[Download miễn phí] Mẫu giấy ủy quyền công ty phổ biến 2026

Giấy ủy quyền là hình thức đại diện ủy quyền do một chủ thể cá nhân, tổ chức thực hiện hành vi pháp lý đơn phương. Trong đó ghi nhận việc người ủy quyền chỉ định người nhận ủy quyền thay mình hoàn thành các công việc theo nội dung đã ghi. Vậy mẫu giấy ủy quyền công ty có gì khác biệt với giấy ủy quyền thông thường? Các doanh nghiệp cần lưu ý điều gì khi tiến hành ủy quyền?

Bài viết sẽ giải đáp cho bạn tất cả các thông tin trên cùng các mẫu ủy quyền file word mới nhất.

1. Giấy ủy quyền công ty là gì?

Giấy ủy quyền công ty là văn bản ghi nhận việc doanh nghiệp trao quyền cho một cá nhân hoặc pháp nhân khác thay mặt mình thực hiện một hoặc một số công việc nhất định trong phạm vi và thời hạn được xác định. Người được ủy quyền có thể là Phó Giám đốc, trưởng bộ phận, nhân viên trong doanh nghiệp hoặc một cá nhân/pháp nhân khác tùy vào tính chất công việc.

Bộ luật Dân sự 2015 quy định cá nhân, pháp nhân có thể ủy quyền cho cá nhân, pháp nhân khác xác lập và thực hiện giao dịch dân sự; đồng thời, người đại diện chỉ được thực hiện giao dịch trong phạm vi đại diện được xác định bởi nội dung ủy quyền, điều lệ, quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc quy định pháp luật.

Giấy ủy quyền công ty giúp đảm bảo tính pháp lý khi người được ủy quyền thực hiện các nhiệm vụ hoặc giao dịch thay mặt công ty, đồng thời xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn của các bên liên quan.

2. Khi nào doanh nghiệp cần lập giấy ủy quyền?

Doanh nghiệp có thể phát sinh nhu cầu ủy quyền trong nhiều hoạt động từ quản trị nội bộ đến giao dịch với bên ngoài. Một số trường hợp phổ biến gồm:

1. Người đại diện theo pháp luật không trực tiếp xử lý công việc: Giám đốc, Tổng Giám đốc có thể ủy quyền cho Phó Giám đốc hoặc người phụ trách thay mặt giải quyết một số công việc trong thời gian vắng mặt.

2. Ủy quyền ký hồ sơ, tài liệu, hợp đồng: Áp dụng khi doanh nghiệp cần phân cấp quyền ký báo giá, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hồ sơ thanh toán hoặc các chứng từ nội bộ.

3. Ủy quyền giao dịch với ngân hàng: Doanh nghiệp có thể ủy quyền cho kế toán hoặc cán bộ tài chính nộp hồ sơ, nhận chứng từ và thực hiện các thủ tục ngân hàng theo phạm vi được chấp thuận.

4. Ủy quyền làm việc với cơ quan thuế, BHXH, cơ quan hành chính: Nhân sự chuyên trách có thể được ủy quyền nộp, nhận, bổ sung hồ sơ, giải trình hoặc thực hiện các thủ tục hành chính liên quan.

5. Ủy quyền làm việc với khách hàng, nhà cung cấp, đối tác: Doanh nghiệp có thể phân quyền cho Giám đốc chi nhánh, trưởng phòng hoặc trưởng dự án ký kết và xử lý giao dịch trong phạm vi, hạn mức cụ thể.

Với doanh nghiệp quy mô lớn, nên quy định rõ người được ủy quyền – nội dung công việc – hạn mức – thời hạn để vừa tăng tốc xử lý, vừa kiểm soát tốt thẩm quyền.

[Download] Mẫu giấy ủy quyền giải quyết công việc chuẩn nhất hiện nay

3. Phân biệt giấy ủy quyền và hợp đồng ủy quyền

Trong thực tế, giấy ủy quyền và hợp đồng ủy quyền thường được sử dụng với mục đích để một chủ thể thay mặt chủ thể khác thực hiện công việc. Tuy nhiên, hai khái niệm không hoàn toàn giống nhau.

