Hướng dẫn xuất hóa đơn cho cá nhân theo quy định mới 2026

Việc xuất hóa đơn cho cá nhân là nghiệp vụ mà mọi doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần thực hiện khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ. Tuy nhiên, nhiều kế toán vẫn băn khoăn liệu khách lẻ không lấy hóa đơn có bắt buộc phải lập hóa đơn hay không, cần ghi những thông tin gì trên hóa đơn và thời điểm xuất hóa đơn được xác định như thế nào. Bài viết dưới đây của phần mềm kế toán MISA AMIS Kế toán sẽ cập nhật đầy đủ quy định mới nhất theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, đồng thời hướng dẫn cách xuất hóa đơn cho cá nhân đúng quy định, giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót và tránh các rủi ro xử phạt về hóa đơn.

1. Xuất hóa đơn cho cá nhân có bắt buộc không?

Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định cụ thể về nguyên tắc lập hóa đơn, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật. Quy định này được áp dụng đối với mọi tổ chức mua hàng, bao gồm cả cá nhân, hộ kinh doanh, tổ chức và doanh nghiệp.

Như vậy, việc người mua là cá nhân hay không yêu cầu lấy hóa đơn không làm thay đổi nghĩa vụ lập hóa đơn của người bán. 

Bên cạnh đó, khoản 5 điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (đã được sử đổi, bổ sung bởi Nghị định 310/2025/NĐ-CP) quy định:

Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua theo quy định, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản 2 điều này

2. Quy định xuất hóa đơn cho cá nhân

Việc xuất hóa đơn cho cá nhân được thực hiện theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ và các văn bản hướng dẫn có liên quan. Theo quy định hiện hành, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ cho cá nhân, người bán vẫn phải lập hóa đơn điện tử theo đúng thời điểm và ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn để đảm bảo tính hợp pháp và tránh các rủi ro về thuế.

2.1. Thời điểm xuất hóa đơn cho cá nhân

Theo Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn được xác định như sau:

• Đối với bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa.
• Đối với xuất khẩu hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn do người bán tự xác định nhưng chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định của pháp luật về hải quan.
• Đối với cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa. Trường hợp thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, trừ trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng đối với các dịch vụ được pháp luật quy định, như:
  • Kế toán;
  • Kiểm toán;
  • Tư vấn tài chính, thuế;
  • Thẩm định giá;
  • Khảo sát, thiết kế kỹ thuật;
  • Tư vấn giám sát;
  • Lập dự án đầu tư xây dựng.
• Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn: Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn tương ứng với khối lượng, giá trị hàng hóa hoặc dịch vụ đã hoàn thành.

2.2. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử xuất cho cá nhân

Theo Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi lập hóa đơn điện tử cho cá nhân, người bán phải đảm bảo đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định. Cụ thể gồm:

• Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn: Thể hiện loại hóa đơn và căn cứ để phân biệt với các hóa đơn khác.
• Số hóa đơn: Là số thứ tự của hóa đơn theo cùng một ký hiệu hóa đơn.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán: Thể hiện thông tin của doanh nghiệp, tổ chức hoặc hộ kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
• Thông tin người mua: Bao gồm tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có). Trường hợp người mua là cá nhân không có mã số thuế thì không bắt buộc ghi mã số thuế của người mua trên hóa đơn.
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền: Phản ánh đầy đủ thông tin của hàng hóa hoặc dịch vụ được bán.
• Thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng (nếu có) và tổng số tiền thanh toán.
• Chữ ký số của người bán theo quy định đối với hóa đơn điện tử.

Lưu ý đối với một số trường hợp đặc thù: 

• Hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại cho cá nhân không kinh doanh: Không bắt buộc thể hiện tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua.
• Hóa đơn điện tử bán xăng dầu cho cá nhân không kinh doanh: Không bắt buộc thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua và chữ ký số của người mua.
• Hóa đơn điện tử dưới hình thức tem, vé hoặc thẻ: Không bắt buộc có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế), đồng thời không bắt buộc thể hiện tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua; thuế suất thuế GTGT và tiền thuế GTGT.
• Chứng từ điện tử đối với dịch vụ vận tải hàng không được lập qua website hoặc hệ thống thương mại điện tử cho cá nhân không kinh doanh: Không bắt buộc thể hiện ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, mã số thuế và địa chỉ của người mua, thuế suất thuế GTGT và chữ ký số của người bán theo quy định.

