Cách xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Xử lý hóa đơn điện tử viết sai là nghiệp vụ doanh nghiệp thường gặp trong quá trình lập hóa đơn. Nếu xử lý không đúng quy định, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro về kê khai thuế và hạch toán kế toán. Từ 01/07/2026, quy định về xử lý hóa đơn điện tử đã được cập nhật theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC. Bài viết dưới đây của phần mềm kế toán online MISA AMIS Kế toán sẽ hướng dẫn chi tiết cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai trong từng trường hợp theo quy định hiện hành.

1. Nguyên tắc xử lý hóa đơn có sai sót

Căn cứ khoản 1 điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC  và nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót (bao gồm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế), người bán cần xử lý theo trường hợp cụ thể như sau:

• Trường hợp hóa đơn chỉ sai tên, địa chỉ người mua hoặc các nội dung khác nhưng không làm thay đổi các tiêu chi quan trọng thì người bán thông báo cho người mua về sai sót của hóa đơn và gửi thông báo đến cơ quan thuế theo mẫu quy định, không phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế
• Trường hợp hóa đơn sai các tiêu chí quan trọng như mã số thuế của người mua, tên hàng hóa, dịch vụ, hàng hóa, dịch vụ không đúng quy cách, chất lượng, số lượng, đơn giá, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác theo quy định thì người bán được lựa chọn 1 trong 2 phương án lập hóa đơn điện tử điều chỉnh (Ghi rõ nội dung điều chỉnh đối với hóa đơn đã lập trước đó) hoặc lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn đã lập sai (Thể hiện rõ việc thay thế hóa đơn đã lập sai)
• Điều chỉnh hoặc thay thế nhiều hóa đơn cùng lúc đối với trường hợp trong cùng 1 tháng, người bán phát hiện nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai có cùng 1 nội dung sai sót đối với cùng 1 người mua, người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc 1 hóa đơn thay thế cho nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai. Khi thực hiện, người bán phải đính kèm bảng kê các hóa đơn điện tử cần điều chỉnh hoặc thay thế theo mẫu do Bộ Tài chính quy định.
• Lập văn bản thỏa thuận trước khi điều chỉnh hoặc thay thế: Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế:
  • Nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai
  • Nếu người mua là cá nhân không kinh doanh thì người bán phải thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của chính mình (Nếu có).
• Trường hợp cơ quan thuế phát hiện có sai sót: Khi cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót, người bán phải rà soát theo thông báo của cơ quan thuế và thực hiện xử lý theo đúng quy trình về điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử.
• Nguyên tắc lập hóa đơn điều chỉnh: Khi chọn lập hóa đơn điều chỉnh, người bán phải ghi rõ nội dung điều chỉnh đối với hóa đơn đã lập. Đối với các chỉ tiêu về số lượng, đơn giá, giá trị hàng hóa, dịch vụ, thuế suất, tiền thuế hoặc tiền thanh toán:
  • Trường hợp điều chỉnh tăng thì ghi giá trị điều chỉnh tăng
  • Trường hợp điều chỉnh giảm thì ghi giá trị điều chỉnh giảm theo đúng chuẩn dữ liệu hóa đơn điện tử và quy định

2. 4 bước xử lý hóa đơn có sai sót

Khi phát hiện hóa đon điện tử đã lập có sai sót, doanh nghiệp cần xác định đúng loại sai sót và lựa chọn phương án xử lý phù hợp. Việc xử lý đúng quy định giúp bảo đảm tính hợp lệ của hóa đơn, hạn chế rủi ro khi kê khai thuế, thanh tra và kiểm tra.

Bước 1: Xác định loại sai sót

Người bán cần rà sáot hóa đơn để xác định sai sót thuộc 1 trong các trường hợp sau:

• Hóa đơn chỉ sai tên, địa chỉ người mua, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác nhưng không làm sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa, dịch vụ
• Hóa đơn sai mã số thuế, tên hàng hóa, quy cách, chất lượng, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác

Việc xac định đúng loại sai sót là căn cứ để lựa chọn hình thức xử lý phù hợp.

