Khi áp dụng Nghị định 254/2026/NĐ-CP, nhiều quy định về hóa đơn điện tử đã được điều chỉnh, trong đó không còn sử dụng thuật ngữ “bản thể hiện của hóa đơn điện tử”. Thay vào đó, doanh nghiệp cần hiểu đúng quy định về dữ liệu hóa đơn điện tử, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy và giá trị pháp lý của từng hình thức. Bài viết dưới đây của phần mềm kế toán MISA AMIS Kế toán sẽ cập nhật những nội dung quan trọng theo quy định mới nhất.
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là hóa đơn được lập dưới dạng dữ liệu điện tử theo quy định của pháp luật về hóa đơn, phản ánh thông tin bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ giữa bên bán và bên mua. Sau khi được lập, hóa dơn điện tử có giá trị pháp lý khi đáp ứng đầy đủ các quy định của Nghị định 254/2026/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan.
Đặc điểm của hóa đơn điện tử:
- Được tạo lập, phát hành, gửi, nhận và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử
- Có đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định của pháp luật về hóa đơn
- Được ký điện tử trong các trường hợp pháp luật quy định
- Sau khi hóa đơn đã được lập, nếu phát hiện sai sót thì không được sửa trực tiếp mà phải xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo quy định của Nghị định 254/2026/NĐ-CP
- Có giá trị pháp lý khi được lập đúng quy định và đáp ứng các điều kiện của pháp luật về hóa đơn điện tử
2. Bản hiển thị của hóa đơn điện tử là gì?
Bản hiển thị của hóa đơn điện tử là hình thức hiển thị nội dung của dữ liệu hóa đơn điện tử trên màn hình hoặc dưới dạng bản giấy sau khi chuyển đổi để phục vụ tra cứu, đối chiếu, lưu trữ hoặc thực hiện nghiệp vụ kế toán.
Theo Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, việc chuyển đổi phải đảm bảo nội dung trên bản giấy khớp đúng với dữ liệu hóa đơn điện tử. Trường hợp chuyển đổi để phục vụ ghi sổ, lưu trữ thì bản giấy không có giá trị giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Đọc thêm: Hóa đơn điện tử là gì? Tổng hợp toàn bộ quy định về hóa đơn điện tử
Trong các đơn vị được Tổng cục Thuế cấp phép cung cấp hoá đơn điện tử, MISA được đánh giá vượt trội nhờ nhiều tính năng thông minh và hệ thống liên thông dữ liệu giữa hóa đơn điện tử với phần mềm kế toán. Phần mềm hoá đơn điện tử MISA meInvoice được kết nối trực tiếp với phần mềm kế toán online MISA AMIS, giúp kế toán có thể trực tiếp xuất hoá đơn ngay trên từ phần mềm, tra cứu nhanh chóng thông tin hóa đơn và đồng bộ thông tin từ hóa đơn điện tử lên phần mềm kế toán để hạch toán tự động, chính xác và đầy đủ.
3. Quy định về bản thể hiện của hóa đơn điện tử
3.1. Nội dung bắt buộc của hóa đơn điện tử theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Theo khái niệm thì bản thể hiện của hoá đơn điện tử sẽ thể hiện/phản ánh đầy đủ nội dung của hoá đơn điện tử. Như vậy, trên bản thể hiện của hoá đơn điện tử sẽ có các nội dung sau đây:
- Tên hóa đơn
- Ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu có)
- Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền
- Thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có)
- Tổng tiền thanh toán
- Thời điểm lập hóa đơn
- Chữ ký điện tử của người bán theo trường hợp pháp luật quy định
- Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã
- Các nội dung khác theo từng loại hóa đơn hoặc theo quy định của pháp luật
Đọc thêm Các bước chuyển đổi hoá đơn điện tử theo quy định mới nhất
4.2. Lưu trữ hóa đơn điện tử
Theo quy định của Nghị định, doanh nghiệp cần đáp ứng các yêu cầu dưới đây khi lưu trữ hóa đơn điện tử:
- Lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật về kế toán, quản lý thuế và giao dịch điện tử
- Bảo đảm dữ liệu được lưu trữ an toàn, toàn vẹn, có thể truy cập, tra cứu và cung cấp cho cơ quan có thẩm quyền khi được yêu cầu
- Hóa đơn điện tử có thể được chuyển đổi thành hóa đơn giấy để phục vụ ghi sổ kể toán, lưu trữ hồ sơ, kiểm tra, thanh tra hoặc đối chiếu.
- Việc chuyển đổi phải bảo đảm nội dung trên bản giấy khớp đúng với dữ liệu hóa đơn điện tử
- Hóa đơn giấy chuyển đổi không có giá trị giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác
- Thời hạn lưu trữ hóa đơn điện tử được thực hiện theo Luật Kế toán và các quy định pháp luật có liên quan
4.3. Về tính toàn vẹn của dữ liệu hóa đơn điện tử
Dữ liệu hóa đơn điện tử phải bảo đảm tính toàn vẹn trong suốt quá trình quản lý và lưu trữ, cụ thể như sau:
- Dữ liệu hóa đơn điện tử phải được lưu trữ đầy đủ, chính xác và không bị sửa đổi trái với quy định
- Trường hợp chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy, nội dung trên bản giấy phải khớp đúng dữ liệu hóa đơn điện tử theo điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP
- Doanh nghiệp phải đảm bảo an toàn, bảo mật và khả năng truy cập dữ liệu hóa đơn điện tử trong thời gian lưu trữ theo quy định của pháp luật
- Khi cơ quan chức năng có thẩm quyền yêu cầu, doanh nghiệp phải cung cấp dữ liệu hóa đơn điện tử và các tài liệu liên quan theo quy định
5. Lưu ý khi chuyển đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy
Theo Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP khi chuyern đổi hóa đơn điện tử thành hóa đơn giấy cần lưu ý những vấn đề dưới đây:
- Việc chuyển đổi chỉ cần được thực hiện để phục vụ ghi sổ kế toán, lưu trữ hồ sơ, kiểm tra, thanh tra, kiểm toán hoặc đối chiếu theo quy định
- Nội dung trên hóa đơn giấy phải khớp đúng với dữ liệu hóa đơn điện tử
- Hóa đơn giấy chuyển đổi không có giá trị giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác
- Doanh nghiệp vẫn phải lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định của pháp luật về kế toán, quản lý thuế và giao dịch điện tử
Có thể bạn quan tâm: [Giải đáp] Hoá đơn trực tiếp trên 20 triệu có phải chuyển khoản không?
Kết luận
Qua bài viết trên, hy vọng doanh nghiệp vf kế toán đã hiểu rõ bản thể hiện của hóa đơn điện tử, giá trị pháp lý và một số lưu ý quan trọng khi sử dụng. Để việc quản lý hiệu quả, hạn chế sai sót và đồng bộ dữ liệu kế toán, doanh nghiệp nên lựa chọn giải pháp có khả năng kết nối xuyên suốt các nghiệp vụ trên cùng 1 nền tảng.
Phần mềm kế toán doanh nghiệp MISA AMIS Kế toán – một sản phẩm thuộc hệ quản trị sinh thái doanh nghiệp MISA AMIS – giúp kết nối đồng bộ kế toán, hóa đơn điện tử, bán hàng, ngân hàng, thuế và nhân sự, giảm nhập liệu thủ công, đảm bảo dữ liệu chính xác và nâng cao hiệu quả quản trị tài chính.
Với phần mềm kế toán ERP của MISA AMIS, doanh nghiệp có thể:
- Kết nối trực tiếp với MISA meInvoice, phát hành hóa đơn điện tử và tự động hạch toán ngay khi lập hóa đơn
- Sử dụng kho hóa đơn điện tử có sẵn, đáp ứng đa dạng nhu cầu của từng doanh nghiệp
- Kiểm tra tình trạng họa động của nhà cung cấp, giúp hạn chế rủi ro kê khai hóa đơn không hợp lệ
- Tự động lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, đồng thời tổng hợp báo cáo thuế và báo cáo tài chính theo đúng quy định
- Tự động đối chiếu dữ liệu và cảnh báo sai lệch, giúp kế toán phát hiện, xử lý sai sót kịp thời
Đăng ký trải nghiệm miễn phí 15 ngày MISA AMIS Kế toán để tự động hóa quy trình quản lý hóa đơn điện tử và kế toán, giảm sai sót, tuân thủ quy định pháp luật và khai thác sức mạnh của hệ sinh thái MISA AMIS nhằm nâng cao hiệu quả quản trị tài chính cho doanh nghiệp.
Lưu ý: Nội dung bài viết được biên soạn dựa trên quy định pháp luật hiện hành tại thời điểm đăng tải, nhằm mục đích cung cấp thông tin tham khảo, không thay thế hoàn toàn tư vấn pháp lý, thuế hoặc kế toán chuyên biệt cho từng trường hợp cụ thể. Do quy định pháp luật có thể thay đổi hoặc áp dụng khác nhau tùy tình huống thực tế, MISA khuyến nghị người đọc đối chiếu văn bản pháp luật gốc (MISA có đính kèm căn cứ pháp lý gốc ở trên bài viết) hoặc liên hệ cơ quan thuế/chuyên gia tư vấn trước khi áp dụng. MISA không chịu trách nhiệm đối với thiệt hại phát sinh từ việc áp dụng thông tin trong bài viết mà không có sự xác minh phù hợp.