3. Hướng dẫn cách xuất hóa đơn cho cá nhân

Để lập hóa đơn điện tử cho cá nhân đúng quy định, doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1. Thu thập thông tin người mua

Trước khi lập hóa đơn, người bán cần thu thập thông tin của người mua để thể hiện trên hóa đơn theo quy định.

• Đối với cá nhân có mã số thuế: Ghi đầy đủ họ và tên, địa chỉ (nếu thuộc trường hợp phải thể hiện) và mã số thuế của người mua.
• Đối với cá nhân không có mã số thuế: Ghi các thông tin của người mua theo quy định. Trường hợp người mua không có mã số thuế thì không bắt buộc thể hiện mã số thuế trên hóa đơn.
• Đối với một số trường hợp đặc thù (như bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại cho cá nhân không kinh doanh), thông tin về người mua có thể được lược bỏ theo quy định của Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Bước 2. Lập hóa đơn điện tử

Người bán lập hóa đơn điện tử đúng thời điểm theo quy định, đồng thời đảm bảo đầy đủ các nội dung bắt buộc như:

• Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn.
• Số hóa đơn.
• Thông tin của người bán.
• Thông tin của người mua (theo từng trường hợp).
• Tên hàng hóa, dịch vụ; số lượng; đơn giá; thành tiền.
• Thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có) và tổng số tiền thanh toán.
• Chữ ký số của người bán theo quy định.

Bước 3. Gửi hóa đơn điện tử cho người mua

Sau khi lập hóa đơn, người bán gửi hóa đơn điện tử cho người mua thông qua phương thức điện tử đã thỏa thuận hoặc theo quy định, như email, đường dẫn tra cứu hóa đơn, ứng dụng hoặc các hình thức điện tử khác.

Lưu ý: Trường hợp người mua là cá nhân không yêu cầu lấy hóa đơn hoặc không cung cấp đầy đủ thông tin, người bán vẫn phải lập hóa đơn điện tử theo quy định của Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Việc xuất hóa đơn cho cá nhân/khách lẻ kể cả các khi không lấy hóa đơn là điều bắt buộc theo các quy định mới nhất. Để tuân thủ quy định về hóa đơn, kế toán phải đảm bảo xuất hóa đơn đúng quy định. Phần mềm kế toán MISA AMIS Kế Toán giúp xuất hóa đơn cho khách lẻ/cá nhân nhanh chóng, chính xác và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật hiện hành để tránh sai sót. Trải nghiệm thao tác thực tế trên phần mềm của chúng tôi: Dùng thử miễn phí

4. Lưu ý quan trọng khi xuất hóa đơn cho cá nhân

Khi lập hóa đơn điện tử cho cá nhân, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng quy định để đảm bảo hóa đơn có giá trị pháp lý, hạn chế sai sót trong kê khai thuế và tránh các vi phạm hành chính. Một số nội dung cần lưu ý gồm:

• Lập hóa đơn đúng thời điểm theo quy định. Đối với bán hàng hóa, hóa đơn được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Đối với cung cấp dịch vụ, hóa đơn được lập khi hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc tại thời điểm thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ (trừ các trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng thuộc diện ngoại lệ theo quy định). Trường hợp giao hàng hoặc nghiệm thu theo từng đợt, doanh nghiệp phải lập hóa đơn tương ứng với từng lần bàn giao.
• Không được bỏ sót nghĩa vụ lập hóa đơn. Khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử theo quy định, kể cả trong trường hợp người mua là cá nhân, khách lẻ không yêu cầu lấy hóa đơn hoặc không cung cấp đầy đủ thông tin. Việc không lập hóa đơn khi thuộc trường hợp phải lập có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật về thuế và hóa đơn.
• Lưu ý khi xuất hóa đơn cho cá nhân là người nước ngoài. Trường hợp người mua là cá nhân nước ngoài không có mã số thuế tại Việt Nam, doanh nghiệp thực hiện ghi nhận thông tin người mua theo quy định. Nếu người mua không có địa chỉ tại Việt Nam, hóa đơn có thể sử dụng số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh hợp lệ để thay thế một số thông tin theo quy định hiện hành.
• Một số trường hợp được lược bỏ thông tin trên hóa đơn. Đối với hóa đơn điện tử bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại cho cá nhân không kinh doanh hoặc một số loại hóa đơn điện tử đặc thù như tem, vé, thẻ, pháp luật cho phép không bắt buộc thể hiện một số chỉ tiêu như tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua hoặc một số nội dung khác theo quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
• Kiểm tra thông tin trước khi phát hành hóa đơn. Doanh nghiệp cần rà soát kỹ các chỉ tiêu như thông tin người mua, hàng hóa, dịch vụ, số tiền, thuế suất và tiền thuế (nếu có) trước khi phát hành hóa đơn điện tử. Trường hợp phát hiện sai sót, việc xử lý hóa đơn phải thực hiện theo đúng trình tự và quy định hiện hành.

