗi người phụ thuộc: 6,2 triệu đồng/tháng.

Như vậy, từ năm 2026, mỗi người phụ thuộc đủ điều kiện đăng ký giảm trừ gia cảnh được áp dụng mức giảm trừ 6,2 triệu đồng/tháng khi tính thuế thu nhập cá nhân đối với cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công.

• Hạch toán lương và các khoản trích theo lương
• Kế toán tiền lương và các kiến thức quan trọng cần ghi nhớ

5. Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc

Căn cứ Điều 4 Thông tư 87/2026/TT-BTC, hồ sơ chứng minh người phụ thuộc được quy định cụ thể theo từng nhóm đối tượng. Người nộp thuế cần chuẩn bị các giấy tờ phù hợp để chứng minh quan hệ, tình trạng của người phụ thuộc và điều kiện được hưởng giảm trừ gia cảnh.

Đối tượng người phụ thuộc	Hồ sơ chứng minh
Con đẻ	– Bản sao Giấy khai sinh của con. – Hoặc Quyết định công nhận cha, mẹ, con/văn bản xác nhận quan hệ cha, mẹ, con của cơ quan có thẩm quyền. – Bản sao thẻ Căn cước của con (nếu đã được cấp).
Con nuôi	– Bản sao Giấy khai sinh của con. – Bản sao thẻ Căn cước của con (nếu đã được cấp). – Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi hoặc Giấy chứng nhận nuôi con nuôi theo quy định pháp luật.
Con riêng của vợ hoặc chồng	– Bản sao Giấy khai sinh của con. – Bản sao thẻ Căn cước của con (nếu đã được cấp). – Giấy chứng nhận kết hôn của người nộp thuế hoặc giấy tờ khác chứng minh mối quan hệ với con riêng.
Con từ đủ 18 tuổi trở lên bị mất năng lực hành vi dân sự hoặc là người khuyết tật	– Hồ sơ chứng minh quan hệ cha, mẹ, con theo quy định. – Giấy xác nhận mất năng lực hành vi dân sự hoặc giấy xác nhận khuyết tật theo quy định pháp luật.
Con đang học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, học nghề hoặc học phổ thông	– Hồ sơ chứng minh quan hệ cha, mẹ, con. – Thẻ sinh viên, giấy xác nhận của nhà trường hoặc giấy tờ khác chứng minh đang học tập.
Vợ hoặc chồng	– Bản sao thẻ Căn cước. – Giấy chứng nhận kết hôn hoặc giấy tờ hợp pháp khác chứng minh quan hệ vợ chồng.
Cha, mẹ của người nộp thuế (gồm cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi, cha dượng, mẹ kế, cha mẹ vợ/chồng)	– Bản sao thẻ Căn cước. – Giấy tờ chứng minh quan hệ như Giấy khai sinh, Quyết định công nhận nuôi con nuôi, Giấy chứng nhận kết hôn hoặc giấy tờ khác theo quy định.
Cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế trực tiếp nuôi dưỡng	– Bản sao thẻ Căn cước. – Bảng kê khai về người phải trực tiếp nuôi dưỡng theo quy định pháp luật về quản lý thuế. – Giấy tờ chứng minh quan hệ và nghĩa vụ nuôi dưỡng (nếu có).
Người phụ thuộc không có khả năng lao động	– Hồ sơ chứng minh quan hệ tương ứng với từng nhóm người phụ thuộc. – Giấy tờ chứng minh tỷ lệ suy giảm khả năng lao động từ 81% trở lên theo quy định pháp luật.

Doanh nghiệp và người nộp thuế nên kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ chứng minh người phụ thuộc trước khi đăng ký giảm trừ gia cảnh nhằm hạn chế rủi ro bị loại khoản giảm trừ khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân.

6. Lưu ý khi đăng ký người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh

Khi thực hiện thủ tục đăng ký người phụ thuộc, người nộp thuế cần lưu ý một số điểm quan trọng sau:

• Kiểm tra đúng đối tượng được đăng ký người phụ thuộc: Chỉ đăng ký các cá nhân đáp ứng điều kiện là người phụ thuộc theo quy định, như con, cha mẹ, vợ/chồng hoặc cá nhân khác mà người nộp thuế trực tiếp nuôi dưỡng.
• Đảm bảo mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ cho một người nộp thuế: Trường hợp nhiều người cùng có nghĩa vụ nuôi dưỡng thì cần thống nhất người đăng ký để tránh bị trùng giảm trừ.
• Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc: Hồ sơ cần phù hợp với từng trường hợp, như giấy khai sinh đối với con, giấy tờ chứng minh quan hệ đối với cha mẹ, vợ/chồng hoặc các cá nhân khác.
• Đăng ký người phụ thuộc đúng thời hạn: Người nộp thuế cần thực hiện đăng ký theo thời hạn quy định để đảm bảo quyền lợi giảm trừ khi tính thuế và quyết toán thuế TNCN.
• Kiểm tra thông tin đăng ký người phụ thuộc: Cần rà soát các thông tin như họ tên, ngày sinh, mã số thuế, quan hệ với người nộp thuế để hạn chế sai sót khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu.
• Cập nhật khi có thay đổi về điều kiện giảm trừ: Khi người phụ thuộc không còn đáp ứng điều kiện (ví dụ phát sinh thu nhập hoặc không còn thuộc diện được nuôi dưỡng), người nộp thuế cần thực hiện điều chỉnh thông tin đăng ký.
• Doanh nghiệp cần rà soát dữ liệu nhân sự trước khi tính lương và quyết toán thuế TNCN: Bộ phận kế toán, nhân sự nên kiểm tra danh sách người phụ thuộc, hồ sơ lưu trữ và thông tin trên hệ thống thuế để tránh điều chỉnh sau này.
• Lưu trữ hồ sơ người phụ thuộc đầy đủ: Doanh nghiệp nên lưu bản giấy hoặc bản điện tử của hồ sơ chứng minh để phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra thuế khi cần thiết.

7. Giải đáp một số câu hỏi về đăng ký người phụ thuộc

Đăng ký người phụ thuộc để làm gì?

Đăng ký người phụ thuộc là thủ tục bắt buộc để người nộp thuế được tính giảm trừ gia cảnh khi xác định thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Việc này giúp:

• Giảm số thuế TNCN phải nộp do phần thu nhập chịu thuế được hạ xuống.
• Xác định chính xác nghĩa vụ thuế, tránh nộp thừa hoặc thiếu.
• Đảm bảo quyền lợi hợp pháp của người lao động có trách nhiệm nuôi dưỡng người thân.

Có thể đăng ký bao nhiêu người phụ thuộc trong năm?

Theo quy định mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ cho một người nộp thuế trong cùng một năm tính thuế. Nếu có nhiều người cùng nuôi dưỡng một người phụ thuộc, các bên cần tự thỏa thuận để lựa chọn một người đứng ra đăng ký giảm trừ.

Như vậy, không có giới hạn số lượng người phụ thuộc mà một cá nhân có thể đăng ký. Chỉ cần người phụ thuộc thuộc đúng đối tượng được quy định và đáp ứng đủ điều kiện, thì người nộp thuế sẽ được hưởng giảm trừ gia cảnh cho toàn bộ những người đó.

Người lao động chuyển công ty có phải đăng ký lại người phụ thuộc không?

Khi thay đổi nơi làm việc, người lao động cần phối hợp với doanh nghiệp mới để thực hiện thủ tục đăng ký người phụ thuộc theo quy định quản lý thuế.Doanh nghiệp cần kiểm tra thông tin người phụ thuộc đã có trên hệ thống để tránh đăng ký trùng hoặc sai dữ liệu.

Kết luận

Giảm trừ gia cảnh là một chính sách nhà nước để giảm số thuế TNCN mà người lao động phải nộp khi mà tổng thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công của người đó vượt quá mức giảm trừ bản thân , chính sách này góp phần hỗ trợ cho người lao động khi gặp khó khăn. MISA AMIS hy vọng bài viết sẽ là một tài liệu tham khảo hữu ích giúp các bạn kế toán thực hiện thủ tục đăng ký giảm trừ người phụ thuộc được chính xác và dễ dàng hơn.

Phần mềm kế toán online MISA AMIS – cung cấp mọi góc nhìn về tình hình tài chính doanh nghiệp, với nghiệp vụ thuế TNCN, phần mềm cho phép:

• Đăng ký mã số thuế TNCN cho nhân viên;
• Lập bảng tạm tính thuế TNCN;
• Lập tờ khai quyết toán thuế TNCN: Cho phép Nhân sự lập Tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân để nộp cho cơ quan thuế;
• Kê khai tờ khai quyết toán thuế TNCN;
• Lập báo cáo quyết toán thuế TNCN năm;
• Xem thông tin thuế TNCN;
• Xây dựng các quy định về thuế TNCN: Cho phép xây dựng quy định về thuế TNCN của nhà nước và các đặc thù riêng của đơn vị.

Ngoài ra, phần mềm AMIS Kế toán còn nhiều tính năng, tiện ích ấn tượng khác giúp hỗ trợ công tác kế toán tại doanh nghiệp. Tìm hiểu thêm về phần mềm kế toán online MISA AMIS tại đây hoặc đăng ký trải nghiệm miễn phí 15 ngày bản demo phần mềm kế toán online tại đây.