Điều 562 Bộ luật Dân sự 2015 quy định hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên, theo đó bên được ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc nhân danh bên ủy quyền; bên ủy quyền chỉ phải trả thù lao nếu các bên có thỏa thuận hoặc pháp luật có quy định.

Trong khi đó, pháp luật dân sự không xây dựng một định nghĩa riêng tương tự Điều 562 đối với thuật ngữ “giấy ủy quyền”. Trong thực tiễn doanh nghiệp, tên gọi này thường được dùng cho văn bản ghi nhận việc một chủ thể giao quyền cho chủ thể khác thực hiện một công việc cụ thể. Việc lựa chọn hình thức văn bản cần căn cứ vào bản chất giao dịch và các quy định chuyên ngành có liên quan.

Tiêu chí	Giấy ủy quyền	Hợp đồng ủy quyền
Bản chất	Thường được sử dụng như văn bản ghi nhận việc giao quyền cho một chủ thể khác thực hiện công việc nhất định	Là một hợp đồng, hình thành trên cơ sở sự thỏa thuận giữa bên ủy quyền và bên được ủy quyền
Chủ thể	Có bên ủy quyền và người/bên được xác định để thực hiện công việc	Có bên ủy quyền và bên được ủy quyền cùng tham gia quan hệ hợp đồng
Nội dung chính	Tập trung vào người được ủy quyền, phạm vi công việc, quyền hạn và thời hạn	Ngoài phạm vi công việc còn có thể quy định chi tiết quyền, nghĩa vụ, thù lao, chi phí, trách nhiệm và chấm dứt hợp đồng
Mức độ phức tạp	Thường phù hợp với công việc cụ thể, phạm vi tương đối rõ	Phù hợp khi quan hệ ủy quyền phức tạp hoặc cần quy định cụ thể trách nhiệm giữa các bên
Ứng dụng trong doanh nghiệp	Thường gặp khi ủy quyền ký hồ sơ, nhận giấy tờ, thực hiện thủ tục hoặc xử lý một nhiệm vụ cụ thể	Có thể sử dụng cho những công việc kéo dài, phức tạp hoặc cần xác định rõ nghĩa vụ của bên nhận ủy quyền

4. Tải về mẫu ủy quyền công ty mới nhất

Dưới đây là các mẫu giấy ủy quyền công ty mới nhất, mời bạn tham khảo và tải về.

4.1 Mẫu giấy ủy quyền ký kết hợp đồng

Dưới đây là mẫu giấy ủy quyền ký kết hợp đồng cho công ty. Mẫu này cần được điền đầy đủ thông tin và có chữ ký của người đại diện pháp luật, đồng thời có thể cần được công chứng nếu yêu cầu.

4.2 Mẫu giấy ủy quyền thu hồi nợ

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc thu hồi nợ từ các đối tác, khách hàng là một công việc quan trọng nhưng không hề đơn giản. Để đảm bảo quyền lợi và giúp việc thu hồi nợ diễn ra thuận lợi, nhiều doanh nghiệp lựa chọn phương án ủy quyền cho một cá nhân hoặc bộ phận có trách nhiệm đảm nhận.

4.3 Mẫu giấy ủy quyền quyết toán thuế thu nhập cá nhân

Trong quá trình làm việc, cá nhân có thể gặp phải nhiều khó khăn khi thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân, đặc biệt khi không có đủ thời gian hoặc kiến thức chuyên môn. Giấy ủy quyền quyết toán thuế TNCN chính là công cụ pháp lý giúp xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm của bên được ủy quyền, đồng thời đảm bảo quá trình quyết toán diễn ra thuận lợi, đúng quy định pháp luật.

4.4 Mẫu giấy ủy quyền giao nhận chứng từ

Mẫu giấy ủy quyền giao nhận chứng từ được sử dụng khi một cá nhân hoặc tổ chức muốn ủy quyền cho người khác thay mặt mình thực hiện việc giao nhận các loại chứng từ (như hóa đơn, chứng từ ngân hàng, chứng từ xuất nhập khẩu, v.v.). Mẫu này cần được điền đầy đủ thông tin và có chữ ký của cả bên ủy quyền và bên được ủy quyền.

