Nội quy lao động là gì? Cách xây dựng nội quy lao động đúng quy định

Kỷ luật lao động là nền tảng để mọi doanh nghiệp vận hành ổn định, còn nội quy lao động chính là công cụ pháp lý quan trọng nhất để thiết lập kỷ luật đó. Tuy nhiên, nhiều đơn vị hiện vẫn xây dựng nội quy theo cảm tính, sao chép mẫu trên mạng hoặc bỏ qua thủ tục đăng ký bắt buộc, dẫn đến rủi ro bị xử phạt và mất căn cứ xử lý khi có vi phạm xảy ra. Bài viết dưới đây của MISA AMIS sẽ giúp bạn hiểu rõ nội quy lao động là gì, nội dung cần có, quy trình xây dựng và đăng ký theo đúng quy định pháp luật hiện hành.

1. Nội quy lao động là gì?

Nội quy lao động là văn bản quy định việc tuân theo thời gian, trật tự trong đơn vị lao động và sự điều hành công việc của người sử dụng lao động. Hiểu đơn giản, đây là bộ quy tắc ứng xử nội bộ do doanh nghiệp ban hành, xác định rõ người lao động được làm gì, phải làm gì, hành vi nào bị coi là vi phạm và mức xử lý tương ứng ra sao.

Theo khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 (có hiệu lực từ 01/01/2021), người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động, nếu sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy lao động phải bằng văn bản. Trường hợp sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc ban hành nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động.

Như vậy, ban hành nội quy lao động vừa là nghĩa vụ pháp lý, vừa mang lại lợi ích thiết thực cho chính doanh nghiệp:

• Căn cứ xử lý kỷ luật hợp pháp: việc ban hành nội quy lao động nhằm duy trì trật tự trong doanh nghiệp, là cơ sở để điều hành mọi hoạt động một cách hiệu quả, đồng thời là căn cứ để doanh nghiệp thiết lập kỷ luật lao động và xử lý vi phạm xảy ra. Không có nội quy, doanh nghiệp gần như không thể sa thải hay kỷ luật nhân viên đúng luật.
• Bảo vệ quyền lợi hai bên: người lao động biết rõ giới hạn hành vi, doanh nghiệp có cơ sở bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh.
• Giảm tranh chấp lao động: quy tắc rõ ràng ngay từ đầu giúp hạn chế mâu thuẫn, khiếu nại và kiện tụng về sau.
• Xây dựng văn hóa chuyên nghiệp: môi trường làm việc có kỷ cương là yếu tố giữ chân nhân sự và nâng cao hiệu suất chung.

2. Nội dung cần có trong nội quy lao động

2.1 Nội dung cần có theo quy định pháp luật

Theo Khoản 2 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP:

Nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan. Nội quy lao động gồm những nội dung chủ yếu sau:

a) Thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi: quy định thời giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, trong 01 tuần; ca làm việc; thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc ca làm việc; làm thêm giờ (nếu có); làm thêm giờ trong các trường hợp đặc biệt; thời điểm các đợt nghỉ giải lao ngoài thời gian nghỉ giữa giờ; nghỉ chuyển ca; ngày nghỉ hằng tuần; nghỉ hằng năm, nghỉ việc riêng, nghỉ không hưởng lương;

b) Trật tự tại nơi làm việc: quy định phạm vi làm việc, đi lại trong thời giờ làm việc; văn hóa ứng xử, trang phục; tuân thủ phân công, điều động của người sử dụng lao động;

c) An toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc: trách nhiệm chấp hành các quy định, nội quy, quy trình, biện pháp bảo đảm về an toàn, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ; sử dụng và bảo quản các phương tiện bảo vệ cá nhân, các thiết bị bảo đảm an toàn, vệ sinh lao động tại nơi làm việc; vệ sinh, khử độc, khử trùng tại nơi làm việc;

d) Phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc: người sử dụng lao động quy định về phòng, chống quấy rối tình dục theo quy định tại Điều 85 Nghị định này;

đ) Bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ, sở hữu trí tuệ của người sử dụng lao động: quy định danh mục tài sản, tài liệu, bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ; trách nhiệm, biện pháp được áp dụng để bảo vệ tài sản, bí mật; hành vi xâm phạm tài sản và bí mật;

e) Trường hợp được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động: quy định cụ thể các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động theo quy định tại khoản 1 Điều 29 của Bộ luật Lao động;

g) Các hành vi vi phạm kỷ luật lao động của người lao động và các hình thức xử lý kỷ luật lao động: quy định cụ thể hành vi vi phạm kỷ luật lao động; hình thức xử lý kỷ luật lao động tương ứng với hành vi vi phạm;

h) Trách nhiệm vật chất: quy định các trường hợp phải bồi thường thiệt hại do làm hư hỏng dụng cụ, thiết bị hoặc có hành vi gây thiệt hại tài sản; do làm mất dụng cụ, thiết bị, tài sản hoặc tiêu hao vật tư quá định mức; mức bồi thường thiệt hại tương ứng mức độ thiệt hại; người có thẩm quyền xử lý bồi thường thiệt hại;

i) Người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động: người có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động bên phía người sử dụng lao động quy định tại khoản 3 Điều 18 của Bộ luật Lao động hoặc người được quy định cụ thể trong nội quy lao động.

Để hướng dẫn cụ thể quy định về nội quy lao động tại Điều 118 Bộ luật Lao động năm 2019, Điều 69 Nghị định số 145/2020/NĐ-CP đã quy định chi tiết hơn về từng nhóm nội dung này. Chẳng hạn, doanh nghiệp cần quy định cụ thể các trường hợp do nhu cầu sản xuất, kinh doanh được tạm thời chuyển người lao động làm việc khác so với hợp đồng lao động theo quy định tại khoản 1 Điều 29 Bộ luật Lao động 2019.

Doanh nghiệp có thể bổ sung các quy định riêng phù hợp đặc thù ngành nghề (quy tắc bảo mật dữ liệu, quy định về trang phục, ứng xử với khách hàng…), nhưng bắt buộc phải bảo đảm đủ 9 nhóm nội dung nêu trên và không được đặt ra quy định trái luật. Ví dụ, quy định phạt tiền, cắt lương thay cho xử lý kỷ luật là hành vi bị cấm tại Điều 127 Bộ luật Lao động 2019.

 

 

Tải mẫu nội quy lao động

Lưu ý: Mẫu nội quy lao động do MISA AMIS HRM tổng hợp mang tính tham khảo, doanh nghiệp có thể điều chỉnh theo nhu cầu sử dụng thực tế.

2.2 Về hình thức ban hành

Căn cứ Điều 118 Bộ luật Lao động 2019 và hướng dẫn tại Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP, hình thức của nội quy lao động sẽ tùy theo số lượng người lao động:

Quy mô sử dụng lao động	Hình thức ban hành
Từ 10 người lao động trở lên	Bắt buộc bằng văn bản, do người đại diện theo pháp luật ký ban hành kèm quyết định
Dưới 10 người lao động	Không bắt buộc bằng văn bản, nhưng phải thỏa thuận nội dung kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động

 

Thông thường, nội quy được ban hành kèm theo quyết định của giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật, ghi rõ ngày ban hành, phạm vi áp dụng và hiệu lực thi hành. Nội quy lao động phải được thông báo đến người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

3. Cách xây dựng nội quy lao động đúng quy định

Xây dựng nội quy lao động là quá trình đòi hỏi sự phối hợp giữa bộ phận nhân sự, pháp chế và ban lãnh đạo. Một bản nội quy chuẩn phải vừa đúng luật, vừa sát với thực tế vận hành của doanh nghiệp. Dưới đây là các bước triển khai bài bản:

 

Bước 1: Rà soát đặc thù doanh nghiệp và quy định pháp luật

Trước khi soạn thảo, doanh nghiệp cần xem xét:

• Đặc thù ngành nghề: doanh nghiệp sản xuất cần chú trọng an toàn lao động, ca kíp; doanh nghiệp công nghệ cần tập trung bảo mật thông tin, sở hữu trí tuệ.
• Quy mô và cơ cấu nhân sự: số lượng lao động, có tổ chức công đoàn cơ sở hay chưa.
• Văn bản pháp luật liên quan: Bộ luật Lao động 2019, Nghị định 145/2020/NĐ-CP, các quy định về an toàn vệ sinh lao động, bảo hiểm xã hội.
• Các quy chế nội bộ hiện có: quy chế lương thưởng, thỏa ước lao động tập thể để bảo đảm thống nhất, tránh mâu thuẫn giữa các văn bản.

Bước 2: Soạn thảo nội quy

Bám sát 9 nhóm nội dung bắt buộc tại khoản 2 Điều 118, cụ thể hóa theo thực tế doanh nghiệp. Lưu ý quan trọng khi soạn thảo:

• Mô tả hành vi vi phạm càng cụ thể càng tốt, gắn mỗi nhóm hành vi với hình thức kỷ luật tương ứng (khiển trách, kéo dài thời hạn nâng lương không quá 6 tháng, cách chức, sa thải).
• Chỉ áp dụng hình thức sa thải cho các trường hợp quy định tại Điều 125 Bộ luật Lao động 2019.
• Xác định rõ người có thẩm quyền xử lý kỷ luật để tránh vô hiệu về trình tự sau này.

Bước 3: Tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động

Theo khoản 3 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019, trước khi ban hành nội quy lao động hoặc sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Đây là bước bắt buộc, cần lập biên bản góp ý để lưu hồ sơ đăng ký sau này. Khi sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động cũng phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở theo khoản 3 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.

Bước 4: Ban hành và phổ biến

Người đại diện theo pháp luật ký quyết định ban hành nội quy, sau đó thông báo đến toàn thể người lao động và niêm yết những nội dung chính tại nơi làm việc. Doanh nghiệp nên tổ chức phổ biến trực tiếp hoặc gửi qua kênh nội bộ, yêu cầu nhân viên xác nhận đã đọc và hiểu để có bằng chứng khi cần xử lý vi phạm.

Bước 5: Đăng ký với cơ quan nhà nước

Doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải thực hiện thủ tục đăng ký nội quy lao động (chi tiết tại mục 4 của bài viết).

Bước 6: Theo dõi, đánh giá và điều chỉnh định kỳ

Nội quy cần được rà soát định kỳ hàng năm hoặc khi pháp luật thay đổi, khi doanh nghiệp tái cấu trúc. Những quy định cứng nhắc, không còn phù hợp thực tế nên được sửa đổi kịp thời. Lưu ý mỗi lần sửa đổi vẫn phải tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động và đăng ký lại theo quy định.

4. Đăng ký nội quy lao động như thế nào?

Khoản 1 Điều 119 Bộ luật Lao động 2019 quy định doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên bắt buộc phải thực hiện thủ tục đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh. Điều 119 Bộ luật Lao động 2019 không bắt buộc doanh nghiệp có dưới 10 người lao động phải đăng ký nội quy lao động.

Nếu không tuân thủ, doanh nghiệp đối mặt rủi ro xử phạt: theo điểm a và điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, người sử dụng lao động sẽ bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng nếu không có nội quy lao động bằng văn bản khi sử dụng từ 10 lao động trở lên hoặc không đăng ký nội quy lao động theo quy định của pháp luật (mức phạt với tổ chức gấp 2 lần mức phạt với cá nhân).

4.1 Hướng dẫn chi tiết các bước đăng ký nội quy lao động

Chuẩn bị hồ sơ bao gồm:

• Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động;
• Nội quy lao động;
• Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở; các văn bản của doanh nghiệp có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).

Nộp hồ sơ đúng thời hạn: Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh nơi đăng ký kinh doanh (thường là Sở Nội Vụ Tỉnh/Thành phố). Hồ sơ có thể nộp trực tiếp, qua bưu điện hoặc qua cổng dịch vụ công trực tuyến tùy địa phương.

Chờ phản hồi và sửa đổi nếu được yêu cầu: Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu nội dung nội quy lao động có quy định trái với pháp luật thì cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thông báo, hướng dẫn người sử dụng lao động sửa đổi, bổ sung và đăng ký lại.

Xác định hiệu lực: Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định tại Điều 119 nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký. Trường hợp người sử dụng lao động sử dụng dưới 10 người lao động ban hành nội quy lao động bằng văn bản thì hiệu lực do người sử dụng lao động quyết định trong nội quy lao động (Điều 121 Bộ luật Lao động 2019).

4.2 Các lưu ý quan trọng

• Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh: người sử dụng lao động có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau thì gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đó (thường là Sở Nội Vụ Tỉnh/Thành phố)
• Sửa đổi phải đăng ký lại: mỗi lần điều chỉnh nội quy, doanh nghiệp thực hiện lại đầy đủ trình tự lấy ý kiến và nộp hồ sơ đăng ký như ban hành mới.
• Lưu ý về đầu mối tiếp nhận hiện nay: sau đợt sắp xếp bộ máy hành chính Việt Nam năm 2025, chức năng quản lý nhà nước về lao động ở cấp tỉnh đã có sự thay đổi về cơ quan đảm nhiệm, đồng thời cấp huyện, quận, thị xã đã không còn tồn tại kể từ 01/7/2025. Doanh nghiệp nên tra cứu cổng dịch vụ công của tỉnh, thành phố nơi mình đăng ký kinh doanh để xác định chính xác đầu mối tiếp nhận hồ sơ tại thời điểm nộp.

5. Quản lý nội quy lao động hiệu quả hơn với phần mềm nhân sự

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp đã ban hành nội quy nhưng khâu thực thi lại thiếu chặt chẽ. Vi phạm được xử lý theo cảm tính, mỗi quản lý áp dụng một kiểu; hồ sơ khen thưởng, kỷ luật nằm rải rác trên giấy tờ, email nên khi cần đối chiếu thì không tìm được bằng chứng. Doanh nghiệp cũng khó nhận ra quy định nào đang cứng nhắc, lỗi vi phạm nào lặp lại nhiều nhất để điều chỉnh nội quy cho phù hợp, bởi không có dữ liệu tổng hợp.

Đây là lúc doanh nghiệp cần đến công cụ quản trị chuyên nghiệp như MISA AMIS HRM, với phân hệ Thông tin nhân sự hỗ trợ trực tiếp cho công tác thực thi nội quy lao động.

Dùng thử & nhận tư vấn

 

• Lưu dấu toàn bộ quá trình công tác của từng nhân viên: hợp đồng, điều chuyển, khen thưởng, kỷ luật đều được ghi nhận tập trung trên một hồ sơ số duy nhất, tra cứu tức thì khi cần căn cứ xử lý.
• Ghi nhận khen thưởng, kỷ luật theo đúng nội quy đã ban hành, có thể liên kết trực tiếp với cơ chế thưởng phạt trong lương, bảo đảm áp dụng đúng luật, đúng người, đúng mức độ.
• Báo cáo chi tiết về tình hình tuân thủ: thống kê lỗi vi phạm phổ biến, tần suất theo phòng ban, làm cơ sở dữ liệu để ban lãnh đạo điều chỉnh những quy định chưa phù hợp thực tế.
• Thông báo nội quy đến toàn bộ nhân viên nhanh chóng qua ứng dụng, kèm xác nhận đã đọc, giúp doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ phổ biến nội quy theo khoản 4 Điều 118 và có bằng chứng rõ ràng khi phát sinh tranh chấp.

Nhờ đó, nội quy lao động thực sự đi vào đời sống doanh nghiệp thay vì chỉ nằm trên giấy, tạo môi trường làm việc nghiêm túc, công bằng và chuyên nghiệp.

👉 Đăng ký nhận tư vấn và demo miễn phí MISA AMIS HRM ngay hôm nay để được chuyên gia hỗ trợ triển khai giải pháp quản lý nhân sự phù hợp với quy mô doanh nghiệp của bạn.

Như vậy, bài viết đã chia sẻ đầy đủ khái niệm, nội dung bắt buộc, quy trình xây dựng và thủ tục đăng ký nội quy lao động theo Bộ luật Lao động 2019 cùng các văn bản hướng dẫn hiện hành. Đây là nền tảng pháp lý quan trọng để doanh nghiệp duy trì kỷ cương, phòng ngừa tranh chấp và bảo vệ quyền lợi của cả hai bên trong quan hệ lao động. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho bộ phận nhân sự và ban lãnh đạo trong quá trình hoàn thiện nội quy lao động tại đơn vị mình. Lưu ý rằng quy định pháp luật có thể được sửa đổi theo thời gian, doanh nghiệp nên kiểm tra lại hiệu lực của các văn bản trước khi áp dụng chính thức.