Process là gì? Vai trò của process trong kinh doanh

Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp cần xây dựng process rõ ràng để phân công công việc, kiểm soát tiến độ và nâng cao hiệu quả hoạt động. Thế nhưng process là gì? Vai trò của process trong vận hành doanh nghiệp được thể hiện như thế nào? Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

1. Process là gì?

Đối với câu hỏi process là gì thì thật khó trả lời ngay lập tức. Bởi lẽ, thuật ngữ này bao hàm rất nhiều nghĩa. Trong mỗi lĩnh vực, mỗi hoàn cảnh khác nhau thì process lại mang một ý nghĩa khác. Theo nghĩa tiếng Việt thì process thường được hiểu thông dụng là:

• Quá trình, độ tiến triển
• Quy trình tiến hành
• Phương pháp, cách thức
• Thủ tục pháp lý
• Chế biến gia công

Trong kinh doanh, process là quy trình chuỗi các bước được liên kết, phối hợp ăn ý với nhau. Các bước này được chỉ định cho các bên liên quan bằng những công việc cụ thể. Đích đến cuối cùng của process là cung cấp sản phẩm, dịch vụ đến khách hàng.

Mỗi phòng ban trong doanh nghiệp có nhiệm vụ riêng để đạt được những mục tiêu cụ thể. Các bước này thường lặp lại nhiều lần, được tối ưu và tiêu chuẩn hoá liên tục bởi nhiều người dùng.

>> Xem thêm: Business process là gì? Các loại quy trình kinh doanh phổ biến

2. Các loại process phổ biến 

Bóc tách process là gì chúng ta sẽ thấy thêm nhiều tầng nghĩa khác nhau. Trong kinh doanh, process thường được chia thành ba loại chính, phối hợp theo trình tự nhằm bảo đảm các hoạt động của doanh nghiệp diễn ra thống nhất và hiệu quả.

2.1. Quy trình chính

Quy trình chính bao gồm các hoạt động trực tiếp tạo ra và cung cấp sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng. Mỗi bước trong quy trình đều hướng đến việc gia tăng giá trị sản phẩm, đáp ứng nhu cầu thị trường và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Thông thường, quy trình này bao gồm sản xuất, kiểm soát chất lượng, phân phối và bán hàng. Việc chuẩn hóa từng công đoạn giúp doanh nghiệp duy trì chất lượng, tối ưu nguồn lực và cải thiện trải nghiệm khách hàng.

2.2. Quy trình hỗ trợ

Quy trình hỗ trợ không trực tiếp tạo ra giá trị cho sản phẩm cuối cùng nhưng giữ vai trò duy trì hoạt động ổn định của doanh nghiệp. Nhóm quy trình này thường liên quan đến nhân sự, tài chính, công nghệ thông tin, hành chính và chăm sóc khách hàng.

Nhờ có các hoạt động hỗ trợ, quy trình chính được triển khai thuận lợi, hạn chế gián đoạn và nâng cao hiệu suất vận hành.

2.3. Quy trình quản lý

Quy trình quản lý gắn với hoạt động hoạch định chiến lược, tổ chức, điều hành và kiểm soát doanh nghiệp. Nội dung này bao gồm việc xây dựng mục tiêu, thiết lập tiêu chuẩn hoạt động, phân bổ nguồn lực và đánh giá kết quả thực hiện.

Bên cạnh công tác lập kế hoạch, doanh nghiệp cần theo dõi, giám sát và điều chỉnh các quy trình kinh doanh để bảo đảm hoạt động vận hành đúng định hướng và đạt hiệu quả cao.

Dù có chức năng khác nhau, ba nhóm quy trình trên thường liên kết qua các hoạt động chính sau:

• Quá trình cung cấp: Thu mua và chuẩn bị các yếu tố đầu vào như vốn, tư liệu lao động, nhân lực, nguyên vật liệu và hàng hóa.
• Quá trình sản xuất: Kết hợp các yếu tố đầu vào để tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng nhu cầu của khách hàng và xã hội.
• Quá trình bán hàng: Đưa sản phẩm, dịch vụ ra thị trường, thu hồi vốn và tạo lợi nhuận cho doanh nghiệp.

MISA AMIS Quy trình – Phần mềm tự động hóa các quy trình liên phòng ban, liên thông nghiệp vụ Kế toán, Bán hàng, Nhân sự và dữ liệu kinh doanh xuyên suốt. Đăng ký NHẬN TƯ VẤN & TRẢI NGHIỆM THỰC TẾ: 

3. Vai trò của process trong kinh doanh

Những quy trình kinh doanh luôn luôn đóng vai trò quan trọng trong cấu trúc hoạt động doanh nghiệp. Bạn đã làm rõ định nghĩa process là gì và cách phân loại quy trình kinh doanh. Hãy tiếp tục phân tích vai trò của hoạt động này đối với từng đối tượng cụ thể.

Một quy trình kinh doanh có chiến lược phù hợp sẽ tối ưu lợi ích cho doanh nghiệp theo những cách sau:

• Giám rủi ro, chi tiêu: process tối thiểu chi tiêu, hạn chế rủi ro. Nó làm được điều này bằng cách đưa ra các phương pháp thực hiện công việc, xem xét nguy cơ trong tương lai.
• Cải thiện hiệu quả: process tăng cường năng suất làm việc của các bộ phận. Bởi nó việc vạch rõ các bước, động thái cần có để đem lại hiệu ứng tốt nhất cho doanh nghiệp.
• Giảm bớt lỗi gây ra từ người tham gia: process phân phối những nhiệm vụ cho người chuyên môn về hoạt động đó.
• Tập trung nhiều vào khách hàng mục tiêu: một quy trình kinh doanh tốt là quy trình luôn hướng đến khách hàng. Doanh nghiệp luôn phải lấy khách hàng làm trung tâm. Ngoài ra, quy trình đó phải liên tục cập nhật thông tin thị trường mới. Nó có thể là nhu cầu, đánh giá của khách hàng về sản phẩm, dịch vụ.
• Quản lý thời gian tốt: quy trình cải thiện hiệu quả thời gian bằng cách đề xuất và tập trung phát triển các chiến lược. Nó giảm thiểu thời gian thực hiện, đồng thời tăng năng suất hiệu quả cho hoạt động doanh nghiệp.
• Ứng dụng công nghệ kỹ thuật tân tiến: process trong kinh doanh thường xuyên thay đổi theo thời gian. Nhiều doanh nghiệp đang cố gắng áp dụng công nghệ cải tiến vào quá trình kinh doanh.
• Tăng cường khả năng giao tiếp: process giúp thu hẹp khoảng cách giao tiếp giữa các phòng ban với nhau. Nó cũng có ý nghĩa tương tự với khách hàng và công ty thông qua các nghiên cứu, đánh giá thị trường.

MISA TẶNG BẠN ĐỌC: Tài liệu hướng dẫn thiết lập quy trình cho doanh nghiệp – Từ mô hình hóa đến tự động hóa vận hành

4. Những vấn đề khi quản lý process trong kinh doanh

Sau khi đã hiểu khái niệm về process là gì cùng các loại hình và vai trò của nó, bước tiếp theo là xác định công cụ quản lý quy trình kinh doanh phù hợp. Hệ thống này còn được gọi là quản lý quy trình Kinh doanh (Business Process Management – BPM).

4.1. Khái niệm quản lý quy trình kinh doanh (BPM)

BPM là một phương pháp tổng hợp giúp doanh nghiệp điều hành và tối ưu hóa các quy trình nội bộ. BPM bao gồm các giai đoạn chính:

• Mô hình hóa (Modeling) – Tạo sơ đồ chi tiết cho quy trình.
• Tự động hóa (Automation) – Sử dụng công nghệ để thực hiện các quy trình mà không cần nhân sự can thiệp thủ công.
• Thực thi (Execution) – Triển khai các quy trình đã được mô hình hóa.
• Kiểm soát (Control) – Giám sát và điều chỉnh quá trình khi cần thiết.
• Đo lường (Measurement) – Đánh giá hiệu suất để tìm ra điểm mạnh và yếu.
• Tối ưu hóa (Optimization) – Liên tục cải tiến để đạt hiệu quả cao nhất.

4.2. Tầm quan trọng của BPM

BPM đóng vai trò chiến lược trong quản lý quy trình cả về hiệu quả ngắn hạn lẫn lợi ích lâu dài. Việc ứng dụng BPM không chỉ giúp chuẩn hóa mà còn tạo tiền đề cho doanh nghiệp triển khai các mô hình kinh doanh mới.

Mặt khác, sử dụng BPM còn mang lại khả năng tự động hóa toàn diện, từ đó tối ưu hóa chi phí vận hành, phân tích dữ liệu chính xác và cải thiện hiệu suất. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm thiểu chi phí vận hành một cách đáng kể.

