Trong quá trình sử dụng hóa đơn đặt mua của cơ quan thuế, doanh nghiệp có thể gặp các tình huống như viết sai, mất, cháy, hỏng hóa đơn hoặc hóa đơn đã lập nhưng phát sinh vấn đề cần xử lý. Nếu thực hiện không đúng quy định, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro về thuế và hóa đơn. Bài viết dưới đây của phần mềm kế toán MISA AMIS Kế toán sẽ hướng dẫn xử lý hóa đơn đặt mua bị viết sai, mất, cháy, hỏng theo quy định của cơ quan thuế, giúp kế toán xác định đúng cách xử lý và hồ sơ cần thực hiện trong từng trường hợp.
1. Xử lý hóa đơn ghi sai thông tin
Trong quá trình lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp có thể gặp các sai sót như sai mã số thuế, tên hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế, tên hoặc địa chỉ người mua… Từ 01/07/2026, việc xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai được thực hiện theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trên cơ sở quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Tùy vào nội dung sai sót, người bán có thể thông báo hóa đơn lập sai mà không phải lập lại, lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế.
1.1 Hóa đơn sai tên, địa chỉ hoặc nội dung không ảnh hưởng đến số thuế
Trường hợp hóa đơn có sai sót về tên, địa chỉ, số tiền bằng chữ hoặc các nội dung khác, nhưng không sai mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn, người bán không phải lập lại hóa đơn.
Người bán thực hiện:
- Thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai;
- Gửi thông báo hóa đơn điện tử đã lập sai đến cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục III ban hành kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Ví dụ, doanh nghiệp ghi sai tên hoặc địa chỉ của người mua nhưng mã số thuế, hàng hóa, số tiền, thuế suất và tiền thuế đều chính xác thì không cần lập hóa đơn điều chỉnh hay hóa đơn thay thế.
1.2 Hóa đơn sai mã số thuế, hàng hóa, số tiền, thuế suất hoặc tiền thuế
Nếu hóa đơn có sai sót về mã số thuế, tên hàng hóa, quy cách, chất lượng hàng hóa, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế.
Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh
Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ:
“Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”
Nếu điều chỉnh về giá trị”
- Điều chỉnh tăng: Ghi số dương
- Điều chỉnh giảm: Ghi số âm
Giá trị điều chỉnh phải phản ánh đúng nội dung cần điều chỉnh.
Cách 2: Lập hóa đơn thay thế
Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn sai. Hóa đơn thay thế phải ghi:
“Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”
Sau khi lập, ngừoi bán ký số và gửi cho người mua hoặc gửi cơ quan thuế để được cấp mã trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
1.3 Văn bản thỏa thuận khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn
Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai.
Văn bản thỏa thuận cần được lưu giữ cùng hồ sơ liên quan để làm căn cứ giải trình khi cần thiết.
Đối với trường hợp người mua là cá nhân, người bán thực hiện thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán nếu có.
Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp đều bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận. Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định một số trường hợp ngoại lệ, chẳng hạn người bán chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử, chuyển cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch hoặc hoạt động mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác.
1.4 Trường hợp lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn sai
Nếu trong cùng một tháng, người bán lập nhiều hóa đơn cho cùng một người mua và các hóa đơn có cùng nội dung sai sót thuộc trường hợp được phép xử lý tập trung, người bán có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn đã lập sai.
Khi thực hiện, người bán lập kèm Bảng kê các hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT tại Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC.
1.5 Nếu hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế tiếp tục bị sai
Sau khi người bán đã xử lý hóa đơn sai bằng hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, nếu tiếp tục phát hiện sai sót thì các lần xử lý tiếp theo phải tiếp tục sử dụng đúng hình thức đã lựa chọn ban đầu.
Ví dụ:
- Hóa đơn gốc sai → đã xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh → nếu hóa đơn điều chỉnh tiếp tục sai thì lập hóa đơn điều chỉnh tiếp theo.
- Hóa đơn gốc sai → đã xử lý bằng hóa đơn thay thế → nếu hóa đơn thay thế tiếp tục sai thì lập hóa đơn thay thế tiếp theo.
Quy định này giúp thống nhất chuỗi xử lý sai sót và tránh việc thay đổi liên tục giữa phương thức điều chỉnh và thay thế.
1.6 Hóa đơn lập trước ngày 01/07/2026 nhưng phát hiện sai sau đó
Đối với hóa đơn được lập trước thời điểm 01/07/2026, cần xác định văn bản pháp luật được áp dụng tại thời điểm lập hóa đơn.
- Nếu hóa đơn được lập theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, khi phát hiện sai sau khi chuyển sang quy định mới thì thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định.
- Nếu hóa đơn được lập theo các quy định cũ hơn như Nghị định 51/2010/NĐ-CP, Nghị định 04/2014/NĐ-CP và văn bản hướng dẫn liên quan, khi phát hiện sai thì thực hiện theo quy định chuyển tiếp, trong đó phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai và lập hóa đơn điện tử mới thay thế.