5. Hướng dẫn cách viết giấy ủy quyền công ty

Bước 1. Xác định đúng người có thẩm quyền ủy quyền

Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định ai là người có quyền thay mặt doanh nghiệp thực hiện việc ủy quyền. Thông thường, đó có thể là người đại diện theo pháp luật hoặc người đang có thẩm quyền phù hợp theo điều lệ, quyết định phân cấp hoặc văn bản ủy quyền hợp lệ trước đó.

Doanh nghiệp nên kiểm tra:

• Chức danh và thẩm quyền của người ủy quyền;
• Điều lệ, quy chế phân quyền nội bộ;
• Phạm vi công việc mà người đó được phép quyết định;
• Có được phép ủy quyền lại hay không trong trường hợp cần thiết.

Bước 2. Xác định chính xác người được ủy quyền

Giấy ủy quyền cần ghi đầy đủ thông tin nhận diện của người được giao thực hiện công việc, chẳng hạn:

• Họ và tên;
• Ngày sinh;
• Số CCCD/Hộ chiếu;
• Chức vụ, phòng ban;
• Địa chỉ hoặc thông tin liên hệ khi cần thiết.

Đối với doanh nghiệp, nên lựa chọn người có chuyên môn, vị trí công việc và mức độ trách nhiệm phù hợp với nội dung được ủy quyền. Ví dụ, nghiệp vụ ngân hàng có thể giao cho nhân sự tài chính – kế toán; việc ký hồ sơ dự án có thể giao cho người phụ trách dự án.

Bước 3. Mô tả cụ thể phạm vi ủy quyền

Đây là một trong những nội dung quan trọng nhất. Doanh nghiệp không nên chỉ ghi chung chung như “thay mặt công ty giải quyết mọi công việc” nếu nhu cầu thực tế chỉ giới hạn ở một số nhiệm vụ.

Thay vào đó, cần mô tả rõ:

• Công việc được phép thực hiện;
• Loại hồ sơ, hợp đồng hoặc giao dịch được ký;
• Đối tác hoặc cơ quan được phép làm việc;
• Giá trị hoặc hạn mức giao dịch nếu có;
• Quyền ký, nhận hồ sơ, nộp hồ sơ hoặc thực hiện các thủ tục liên quan.

Ví dụ: “Được thay mặt Công ty ký các đơn đặt hàng với nhà cung cấp có giá trị không vượt quá 100 triệu đồng/giao dịch.”

Việc giới hạn cụ thể giúp doanh nghiệp kiểm soát quyền hạn tốt hơn, bởi theo Bộ luật Dân sự 2015, người đại diện chỉ được xác lập và thực hiện giao dịch trong phạm vi đại diện được xác định.

Bước 4. Xác định thời gian có hiệu lực

Giấy ủy quyền cần ghi rõ thời điểm bắt đầu và kết thúc hoặc xác định thời hạn theo một công việc cụ thể.

Doanh nghiệp có thể lựa chọn:

• Có hiệu lực từ ngày… đến ngày…;
• Có hiệu lực cho đến khi hoàn thành công việc được ủy quyền;
• Có hiệu lực trong một khoảng thời gian nhất định.

Việc ghi rõ thời hạn giúp tránh tình trạng giấy ủy quyền đã hết hiệu lực nhưng vẫn tiếp tục được sử dụng, đồng thời thuận tiện cho doanh nghiệp trong việc theo dõi và thu hồi quyền hạn khi cần thiết.

Bước 5. Quy định giới hạn trách nhiệm và quyền ký

Ngoài việc nêu công việc được phép thực hiện, doanh nghiệp nên quy định rõ những việc người được ủy quyền không được thực hiện.