Có thể bạn quan tâm: Cách xử lý, hủy hóa đơn điện tử viết sai 

5. Giải đáp một số thắc mắc về việc xuất hóa đơn cho cá nhân

Câu hỏi 1: Khách lẻ không lấy hóa đơn có phải lập hóa đơn không?

Trả lời: Có. Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người bán vẫn phải lập hóa đơn điện tử theo quy định, kể cả khi người mua là cá nhân không yêu cầu lấy hóa đơn hoặc không cung cấp đầy đủ thông tin.

Câu hỏi 2: Xuất hóa đơn cho cá nhân có cần mã số thuế không? 

Trả lời: Không bắt buộc. Nếu người mua có mã số thuế thì ghi trên hóa đơn. Nếu không có thì không phải thể hiện chỉ tiêu này.

Xem thêm: Tổng hợp các Nguyên tắc xuất hóa đơn 

Câu hỏi 3: Có bắt buộc ghi địa chỉ của cá nhân trên hóa đơn không?

Trả lời: Không phải mọi trường hợp. Đối với một số hóa đơn đặc thù như bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại cho cá nhân không kinh doanh, pháp luật cho phép không bắt buộc ghi tên, địa chỉ và mã số thuế của người mua.

Câu hỏi 4: Xuất hóa đơn cho cá nhân có phải là hóa đơn GTGT không?

Không phải lúc nào cũng vậy. Loại hóa đơn sử dụng phụ thuộc vào phương pháp tính thuế của người bán:

• Doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ sử dụng hóa đơn GTGT.
• Doanh nghiệp, hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp sử dụng hóa đơn bán hàng.

Do đó, cá nhân mua hàng có thể nhận hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng, tùy thuộc vào đối tượng bán hàng và phương pháp tính thuế của người bán.

Kết luận

Nhiệm vụ của doanh nghiệp là tuân thủ đầy đủ các quy định về hóa đơn điện tử để tránh bị xử phạt cũng như hạn chế những sai sót trong công tác kế toán. Do đó, việc xuất hóa đơn cho cá nhân là một nghiệp vụ quan trọng mà kế toán cần thực hiện đúng quy định.

Để hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu quy trình này, MISA cung cấp các giải pháp kế toán phù hợp với nhiều quy mô doanh nghiệp, nổi bật là MISA AMIS Kế toán và MISA SME.

Trong đó, phần mềm kế toán doanh nghiệp MISA AMIS Kế toán là một sản phẩm thuộc hệ sinh thái quản trị doanh nghiệp hợp nhất MISA AMIS, tích hợp hơn 40 ứng dụng phục vụ các nghiệp vụ kế toán – tài chính, bán hàng, nhân sự, điều hành và nhiều lĩnh vực khác. Nhờ dữ liệu được đồng bộ trên cùng một nền tảng, doanh nghiệp có thể kết nối xuyên suốt từ bán hàng, phát hành hóa đơn điện tử đến hạch toán và lập báo cáo tài chính, giảm đáng kể thao tác nhập liệu thủ công và hạn chế sai sót.

Đối với các doanh nghiệp sử dụng MISA AMIS Kế toán hoặc MISA AMIS, phần mềm hỗ trợ tự động hóa nhiều nghiệp vụ kế toán thông qua các tính năng nổi bật như:

• Kết nối trực tiếp với phần mềm bán hàng, hoá đơn điện tử: giúp lấy về tất cả hóa đơn, chứng từ để hạch toán kế toán mà không mất công nhập liệu lại. Đồng thời, lập nhanh chứng từ bán hàn có nội dung tương tự từ báo giá/đơn đặt hàng/hợp đồng bán/phiếu xuất kho bán hàng/chứng từ mua hàng…
• Tự động nhập liệu: Tự động nhận và hạch toán chứng từ mua – bán hàng, thu tiền gửi,.. giúp nhập liệu nhanh chóng, chuẩn xác. Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ đầu vào phòng tránh rủi ro;
• Tự động lập báo cáo, tờ khai thuế… nhanh chóng, đảm bảo tính chính xác.

Kính mời Quý doanh nghiệp, Anh/Chị kế toán đăng ký trải nghiệm miễn phí bản demo phần mềm kế toán online MISA AMIS: