Những mẫu thu thập thông tin khách hàng là công cụ giúp doanh nghiệp thu thập thông tin khách hàng để xây dựng mối quan hệ với khách hàng, tăng doanh thu. Hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu những mẫu thu thập thông tin khách hàng đầy đủ trong bài viết dưới đây.
| Tải miễn phí: Tài liệu Bí quyết Thu Thập – Phân loại – Khai thác data hiệu quả |
I. Mẫu thu thập thông tin khách hàng là gì?
Mẫu thu thập thông tin khách hàng là công cụ được doanh nghiệp sử dụng để thu thập thông tin khách hàng. Những mẫu thu thập thông tin khách hàng thường được phân phối thông qua một số phương tiện như đặt trên trang Web, App mobile, phiếu khảo sát, phương tiện truyền thông xã hội, chiến dịch tiếp thị và các con đường trực tuyến và ngoại tuyến khác.
Với mẫu thu thập thông tin khách hàng, thông tin được chia làm 2 loại là thông tin cơ bản ᴠà thông tin bổ ѕung:
- Thông tin cơ bản thường: bao gồm tên, email, địa chỉ ᴠà ѕố điện thoại. Thông tin nàу không chỉ để doanh nghiệp thực hiện giao hàng cho khách, hẹn giao hàng, nhận phản hồi, xử lý vấn đề phát sinh (đối với khách hàng) mà còn để liên hệ tư ᴠấn ѕản phẩm (đối với khách hàng tiềm năng).
- Thông tin bổ ѕung bao gồm: ngàу/tháng/năm ѕinh, những chú thích ᴠà những đặc điểm riêng của khách được cập nhật ѕau mỗi lần giao tiếp. Những thông tin nàу giúp doanh nghiệp có một cái nhìn sâu sắc hơn ᴠề thói quen, ѕở thích, nhu cầu, hành vi, quá trình ra quyết cả khách hàng để thấu hiểu khách hàng, từ đó xây dựng các kịch bản chăm sóc, upsells/ cross sells, Marketing cho sản phẩm.
Sau khi thu thập thông tin khách hàng, doanh nghiệp cần công cụ để lưu trữ & quản lý thông tin khách hàng tập trung, an toàn, bảo mật.
II. Tại sao mẫu thu thập thông tin khách hàng lại quan trọng?
Mẫu thu thập thông tin khách hàng giúp doanh nghiệp xây dựng cơ sở dữ liệu đầy đủ về khách hàng. Dữ liệu này có giá trị đối với nhiều bộ phận/ phòng ban, giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng từ đó gia tăng doanh số bán hàng. Cụ thể:
- Đối với bộ phận bán hàng: Mẫu thu thập thông tin khách hàng giúp nhân viên tư vấn có thông tin để liên hệ tư vấn bán hàng, xây dựng kịch bản tiếp cận phù hợp; nhân viên xử lý đơn hàng có thông tin khách hàng để lên đơn và bàn giao vận chuyển.
- Đối với bộ phận chăm sóc khách hàng: Mẫu thu thập thông tin khách hàng là cơ sở để bộ phận CSKH hiểu khách, chăm khách, dễ dàng bán thêm (cross-sells). Đồng thời việc nắm vững thông tin khách cũng giúp dễ dàng xử lý những vấn đề phát sinh của khách hàng trong quá trình mua bán; hỗ trợ các hoạt động chăm sóc/ giải quyết khiếu nại sau bán.
- Đối với bộ phận Marketing: mẫu thu thập thông tin khách hàng giúp đội ngũ xây dựng kho data về khách hàng tiềm năng để triển khai các chiến dịch target marketing, nuôi dưỡng và chuyển đổi thành khách hàng.
III. 3 Cách thu thập thông tin khách hàng
1. Thu thập trực tiếp từ khách hàng
- Thông qua giao dịch bán hàng: Nhân viên trực tiếp thu thập thông tin khách hàng qua hóa đơn, đơn hàng, đăng ký thẻ thành viên…
- Thông qua khảo sát trực tiếp sau khi khách sử dụng sản phẩm/ dịch vụ.
- Nhân viên chủ động ghi nhận thông tin khách khi có cơ hội tiếp xúc trực tiếp, gọi điện, hỗ trợ khách hàng.
