Hệ thống phân phối là gì? Cách xây dựng hệ thống phân phối hiệu quả

Hệ thống phân phối là gì? Vì sao các doanh nghiệp lớn trong ngành thực phẩm, FMCG, dược phẩm,… đều cố gắng xây dựng hệ thống phân phối rộng khắp. Để có thể giải đáp những thắc mắc trên hãy cùng MISA AMIS tìm hiểu kỹ hơn về khái niệm và vai trò của hệ thống phân phối qua bài viết dưới đây nhé.

I. Hệ thống phân phối là gì?

Hệ thống phân phối là gì? Hệ thống phân phối là sự liên kết giữa các đơn vị kinh doanh, một nhóm tổ chức hoặc cá nhân với nhau, cùng tham gia vào quá trình vận chuyển và cung cấp các sản phẩm từ nhà sản xuất đến tận tay người tiêu dùng.

Hệ thống phân phối bao gồm xây dựng, quản lý và thực hiện các quy trình có liên kết với các doanh nghiệp cung cấp hàng hóa, đóng gói và cất trữ trong kho, quản lý hàng tồn kho, xây dựng chuỗi cung ứng sản phẩm, chịu trách nhiệm hậu cần và các dịch vụ ưu đãi khách hàng.

Quy mô của hệ thống phân phối tùy thuộc vào đặc điểm kinh doanh, quy mô của doanh nghiệp. Đặc biệt với các ngành FMCG, thực phẩm và dược phẩm, hệ thống phân phối trở thành xương sống vận hành bởi ba lý do cốt lõi:

• Tốc độ và độ chính xác do đặc thù sản phẩm: thực phẩm vòng đời ngắn, dược phẩm ràng buộc lô – hạn dùng, một ngày chậm là thiệt hại cả doanh thu lẫn uy tín
• Áp lực cạnh tranh khi đại lý có hàng chục lựa chọn thay thế, chính sách giá thiếu nhất quán hay khuyến mãi áp sai là đại lý rời đi không báo trước
• Bài toán kiểm soát khi mở rộng quy mô, khi từ 5 lên 500 điểm phân phối, quản lý bằng Excel hay trí nhớ sales sẽ sụp đổ, dẫn đến mù mờ tồn kho, thất thoát chiết khấu và dữ liệu khách hàng “bốc hơi” mỗi lần sales nghỉ việc.

II. Các loại hệ thống phân phối phổ biến nhất hiện nay

1. Hệ thống phân phối sản phẩm theo hình thức trực tiếp

Hệ thống phân phối sản phẩm trực tiếp là hệ thống ngắn nhất đưa hàng hóa đến tay người tiêu dùng. Hệ thống này đưa hàng hóa từ nhà sản xuất đến tay người tiêu dùng mà không thông qua đơn vị trung gian phân phối nào. 

2. Hệ thống phân phối theo hình thức gián tiếp

Hệ thống phân phối hàng hóa theo hình thức gián tiếp cần ít nhất là một đầu mối trung gian trước khi đưa sản phẩm đến tay người sử dụng. Mạng lưới phân phối này được chia thành hai loại là hệ thống phân phối hàng hóa truyền thống và hệ thống phân phối hàng hóa hiện đại.

2.1 Hệ thống phân phối hàng hóa truyền thống

Hệ thống phân phối hàng hóa truyền thống được nhiều doanh nghiệp lựa chọn khi xây dựng hệ thống phân phối. Hình thức phân phối này gồm có nhiều công đoạn trước khi cung cấp sản phẩm đến tận tay người tiêu dùng, dựa theo chuỗi cung ứng: Nhà sản xuất -> Nhà bán lẻ -> Người tiêu dùng (cấp 1). Nhà sản xuất -> Nhà bán buôn -> Nhà bán lẻ -> Người tiêu dùng (cấp 2). 