4.3. Đặc điểm chính của BPM

• Liên tục cải tiến: BPM là một chu trình được thực hiện thường xuyên, gồm theo dõi, đánh giá và điều chỉnh quy trình dựa trên kết quả thực tế. Doanh nghiệp cần định kỳ rà soát các bước thực hiện, nhận diện điểm nghẽn và cập nhật phương án xử lý phù hợp với mục tiêu vận hành.

• Tập trung vào hiệu quả quy trình: BPM chú trọng đo lường thời gian xử lý, chi phí, chất lượng đầu ra và mức độ phối hợp giữa các bộ phận. Hoạt động này thường do chuyên gia hoặc đội ngũ phụ trách cải tiến quy trình đảm nhận, đồng thời phối hợp với nhân viên trực tiếp thực hiện để bảo đảm giải pháp phù hợp với thực tế.

4.4. Lợi ích của BPM đối với doanh nghiệp

• Tăng hiệu suất làm việc: BPM loại bỏ các tác vụ lặp đi lặp lại, tối ưu quy trình phối hợp nên nhân viên có thêm thời gian để tập trung vào các mục tiêu cốt lõi.
• Tiết kiệm chi phí: Nhờ vào việc tinh gọn quy trình, BPM giúp doanh nghiệp giảm chi phí đầu ra. Theo nghiên cứu của AIIM, các doanh nghiệp áp dụng BPM có thể đạt tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI) tăng đến 41% ngay trong năm đầu tiên.
• Tăng tính linh hoạt: BPM tạo điều kiện cho doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh, thích ứng với những thay đổi trong môi trường kinh doanh. Tổ chức duy trì khả năng cạnh tranh trước các thách thức mới.
• Giảm thiểu rủi ro: BPM giúp chuẩn hóa các quy trình và cung cấp cho đội ngũ nhân viên hướng dẫn cụ thể để hạn chế sai sót, tăng cường độ chính xác trong công việc.

5. Ứng dụng phần mềm quản lý quy trình toàn diện

MISA AMIS Quy trình là phần mềm quản lý quy trình kinh doanh toàn diện của Công ty Cổ phần MISA. Phần mềm giúp doanh nghiệp xây dựng, quản lý và điều chỉnh các quy trình kinh doanh một cách linh hoạt.

Dùng thử miễn phí 15 ngày

 

Tính năng nổi bật của MISA AMIS Quy trình

• Mô hình hóa quy trình: Cho phép doanh nghiệp mô phỏng các quy trình hiện tại hoặc thiết kế các quy trình mới theo yêu cầu thực tế. Đặc biệt, người dùng không cần phải có kiến thức lập trình vẫn có thể tự xây dựng và quản lý quy trình.
• Tự động hóa các bước phối hợp: MISA AMIS Quy trình hỗ trợ tự động hóa các bước phối hợp liên phòng ban. Nhân viên tiết kiệm thời gian, sếp phê duyệt nhanh chóng, từ đó nâng cao năng suất và hạn chế tối đa sự chậm trễ trong quy trình.
• Giám sát và kiểm soát: Người quản lý theo dõi toàn bộ quy trình từ đầu đến cuối, phát hiện nhanh chóng các điểm nghẽn hoặc vấn đề cần điều chỉnh.
• Phân tích và tối ưu hóa: MISA AMIS Quy trình cung cấp các báo cáo chi tiết và phân tích hiệu suất, hỗ trợ doanh nghiệp liên tục tối ưu hóa để đạt được mục tiêu kinh doanh.
• Tích hợp đa hệ thống: Dễ dàng tích hợp với các phần mềm khác trong hệ sinh thái MISA AMIS và các hệ thống phần mềm khác mà doanh nghiệp đang sử dụng. Phần mềm đóng vai trò như trung tâm kết nối nghiệp vụ Kế toán, Bán hàng, Nhân sự, tạo ra một môi trường làm việc liên kết.

Hãy khám phá thêm về MISA AMIS Quy trình và cách mà phần mềm này có thể hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số tại đây:

Kết luận

Bài viết vừa rồi là toàn bộ thông tin giải đáp thắc mắc process là gì? Process đóng vai trò như thế nào trong hoạt động kinh doanh của các tổ chức, doanh nghiệp. Hy vọng thông qua bài viết này, bạn đã nắm bắt được nhiều kiến thức. Hãy áp dụng hiệu quả để xây dựng quy trình kinh doanh tối ưu nhất cho doanh nghiệp của mình.