2. Thu thập thông tin khách hàng Online
- Website & Landing Page
Website và landingpage là “ngôi nhà” của doanh nghiệp trên nền tảng online để khách ghé thăm thường xuyên. Chính vì thế đây là địa điểm lý tưởng để khai thác thông tin khách hàng. Có một vài cách để doanh nghiệp lấy được thông tin như sau:
- Multi-Contact
Multi contact hỗ trợ các tiện ích trên Website để người dùng và doanh nghiệp có thể liên hệ với nhau thông qua việc tích hợp Zalo, Facebook, Mail, … Thông qua đó, doanh nghiệp cũng có thể thu thập được những thông tin cá nhân của khách hàng.
- Gắn biểu mẫu (form) đăng ký nhận tin, tư vấn, báo giá.
Form là cách nhanh chóng để chuyển thẳng thông tin khách hàng vào kho dữ liệu của Doanh nghiệp. Chỉ cần tạo nhanh form đăng ký với các trường thông tin mong muốn và gắn vào các bài blog, website, landing page để kích thích khách hàng đăng ký.
Form đăng ký có thể làm dạng form trần điền trực tiếp thông tin, Form poup khi khách ấn vào ảnh/banner hoặc khi hiển thị trong lúc đang đọc bài viết. Cách setup form cực kỳ đơn giản với công cụ MISA AMIS aiMarketing. Công cụ này giúp doanh nghiệp vừa có thể tạo landing page vừa tạo form thu lead nhanh, tiện.
- Tương tác ᴠới khách hàng thông qua mạng хã hội
Mạng xã hội (Facebook, Zalo OA, TikTok…) là đại dương xanh thu hút hàng triệu traffic mỗi ngày. Nếu tiếp cận được khách hàng trên các nền tảng này, doanh nghiệp sẽ mở rộng phễu bán hàng cực nhanh. Để thu thập thông tin, kích thích khách để lại thông tin trên mạng xã hội, các doanh nghiệp có thể:
✔️ Tạo mini game, khảo sát, quà tặng để khách điền form
✔️ Dùng chatbot thu thập tự động: Tên, số điện thoại, nhu cầu,…
✔️ Xây dựng fanpage, cộng đồng, seeding thông tin hữu ích, chia sẻ tài liệu kêu gọi để lại thông tin
✔️ Tạo các sự kiện online, thu hút khách hàng tham dự
- Sử dụng quảng cáo đa kênh
Tiến hành quảng cáo sẽ giúp doanh nghiệp tìm được nhiều khách hàng tiềm năng, dễ dàng đưa sản phẩm của bạn đến người dùng và được nhiều người biết đến. Ngày nay, doanh nghiệp sử dụng quảng cáo đa dạng trên nhiều kênh như Facebook, Email, Zalo… Thông thường, các quảng cáo này sẽ trỏ tới một trang đích chứa form thu thập thông tin khách hàng.
3. Thu thập thông tin khách hàng Offline
- Tại cửa hàng
Doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp khảo sát phản hồi của khách hàng trực tiếp tại cửa hàng. Đây là cách dễ dàng nếu như khách hàng của bạn đồng ý cung cấp. Thông qua việc trao đổi trực tiếp bạn không những khai thác được những thông tin cơ bản như tên, số điện thoại, … mà có hiểu được họ cảm thấy như thế nào về sản phẩm, dịch vụ bên mình, họ có góp ý gì cho sản phẩm hay thái độ phục vụ hay không, …
- Tổ chức hội chợ/event
Hoạt động nàу không chỉ có tác dụng quảng cáo, quảng bá cho thương hiệu của doanh nghiệp mà còn là nơi gặp gỡ, tiếp хúc, trao đổi nhằm thu thập thông tin của những khách hàng tiềm năng.
Hội khách hàng mới: Trò chuyện thu thập thông tin khách hàng trong quá trình giao dịch, đề nghị đăng ký thẻ thành viên để tích điểm và nhận nhiều ưu đãi khi mua hàng. Từ đó hãy hoàn thành mẫu thu thập thông tin khách hàng với những thông tin cơ bản như tên, số điện thoại, ngày sinh….
Phỏng vấn khách hàng: Phỏng vấn khách hàng có thể thực hiện nhiều hình thức như 1 với 1, 1 với một nhóm hoặc gửi câu hỏi khảo sát theo biểu mẫu thu thập thông tin khách hàng.
Sau khi thu thập thông tin khách hàng, doanh nghiệp cần công cụ để lưu trữ & quản lý thông tin khách hàng tập trung, an toàn, bảo mật.