1.7 Một số trường hợp đặc thù
Nếu hóa đơn điện tử đã lập sai là hóa đơn điện tử từ máy tính tiền hoặc hóa đơn điện tử bán hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, người bán thực hiện lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập sai.
Ngoài ra, với trường hợp đặc thù liên quan đến bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử, cơ sở dữ liệu thông tin chi tiết giao dịch, điều chỉnh giá bán buôn điện, phí bảo hiểm chưa thu được tiền hoặc chênh lệch giá khí thiên nhiên do quy đổi ngoại tệ. Những trường hợp này cần được áp dụng đúng theo quy định riêng tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Lưu ý: Đối với hóa đơn điện tử hiện hành, doanh nghiệp cần phải rà soát, xác định nội dung sai ssot trước, sau đó lựa chọn đúng phương án là thông báo hóa đơn sai mà không lập lại, lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
2. Xử lý hóa đơn bị mất, cháy, hỏng
Do hóa đơn điện tử được lập, truyền nhận và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử nên các trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn giấy không còn phổ biến như trước. Tuy nhiên, việc mất, cháy, hỏng vẫn có thể phát sinh đối với hóa đơn giấy thuộc trường hợp được sử dụng và xử lý theo quy định, đặc biệt là hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế.
Đối với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không xử lý theo cách mất liên 1, liên 2 như hóa đơn giấy mà cần bảo đảm dữ liệu được lưu trữ, bảo quản và có thể truy xuất khi cần thiết theo quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử. Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định riêng về việc bảo quản, lưu trữ hóa đơn, chứng từ điện tử.
2.1 Trường hợp tự phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn giấy
Đối với hóa đơn đặt in đã mua của cơ quan thuế, khi phát hiện hóa đơn đã lập hoặc chưa lập bị mất, cháy, hỏng, người nộp thuế phải thực hiện báo cáo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Theo thủ tục hành chính đang được công bố trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia, người nộp thuế sử dụng Mẫu số BC21/HĐG – Báo cáo mất, cháy, hỏng hóa đơn để thông báo với cơ quan thuế. Thời hạn thực hiện là chậm nhất 05 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng hóa đơn. Nếu ngày cuối cùng của thời hạn trùng với ngày nghỉ theo quy định thì thời hạn được tính đến ngày làm việc tiếp theo.
2.2 Trường hợp mất, cháy, hỏng liên 2 của hóa đơn giấy đã lập
Trường hợp người bán đã lập hóa đơn giấy đúng quy định nhưng sau đó liên 2 của hóa đơn bị mất, cháy hoặc hỏng, người bán và người mua cần lập biên bản ghi nhận sự việc để xác định tình trạng và nguyên nhân mất, cháy, hỏng hóa đơn.
Biên bản nên thể hiện các thông tin cơ bản như:
- Tên, mã số thuế của người bán và người mua;
- Số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn bị mất, cháy, hỏng;
- Thời điểm phát hiện sự việc;
- Nguyên nhân mất, cháy, hỏng;
- Trách nhiệm của bên làm mất, cháy, hỏng hóa đơn;
- Các thông tin cần thiết khác liên quan đến hóa đơn.
Người bán có thể cung cấp bản sao hóa đơn và xác nhận các thông tin liên quan để người mua lưu cùng hồ sơ chứng từ. Người bán và người mua chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng hóa đơn và các tài liệu cung cấp liên quan.
Việc sử dụng bản sao hóa đơn làm căn cứ kế toán, kê khai hoặc khấu trừ thuế còn phải đáp ứng các điều kiện tương ứng của pháp luật về thuế và kế toán; không nên mặc định mọi trường hợp mất bản gốc đều được kê khai, khấu trừ thuế chỉ dựa trên bản sao.
2.3 Trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn có liên quan đến bên thứ 3
Trường hợp hóa đơn giấy đã lập bị mất, cháy, hỏng do bên thứ ba thực hiện việc vận chuyển, giao nhận hoặc chuyển hóa đơn, trách nhiệm được xác định dựa trên việc bên thứ ba do người bán hay người mua thuê.
Nếu bên thứ ba do người bán thuê: Người bán phối hợp với người mua lập biên bản ghi nhận sự việc, xác định nguyên nhân mất, cháy, hỏng và cung cấp các tài liệu cần thiết liên quan đến hóa đơn.
Nếu bên thứ ba do người mua thuê: Người mua phối hợp với người bán xác nhận việc mất, cháy, hỏng hóa đơn và các thông tin liên quan để hoàn thiện hồ sơ.
Theo thủ tục hành chính đang được công bố, trường hợp mất, cháy, hỏng liên 2 hóa đơn đã sử dụng có liên quan đến bên thứ ba được xem xét dựa trên việc bên thứ ba do người bán hay người mua thuê để xác định trách nhiệm và xử lý theo quy định.