Bước 2: Lựa chọn hình thức xử lý phù hợp

Tùy từng trường hợp, người bán thực hiện 1 trong các phương án sau:

• Thông báo hóa đơn đã lập sai theo biểu mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC) nếu sai sót không ảnh hưởng đến mã số thuế, số tiền thuế, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa, dịch vụ.
• Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh đối với các trường hợp cần điều chỉnh thông tin trên hóa đơn.
• Lập hóa đơn điện tử thay thế khi lựa chọn thay thế toàn bộ hóa đơn đã lập sai.

Bước 3: Thực hiện thông báo hoặc lập hóa đơn

• Trường hợp chỉ thông báo sai sót, người bán thông báo cho người mua và gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế.
• Trường hợp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, người bán lập hóa đơn theo đúng quy định và ghi rõ:
  • “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”; hoặc
  • “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”.

Bước 4: Ký số và gửi hóa đơn

Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, người bán thực hiện ký số trên hóa đơn điện tử và gửi:

• Cho người mua nếu sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.
• Đến cơ quan thuế để cấp mã trước khi gửi cho người mua nếu sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

3. Cách xử lý hóa đơn điện tử bị sai sót trong từng trường hợp

Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, người bán phải xác định đúng loại sai sót để lựa chọn hình thức xử lý phù hợp. Tùy từng trường hợp, người bán có thể thông báo hóa đơn sai sót với cơ quan thuế hoặc lập hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế theo quy định.

3.1. Hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng viết sai thông tin như tên, địa chỉ hoặc các thông tin không làm thay đổi nghĩa vụ thuế

Trường hợp hóa đơn điện tử (bao gồm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) chỉ sai:

• Tên người mua;
• Địa chỉ người mua;
• Số tiền bằng chữ;
• Hoặc các thông tin khác nhưng không làm sai mã số thuế của người mua, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung hàng hóa, dịch vụ,

Người bán xử lý như sau:

• Bước 1: Thông báo cho người mua về nội dung sai sót của hóa đơn.
• Bước 2: Gửi Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC đến cơ quan thuế.
• Bước 3: Không phải lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc hóa đơn điện tử thay thế.

3.2. Hóa đơn đã gửi cho người mua nhưng sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa, dịch vụ hoặc các tiêu chí quan trọng khác

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai một trong các nội dung như:

• Mã số thuế của người mua;
• Tên hàng hóa, dịch vụ;
• Quy cách, chất lượng hàng hóa;
• Số lượng;
• Đơn giá;
• Thành tiền;
• Thuế suất;
• Tiền thuế;
• Hoặc các nội dung bắt buộc khác trên hóa đơn,

người bán được lựa chọn một trong hai phương án sau:

Cách 1. Lập hóa đơn điện tử thay thế

Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập sai.

Trên hóa đơn thay thế phải ghi rõ:

“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”

Cách 2. Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh

Người bán lập hóa đơn điều chỉnh đối với các nội dung sai sót.

Trên hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ:

“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”

Sau khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, người bán thực hiện ký số theo quy định và gửi hóa đơn cho người mua; đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì gửi cơ quan thuế để cấp mã trước khi gửi cho người mua.

Lưu ý: Theo quy định hiện hành, không còn quy định bắt buộc người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế đối với hóa đơn điện tử lập theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn

Trường hợp trong cùng một kỳ phát sinh, người bán phát hiện nhiều hóa đơn điện tử đã lập sai có cùng nội dung sai sót đối với cùng một người mua thì được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc một hóa đơn thay thế cho nhiều hóa đơn đã lập sai theo hướng dẫn của Bộ Tài chính và lưu kèm bảng kê các hóa đơn được điều chỉnh để phục vụ việc đối chiếu, kiểm tra khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Trường hợp đặc thù đối với doanh nghiệp hàng không

Đối với hoạt động vận chuyển hàng không, hóa đơn lập khi đổi hoặc hoàn chứng từ vận chuyển được xác định là hóa đơn điều chỉnh. Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định chuyên ngành mà không bắt buộc phải thể hiện dòng chữ:

“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”

Doanh nghiệp vận chuyển hàng không được lập hóa đơn cho các trường hợp hoàn, đổi chứng từ vận chuyển do đại lý đã phát hành theo đúng quy định.

3.3. Trường hợp cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có sai sót

Khi cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo để người bán kiểm tra.