Xem thêm: Cách thu thập thông tin khách hàng
IV. 5 mẫu thu thập thông tin khách hàng đầy đủ nhất
1. Khách đăng ký nhận tài liệu hoặc tham gia sự kiện
Mẫu thu thập này dùng khi khách chưa sẵn sàng mua. Mục tiêu là lấy liên hệ và một tín hiệu nhu cầu để nuôi dưỡng bằng email, Zalo hoặc SMS. Form đăng ký nhận tài liệu sẽ gồm các thông tin:
- Họ và tên
- Số điện thoại hoặc email công việc
- Tên doanh nghiệp
- Chức vụ
- Nội dung quan tâm
- Nút hành động: Nhận tài liệu ngay.
Lưu ý: Chỉ bắt buộc họ tên và một kênh liên hệ. Ngân sách, doanh thu và nhu cầu chi tiết để bước sau. Sau khi gửi, hệ thống phải gửi tài liệu và tạo lịch chăm sóc để nuôi dưỡng lead.
2. Khách yêu cầu tư vấn hoặc dùng thử
Dùng khi khách bấm Đăng ký tư vấn, Nhận demo hoặc nhắn trên website. Mục tiêu là sàng lọc mức độ phù hợp và giao đúng nhân viên. Form: Đăng ký tư vấn giải pháp sẽ gồm các trường:
- Họ và tên
- Số điện thoại
- Email công việc
- Tên doanh nghiệp
- Chức vụ
- Lĩnh vực và quy mô
- Vấn đề đang gặp
- Thời gian mong muốn được gọi
Bộ câu hỏi này sẽ phụ thuộc vào sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp cung cấp để sửa đổi sao cho phù hợp với mục đích phân loại dữ liệu của doanh nghiệp.
3. Nhân viên gặp khách tại điểm bán
Phù hợp doanh nghiệp phân phối, bán buôn, bán qua đại lý hoặc có đội đi tuyến. Mục tiêu là kiểm soát điểm bán, nhu cầu nhập hàng và chất lượng viếng thăm. Phiếu điểm bán bao gồm các thông tin:
- Thông tin điểm bán: tên điểm bán, người liên hệ, số điện thoại, địa chỉ theo tỉnh hoặc thành phố và xã hoặc phường, loại hình, tuyến, nhân viên phụ trách.
- Thông tin kinh doanh: nhóm hàng đang bán, sản lượng ước tính, nhu cầu nhập sắp tới, chính sách đang quan tâm, lý do chưa tăng đơn.
- Kết quả cuộc gặp: tình trạng điểm bán, đơn dự kiến, ngày chăm sóc lại, ảnh điểm bán, mức ưu tiên.
- Kết luận sau mỗi lần gặp: nhu cầu, cơ hội, việc cần xử lý, người phụ trách, hạn hoàn thành.
4. Khảo sát sau mua hàng hoặc sau dịch vụ
Mẫu này thường gửi sau giao hàng, nghiệm thu, lắp đặt hoặc khi đóng yêu cầu hỗ trợ. Mục tiêu là đo hài lòng, phát hiện lỗi và tìm cơ hội mua lại. Phiếu khảo sát bao gồm các thông tin:
- Mức hài lòng chung: 1 đến 5
- Chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ: 1 đến 5
- Tiến độ giao hàng hoặc xử lý: đúng hẹn, chậm, rất chậm
- Điểm cần cải thiện: chất lượng, giá, giao hàng, bảo hành, hỗ trợ, hướng dẫn sử dụng
- Khả năng mua lại: chắc chắn, có thể, chưa quyết, có thể chuyển nhà cung cấp
- Khả năng giới thiệu: 0 đến 10
- Cho phép liên hệ lại: có hoặc không
5. Chăm sóc khách cũ và thúc đẩy mua lại
Mẫu thu thập thông tin này dùng khi khách lâu chưa mua, sắp đến chu kỳ tái mua, hoặc có dấu hiệu giảm đơn. Trong mẫu này cần chú ý các thông tin sau:
Trường cần cập nhật: sản phẩm đã mua, ngày mua gần nhất, chu kỳ mua, giá trị mua, sản phẩm có thể bán thêm, kênh liên hệ ưa thích, người phụ trách, ngày cần gọi lại.
Phân loại sau cuộc gọi: mua lại ngay, có nhu cầu nhưng chưa đến lúc, cần báo giá, cần hỗ trợ kỹ thuật, không còn nhu cầu, không liên hệ được, có nguy cơ chuyển đối thủ.
Chỉ số nên theo dõi: tỷ lệ khách cũ được gọi đúng hạn, tỷ lệ mua lại, doanh thu từ khách cũ, tỷ lệ bán thêm, số khách không có người phụ trách.
V. Những lưu ý khi thu thập thông tin khách hàng
Khi tiến hành thu thập thông tin khách hàng, bạn cần lưu ý 3 điều sau:
Thứ nhất, doanh nghiệp phải xây dựng và hiển thị rõ ràng chính sách bảo vệ thông tin cá nhân cho người tiêu dùng trước hoặc tại thời điểm tiến hành thu thập thông tin, bao gồm các nội dung cơ bản sau:
+ Mục đích thu thập thông tin cá nhân;
+ Phạm vi sử dụng thông tin;
+ Thời gian lưu trữ thông tin;
+ Những người hoặc tổ chức có thể được tiếp cận với thông tin đó;
+ Địa chỉ của đơn vị thu thập và quản lý thông tin, bao gồm cách thức liên lạc
+ Phương thức và công cụ để người tiêu dùng tiếp cận và chỉnh sửa dữ liệu cá nhân của mình.
Thứ hai, nếu doanh nghiệp ủy quyền cho bên thứ ba tiến hành thu thập, lưu trữ thông tin thì trong hợp đồng ủy quyền phải quy định rõ trách nhiệm của mỗi bên, nếu hợp đồng không quy định, doanh nghiệp sẽ là người chịu trách nhiệm trước pháp luật khi có vi phạm xảy ra.
Thứ ba, phải được sự đồng ý trước của người có thông tin được thu thập bằng chức năng trực tuyến trên Website, thư điện tử, tin nhắn, hoặc những phương thức khác theo thỏa thuận giữa hai bên, trừ các trường hợp sau:
+ Thu thập thông tin cá nhân đã công bố công khai trên các Website thương mại điện tử;
+ Thu thập thông tin cá nhân để ký kết hoặc thực hiện hợp đồng mua bán hàng hóa và dịch vụ; tính giá, cước sử dụng thông tin, sản phẩm, dịch vụ trên môi trường mạng.
Do hệ thống pháp luật về dữ liệu cá nhân đã có cập nhật mới trong năm 2025 và 2026, nội dung pháp lý trong bài nên được kiểm tra lại trước khi phát hành. Đặc biệt, không nên sử dụng nguyên văn các hướng dẫn cũ nếu chưa đối chiếu với Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 và Nghị định 356/2025/NĐ-CP.
VI. Thu thập & quản lý thông tin khách hàng hiệu quả với bộ giải pháp MISA AMIS aiMarketing – AMIS CRM
Khi kết hợp giữa AMIS aiMarketing và AMIS CRM, doanh nghiệp sở hữu bộ đôi mạnh mẽ về thu thập, quản lý, phân bổ, lưu trữ data.
Tại AMIS aiMarketing, Marketer có thể lập landing page, tạo form, tạo email marketing, quản lý các tin nhắn mạng xã hội ( Facebook, zalo oa) để thu thập thông tin khách hàng. Dữ liệu này được lưu trữ tại kho data của AMIS aiMarketing để tiếp tục chăm sóc, chuyển đổi.
Với khách hàng đã có nhu cầu tìm hiểu sản phẩm/ dịch vụ, dữ liệu được tự động chuyển sang AMIS CRM để phân chia tự động cho Sale chăm sóc. Toàn bộ lịch sử của khách đều được ghi lại để các bộ phận có thể khai thác dữ liệu khách hàng tùy theo phân cấp quyền truy cập.
Đăng ký tư vấn và nhận demo giải pháp
VII. Tổng kết
Để thu thập thông tin khách hàng hiệu quả, bạn nên xây dựng hoặc tham khảo những mẫu thu thập thông tin khách hàng đầy đủ nhất. Hy vọng trong bài viết này, bạn có thể hiểu thêm những biểu mẫu thông tin khách hàng hiệu quả và sử dụng được cho doanh nghiệp của mình.
Lưu ý: Nội dung bài viết được biên soạn dựa trên quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm đăng tải, nhằm mục đích cung cấp thông tin tham khảo, không thay thế hoàn toàn tư vấn pháp lý, thuế hoặc kế toán chuyên biệt cho từng trường hợp cụ thể. Do quy định pháp luật có thể thay đổi hoặc áp dụng khác nhau tùy tình huống thực tế, MISA khuyến nghị người đọc đối chiếu văn bản pháp luật gốc (MISA có đính kèm căn cứ pháp lý gốc ở trên bài viết) hoặc liên hệ cơ quan thuế/chuyên gia tư vấn trước khi áp dụng. MISA không chịu trách nhiệm đối với thiệt hại phát sinh từ việc áp dụng thông tin trong bài viết mà không có sự xác minh phù hợp.