Ví dụ:

• Không được ký giao dịch vượt quá hạn mức;
• Không được thay đổi điều khoản thương mại ngoài phạm vi cho phép;
• Không được tiếp tục ủy quyền cho người khác nếu chưa được chấp thuận;
• Không được sử dụng quyền được giao cho mục đích ngoài công việc;
• Phải báo cáo hoặc xin phê duyệt trước đối với giao dịch vượt ngưỡng nhất định.

Đây là bước đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp có nhiều cấp quản lý, chi nhánh hoặc phòng ban, bởi việc phân quyền quá rộng có thể làm tăng rủi ro kiểm soát nội bộ.

Bước 6. Kiểm tra, phê duyệt và lưu trữ giấy ủy quyền

Trước khi ban hành, doanh nghiệp nên rà soát lại toàn bộ giấy ủy quyền về:

• Thông tin doanh nghiệp và các bên;
• Thẩm quyền của người ký;
• Nội dung và phạm vi ủy quyền;
• Thời hạn hiệu lực;
• Hạn mức giao dịch;
• Chữ ký và các yêu cầu về hình thức;
• Yêu cầu riêng của ngân hàng, đối tác hoặc cơ quan tiếp nhận hồ sơ nếu có.

Sau khi được phê duyệt, giấy ủy quyền nên được lưu trữ tập trung và có cơ chế theo dõi trạng thái đang hiệu lực – sắp hết hạn – đã hết hiệu lực – đã thu hồi. Với doanh nghiệp có số lượng lớn hồ sơ và nhiều cấp phê duyệt, việc quản lý tập trung còn giúp CEO dễ dàng kiểm soát ai đang được trao quyền, quyền đến đâu và trong thời gian nào.

6. 5 rủi ro CEO cần lưu ý khi quản lý ủy quyền trong doanh nghiệp

Ủy quyền giúp doanh nghiệp phân cấp và tăng tốc xử lý công việc, nhưng nếu thiếu cơ chế kiểm soát, đây cũng có thể trở thành điểm phát sinh rủi ro trong vận hành.

• Phạm vi ủy quyền quá rộng

Nếu nội dung ủy quyền không giới hạn rõ công việc, hạn mức hoặc loại giao dịch, người được ủy quyền có thể đưa ra quyết định vượt quá chủ đích ban đầu của lãnh đạo. Với các giao dịch tài chính, hợp đồng hoặc cam kết với đối tác, rủi ro này càng đáng lưu ý.

• Giấy ủy quyền hết hạn nhưng vẫn được sử dụng

Doanh nghiệp quản lý giấy ủy quyền thủ công dễ bỏ sót thời hạn hiệu lực. Khi văn bản đã hết hạn nhưng vẫn được sử dụng, giao dịch có thể phát sinh tranh chấp hoặc gây khó khăn trong việc xác định trách nhiệm.

• Không kiểm soát được ai đang có quyền ký

Khi có nhiều cấp quản lý, chi nhánh và phòng ban, CEO có thể khó nắm được ai đang được quyền ký, được ký loại hồ sơ nào và đến hạn mức bao nhiêu. Điều này làm giảm tính minh bạch trong phân quyền.

• Văn bản ủy quyền phân tán, khó tra cứu

Giấy ủy quyền lưu rải rác qua email, file cá nhân hoặc bản giấy khiến việc kiểm tra, đối chiếu và truy xuất lịch sử mất nhiều thời gian, đặc biệt khi cần rà soát trách nhiệm hoặc phục vụ kiểm toán nội bộ.

• Thiếu cơ chế phê duyệt trước khi phát sinh giao dịch

Nếu doanh nghiệp chỉ quản lý “giấy ủy quyền” mà chưa có quy trình phê duyệt rõ ràng, một số quyết định vẫn có thể được thực hiện khi chưa qua đúng cấp có thẩm quyền. Đây là điểm nghẽn lớn trong kiểm soát nội bộ.