Sau khi nhận được thông báo của cơ quan thuế, người bán có trách nhiệm:

• Rà soát nội dung sai sót;
• Thực hiện xử lý hóa đơn bằng hình thức điều chỉnh, thay thế hoặc thông báo theo đúng quy định tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

3.4. Trường hợp người bán thông báo hóa đơn điện tử có sai sót với cơ quan thuế

Đối với các trường hợp phải gửi Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT, người bán thực hiện gửi thông báo theo đúng quy định.

Sau khi tiếp nhận, Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế sẽ phản hồi kết quả tiếp nhận theo quy trình quản lý hóa đơn điện tử hiện hành.

Phần mềm kế toán online MISA AMIS kết nối trực tiếp với phần mềm hóa đơn điện tử. Phần mềm kết nối trực tiếp dịch vụ Hóa đơn điện tử, giúp phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm và tự động hạch toán doanh thu ngay khi lập hóa đơn điện tử.

Dùng thử miễn phí

3.5. Các trường hợp lập hóa đơn điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập

a) Điều chỉnh theo kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền

Đối với hóa đơn điện tử đã lập đúng tại thời điểm bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ nhưng sau đó phát sinh điều chỉnh giá trị thanh toán theo kết luận của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, người bán phải lập hóa đơn điện tử điều chỉnh đối với phần giá trị chênh lệch.

Việc lập hóa đơn điều chỉnh phải phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh và được kê khai trong kỳ lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định của pháp luật về thuế.

b) Điều chỉnh chiết khấu thương mại theo doanh số hoặc số lượng

Đối với chương trình chiết khấu thương mại căn cứ vào doanh số hoặc số lượng hàng hóa, dịch vụ đã bán, khoản chiết khấu được thực hiện:

• Trên hóa đơn của lần mua cuối cùng hoặc kỳ tiếp theo
• Bằng hóa đơn điều chỉnh kèm theo bảng kê các hóa đơn cần điều chỉnh.

Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai điều chỉnh doanh thu, thuế giá trị gia tăng đầu ra và đầu vào theo quy định.

c) Trả lại hàng hóa hoặc hoàn trả dịch vụ

Khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa hoặc việc đổi hàng làm thay đổi giá trị thanh toán, người bán thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định.

Trường hợp pháp luật quy định người mua là bên lập hóa đơn trả lại hàng thì người mua thực hiện lập hóa đơn điện tử gửi cho người bán.

Doanh nghiệp phải lưu giữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc trả hàng hoặc hoàn trả dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, hóa đơn và quản lý thuế.

d) Hủy hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ đã thu tiền trước

Đối với hoạt động kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng hoặc các trường hợp đã lập hóa đơn thu tiền trước nhưng sau đó phát sinh việc hủy giao dịch hoặc chấm dứt cung cấp dịch vụ, người bán lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập trước đó theo đúng quy định.

đ) Hoàn phí dịch vụ thanh toán thẻ

Khi tổ chức tín dụng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán hoàn trả phí dịch vụ thanh toán thẻ cho đơn vị chấp nhận thẻ sau khi đã lập hóa đơn, đơn vị cung ứng dịch vụ lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định.

e) Điều chỉnh trong lĩnh vực viễn thông

Đối với dịch vụ viễn thông phát sinh điều chỉnh doanh thu sau khi đã lập hóa đơn, doanh nghiệp viễn thông căn cứ vào bảng kê, dữ liệu đối soát hoặc biên bản làm việc với khách hàng để lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định của pháp luật về hóa đơn điện tử.

4. Một số lưu ý khi lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế

Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể phát hiện hóa đơn điện đã lập có sai sót. Tùy trường hợp, người bán được lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định. Khi thực hiện hãy chú ý đến 1 số vấn đề như sau:

• Phải thống nhất hình thức xử lý khi tiếp tục phát hiện sai sót: Trường hợp người bán đã xử lúy hóa đơn điện tử có sai sot bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế, nhưng sau đó tiếp tục phát hiện hó đơn vẫn còn sai sót thì các lần xử lý tiếp theo phải tiếp tục áp dụng cùng hình thức đã lựa chọn ở lần xử lý đầu tiên
• Trường hợp hóa đơn sai ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn hoặc số hóa đơn: Đối với hóa đơn điện tử đã lập nhưng sai ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn hoặc số hóa đơn, người bán chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh, không áp dụng hình thức lập hóa đơn thay thế
• Nguyên tắc ghi giá trị trên hóa đơn điều chỉnh: Khi lập hóa đơn điều chỉnh, trường hợp điều chỉnh tăng giá trị thì ghi số dương (+), trường hợp điều chỉnh giảm giá trị thì ghi số âm (-). Giá trị điều chỉnh phải phản ánh đúng phần chênh lêhcj thực tế cần điều chỉnh.
• Kê khai thuế đối với hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế: Từ ngày 01/07/2026, Thông tư 91/2026/TT-BTC đã bãi bỏ quy định yêu cầu người bán và người mua khai bổ sung vào kỳ phát sinh của hóa đơn bị điều chỉnh hoặc bị thay thế đối với các trường hợp hóa đơn sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa hoặc các nội dung bắt buộc khác. Việc kê khai được thực hiện theo quy định của pháp luật về thuế hiện hành. Đối với một số trường hợp điều chỉnh đặc thù quy định tại khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC (như trả lại hàng hóa, hoàn phí bảo hiểm, hoàn phí dịch vụ thanh toán, điều chỉnh trong lĩnh vực viễn thông…), người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, còn người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.

5. Cách lưu trữ hóa đơn điện tử

Theo Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15, Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Thông tư 91/2026/TT-BTC, cùng các quy định của Luật Kế toán và Luật Giao dịch điện tử, việc lưu trữ hóa đơn điện tử cần bảo đảm các yêu cầu sau:

• Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử trong suốt thời hạn lưu trữ theo quy định của pháp luật.
• Doanh nghiệp được lựa chọn phương thức, hệ thống hoặc giải pháp lưu trữ phù hợp với quy mô hoạt động và điều kiện công nghệ của mình, nhưng phải bảo đảm khả năng quản lý, khai thác và cung cấp dữ liệu khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
• Dữ liệu hóa đơn điện tử phải bảo đảm:
  • Tính an toàn, bảo mật;
  • Tính toàn vẹn của dữ liệu trong suốt thời gian lưu trữ;
  • Có khả năng truy cập, tra cứu, khai thác và sử dụng khi cần thiết.
• Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định của Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn có liên quan.
• Sau khi hết thời hạn lưu trữ, việc tiêu hủy dữ liệu hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật, bảo đảm không ảnh hưởng đến dữ liệu còn phải lưu giữ và đáp ứng yêu cầu về an toàn thông tin.

Kết luận

Việc xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP khá phức tạp, đặc biệt khi phải xác định đúng trường hợp điều chỉnh, thay thế hay kê khai bổ sung. Chỉ một sai sót nhỏ cũng có thể khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian xử lý lại hồ sơ hoặc phát sinh rủi ro về thuế.

Để hạn chế những rủi ro này, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn phần mềm kế toán doanh nghiệp MISA AMIS Kế toán – một sản phẩm thuộc hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp MISA AMIS. Hệ sinh thái MISA AMIS kết nối đồng bộ kế toán, hóa đơn điện tử, bán hàng, ngân hàng, thuế và nhân sự trên một nền tảng thống nhất, giúp dữ liệu được liên thông, giảm nhập liệu thủ công và đảm bảo tuân thủ quy định mới nhất.

Với MISA AMIS Kế toán, doanh nghiệp có thể:

• Kết nối trực tiếp với MISA meInvoice, lập, điều chỉnh, thay thế và quản lý hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm.
• AI AVA hỗ trợ kiểm tra hóa đơn, cảnh báo sai sót và gợi ý phương án xử lý phù hợp với từng nghiệp vụ.
• Tự động hạch toán và đồng bộ dữ liệu giữa hóa đơn, chứng từ và sổ sách kế toán, giảm thao tác nhập liệu.
• Tự động lập tờ khai thuế, báo cáo tài chính, giúp doanh nghiệp luôn cập nhật và tuân thủ quy định hiện hành.

Đừng chờ đến khi hóa đơn sai mới xử lý. Đăng ký trải nghiệm miễn phí 15 ngày MISA AMIS Kế toán để chủ động phát hiện sai sót, xử lý hóa đơn đúng quy định ngay từ đầu và giảm tối đa rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.