Hệ thống phân phối hàng hóa truyền thống có ưu điểm nổi bật là tăng khả năng tiếp cận khách hàng dễ dàng và đảm bảo nguồn nhân lực dồi dào để có thể cung cấp cho khách hàng mục tiêu những sản phẩm phù hợp nhất. Tuy nhiên, với hình thức phân phối này phải trải qua nhiều khâu nên các công ty thường khó kiểm soát được giá cả.

2.2 Hệ thống phân phối hàng hóa hiện đại

Hệ thống phân phối hàng hóa hiện đại có lợi thế vượt trội là giúp các doanh nghiệp tiết kiệm tiền bạc và tiết kiệm thời gian trong quá trình cung cấp hàng hóa đến tay khách hàng. 

Kênh	Mô tả	Ví dụ
Đại lý hoa hồng (Agent/Broker)	Trung gian không mua đứt hàng, chỉ kết nối giao dịch và hưởng hoa hồng %	Môi giới máy móc thiết bị, hóa chất công nghiệp, nguyên liệu sản xuất
Affiliate / Tiếp thị liên kết	Đối tác giới thiệu khách hàng, nhận hoa hồng trên mỗi giao dịch thành công	Các nền tảng affiliate như Accesstrade, MasOffer
Sàn TMĐT B2C	Hàng tới tay người tiêu dùng qua sàn, doanh nghiệp không tự vận hành kênh bán	Shopee Mall, LazMall, TikTok Shop
Drop-shipping	Đối tác nhận đơn từ khách hàng cuối, doanh nghiệp giao hàng trực tiếp dưới tên đối tác đó	Phổ biến trong thời trang, phụ kiện, đồ gia dụng

Trong thời đại ngày nay, các doanh nghiệp xây dựng cả hệ thống phân phối trực tiếp và gián tiếp, kết hợp cùng việc xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu chặt chẽ trên hệ thống CRM để lưu trữ lịch sử giao dịch với từng nhà phân phối, từng khách hàng, giúp gia tăng hiệu quả kinh doanh.

Nhiều khách hàng của MISA sử dụng phần mềm MISA AMIS CRM để quản lý kênh phân phối hiệu quả. Tính năng đáp ứng nổi bật của MISA AMIS CRM:

• Quản lý và giám sát đội ngũ kinh doanh đi tuyến
• Quản lý dữ liệu và thông tin khách hàng
• Lưu trữ lịch sử chăm sóc và giao dịch với khách hàng
• Quản lý hàng hóa, tồn kho, hóa đơn, công nợ
• Hệ thống báo cáo, phân tích hỗ trợ ra quyết định tức thời
• Hỗ trợ thiết lập quy trình bán hàng, tự động hóa
• Mobile app, dễ dàng làm việc từ bất cứ đâu

III. Cách xây dựng hệ thống hiệu quả nhất hiện nay

Khi xây dựng hệ thống phân phối, có rất nhiều yếu tố quan trọng cần xem xét. Các yếu tố có thể kể đến như insight khách hàng, nhu cầu mua sắm, chất lượng & tính chất sản phẩm. Dưới đây là cách xây dựng hệ thống phân phối hiệu quả mà doanh nghiệp có thể áp dụng.

1. Xác định đối tượng khách hàng và thị trường tiềm năng 

Các doanh nghiệp có thể phân tích và lựa chọn một hệ thống phân phối hoạt động hiệu quả, phù hợp với sản phẩm để xây dựng một hệ thống phân phối hàng hóa hiệu quả. Các công ty có thể lựa chọn hệ thống phân phối dựa trên các câu hỏi như:

• Doanh nghiệp muốn bán những sản phẩm cho ai bao gồm các đặc điểm như giới tính, tuổi tác, địa chỉ cư trú, điều kiện kinh tế và tình trạng hôn nhân hoặc các yếu tố khách hàng mục tiêu khác. 
• Khách hàng có xu hướng mua hàng trực tiếp hay mua trực tuyến thông qua các trang mạng nhiều hơn.

Khi đã xác định được tệp khách hàng mục tiêu rõ ràng và cụ thể, các doanh nghiệp có thể định hướng được cách xây dựng và lựa chọn hệ thống phân phối phù hợp, làm tăng khả năng kinh doanh thành công hơn.

Nguyên tắc vàng: Không có hệ thống phân phối nào là tốt nhất. Phân phối dược phẩm cần kiểm soát chặt, FMCG cần tốc độ phủ nhanh, máy móc thiết bị cần chiều sâu tư vấn. Bắt đầu từ khách hàng mục tiêu thì mới chọn đúng kênh.

2. Chọn mô hình phân phối và mật độ phủ

Sau khi hiểu rõ khách hàng, doanh nghiệp chọn mô hình phân phối dựa trên 2 quyết định then chốt: kênh nào và phủ rộng tới đâu.

Về kênh phân phối, doanh nghiệp cần xác định sẽ dùng kênh trực tiếp, gián tiếp hay kết hợp. Mỗi lựa chọn đều có đánh đổi riêng về chi phí, tốc độ phủ và mức độ kiểm soát.

Về mật độ phủ, có 3 chiến lược:

3. Thiết lập chính sách vận hành cho hệ thống phân phối

Đây là bước quyết định hệ thống phân phối vận hành trơn tru hay hỗn loạn. Ba chính sách cần thiết lập rõ ràng ngay từ đầu:

Chính sách giá và chiết khấu

• Giá bán cho từng cấp đại lý (cấp 1, cấp 2, điểm bán lẻ) là bao nhiêu?
• Chiết khấu theo sản lượng, theo chương trình khuyến mãi, hay theo mùa vụ?
• Ai có quyền duyệt giá đặc biệt và trong trường hợp nào?

Chính sách khu vực và xung đột kênh

• Mỗi đại lý được phép bán trong phạm vi địa lý nào?
• Nếu khách hàng bị hai kênh cùng tiếp cận, xử lý ra sao?
• Quy định về bán phá giá, bán chéo vùng như thế nào?

Chính sách quản lý đơn hàng và giao nhận

• Thời gian xử lý đơn hàng cam kết là bao lâu?
• Hạn mức công nợ tối đa cho từng đại lý?
• Quy trình đổi trả, hàng hết date, hàng lỗi xử lý ra sao?

Đọc thêm: Phần mềm DMS là gì? Top 8 hệ thống DMS tốt nhất dành cho doanh nghiệp phân phối

4. Kiểm soát, đo lường và tối ưu liên tục

Hệ thống phân phối không phải thứ chỉ cần xây một lần là xong. Nó cần được đo lường và tối ưu liên tục qua các chỉ số then chốt như:

IV. Những lợi ích khi xây dựng hệ thống phân phối

1. Tối ưu hóa chi phí

Bằng cách xây dựng hệ thống phân phối, các doanh nghiệp có thể kiểm soát chi phí và phân bổ ngân sách một cách dễ dàng, điều này giúp mở rộng phạm vi tương tác của khách hàng khi phân phối sản phẩm mới trong hệ thống.

2. Phạm vi tiếp cận khách hàng rộng rãi

Xây dựng hệ thống phân phối hiệu quả giúp các công ty tiếp cận các đối tượng khách hàng rộng rãi, dễ dàng kiểm soát và đẩy nhanh mức độ phổ biến của sản phẩm. Việc xây dựng hệ thống phân phối của riêng mình đòi hỏi các công ty phải có tiềm lực tài chính và khả năng am hiểu thị trường.

Bên cạnh đó, công ty cũng phải có hệ thống sản xuất và thiết kế sản phẩm đáp ứng nhu cầu của khách hàng mục tiêu. Vì vậy các hệ thống phân phối thường chỉ phù hợp với những doanh nghiệp có nguồn nhân lực dồi dào và tiềm lực kinh tế mạnh.

V. Tổng kết

Bài viết trên đây là lời giải đáp cho thắc mắc hệ thống phân phối là gì? Và cách thức xây dựng hệ thống phân phối hiệu quả. Hy vọng với những thông tin chia sẻ ở trên sẽ giúp bạn có được những kế hoạch xây dựng hệ thống phân phối hiệu quả nhất.