Với CEO, bài toán không chỉ nằm ở việc có một mẫu giấy ủy quyền đúng, mà quan trọng hơn là kiểm soát được ai có quyền quyết định, trong phạm vi nào và tại thời điểm nào. Khi số lượng đề xuất, phê duyệt và ủy quyền tăng lên, doanh nghiệp cần một hệ thống giúp chuẩn hóa luồng xử lý, kiểm soát thẩm quyền và lưu vết toàn bộ quá trình. Đây cũng là lý do các nền tảng như MISA AMIS Quy trình ngày càng đóng vai trò quan trọng trong việc số hóa và kiểm soát vận hành doanh nghiệp.

7. MISA AMIS Quy trình – Số hóa quy trình phê duyệt và kiểm soát thẩm quyền trong doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, số lượng đề xuất, phê duyệt và yêu cầu phối hợp giữa các phòng ban tăng nhanh. Nếu vẫn xử lý qua giấy tờ, email hoặc tin nhắn, nhà quản lý rất dễ rơi vào tình trạng chậm duyệt, khó truy vết, thiếu minh bạch trách nhiệm và khó kiểm soát đúng thẩm quyền.

AMIS Quy trình giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ luồng xử lý trên một hệ thống thống nhất, từ khâu tạo đề xuất, chuyển phê duyệt, theo dõi trạng thái đến lưu vết lịch sử thực hiện. Qua đó, CEO có thể kiểm soát tốt hơn cả quy trình, trách nhiệm và quyền ra quyết định trong tổ chức.

Dùng thử miễn phí

• Chuẩn hóa quy trình phê duyệt theo cơ cấu quản trị: Tùy từng loại đề xuất, giá trị giao dịch hoặc mức độ quan trọng, doanh nghiệp có thể xây dựng các cấp phê duyệt khác nhau. Nhờ đó, mỗi hồ sơ được đưa đến đúng cấp có thẩm quyền, hạn chế tình trạng bỏ bước, duyệt sai cấp hoặc xử lý theo kinh nghiệm cá nhân.
• Linh hoạt số hóa nhiều quy trình nội bộ: Không chỉ phục vụ các quy trình liên quan đến ủy quyền và phê duyệt, MISA AMIS Quy trình còn có thể được ứng dụng cho nhiều nghiệp vụ thường xuyên trong doanh nghiệp như đề nghị thanh toán, đề nghị mua hàng, cấp phát tài sản…

• Tự động hóa quy trình làm việc liên thông giữa các nghiệp vụ cốt lõi: MISA AMIS Quy trình không chỉ số hóa từng quy trình riêng lẻ mà còn giúp kết nối các bước xử lý giữa nhiều nghiệp vụ cốt lõi trong doanh nghiệp. Dữ liệu và yêu cầu có thể được luân chuyển xuyên suốt giữa các bộ phận, hạn chế việc nhập lại thông tin hoặc chuyển giao thủ công.

• Số hóa tập trung và tự động hóa toàn bộ quy trình doanh nghiệp trên một nền tảng.
• Gửi thông báo tức thời đến các bên liên quan khi đề nghị, đề xuất được duyệt hoặc từ chối, đảm bảo quy trình diễn ra liên tục, giảm độ trễ do phải chờ đợi.
• Người dùng có thể xem, phản hồi các đề xuất một cách trực tiếp trên ứng dụng, cải thiện thời gian phản hồi và hiệu quả công việc.
• Lãnh đạo nhanh chóng nắm bắt được tình hình áp dụng quy trình theo phòng ban/nhân viên, phát hiện và ghi nhận những điểm vi phạm trong quá trình giám sát.

Nhận BÁO GIÁ & DEMO miễn phí

Tạm kết

Trong một doanh nghiệp, người đứng đầu thường gặp tình huống phải ủy quyền cho cấp dưới hoặc nhân viên đại diện thực hiện quyền hạn, nghĩa vụ vì tính chất công việc bận rộn. Do đó, doanh nghiệp cần nắm rõ cách thức soạn thảo mẫu giấy uỷ quyền công ty chính xác nhất để ứng dụng hiệu quả vào các trường hợp thực tế. Ngoài ra, các phần mềm giúp tự động hóa quy trình ủy quyền, ký duyệt cũng cần được ứng dụng để hoạt động của doanh nghiệp không bị gián đoạn.