2.4 Hóa đơn điện tử bị mất dữ liệu phải xử lý thế nào?
Đối với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp không có khái niệm mất liên 1 hoặc liên 2 như hóa đơn giấy. Thay vào đó, doanh nghiệp cần bảo đảm dữ liệu hóa đơn được lưu trữ an toàn, đầy đủ và có khả năng truy xuất khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định hóa đơn, chứng từ điện tử phải được bảo quản, lưu trữ theo quy định. Do đó, khi xảy ra sự cố làm mất hoặc không thể truy xuất dữ liệu hóa đơn, doanh nghiệp cần kiểm tra hệ thống lưu trữ, khôi phục dữ liệu và phối hợp với đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử hoặc cơ quan thuế khi cần thiết.
2.5 Một số lưu ý khi xử lý hóa đơn bị mất, cháy, hỏng
Khi phát sinh sự cố mất, cháy, hỏng hóa đơn, doanh nghiệp cần xác định trước loại hóa đơn và thời điểm lập hóa đơn để áp dụng đúng quy định.
Đối với hóa đơn điện tử đang sử dụng theo quy định hiện hành, doanh nghiệp không áp dụng cách xử lý của hóa đơn giấy như gạch chéo liên, thu hồi liên 2 hoặc lập hồ sơ mất hóa đơn giấy.
Đối với hóa đơn giấy đặt in của cơ quan thuế, người nộp thuế cần thực hiện đúng thủ tục báo cáo mất, cháy, hỏng theo quy định và thời hạn được cơ quan thuế hướng dẫn. Hiện thủ tục trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia vẫn quy định thời hạn gửi Mẫu BC21/HĐG là không quá 05 ngày kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu giữ biên bản, bản sao hóa đơn và các tài liệu liên quan đến sự việc để có cơ sở giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra.
Kết luận
Như vậy, hướng dẫn xử lý hóa đơn đặt mua bị viết sai, mất, cháy, hỏng theo quy định của cơ quan thuế cần được thực hiện tùy theo loại hóa đơn, nội dung sai sót và thời điểm phát sinh. Với hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần xử lý sai sót theo đúng quy định hiện hành và bảo đảm dữ liệu được lưu trữ, truy xuất đầy đủ. Với hóa đơn giấy đặt mua của cơ quan thuế, kế toán cần thực hiện đúng thủ tục báo cáo khi xảy ra mất, cháy, hỏng và lưu giữ đầy đủ hồ sơ liên quan.
Để giảm thời gian xử lý thủ công, hạn chế sai sót và quản lý hóa đơn tập trung, doanh nghiệp có thể ứng dụng phần mềm kế toán online MISA AMIS. Giải pháp hỗ trợ quản lý, lưu trữ và kiểm soát hóa đơn, đồng thời kết nối dữ liệu kế toán – thuế, giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong công tác quản lý tài chính và tuân thủ quy định.
Phần mềm kế toán MISA AMIS mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:
- Quản lý hóa đơn điện tử tự động: Tự động tạo, gửi, nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật thuế.
- Tự động kiểm tra, cảnh báo sai sót hóa đơn: Giúp kịp thời phát hiện và xử lý các lỗi trên hóa đơn, tránh rủi ro bị phạt.
- Tích hợp quản lý thuế: Hỗ trợ tổng hợp báo cáo thuế GTGT, thuế TNCN, thuế TNDN nhanh chóng, chính xác.
- Lưu trữ dữ liệu an toàn, bảo mật trên nền tảng điện toán đám mây: Dữ liệu được bảo vệ tối ưu, truy cập mọi lúc mọi nơi.
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: Phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp, tiết kiệm thời gian đào tạo nhân viên.
- Báo cáo tùy chỉnh đa dạng: Hỗ trợ lập các báo cáo tài chính, thuế, quản lý theo yêu cầu riêng của doanh nghiệp.
Hãy trải nghiệm ngay phần mềm kế toán online MISA AMIS để quản lý hóa đơn và tài chính hiệu quả, minh bạch, tiết kiệm thời gian.
Lưu ý: Nội dung bài viết được biên soạn dựa trên quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm đăng tải, nhằm mục đích cung cấp thông tin tham khảo, không thay thế hoàn toàn tư vấn pháp lý, thuế hoặc kế toán chuyên biệt cho từng trường hợp cụ thể. Do quy định pháp luật có thể thay đổi hoặc áp dụng khác nhau tùy tình huống thực tế, MISA khuyến nghị người đọc đối chiếu văn bản pháp luật gốc (MISA có đính kèm căn cứ pháp lý gốc ở trên bài viết) hoặc liên hệ cơ quan thuế/chuyên gia tư vấn trước khi áp dụng. MISA không chịu trách nhiệm đối với thiệt hại phát sinh từ việc áp dụng thông tin trong bài viết mà không có sự xác minh phù hợp.
